Supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant des documents

Si vous envisagez de partager une copie électronique d’un document Microsoft Word avec des clients ou collègues, il peut s’avérer utile de vérifier la présence éventuelle de données masquées ou d’informations personnelles qui pourraient être stockées dans le document lui-même ou dans ses propriétés (métadonnées (métadonnées : données décrivant d’autres données. Par exemple, les mots d’un document sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées.)). Comme ces informations masquées peuvent révéler des détails concernant votre organisation ou le document lui-même que vous ne souhaitez pas communiquer publiquement, vous pouvez juger utile de supprimer ces données masquées avant de partager le document avec d’autres personnes.

Le présent article décrit comment la fonctionnalité Inspecteur de document de Word peut vous aider à rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans vos documents.

Contenu de cet article


Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles

Vous pouvez utiliser l’Inspecteur de document pour rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des documents Word. Il peut s’avérer utile de lancer l’Inspecteur de document avant de partager une copie électronique d’un document Word, comme dans une pièce jointe à un courrier électronique.

  1. Ouvrez le document Word dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.
  2. Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie de la document d’origine.

 Important   Il peut s’avérer utile de lancer l’Inspecteur de document sur une copie du document d’origine, car il n’est pas toujours possible de restaurer les données supprimées par l’Inspecteur de document.

  1. Dans la copie de votre document d’origine, cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Informations.
  2. Sous Préparer pour le partage, cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.
  3. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher correspondant aux types de contenu masqué à inspecter. Pour plus d’informations sur chaque inspecteur, voir Informations recherchées et supprimées par l’Inspecteur de document
  4. Cliquez sur Inspecter.
  5. Examinez les résultats de l’inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.
  6. Cliquez sur le bouton Supprimer tout situé en regard des types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer du document.

 Important   

  • Si vous supprimez du contenu masqué d’un document, vous ne pourrez peut-être pas le rétablir en cliquant sur Annuler.
  • Si vous voulez supprimer des données masquées et des informations personnelles de documents que vous enregistrez au format Texte OpenDocument (.odt), vous devez exécuter l’Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez le document dans ce format.

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Types de données masquées et d’informations personnelles

Plusieurs types de données masquées et d’informations personnelles peuvent être enregistrés dans un document Word. Ces informations ne sont peut-être pas visibles d’emblée lorsque vous visualisez le document dans Word. Cependant, d’autres personnes pourraient voir ou extraire ces données.

Il peut notamment s’agir de données ajoutées par Word dans un document pour vous permettre de participer à sa rédaction et modification avec d’autres personnes. Il peut également s’agir d’informations que vous définissez délibérément comme masquées.

Les documents Word peuvent contenir les types suivants de données masquées et d’informations personnelles :

  • Commentaires, marques de révision, versions et annotations manuscrites     Si vous avez collaboré avec d’autres personnes pour créer un document, celui-ci peut contenir des éléments, tels que des marques de révision suite à un suivi des modifications, des commentaires, des annotations manuscrites ou des versions. Ces informations permettent à d’autres personnes de voir le nom de ceux qui ont travaillé sur le document, les commentaires des réviseurs et les modifications apportées au document.
  • Propriétés du document et informations personnelles     Les propriétés de document (également connues sous le nom de métadonnées (métadonnées : données décrivant d’autres données. Par exemple, les mots d’un document sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées.)) renferment des détails sur le document, tels que l’auteur, le sujet et le titre. Elles incluent également des informations automatiquement mises à jour par les programmes Office, par exemple : le nom de la personne qui a enregistré le document pour la dernière fois et la date de création du document. Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir d’autres types d’informations d’identification personnelle (informations d’identification personnelle : toute information qui peut être utilisée pour identifier une personne, par exemple son nom, son adresse postale, son adresse électronique, son code gouvernement et son adresse IP ou tout identificateur unique associé à ces informations dans un autre programme.), tels que des en-têtes de messages électroniques, des informations à envoyer pour révision, des bordereaux de routage et des noms de modèles.
  • En-têtes, pieds de page et filigranes     Les documents Word peuvent contenir des informations dans les en-têtes et pieds de page. Il se peut également que vous ayez ajouté un filigrane à un document Word.
  • Texte masqué     Les documents Word peuvent contenir du texte mis en forme en tant que texte masqué. Si vous ignorez si votre document contient du texte masqué, vous pouvez utiliser l’Inspecteur de document.
  • Propriétés du serveur de document     Si le document a été enregistré sur un serveur de gestion des documents, tel qu’un site Espace de travail du document ou une bibliothèque basée sur Microsoft Windows SharePoint Services, le document pourrait contenir d’autres propriétés ou informations relatives à cet emplacement serveur.
  • Données XML personnalisées     Les documents peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. L’Inspecteur de document peut trouver ces données XML et les supprimer.

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Informations recherchées et supprimées par l’Inspecteur de document

Dans Word, l’Inspecteur de document propose plusieurs inspecteurs pour vous permettre de rechercher et supprimer des données masquées et informations personnelles propres aux documents Word. Pour voir la liste des différents types de données masquées et informations personnelles que l’Inspecteur de document peut trouver et supprimer dans les documents Word, consultez le tableau suivant.


 Remarques 

  • Si votre organisation a personnalisé l’Inspecteur de document en ajoutant des modules, il se peut que vous puissiez rechercher d’autres types d’informations dans vos documents.
  • Si vous utilisez Microsoft Word Starter 2010, toutes les fonctionnalités répertoriées pour Word ne sont pas prises en charge dans Word Starter. Pour plus d’informations sur les fonctionnalités disponibles dans Word Starter, voir Prise en charge des fonctionnalités dans Word Starter.
Nom de l’inspecteur Recherche et supprime

Commentaires, révisions, versions et annotations

 Remarque   Dans Word Starter 2010, l’Inspecteur de document supprime uniquement les versions et les annotations.

  • Commentaires
  • Marques de révision d’un suivi de modifications
  • Informations relatives à la version du document
  • Annotations manuscrites
Propriétés du document et informations personnelles
  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document
  • En-têtes de messages électroniques
  • Bordereaux de routage
  • Informations à envoyer pour révision
  • Propriétés du serveur de document
  • Informations sur la stratégie de gestion des documents
  • Informations sur le type de contenu
  • Information sur la liaison de données pour les champs liées aux données (la dernière valeur sera convertie en texte)
  • Nom d’utilisateur
  • Nom du modèle
En-têtes, pieds de page et filigranes
  • Informations contenues dans les en-têtes de documents
  • Informations contenues dans les pieds de page de documents
  • Filigranes
Texte masqué
  • Texte mis en forme comme étant masqué (effet de police disponible dans la boîte de dialogue Police)

 Remarque   Cet Inspecteur ne détecte pas le texte masqué à l’aide d’autres méthodes (par exemple, texte blanc sur fond blanc).

Données XML personnalisées
  • Données XML personnalisées qui pourraient être stockées dans un document
Contenu invisible
  • Objets non visibles, car ils ont été mis en forme de façon à être invisibles

 Remarque   Cet inspecteur ne peut pas détecter les objets recouverts par d’autres objets.

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S'applique à :
Word 2013, Word 2010