Rédiger un courrier automatiquement avec Word 2000

Rédiger un courrier automatiquement avec Word 2000

Mettre en forme une lettre peut s’avérer long. Word 2000 vous propose d’utiliser des mises en forme automatiques moins fastidieuses.

Dans le menu Outils, sélectionnez « Lettres et publipostage », puis « Assistant courrier ».

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Sélectionnez tout d’abord le destinataire. Si Outlook est votre client de messagerie par défaut (et donc que le destinataire est dans votre carnet d’adresses Outlook), cliquez sur ouvrir le carnet d’adresses. Utiliser Outlook et Word 2000 ensemble permet de gagner beaucoup de temps !

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Vos contacts s’affichent, vous n’avez plus qu’à sélectionner le destinataire de votre lettre et cliquer sur OK. Word 2000 met une fonction de recherche à votre disposition pour trouver plus vite votre destinataire.

En bas, d’autres options sont possibles :

  • « Nouveau » permet de saisir un nouveau contact,
  • « Propriété » de modifier un contact existant (ajouter une adresse, par exemple). Cette option affiche la fenêtre suivante :

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Vous pouvez saisir un grand nombre d’informations, qu’Outlook conservera en mémoire, et que vous pourrez réutiliser sous Word 2003 !

Une fois le contact choisi sous Outlook, ou bien les champs supérieurs de l’onglet « Destinataire » remplis à la main, il vous faut sélectionner la formule de politesse que vous allez employer. Word 2003 vous en propose plusieurs, et peut même choisir les mieux adaptées, selon les informations dont il dispose sur le contact. Des catégories (usuelles, formelles…) vous permettront de choisir rapidement le style à employer.

Cliquez ensuite sur l’onglet « Mise en forme de lettre ».

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Choisissez d’abord, grâce au menu déroulant à droite, le format de date que vous voulez utiliser. La date du jour est utilisée par défaut, elle peut être modifiée au besoin. Si vous ne voulez pas que la date s’affiche, désélectionnez la case à gauche de la ligne.

Choisissez ensuite le lieu d’où est écrit la lettre, grâce a l’option « Ville de l’expéditeur ».

Si le document que vous voulez envoyer comporte des en-têtes ou pieds de page, cochez « Inclure l’en-tête et le pied de page lors de la création de la page ». Si vous utilisez du papier à en-tête pour l’impression, cochez plutôt la case « Papier à en-tête et définissez l’espace qu’il va occuper sur votre document lors de l’impression.

Choisissez ensuite, grâce aux deux menus déroulants, le modèle de votre lettre. Ce n’est pas la peine d’utilise les modèles définis pour le publipostage puisque vous n’envoyez la lettre qu’à une seule personne.

Cliquez sur l’onglet « Autres éléments ».

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Vous pouvez maintenant choisir si vous souhaitez voir apparaître sur votre lettre certaines mentions : une référence, un critère de diffusion, une destination ou un objet particulier. A chaque fois que vous voulez ajouter un nouvel élément, sélectionnez la case à cocher a gauche. Puis, en vous aidant éventuellement des choix automatiques proposés par Word dans les menus déroulants associés, entrez les informations voulues.

Vous pouvez ajouter des destinataires en copie, cela grâce au carnet d’adresse et de la même façon que pour choisir un destinataire principal.

Passez enfin au dernier onglet, « Expéditeur », contenant les informations vous concernant (et que vous désirez afficher).

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Astuce : si vous êtes entré en contact de votre propre carnet d’adresses, vous pouvez encore gagner du temps. Utilisez la même procédure que pour entrer le destinataire pour récupérer vos informations personnelles.

Enfin, entrez la formule de politesse, votre titre et votre société si besoin. Vous pouvez aussi spécifier le nombre de pièces jointes à cette lettre si il y en a.

A droite, vous avez un aperçu de votre pied de page.

Cliquez sur Ok, remplissez la zone de texte du centre de la lettre, puis imprimez.

Astuce : Un assistant qui peut vous permettre d’imprimer vos enveloppes également, si votre imprimante est configurée pour. Dans le menu Outils, sélectionnez « Lettres et publipostage », puis « Enveloppes et étiquettes ».

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S'applique à :
Word 2000