Enregistrer un document

Le mode et le format d'enregistrement d'un document varie selon l'utilisation que vous comptez en faire. Si le document est destiné à un usage personnel et si vous n'avez pas l'intention de l'ouvrir dans une version précédente de Word par exemple, la méthode plus simple consiste à utiliser la commande Enregistrer, en conservant tous les paramètres par défaut.

En revanche, si vous publiez le document afin qu'il soit accessible à d'autres utilisateurs, si les personnes qui lisent votre document utilisent d'autres logiciels que Microsoft Office Word 2007 ou si vous envisagez d'ouvrir le document sur un autre ordinateur, vous devez faire certains choix quant au mode d'enregistrement du document et à son emplacement.

Si vous enregistrez habituellement des documents dans un format ou à un emplacement particulier, vous pouvez modifier certains paramètres afin que Word utilise ces choix par défaut.

 Remarque   Si ce document est destiné à d'autres utilisateurs, pensez à utiliser le menu Préparer sous le bouton Microsoft OfficeImage du bouton avant d'enregistrer le document. Le menu Préparer propose des commandes qui permettent de renforcer la confidentialité et la sécurité de votre document et de garantir son authenticité.

Que souhaitez-vous faire ?


Enregistrer un document pour la première fois

  1. Dans la barre d'outils Accès rapide, cliquez sur EnregistrerImage du bouton ou appuyez sur CTRL+S.
  2. Attribuez un nom au document, puis cliquez sur Enregistrer.

Word enregistre le document dans un emplacement par défaut, par exemple le dossier Mes documents. Pour enregistrer le document à un autre emplacement, sélectionnez un autre dossier dans la liste Enregistrer dans de la boîte de dialogue Enregistrer sous. Si vous souhaitez modifier l'emplacement par défaut dans lequel Word enregistre des documents, modifiez les paramètres d'enregistrement de documents.

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Enregistrer un document existant comme un nouveau document

Pour éviter que le document d'origine soit remplacé, utilisez la commande Enregistrer sous pour créer un nouveau fichier dès que vous ouvrez le document d'origine.

  1. Ouvrez le document qui servira de base au nouveau document.
  2. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Enregistrer sous.
  1. Attribuez un nom au document, puis cliquez sur Enregistrer.

Word enregistre le document dans un emplacement par défaut, par exemple le dossier Mes documents.

Pour enregistrer le document à un autre emplacement, sélectionnez un autre dossier dans la zone Enregistrer dans de la boîte de dialogue Enregistrer sous. Si vous souhaitez modifier l'emplacement par défaut dans lequel Word enregistre des documents, modifiez les paramètres d'enregistrement de documents.

  1. Modifiez le document comme il convient.

 Conseil   Si vous souhaitez pouvoir facilement utiliser un document comme base pour d'autres, enregistrez-le dans l'emplacement destiné au stockage de modèles. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Modèles approuvés puis sur Enregistrer. Si vous voulez créer un nouveau document, dans la boîte de dialogue Nouveau document, double-cliquez sur Créer à partir d'un document existant.

 Remarque   Pour qu'un document puisse servir de base à d'autres, une autre solution consiste à l'enregistrer comme un modèle.

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Enregistrer un document sur CD-ROM

  1. Utilisez la commande Enregistrer ou Enregistrer sous pour enregistrer le document dans un dossier facile à retrouver, par exemple Mes documents.
  2. Insérez un CD-ROM vierge et inscriptible, dans le graveur de CD, par exemple l'un des modèles suivants :
    • CD-ROM inscriptible (CD-R)
    • CD-ROM réinscriptible (CD-RW)

Lorsque vous utilisez des CD réinscriptibles, il est possible de copier et d'effacer plusieurs fois les données du CD-ROM.

  1. Cliquez sur Démarrer, puis sur Poste de travail.
  2. Cliquez sur les fichiers ou dossiers à copier sur le CD.
    • Pour sélectionner plusieurs fichiers, maintenez la touche CTRL enfoncée tout en cliquant sur les fichiers requis. Ensuite, sous Gestion des fichiers, cliquez sur Copier ce fichier, sur Copier ce dossier ou sur Copier les éléments sélectionnés.
    • Si les fichiers se trouvent dans le dossier Mes images, sous Gestion des images, cliquez sur Copier sur le CD-ROM ou Copier tous les éléments sur le CD puis passez à l'étape 5.
  3. Dans la boîte de dialogue Copier les éléments, cliquez sur le lecteur du graveur CD puis cliquez sur Copier.
  4. Dans Poste de travail, double-cliquez sur le lecteur du graveur CD. Windows affiche une zone temporaire qui héberge les fichiers avant leur copie sur CD. Vérifiez que les fichiers et dossiers à copier sur le CD apparaissent sous Fichiers prêts à être gravés sur le disque.
  5. Sous Gravure de CD, cliquez sur Graver ces fichiers sur le CD-ROM. Windows affiche l'Assistant Graver un CD. Suivez les instructions de l'Assistant.

 Remarques 

  • N'essayez pas de copier sur le CD-ROM plus de fichiers qu'il ne peut en contenir. Consultez la boîte du CD-ROM pour en connaître la capacité. Dans le cas de fichiers trop volumineux pour un simple CD-ROM, vous pouvez copier des fichiers vers un DVD inscriptible (DVD-R ou DVD+R) ou un DVD réinscriptible ((DVD-RW or DVD+RW). Cependant, Windows XP ne prend pas en charge la copie sur DVD ; vous devez pour cela utiliser un logiciel de création de DVD.
  • Vérifiez que vous disposez d'un espace disque suffisant sur votre disque dur pour stocker les fichiers temporaires créés pendant le processus de copie sur CD. Dans le cas d'un CD standard, Windows réserve au maximum 700 mégaoctets (Mo) de l'espace disponible. Pour un CD de grande capacité, Windows réserve jusqu'à 1 gigaoctet (Go) de l'espace disponible.
  • Après avoir copié des fichiers ou des dossiers sur CD, vous pouvez afficher le CD pour vérifier que les fichiers ont été effectivement copiés.

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Enregistrer un document dans un emplacement accessible à distance

Vous pouvez enregistrer le document dans un dossier réseau ou sur un serveur Web.

Enregistrer un document dans un dossier réseau

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Enregistrer sous.
  1. Recherchez le dossier réseau.
    • Si un dossier réseau est mappé à votre ordinateur, cliquez sur Poste de travail puis cliquez sur le nom du dossier.

 Remarque   Pour accéder facilement à un dossier réseau, vous pouvez le mapper à votre ordinateur. Si aucun dossier n'est encore mappé, vous pouvez cliquer sur Outils, dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquer sur Connecter un lecteur réseau puis suivre les instructions de la boîte de dialogue Connecter un lecteur réseau.

  • Si vous connaissez le nom et l'emplacement du dossier réseau partagé, tapez-le dans la zone Nom de fichier en faisant précéder le nom de deux barres obliques inverses puis appuyez sur ENTRÉE.
  1. Attribuez un nom au document, puis cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer un document sur un serveur Web

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Enregistrer sous.
  1. Localisez le serveur Web.
    • Si vous enregistrez le document dans une bibliothèque de documents sur un site Windows SharePoint Services 3.0, tapez l'URL du site dans la zone Nom de fichier puis appuyez sur ENTRÉE. Double-cliquez sur le nom de la bibliothèque de documents.
    • Si vous enregistrez le document sur un site Web MSN, cliquez sur Favoris réseau et double-cliquez sur Mes sites Web sur MSN. Le cas échéant, tapez votre mot de passe et double-cliquez sur le nom du site.
    • Si vous enregistrez le document sur un site FTP que vous avez déjà configuré, sélectionnez Adresses Internet (FTP), dans la liste Enregistrer dans puis double-cliquez sur le site FTP.

 Remarque   FTP est un protocole permettant d'ouvrir et d'enregistrer des fichiers sur des serveurs Web. Si vous connaissez le nom du serveur et les informations d'identification nécessaires à la connexion au serveur, vous pouvez ajouter le serveur à vos sites FTP en cliquant sur Ajouter/modifier des sites FTP dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.

  1. Attribuez un nom au document, puis cliquez sur Enregistrer.

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Enregistrer un document afin de pouvoir l'ouvrir dans une version précédente de Word

Si vous enregistrez votre document au format de fichier par défaut dans Office Word 2007, les utilisateurs de versions précédentes de Word doivent installer le module de compatibilité pour formats de fichiers Microsoft Office 2007 pour ouvrir le document. Toutefois, il est également possible d'enregistrer le document dans un format qui peut être directement ouvert dans des versions précédentes de Word mais la mise en forme et la mise en page résultant de nouvelles fonctionnalités de Office Word 2007 ne seront pas disponibles dans la version précédente.

Enregistrer un document afin de pouvoir l'ouvrir directement dans une version précédente de Word

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis pointez sur Enregistrer sous.
  1. Cliquez sur Document Word 97-2003.
  2. Attribuez un nom au document, puis cliquez sur Enregistrer.

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Enregistrer un document dans un format qui n'exige pas Word

Si vous créez un document qui peut être consulté par d'autres mais non modifié, vous pouvez l'enregistrer afin qu'il puisse être lu sans utiliser Word. Enregistrez le document au format de fichier PDF ou XPS ou enregistrez-le en tant que page Web.

PDF et XPS     PDF et XPS sont deux formats que de nombreux utilisateurs peuvent lire par l'intermédiaire de logiciels de lecture très répandus. Ces formats préservent la mise en page du document.

Pages Web     Les pages Web sont affichées dans un navigateur Web. Ce format ne conserve pas la mise en page de votre document. Si l'utilisateur redimensionne la fenêtre du navigateur, la mise en page du document change. Vous pouvez enregistrer le document au format de page Web classique (format HTML) ou en tant que page Web à fichier unique (format MHTML). Au format HTML, tous les éventuels fichiers de prise en charge (les images, par exemple) sont stockés dans un dossier distinct associé au document. Au format MHTML, tous les fichiers de prise en charge sont stockés avec le document dans un seul fichier. Le format MHTML est pris en charge par Microsoft Internet Explorer 4.0.

 Remarque   Vous pouvez enregistrer un document dans d'autres formats qui peuvent être ouverts par une série d'éditeurs de texte, et notamment les formats texte brut (txt), texte enrichi (rtf) et Works (wps). Cependant, il faut savoir que l'enregistrement d'un document Office Word 2007 dans ces formats ne conserve pas toujours fidèlement la mise en forme, la mise en page ou d'autres fonctionnalités du document. Utilisez-les si la perte de ces éléments n'a pas d'importance pour vous. Vous pouvez sélectionner ces formats dans la liste Type de fichier de la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Enregistrer un document au format de fichier PDF ou XPS

Vous pouvez enregistrer un fichier PDF ou XPS à partir d'un programme Microsoft Office System 2007 uniquement après avoir installé un complément. Pour plus d'informations, voir Activer le support pour d'autres formats de fichiers, tels que PDF et XPS.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis pointez sur Enregistrer sous.
  1. Cliquez sur PDF ou XPS.
  2. Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du fichier.
  3. Dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF ou Document XPS.
  4. Si le document doit être uniquement consulté en ligne, vous pouvez compresser la taille de fichier en cliquant sur l'option Taille minimale (publication en ligne) à côté de Optimiser pour.
  5. Si vous souhaitez n'enregistrer qu'une partie du document ou inclure des marques de révision ou des propriétés de document, ou encore si vous voulez créer automatiquement des liens hypertexte vers des titres ou des signets dans le document, cliquez sur Options puis sélectionnez les options de votre choix.
  6. Cliquez sur Publier.

Enregistrer un document en tant que page Web

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Enregistrer sous.
  1. Si vous publiez le document sur un serveur Web, recherchez le serveur dans la liste Enregistrer dans.
  2. Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du fichier.
  3. Dans la zone Type de fichier, cliquez sur Page Web ou Page Web à fichier unique.

 Remarque   Si vous enregistrez le document en tant que page Web (format HTML) et que vous souhaitez ultérieurement le déplacer ou l'envoyer sous forme de pièce jointe à un message électronique, vous ne devez pas oublier d'inclure le dossier qui contient tous les fichiers de prise en charge. Ce dossier porte le même nom que le nom de fichier du document.

  1. Cliquez sur Enregistrer.

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Modifier les paramètres d'enregistrement des documents

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Options Word.
  1. Cliquez sur Enregistrement.
  2. Dans la zone Enregistrer les fichiers au format suivant, cliquez sur le format de fichier à utiliser.
  3. En regard de Dossier par défaut, cliquez sur Parcourir puis cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer vos fichiers.

 Remarque   Ces options déterminent le comportement par défaut lors de la première utilisation des commandes Ouvrir, Enregistrer ou Enregistrer sous lorsque vous démarrez Word. Chaque fois que vous enregistrez un document, vous pouvez remplacer ces paramètres en spécifiant un autre emplacement ou format dans la boîte de dialogue Ouvrir, Enregistrer ou Enregistrer sous.

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S'applique à :
Word 2007