Créer et imprimer des étiquettes pour un publipostage massif

Si vous souhaitez utiliser des étiquettes pour effectuer un publipostage massif auprès des destinataires de votre liste d'adresses, vous pouvez utiliser les fonctions de publipostage et créer une feuille d'étiquettes contenant chacune une adresse de votre liste.

Le processus de publipostage est constitué des grandes étapes suivantes :

  1. Configurer les étiquettes. Il suffit de définir la disposition des étiquettes une seule fois. Cette configuration s'appliquera à toutes les étiquettes de publipostage. Dans une opération de publipostage, le document que vous utilisez est appelé document principal. Dans un document principal d'étiquette, vous pouvez aussi définir le contenu que vous souhaitez voir apparaître sur toutes les étiquettes comme le logo de l'entreprise ou votre adresse sur les étiquettes d'expédition.
  2. Connecter les étiquettes à votre liste d'adresses. Votre liste d'adresses est la source de données utilisée par Microsoft Office Word pour le publipostage. Il s'agit d'un fichier contenant les adresses à imprimer sur les étiquettes.
  3. Affiner la liste des destinataires. Word génère une étiquette pour chaque adresse de votre liste de publipostage. Si vous voulez générer des étiquettes uniquement pour certaines adresses de cette liste, vous pouvez sélectionner les adresses ou enregistrements à inclure.
  4. Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, aux étiquettes. Lorsque vous effectuez un publipostage, les champs de fusion sont renseignés à partir des informations de votre liste d'adresses.
  5. Afficher et terminer la fusion. Vous pouvez afficher un aperçu de chaque étiquette avant d'imprimer le lot complet.

Les commandes de l'onglet Publipostage vous permettent de lancer un processus de fusion et publipostage.

 Conseil   Vous pouvez aussi effectuer un publipostage à l'aide du volet Office Publipostage électronique, qui vous guide pas à pas dans la réalisation du processus. Pour accéder à ce volet Office, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas. À l'étape 1 du processus, sous Sélection du type de document, cliquez sur Étiquettes.

Image du ruban Word

Configurer les étiquettes

Il est probable que vous vous êtes déjà procuré un lot de feuilles d'étiquettes auprès d'un fournisseur comme Avery, AOne ou Formtec. Chaque type de feuille a une taille précise et contient un certain nombre d'étiquettes de dimensions spécifiques.

Pour configurer le document principal d'étiquette, vous devez faire correspondre les dimensions de ce document avec celles des étiquettes sur les feuilles dont vous disposez.

  1. Démarrez Word.

Un document vide s'ouvre par défaut. Laissez-le ouvert. Si vous le fermez, vous n'aurez pas accès aux commandes de l'étape suivante.

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage.

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  1. Cliquez sur Étiquettes.
  2. Dans la boîte de dialogue Options d'étiquettes, vous devez sélectionner plusieurs options.

Boîte de dialogue Options d'étiquettes

Légende 1 Type d'imprimante utilisé pour imprimer les étiquettes
Légende 2 Marque des feuilles d'étiquettes utilisées
Légende 3 Numéro de la référence produit qui apparaît sur votre lot de feuilles d'étiquettes

AfficherLe numéro de référence de mes feuilles d'étiquettes n'apparaît pas dans les options proposées dans la boîte de dialogue Options d'étiquettes

Vous pouvez quand même imprimer vos étiquettes. Vous devez simplement personnaliser certains paramètres.

  1. Mesurez les étiquettes sur votre feuille, notez les dimensions obtenues et le nombre d'étiquette par feuille.

 Remarque   Mesurez vos étiquettes de manière très précise. Il est possible que la taille réelle de vos étiquettes soit inférieure à celle annoncée par le fabricant. Par exemple, il se peut qu'une étiquette de 2,5 cm par 5 cm mesure en fait 2,4 cm de haut par 4,8 de large.

  1. Dans la liste Numéro de référence, sélectionnez le type d'étiquette qui présente les mêmes dimensions que les vôtres.

Si le type d'étiquette que vous voulez utiliser n'est pas répertorié dans la liste Numéro de référence, vous pouvez utiliser une autre étiquette de la liste ou créer une nouvelle taille d'étiquette.

  1. Cliquez sur Détails et comparez les dimensions de l'étiquette et le nombre d'étiquettes par feuille (pour les étiquettes imprimées sur imprimante laser ou à jet d'encre) ou le nombre de colonnes sur le formulaire d'étiquette (pour les étiquettes imprimées sur imprimante matricielle).
  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Si les étiquettes ont le même format et la même disposition que vos étiquettes, utilisez l'étiquette sélectionnée.
    • Dans le cas contraire, cliquez sur Annuler et passez à l'étape 5.
  3. Dans la boîte de dialogue Options d'étiquettes, cliquez sur le type d'imprimante (soit Imprimantes à alimentation en continu, soit Imprimantes feuille à feuille), puis cliquez sur Nouvelle étiquette.
  4. Tapez un nom dans la zone Référence de l'étiquette, sélectionnez la hauteur, la largeur, les marges et les autres options pour votre étiquette, puis cliquez sur OK.

La nouvelle étiquette s'affiche dans la zone Numéro de référence sous la forme Nom de l'étiquette - Personnaliser. L'étiquette étant placée dans la catégorie Autres/Personnalisées, veillez à sélectionner Autres/Personnalisées dans la liste Fournisseurs des étiquettes la prochaine fois que vous l'utiliserez.

  1. Une fois que vous avez sélectionné les options d'étiquette souhaitées, cliquez sur OK.

Word crée un document qui contient la feuille d'étiquettes et affiche les étiquettes sous forme d'un tableau. Si vous ne voyez pas les lignes qui séparent les étiquettes, cliquez sur l'onglet Disposition sous Outils de tableau, puis dans le groupe Tableau, cliquez sur Afficher le quadrillage.

Reprendre un publipostage

Si vous devez interrompre votre travail pendant un publipostage, vous pouvez enregistrer le document principal d'étiquette et continuer le publipostage plus tard. Word enregistre la source de données et les informations de champ. Si vous utilisiez le volet Office Publipostage électronique, lorsque vous reprenez le publipostage, Word revient à l'étape où vous en étiez resté.

  1. Dès que vous êtes prêt à reprendre le publipostage, ouvrez le document.

Word affiche un message qui vous demande si vous voulez réellement ouvrir le document, sachant que cela exécutera une commande SQL.

  1. Comme ce document est connecté à une source de données dont vous souhaitez extraire les données, cliquez sur Oui. Vous pourriez cliquer sur Non si vous ne saviez pas avant d'ouvrir un document qu'il était connecté à une source de données, pour prévenir les risques d'accès malveillant aux données.

Le texte du document s'affiche, accompagné des champs que vous avez insérés.

  1. Cliquez sur l'onglet Publipostage et reprenez votre travail.

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Connecter les étiquettes à votre liste d'adresses

Pour fusionner les informations dans vos étiquettes, vous devez connecter les étiquettes à votre liste d'adresses, également appelée source de données ou fichier de données. Si vous n'avez pas de fichier de données, vous pouvez en créer un pendant le processus de publipostage.

Choisir un fichier de données

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires.

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  1. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Si vous voulez utiliser votre liste de contacts Microsoft Office Outlook, cliquez sur Sélection à partir des contacts Outlook.

AfficherConseils sur l'utilisation de la liste de contacts Microsoft Office Outlook

En principe, se connecter au dossier Contacts d'Office Outlook est une opération assez simple, mais vous pouvez parfois rencontrer un problème. Voici des solutions aux problèmes les plus fréquents :

Je ne trouve pas mon dossier Outlook Contacts

Vous devez peut-être activer la propriété Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie dans Outlook ou modifier votre profil d'utilisateur Outlook.

Activer la propriété Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie

  1. Dans Microsoft Office Outlook, dans le menu Atteindre, cliquez sur Contacts.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts contenant les informations que vous souhaitez utiliser pour le publipostage, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.
    Propriétés des contacts dans Outlook
  3. Sous l'onglet Carnet d'adresses Outlook, vérifiez que la case à cocher Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie est bien activée, puis cliquez sur OK.

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Modifier votre profil utilisateur Outlook

Un profil utilisateur Outlook est un groupe de comptes et de carnets d'adresses électroniques. Généralement, un seul profil suffit, mais si vous partagez votre ordinateur avec d'autres personnes ou si vous utilisez des carnets d'adresses différents selon vos objectifs, vous pouvez définir plusieurs profils. Lorsque vous commencez le publipostage, si vous utilisez un profil qui n'inclut pas le dossier Contacts à prendre en compte, ce dossier n'est pas disponible.

Pour changer de profil utilisateur, redémarrez Outlook. Lorsque vous êtes invité à sélectionner un profil, choisissez celui qui inclut le dossier Contacts que vous voulez utiliser pour le publipostage.

Si vous n'êtes pas invité à sélectionner un profil bien que vous sachiez que vous en avez plusieurs, vous pouvez configurer Outlook pour qu'il affiche cette invite. Voici comment procéder :

  1. Quittez Outlook.
  2. Dans le Panneau de configuration, basculez vers l'affichage classique, puis cliquez sur Courrier.
  3. Cliquez sur Afficher les profils.
  4. Pour être invité à sélectionner un profil chaque fois que vous démarrez Outlook, cliquez sur Choisir le profil à utiliser, puis cliquez sur OK.


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J'obtiens des messages d'erreur sur mes clients et tableaux de messagerie.

Si vous tentez de vous connecter à votre dossier Contacts lors d'un publipostage dans Word alors qu'Outlook n'est pas défini comme votre éditeur de messagerie par défaut dans Windows Internet Explorer, vous obtenez le message d'erreur suivant :

« Soit il n'existe pas de client de messagerie par défaut, soit le client de messagerie actuel ne peut pas répondre à la demande de la messagerie. Exécutez Microsoft Office Outlook et définissez-le comme client de messagerie par défaut ».

Pour éviter d'obtenir ce message lors d'un publipostage, procédez comme suit :

  1. Fermez Word.
  2. Dans le menu Outils d'Internet Explorer, cliquez sur Options Internet, puis sur l'onglet Programmes.
  3. Sous Courrier électronique, cliquez sur Microsoft Office Outlook, puis cliquez sur OK.

Redémarrez Word, ouvrez votre document de publipostage et connectez-vous à votre dossier Outlook Contacts.

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Je ne peux pas me connecter à un dossier Outlook Contacts dans Dossiers publics

Lorsque vous lancez un publipostage dans Word et tentez de vous connecter à un dossier Outlook Contacts dans Dossiers publics, vous obtenez le message suivant :

« Action impossible à exécuter, à cause d'un échec de boîte de dialogue ou de moteur de base de données. Veuillez réessayer ultérieurement. »

Si vous réessayez plus tard, vous obtenez le même message.

Pour utiliser un dossier Contacts figurant dans Dossiers publics comme fichier de données pour un publipostage, vous devez démarrer le publipostage à partir de Microsoft Office Outlook.

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Je souhaite utiliser mon carnet d'adresses Outlook Express comme dossier Contacts

Vous ne pouvez pas vous connecter à ce type de carnet d'adresses directement lors d'une opération de publipostage. Vous devez exporter votre carnet d'adresses Microsoft Outlook Express sous forme de fichier texte .csv, puis vous connecter à ce fichier sous ce format.

Exporter votre carnet d'adresses Outlook Express

  1. Démarrez Outlook Express.
  2. Dans le menu Fichier, pointez sur Exporter, puis cliquez sur Carnet d'adresses.
  3. Dans la boîte de dialogue Outil d'exportation du Carnet d'adresses, cliquez sur Fichier texte (valeurs séparées par des virgules), puis sur Exporter.
  4. Dans la zone Enregistrer le fichier exporté sous, tapez un nom pour le fichier exporté, puis cliquez sur Parcourir.
  5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Enregistrer dans, choisissez l'emplacement où enregistrer le fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Il est pratique d'enregistrer les fichiers de données figurant dans Mes sources de données dans votre dossier Mes documents. C'est dans ce dossier que Word commence à rechercher les fichiers de données lorsque vous effectuez une recherche lors d'un publipostage.
  6. Cliquez sur Suivant. Activez les cases à cocher correspondant aux champs que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur Terminer.

 Remarque   Lorsque vous choisissez les champs à exporter, pensez aux lettres types, aux messages électroniques ou aux étiquettes que vous souhaitez créer lors du publipostage. Par exemple, si vous n'utilisez jamais les surnoms ou les sites Web personnels dans vos documents fusionnés, inutile d'exporter ces champs.

  1. Lorsqu'un message vous informe que l'exportation est terminée, cliquez sur OK.
  2. Pour fermer la boîte de dialogue Outil d'exportation du Carnet d'adresses, cliquez sur Fermer, puis quittez Outlook Express.

Une fois revenu au processus de publipostage dans Word, à l'étape de connexion à un fichier de données, choisissez l'option Utilisation d'une liste existante et recherchez le fichier .csv que vous venez d'exporter. Avant l'ouverture du fichier, vous êtes invité à indiquer le caractère de séparation utilisé pour séparer les colonnes de votre liste d'adresses. Cliquez sur Virgule (,), puis sur OK.


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  • Si vous devez utiliser une feuille de calcul Microsoft Office Excel, une base de données Microsoft Office Access ou un autre type de fichier de données, cliquez sur Utilisation d'une liste existante, puis recherchez le fichier dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données.

Avec Office Excel, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle feuille de calcul ou plage nommée à l'intérieur d'un classeur. Avec Office Access, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle table ou requête (requête : moyen de trouver tous les enregistrements stockés dans une source de données et correspondant à un ensemble de critères que vous définissez. Les requêtes peuvent contenir des opérateurs, des guillemets, des caractères génériques et des parenthèses pour vous aider à cibler votre recherche.) définie dans la base de données. Pour les autres types de fichiers de données, sélectionnez le fichier dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Si le fichier n'apparaît pas dans cette liste, sélectionnez le type de fichier approprié ou Tous les fichiers dans la zone Type de fichiers. Pour le publipostage, vous pouvez utiliser les types de fichiers de données suivants :

AfficherConseils sur la mise en forme de données dans Office Excel

Si votre fichier de données est une feuille de calcul Office Excel incluant des pourcentages, des valeurs monétaires ou des codes postaux, vous pouvez conserver la mise en forme numérique des données en utilisant l'échange dynamique de données pour vous connecter à la feuille de calcul Excel à partir de Word. Par exemple, vous pouvez empêcher que le code postal à 5 chiffres 07865 de votre fichier de données s'affiche sans le zéro du début (7865).

Avant de vous connecter à la feuille de calcul, effectuez les opérations suivantes dans Word :

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Options Word.
  1. Cliquez sur Options avancées.
  2. Allez à la section Général et activez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier lors de l'ouverture.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Avec le document principal de publipostage ouvert, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires, puis sur Utiliser la liste existante.
  5. Recherchez la feuille de calcul Excel dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données et double-cliquez dessus.
  6. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source de données, cliquez sur Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), puis cliquez sur OK.

 Remarque   Si Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls) n'apparaît pas, activez la case à cocher Afficher tout.

  1. Dans la boîte de dialogue Microsoft Office Excel, pour Nom ou plage de cellules, sélectionnez la plage de cellules ou la feuille de calcul contenant les informations que vous voulez fusionner, puis cliquez sur OK.

 Remarque   Pour éviter qu'une invite de confirmation s'affiche chaque fois que vous ouvrez un fichier de données, vous pouvez désactiver la case à cocher Confirmation des conversions lors de l'ouverture une fois que vous êtes connecté à la feuille de calcul.

  • Si vous n'avez pas encore de fichier de données, cliquez sur Entrer une nouvelle liste et utilisez le formulaire qui s'ouvre pour créer votre liste. Cette liste est enregistrée sous forme de fichier de base de données (.mdb) réutilisable.

 Remarque   Si vous avez installé Microsoft Office System 2007 (au lieu de Office Word 2007 seul), vous pouvez aussi utiliser Microsoft Query pour créer une requête (requête : moyen de trouver tous les enregistrements stockés dans une source de données et correspondant à un ensemble de critères que vous définissez. Les requêtes peuvent contenir des opérateurs, des guillemets, des caractères génériques et des parenthèses pour vous aider à cibler votre recherche.) et récupérer les données qui vous intéressent à partir d'une source de données externe (source de données externe : source de données contenant les données auxquelles un utilisateur veut avoir accès (par exemple, une liste Microsoft Excel ou une base de données Microsoft Access).).

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Affiner la liste des destinataires

Lorsque vous vous connectez à un fichier de données, vous ne voulez pas forcément fusionner dans vos étiquettes les informations de tous les enregistrements (lignes) de ce fichier.

Pour réduire la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble des éléments figurant dans votre fichier de données, procédez comme suit :

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.

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  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Sélectionner les enregistrements individuellement    Cette méthode est particulièrement pratique si votre liste est courte. Activez les case à cocher correspondant aux destinataires que vous voulez inclure et désactivez celles des destinataires que vous voulez exclure.

Si vous avez l'intention de n'inclure que quelques enregistrements dans l'opération de fusion, vous pouvez désactiver la case à cocher de la ligne d'en-tête, puis sélectionner uniquement les enregistrements qui vous intéressent. De même, si vous voulez inclure la majorité des destinataires, activez la case à cocher de la ligne d'en-tête, puis désactivez uniquement les enregistrements que vous ne voulez pas inclure.

  • Trier les enregistrements    Cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément devant servir de clé de tri. La liste est triée dans l'ordre alphabétique croissant (de A à Z). Cliquez de nouveau sur l'en-tête de colonne pour trier la liste dans l'ordre alphabétique décroissant (Z à A).

Pour effectuer un tri plus complexe, cliquez sur Trier sous Affiner la liste des destinataires et définissez vos préférences de tri sous l'onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier. Par exemple, vous pouvez utiliser ce type de tri pour classer les adresses des destinataires en fonction du code postal (ordre numérique), puis dans l'ordre alphabétique du nom de famille sous chaque code postal.

  • Filtrer les enregistrements    Cela est utile si la liste contient des enregistrements que vous ne voulez pas voir ou inclure dans la fusion. Après avoir filtré la liste, vous pouvez activer ou désactiver les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements.

Pour filtrer des enregistrements, procédez comme suit :

  1. Sous Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Filtrer.
  2. Sous l'onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier, choisissez le critère de filtrage à utiliser.

Par exemple, pour générer des étiquettes uniquement pour les adresses indiquant comme pays ou région l'Australie, cliquez sur Pays ou région dans la liste Champ, Égal à dans la liste Comparaison et Australie dans la liste Comparer à.

  1. Pour affiner encore ce filtre, cliquez sur Et ou Ou et choisissez d'autres critères.

Par exemple, pour générer des étiquettes uniquement pour les entreprises situées à Munich, vous devez filtrer les enregistrements sur le champ Ville, qui doit contenir Munich, et sur le champ Nom de la société, qui ne doit pas être vide. Si vous utilisez Ou au lieu de Et dans le filtre, votre publipostage inclura toutes les adresses à Munich ainsi que toutes les adresses incluant un nom de société, indépendamment de la ville.

 Remarque   Si vous avez installé un logiciel de validation des adresses, vous pouvez cliquer sur Valider les adresses dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires pour valider les adresses des destinataires.

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Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, aux étiquettes

Après avoir connecté vos étiquettes à votre liste d'adresses, vous pouvez ajouter des espaces réservés pour indiquer à quel endroit doit apparaître l'adresse sur chaque étiquette. Vous pouvez aussi taper le texte que vous voulez reproduire sur toutes les étiquettes, par exemple le logo de l'entreprise ou votre adresse sur les étiquettes d'expédition.

Les espaces réservés pour les adresses sont appelés champs de fusion. Dans Word, les champs correspondent aux en-têtes de colonne du fichier de données sélectionné.


Fichier de données avec colonnes (catégories) et lignes (enregistrements)

Légende 1 Les colonnes d'un fichier de données représentent des catégories d'informations. Les champs que vous ajoutez aux étiquettes sont des espaces réservés pour ces catégories.
Légende 2 Les lignes d'un fichier de données représentent les enregistrements d'informations. Lors d'un publipostage, Word génère une étiquette par enregistrement.

En insérant un champ dans l'étiquette initiale à configurer (document principal d'étiquette), vous indiquez que vous voulez qu'une certaine catégorie d'informations, comme le nom ou l'adresse, apparaisse à cet emplacement.

Champs insérés dans un document Word

 Remarque   Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document principal d'étiquette, le nom du champ apparaît toujours entre guillemets (« »). Ces guillemets disparaissent sur les étiquettes finales. Ils vous permettent simplement de distinguer les champs du texte normal dans le document principal d'étiquette.

Que se passe-t-il lors de la fusion ?

Lors de la fusion, les informations de la première ligne du fichier de données remplacent les champs pour créer la première étiquette, les informations de la deuxième ligne du fichier de données remplacent les champs pour créer la deuxième étiquette et ainsi de suite.

Fusion des informations du fichier de données dans les étiquettes

Utilisation des champs : exemples

Vous pouvez ajouter en tant que champ d'étiquette n'importe quel en-tête de colonne de votre fichier de données. Vous disposez ainsi d'une grande flexibilité dans la conception de vos étiquettes.

Par exemple, supposons que votre liste de publipostage concerne les abonnés à votre bulletin d'informations et que votre fichier de données inclut une colonne, appelée DateExpiration, pour enregistrer la date d'expiration de chaque abonnement. Si vous placez un champ «DateExpiration» dans le document principal d'étiquette avant d'exécuter la fusion, chaque abonné pourra lire la date d'expiration de son abonnement sur l'étiquette de publipostage.

Vous pouvez associer les champs ou les séparer par des signes de ponctuation. Par exemple, pour créer une adresse, vous pouvez définir les champs de votre document principal d'étiquette de la façon suivante :

«Prénom» «Nom»

«Adresse»

«Code postal» «Ville», «Pays»

Pour les éléments que vous utilisez fréquemment, comme les blocs d'adresse ou les lignes de salutation, Word fournit des champs composites regroupant plusieurs champs. Par exemple, le champ Bloc d'adresse associe plusieurs champs : prénom, nom, adresse, ville et code postal.

Éléments du champ Bloc d'adresse

Vous pouvez personnaliser le contenu de chaque champ composite. Par exemple, dans l'adresse, vous pouvez sélectionner un nom formel (M. Pierre Martin Jr.). Dans la ligne de salutation, vous pouvez choisir de ne pas utiliser « Cher » en sélectionnant (aucun).

Établir une correspondance entre les champs de fusion et votre fichier de données

Pour garantir que Word pourra trouver dans votre fichier de données une colonne pour chaque élément d'adresse, vous devrez peut-être faire correspondre les champs de fusion de Word avec les colonnes de votre fichier de données.

Pour cela, cliquez sur Faire correspondre les champs dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion de l'onglet Publipostage.

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La boîte de dialogue Faire correspondre les champs s'affiche.

Boîte de dialogue Correspondance des champs

Les éléments d'adresse sont répertoriés à gauche. Les en-têtes de colonne de votre fichier de données sont répertoriés à droite.

Word recherche la colonne correspondant à chaque élément. Dans l' illustration, Word a automatiquement fait correspondre la colonne Nom de famille(Nom) à la colonne Nom . Mais Word n'a pas trouvé de correspondance pour les autres éléments. Par exemple, avec ce fichier de données, Word n'a pas trouvé de correspondance pour Prénom (Prénom).

Dans la liste de droite, vous pouvez sélectionner la colonne de votre fichier de données qui correspond à l'élément de la colonne de gauche. Dans l'illustration, la colonne Nom correspond maintenant à Prénom (Prénom). Le fait que les éléments Titre (Titre), Identificateur unique (Identificateur unique) et Deuxième prénom (Deuxième prénom) n'aient pas de correspondance n'est pas un problème dans la mesure où votre étiquette de publipostage n'utilise pas ces champs. Si vous ajoutez un champ qui ne contient pas de données depuis votre fichier de données, il apparaîtra dans le document fusionné comme un espace réservé vide (généralement, une ligne vide ou un champ masqué).

Boîte de dialogue Correspondance des champs

Taper le contenu et ajouter les champs

  1. Dans l'étiquette initiale à configurer (document principal d'étiquette), cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ.
  2. Utilisez le groupe Champs d'écriture et d'insertion de l'onglet Publipostage.

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  1. Ajoutez l'un des éléments suivants :

AfficherBloc d'adresse avec nom, adresse et autres informations

  1. Cliquez sur Bloc d'adresse.
  2. Dans al boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse, sélectionnez les éléments d'adresse que vous voulez inclure et les formats souhaités, puis cliquez sur OK.
  3. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Word n'ait pas pu trouver certaines des informations dont il a besoin pour le bloc d'adresse. Cliquez sur la flèche à côté de (sans correspondance), puis sélectionnez le champ de votre source de données qui correspondant au champ requis pour la fusion.

AfficherChamps individuels

Vous pouvez insérer individuellement des informations émanant de certains champs comme le prénom, le numéro de téléphone ou le montant d'une aide d'une liste de donateurs. Pour ajouter rapidement un champ de votre fichier de données dans le document principal d'étiquette, cliquez sur la flèche en regard de Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur le nom du champ.

Pour accéder à d'autres options d'insertion de champs individuels dans le document, procédez comme suit :

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur Insérer un champ de fusion.
  1. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour sélectionner des champs d'adresse automatiquement mis en correspondance avec les champs de votre source de données, même si ces derniers ont des noms différents, cliquez sur Champs d'adresse.
    • Pour sélectionner des champs dont les données sont toujours extraites directement d'une colonne de votre fichier de données, cliquez sur Fichiers de base de données.
  2. Dans la zone Champs, cliquez sur le champ de votre choix.
  3. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer.
  4. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Word n'ait pas pu trouver certaines des informations dont il a besoin pour insérer le champ. Cliquez sur la flèche à côté de (sans correspondance), puis sélectionnez le champ de votre source de données correspondant au champ requis pour la fusion.

 Remarque   Si, après avoir inséré un champ de la liste Champs de base de données, vous passez à une source de données qui ne possède pas de colonne du même nom, Word ne peut pas insérer les informations de ce champ dans le document fusionné.

AfficherChamps personnalisés dans les contacts Office Outlook

La seule façon d'inclure dans votre document des champs personnalisés pour les contacts est d'initier l'opération de publipostage dans Outlook. Tout d'abord, configurez un affichage de vos contacts avec les champs que vous souhaitez utiliser pour la fusion. Puis lancez le publipostage. Une fois les paramètres sélectionnés, Word démarre automatiquement et vous pouvez terminer le processus.

Définir un affichage de vos contacts incluant des champs personnalisés

  1. Dans les contacts Outlook, dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Liste téléphonique.
  2. Avec le bouton droit, cliquez sur l'en-tête d'une colonne, puis sur Sélecteur de champs dans le menu contextuel.
  3. Dans la liste déroulante en haut de la boîte de dialogue Sélecteur de champs, sélectionnez Champs définis par l'utilisateur dans le dossier.
  4. Faites glisser le champ que vous souhaitez ajouter depuis la boîte de dialogue sur les en-têtes de colonnes. Une petite flèche rouge vous aide à positionner le champ à l'emplacement souhaité.
    Champ déplacé depuis le sélecteur de champs dans l'affichage du dossier Contacts

 Remarque   Vous pouvez ajouter un nouveau champ dans la boîte de dialogue Sélecteur de champs en cliquant sur Nouveau au bas de la boîte de dialogue.

  1. Une fois que vous avez ajouté tous vos champs personnalisés à l'affichage, fermez la boîte de dialogue Sélecteur de champs.
  2. Pour éliminer un champ que vous ne souhaitez pas inclure dans la fusion, cliquez sur le nom du champ dans les en-têtes de colonne de l'affichage Liste téléphonique et faites-le glisser en dehors de l'en-tête.

Exécuter le publipostage depuis Outlook

  1. Dans les contacts Outlook, sélectionnez individuellement les contacts. Pendant que vous cliquez, maintenez enfoncée la touche MAJ si vous souhaitez sélectionner une plage ou la touche CTRL si vous souhaitez sélectionner chaque contact individuellement. Si vous voulez inclure tous les contacts actuellement visibles dans l'affichage, ne cliquez sur aucun contact.
  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.
  3. Si vous avez sélectionné individuellement les contacts à inclure dans le processus, cliquez sur Seulement les contacts sélectionnés. Si vous voulez inclure tous les contacts actuellement visibles dans l'affichage, cliquez sur Tous les contacts dans l'affichage en cours.
  4. Si vous avez configuré l'affichage de la liste téléphonique pour qu'apparaisse uniquement les champs que vous voulez utiliser pour la fusion, cliquez sur Champs des contacts dans l'affichage en cours. Sinon, cliquez sur Tous les champs Contact pour que tous les champs des contacts soient disponibles pour la fusion.
  5. Si vous voulez générer un nouveau document principal pour le publipostage, cliquez sur Nouveau document. Sinon, cliquez sur Document existant, puis sur Parcourir pour rechercher le document à utiliser comme document principal.
  6. Si vous souhaitez enregistrer les contacts et les champs sélectionnés pour pouvoir les réutiliser, activez la case à cocher Fichier permanent, puis cliquez sur Parcourir pour enregistrer le fichier. Les données sont enregistrées dans un document Word sous forme de données séparées par des virgules.
  7. Sélectionnez Étiqu. de publipostage.
  8. Cliquez sur OK. Lorsque le document s'ouvre dans Word, sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur la flèche à côté d'Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur les champs que vous voulez ajouter au document principal d'étiquette.
  1. Une fois que vous avez configuré la première étiquette selon vos souhaits, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur Mettre à jour les étiquettes.

Le contenu de la première étiquette est copié dans les autres.

 Remarques 

Mettre en forme les données fusionnées

Les programmes de base de données et de feuille de calcul, comme Microsoft Office Access et Microsoft Office Excel, enregistrent les informations que vous tapez dans des cellules sous forme de données de ligne. Les mises en forme que vous appliquez dans Access ou Excel (polices ou couleurs, par exemple) ne sont pas enregistrées avec les données de ligne. Lorsque vous fusionnez les informations d'un fichier de données dans un document Word, vous fusionnez les données de ligne sans leur mise en forme.

Pour mettre en forme les données dans le document, sélectionnez le champ de fusion et effectuez sa mise en forme comme pour n'importe quel texte. Assurez-vous de sélectionner également les guillemets (« ») qui entourent le champ.

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Afficher et terminer la fusion

Après avoir ajouté les champs dans l'étiquette initiale à configurer (document principal d'étiquette ), vous pouvez afficher un aperçu des résultats du publipostage. Si l'aperçu vous satisfait, vous pouvez terminer le processus.

Afficher un aperçu de la fusion

Vous pouvez visualiser vos étiquettes et les modifier avant de terminer le publipostage.

Pour afficher un aperçu, effectuez l'une des opérations suivantes dans le groupe Aperçu des résultats de l'onglet Publipostage :

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  • Cliquez sur Aperçu des résultats.
  • Faites défiler les étiquettes en cliquant sur les boutons Précédent et Suivant du groupe Aperçu des résultats sous l'onglet Publipostage.
  • Pour visualiser un document spécifique, cliquez sur Rechercher un destinataire.

 Remarque   Cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage pour ouvrir la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires et filtrer la liste ou supprimer des destinataires si vous voyez des enregistrements que vous ne voulez pas inclure.

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 Remarque   Word utilise un tableau pour présenter la disposition des étiquettes sur une page. Lorsque vous faites défiler les étiquettes, l'enregistrement actif s'affiche dans la première cellule du tableau et les enregistrements suivants s'affichent dans les cellules suivantes. Cette méthode d'affichage peut vous donner l'impression que Word génère une feuille d'étiquettes par enregistrement du fichier de données, mais ce n'est pas le cas.

Terminer la fusion

Vous pouvez imprimer les étiquettes ou les modifier individuellement. Vous pouvez imprimer ou modifier toutes les étiquettes ou un sous-ensemble.

Imprimer les étiquettes

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Imprimer les documents.

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  1. Choisissez si vous voulez imprimer le lot complet d'étiquettes, uniquement l'étiquette visible ou un sous-ensemble du lot complet que vous spécifiez à l'aide des numéros des enregistrements.

Modifier des étiquettes individuelles

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels.

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  1. Choisissez si vous voulez modifier le lot complet d'étiquettes, uniquement l'étiquette visible ou un sous-ensemble du lot complet que vous spécifiez à l'aide des numéros des enregistrements. Word enregistre les étiquettes que vous souhaiter modifier dans un seul fichier.

Enregistrer le document principal d'étiquette

N'oubliez pas que les étiquettes fusionnées que vous enregistrez sont séparées de l'étiquette initiale à configurer (document principal d'étiquette). Il peut s'avérer utile d'enregistrer le document principal d'étiquette si vous envisagez de l'utiliser lors d'un autre publipostage.

Lorsque vous enregistrez le document principal d'étiquette, vous enregistrez aussi sa connexion à la base de données. La prochaine fois que vous ouvrirez ce document, vous serez invité à indiquer si vous souhaitez que les informations du fichier de données soient à nouveau fusionnées dans le document principal d'étiquette.

  • Si vous cliquez sur Oui, le document s'ouvrira avec les informations du premier enregistrement fusionnées.
  • Si vous cliquez sur Non, la connexion entre le document principal d'étiquette et le fichier de données sera rompue. Le document principal d'étiquette deviendra un document Word standard. Les champs seront remplacés par les informations du premier enregistrement seulement.

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S'applique à :
Word 2007