Afficher ou modifier les propriétés d’un document Office

Cet article explique ce que sont les propriétés d’un document, comment les afficher et les modifier dans le cas d’un document Microsoft Office et comment créer des propriétés personnalisées pour un document.

Que voulez-vous faire ?


En savoir davantage sur les propriétés de document

Les propriétés de document, également appelées métadonnées (métadonnées : données décrivant d’autres données. Par exemple, les mots d’un document sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées.), sont des informations relatives à un fichier qui le décrivent ou l’identifient. Elles comprennent des informations comme le titre, le nom de l’auteur, l’objet et les mots clés identifiant les rubriques ou le contenu du document.

En remplissant les champs des propriétés de document de manière pertinente, vous facilitez le classement et l’identification ultérieures de vos documents. Vous pouvez également rechercher vos documents à partir de leurs propriétés. Dans Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 et Microsoft Office PowerPoint 2007, vous pouvez facilement afficher ou modifier les propriétés d’un document pendant que vous travaillez sur son contenu grâce au panneau Informations sur le document, qui s’affiche en haut du document dans votre programme Office.

Types de propriétés de document

Il existe cinq types de propriétés de document :

  • Propriétés standard     Par défaut, les documents Microsoft Office sont associés à une série de propriétés standard, comme l’auteur, le titre et l’objet. Vous pouvez leur donner les valeurs que vous souhaitez pour faciliter le classement et l’identification de vos documents. Par exemple, dans Word, vous pouvez utiliser la propriété Mots clés pour ajouter le mot clé clients à vos fichiers commerciaux. Vous pouvez ensuite rechercher tous les fichiers commerciaux avec ce mot clé.
  • Propriétés automatiquement mises à jour     Ces propriétés incluent à la fois les propriétés système du fichier (par exemple, sa taille ou les dates de sa création ou de sa dernière modification) et les statistiques conservées pour votre usage par les programmes Office (par exemple, le nombre de mots ou de caractères dans un document). Il est impossible de spécifier ou modifier les propriétés automatiquement mises à jour.

Ces propriétés permettent d’identifier ou de rechercher des documents. Vous pouvez, par exemple, rechercher tous les fichiers créés après le 3 août 2005 ou tous les fichiers modifiés hier.

  • Propriétés personnalisées     Vous pouvez définir des propriétés personnalisées supplémentaires pour vos documents Office. Vous pouvez affecter un texte, une heure, une valeur numérique ou les valeurs oui ou non à des propriétés personnalisées. Vous pouvez faire un choix dans une liste de noms suggérés ou définir vos propres noms.
  • Propriétés pour votre organisation     Si votre organisation a personnalisé le panneau Informations sur le document, les propriétés associées à votre document peuvent être spécifiques à votre organisation.
  • Propriétés de bibliothèque de documents     Ces propriétés sont associées au documents d’une bibliothèque de documents (bibliothèque de documents : dossier où une collection de fichiers est partagée et où les fichiers utilisent souvent le même modèle. Chaque fichier d’une bibliothèque est associé à des informations définies par l’utilisateur qui s’affichent dans la liste du contenu de celle-ci.) d’un site Internet ou dossier public. Lorsque vous créez une nouvelle bibliothèque de documents, vous pouvez définir plusieurs propriétés et déterminer des règles sur leurs valeurs. Lorsque des tiers ajoutent des documents à la bibliothèque, ils sont invités à renseigner chaque propriété. Par exemple, une bibliothèque de documents qui collecte les idées de produit peut inviter l’utilisateur à remplir des propriétés comme Soumis par, Date, Catégorie et Description. Lorsque vous ouvrez un document d’une bibliothèque de documents dans Office Word 2007, Office Excel 2007 ou Office PowerPoint 2007, vous pouvez les modifier et les mettre à jour dans le panneau Informations sur le document.

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Afficher les propriétés du document actif

Quel programme utilisez-vous ?


Access

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Gérer, puis cliquez sur Propriétés de la base de données.
  2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de Nom du fichier, cliquez sur les onglets pour sélectionner les propriétés à afficher.

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Excel

Utilisez le panneau Informations sur le document pour afficher ou modifier les propriétés du document.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document pour sélectionner la série de propriétés de votre choix (par exemple, Propriétés avancées).

 Remarques 

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PowerPoint

Utilisez le panneau Informations sur le document pour afficher ou modifier les propriétés du document.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document pour sélectionner la série de propriétés de votre choix (par exemple, Propriétés avancées).

 Remarques 

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Publisher

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Propriétés.
  2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de publication, cliquez sur les onglets pour sélectionner les propriétés à afficher.

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Word

Utilisez le panneau Informations sur le document pour afficher ou modifier les propriétés du document.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document pour sélectionner la série de propriétés de votre choix (par exemple, Propriétés avancées).

 Remarques 

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Afficher les propriétés du document lorsque vous ouvrez ou enregistrez un fichier

Vous pouvez afficher les propriétés de document d’un fichier dans les boîtes de dialogue Ouvrir ou Enregistrer sous.

  1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir ou Enregistrer sous, sélectionnez le document dont vous voulez afficher les propriétés.
  2. Cliquez sur la fenêtre en regard des Vues, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour visualiser des propriétés telles que la taille du fichier et la date de sa dernière modification, cliquez sur Détails.
    • Pour visualiser toutes les propriétés du document, cliquez sur Propriétés.

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Modifier les propriétés du document actif

Quel programme utilisez-vous ?


Access

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Gérer, puis cliquez sur Propriétés de la base de données.
  2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de Nom du fichier, dans l’onglet Résumé, renseignez les propriétés standard comme Titre et Auteur.

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Excel

Utilisez le panneau Informations sur le document pour afficher ou modifier les propriétés du document.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document pour sélectionner la série de propriétés à modifier, par exemple Propriétés avancées.

 Remarque   Si votre organisation a personnalisé le panneau Informations sur le document ou si le document dont vous souhaitez modifier les propriétés est enregistré dans une bibliothèque de documents (bibliothèque de documents : dossier où une collection de fichiers est partagée et où les fichiers utilisent souvent le même modèle. Chaque fichier d’une bibliothèque est associé à des informations définies par l’utilisateur qui s’affichent dans la liste du contenu de celle-ci.) ou un serveur de gestion de documents, d’autres affichages de propriétés de document peuvent être disponibles.

  1. Dans le Panneau d’informations sur le document, entrez les informations de votre choix dans chaque champ de propriété.

 Remarque   Tous les champs de propriété marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires et vous devez les renseigner avant de pouvoir enregistrer votre document.

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PowerPoint

Utilisez le panneau Informations sur le document pour afficher ou modifier les propriétés du document.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document pour sélectionner la série de propriétés à modifier, par exemple Propriétés avancées.

 Remarque   Si votre organisation a personnalisé le panneau Informations sur le document ou si le document dont vous souhaitez modifier les propriétés est enregistré dans une bibliothèque de documents (bibliothèque de documents : dossier où une collection de fichiers est partagée et où les fichiers utilisent souvent le même modèle. Chaque fichier d’une bibliothèque est associé à des informations définies par l’utilisateur qui s’affichent dans la liste du contenu de celle-ci.) ou un serveur de gestion de documents, d’autres affichages de propriétés de document peuvent être disponibles.

  1. Dans le Panneau d’informations sur le document, entrez les informations de votre choix dans chaque champ de propriété.

 Remarque   Tous les champs de propriété marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires et vous devez les renseigner avant de pouvoir enregistrer votre document.

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Publisher

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Propriétés.
  2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de publication, dans l’onglet Résumé, renseignez les propriétés standard comme Titre et Auteur.

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Word

Utilisez le panneau Informations sur le document pour afficher ou modifier les propriétés du document.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document pour sélectionner la série de propriétés à modifier, par exemple Propriétés avancées.

 Remarque   Si votre organisation a personnalisé le panneau Informations sur le document ou si le document dont vous souhaitez modifier les propriétés est enregistré dans une bibliothèque de documents (bibliothèque de documents : dossier où une collection de fichiers est partagée et où les fichiers utilisent souvent le même modèle. Chaque fichier d’une bibliothèque est associé à des informations définies par l’utilisateur qui s’affichent dans la liste du contenu de celle-ci.) ou un serveur de gestion de documents, d’autres affichages de propriétés de document peuvent être disponibles.

  1. Dans le Panneau d’informations sur le document, entrez les informations de votre choix dans chaque champ de propriété.

 Remarque   Tous les champs de propriété marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires et vous devez les renseigner avant de pouvoir enregistrer votre document.

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Créer des propriétés personnalisées pour un document

Les propriétés personnalisées sont des propriétés que vous définissez pour un document Office. Vous pouvez leur affecter un texte, une heure, une valeur numérique ou les valeurs oui ou non. Vous pouvez faire un choix dans une liste de noms suggérés ou définir vos propres noms.

Quel programme utilisez-vous ?


Access

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Gérer, puis sur Propriétés de la base de données.
  2. Cliquez sur l’onglet Personnaliser.
  3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la propriété personnalisée ou sélectionnez un nom dans la liste.
  4. Dans la liste Type, sélectionnez le type de données pour la propriété à ajouter.
  5. Dans la zone Valeur, tapez une valeur pour la propriété. La valeur que vous tapez doit correspondre au type de propriété sélectionné dans la liste Type. Par exemple, si vous sélectionnez Nombre dans la liste Type, vous devez entrer un nombre dans la zone Valeur. Les valeurs qui ne correspondent pas au type de propriété spécifié sont stockées en tant que texte.
  6. Cliquez sur Ajouter.

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Excel

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document, puis cliquez sur Propriétés avancées.
  3. Dans la boîte de dialogue Propriétés du document, cliquez sur l’onglet Personnaliser.
  4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la propriété personnalisée ou sélectionnez un nom dans la liste.
  5. Dans la liste Type, sélectionnez le type de données pour la propriété à ajouter.
  6. Dans la zone Valeur, tapez une valeur pour la propriété. La valeur que vous tapez doit correspondre au type de propriété sélectionné dans la liste Type. Par exemple, si vous sélectionnez Nombre dans la liste Type, vous devez entrer un nombre dans la zone Valeur. Les valeurs qui ne correspondent pas au type de propriété spécifié sont stockées en tant que texte.
  7. Cliquez sur Ajouter.

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PowerPoint

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document, puis cliquez sur Propriétés avancées.
  3. Dans la boîte de dialogue Propriétés du document, cliquez sur l’onglet Personnaliser.
  4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la propriété personnalisée ou sélectionnez un nom dans la liste.
  5. Dans la liste Type, sélectionnez le type de données pour la propriété à ajouter.
  6. Dans la zone Valeur, tapez une valeur pour la propriété. La valeur que vous tapez doit correspondre au type de propriété sélectionné dans la liste Type. Par exemple, si vous sélectionnez Nombre dans la liste Type, vous devez entrer un nombre dans la zone Valeur. Les valeurs qui ne correspondent pas au type de propriété spécifié sont stockées en tant que texte.
  7. Cliquez sur Ajouter.

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Publisher

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Propriétés.
  2. Cliquez sur l’onglet Personnaliser.
  3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la propriété personnalisée ou sélectionnez un nom dans la liste.
  4. Dans la liste Type, sélectionnez le type de données pour la propriété à ajouter.
  5. Dans la zone Valeur, tapez une valeur pour la propriété. La valeur que vous tapez doit correspondre au type de propriété sélectionné dans la liste Type. Par exemple, si vous sélectionnez Nombre dans la liste Type, vous devez entrer un nombre dans la zone Valeur. Les valeurs qui ne correspondent pas au type de propriété spécifié sont stockées en tant que texte.
  6. Cliquez sur Ajouter.

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Word

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, puis sur Propriétés.
  2. Dans le panneau Informations sur le document, cliquez sur la flèche en regard de Propriétés du document, puis cliquez sur Propriétés avancées.
  3. Dans la boîte de dialogue Propriétés du document, cliquez sur l’onglet Personnaliser.
  4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la propriété personnalisée ou sélectionnez un nom dans la liste.
  5. Dans la liste Type, sélectionnez le type de données pour la propriété à ajouter.
  6. Dans la zone Valeur, tapez une valeur pour la propriété. La valeur que vous tapez doit correspondre au type de propriété sélectionné dans la liste Type. Par exemple, si vous sélectionnez Nombre dans la liste Type, vous devez entrer un nombre dans la zone Valeur. Les valeurs qui ne correspondent pas au type de propriété spécifié sont stockées en tant que texte.
  7. Cliquez sur Ajouter.

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S'applique à :
Access 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Word 2007