Prise en main de Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services 3.0 aide les entreprises, organismes, divisions et équipes à travailler de façon plus efficace en mettant en relation les individus et les informations. Pour commencer à vous en servir, vous n'avez pas besoin d'une expérience préalable de la conception de sites Web.

Cet article contient des informations et des liens d'aide, que vous soyez en train d'afficher une liste de contacts pour votre équipe ou de créer des sites. Vous pouvez trouver des informations supplémentaires dans l'Aide ou en naviguant sur le Web. Vous trouverez des informations et des ressources supplémentaires dans la section Voir aussi.



Listes, bibliothèques et sites

Une liste est une collection d'informations dans laquelle votre entreprise peut stocker, partager et gérer des informations. Par exemple, vous pouvez créer une feuille d'inscription à un événement, ou assurer le suivi des événements de l'équipe sur un calendrier. Vous pouvez également héberger des discussions dans un forum de discussion. Pour plus d'informations générales sur les listes, consultez Introduction aux listes.

Discussions dans un forum de discussion

Une bibliothèque est analogue à une liste, à cette différence près que la bibliothèque peut aussi stocker des fichiers, ainsi que des informations sur ces fichiers. Vous pouvez déterminer la façon dont les documents sont affichés, suivis, gérés et créés dans les bibliothèques. Pour plus d'informations générales sur les bibliothèques, reportez-vous à Introduction aux bibliothèques.

Les listes et les bibliothèques sont hébergées par des sites. Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles et sur lequel votre équipe peut collaborer à des projets, tenir des réunions et partager des informations. Ainsi, votre équipe peut disposer de son propre site pour y conserver ses plannings, ses fichiers et ses listes. Pour plus d'informations générales sur les sites, reportez-vous à Introduction aux sites, aux espaces de travail et aux pages

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Ajout de contenu

Vous pouvez ajouter des éléments à des listes et des fichiers à des bibliothèques à l'aide d'un navigateur Web. Vous pouvez également enregistrer des fichiers dans une bibliothèque à partir de certains programmes d'application clients, compatibles avec Windows SharePoint Services. Vous pouvez par exemple enregistrer un document Microsoft Office Word dans une bibliothèque d'un site SharePoint tout en travaillant dans Word.

Pour ajouter un élément à une liste ou un fichier à une bibliothèque, vous devez disposer de l'autorisation de contribuer à la liste ou à la bibliothèque. Pour plus d'informations sur l'utilisation des autorisations par votre entreprise et leurs différents niveaux, consultez votre propriétaire de site ou administrateur.

Les listes peuvent également bénéficier de fonctionnalités de messagerie, si le courrier entrant ou sortant est autorisé sur votre site. Vous pouvez configurer certaines listes telles que calendriers, annonces, blogs et forums de discussion pour qu'il soit possible de leur ajouter du contenu par envoi de courrier électronique. À l'inverse, d'autres listes telles que les tâches et les listes de suivi de problème peuvent être configurées pour envoyer du courrier électronique à des personnes à qui des éléments sont affectés.


Ajout de contenu à des sites par courrier électronique

Légende 1 Des documents, des discussions et d'autres types de contenu sont envoyés par courrier électronique.
Légende 2 Le contenu est ajouté aux listes et aux bibliothèques.

Lorsque vous ajoutez l'élément ou le fichier, tous ceux qui ont l'autorisation de lire la liste peuvent visualiser l'élément ou le fichier, à moins qu'il nécessite une approbation. Si c'est le cas, l'élément ou le fichier est stocké dans la liste ou la bibliothèque dans un état d'attente, jusqu'à ce que quelqu'un disposant de l'autorisation appropriée l'approuve. Si vous êtes déjà en train de consulter la liste ou la bibliothèque lorsqu'un élément ou un fichier est ajouté, vous devez actualiser l'affichage de votre navigateur pour voir le nouvel élément ou le nouveau fichier.

Outre celle d'ajouter du contenu à des listes et bibliothèques existantes, vous pouvez avoir l'autorisation de créer de nouvelles listes et bibliothèques. Dans ce cas, les modèles de listes et de bibliothèques vous facilitent la tâche. En fonction de votre niveau d'autorisation, il est également possible que vous puissiez créer et personnaliser des pages et des sites.

Vous trouverez des liens vers d'autres informations sur l'ajout de contenu dans les sites à la section Voir aussi.

Listes

Il existe différents types de listes, mais la procédure d'ajout d'éléments est similaire dans tous les cas, et il n'y a donc pas plusieurs méthodes à assimiler. Un élément d'une liste contient du texte dans plusieurs colonnes et dans certaines listes, des pièces jointes peuvent être associées à l'élément. Pour plus d'informations sur l'ajout d'éléments de liste, voir Ajouter, modifier ou supprimer un élément de liste.

Dans le cas de nombreux types de sites, des listes sont créées automatiquement à votre intention. Ces listes par défaut peuvent être variées, d'un forum de discussion à une liste de calendrier. Vous pouvez aussi créer des listes à partir de plusieurs modèles de liste, qui fournissent une structure et des réglages de départ qui vous font gagner du temps. Pour plus d'informations sur la création de listes, voir Créer une liste.

AfficherTypes de listes par défaut

Le type de liste utilisé dépend des types d'informations qui sont partagés :

  • Annonces    Utilisez une liste d'annonces pour partager des nouvelles ou des états et pour fournir des rappels. Les annonces prennent en charge les mises en forme améliorées avec des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.
  • Contacts    Utilisez une liste de contacts pour stocker des informations sur les personnes ou les groupes avec lesquels vous travaillez. Si vous utilisez un programme de gestion des messages ou des contacts compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos contacts à partir de votre site SharePoint dans ce programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour une liste de tous les fournisseurs de votre société à partir d' Office Outlook 2007. Une liste de contacts ne gère pas réellement les membres de votre site, mais peut être utilisée pour stocker et partager des contacts pour votre société, par exemple une liste de fournisseurs externes.
  • Forums de discussion    Utilisez un forum de discussion pour fournir un endroit centralisé pour enregistrer et stocker les discussions d'équipe identique au format des groupes de discussion. Si votre administrateur a autorisé les listes de votre site à recevoir des courriers électroniques, les forums de discussion peuvent stocker les discussions par courrier électronique de la plupart des programmes de messagerie. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion pour la sortie d'un nouveau produit. Si vous utilisez un programme de messagerie compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre forum de discussion tout en travaillant dans l'autre programme.
  • Liens    Utilisez une liste de liens comme emplacement centralisé pour les liens vers le Web, l'intranet de votre société et d'autres ressources. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites Web de vos clients.
  • Calendrier    Utilisez un calendrier pour tous les événements de votre équipe ou pour des situations particulières, telles que les vacances de votre société. Un calendrier fournit des affichages visuels, tels qu'un calendrier mural ou de bureau, des événements de votre équipe, notamment les réunions, les événements sociaux et les événements d'une journée entière. Vous pouvez également suivre les dates importantes pour votre équipe, telles que les échéances ou les dates de sortie d'un produit, qui ne sont pas liées à un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de calendrier compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre calendrier à partir de votre site SharePoint tout en travaillant dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez comparer et mettre à jour votre calendrier sur le site SharePoint avec les dates de votre calendrier Office Outlook 2007 en affichant les deux calendriers côte à côte ou l'un sur l'autre dans Office Outlook 2007.
  • Tâches    Utilisez une liste des tâches pour suivre les informations des projets et autres événements pour votre groupe. Vous pouvez assigner des tâches aux personnes, ainsi que suivre l'état et le pourcentage d'avancement des tâches vers leur réalisation. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches à partir de votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste des tâches pour le budget de votre société, puis l'afficher et la mettre à jour dans Office Outlook 2007 en même temps que d'autres tâches.
  • Tâches de projet    Pour stocker des informations identiques à une liste des tâches, mais fournir un affichage visuel ou Gantt avec des barres de progression, utilisez une liste de tâches de projet. Vous pouvez suivre l'état et le pourcentage d'avancement d'une tâche vers sa réalisation. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour les tâches de votre projet à partir de votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste des tâches sur votre site SharePoint pour identifier et assigner le travail afin de créer un manuel de formation. Puis, vous pouvez suivre la progression à partir Office Outlook 2007.
  • Suivi des problèmes    Utilisez une liste de suivi des problèmes pour stocker les informations relatives à des problèmes spécifiques, tels que des problèmes de support, et suivre la progression. Vous pouvez assigner des problèmes, les classer et les relier. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes pour gérer les problèmes du service client et les solutions. Vous pouvez également commenter les problèmes chaque fois que vous les modifier, ce qui crée un historique sans modifier la description d'origine du problème. Par exemple, un conseiller du service clientèle peut enregistrer chaque étape effectuée pour résoudre un problème, ainsi que les résultats.
  • Enquête    Pour collecter et compiler des commentaires, par exemple une enquête de satisfaction des employés ou un quiz, utilisez une enquête. Vous pouvez concevoir vos questions et les réponses de différentes façons et afficher une vue d'ensemble des commentaires. Si vous disposez d'un tableur ou d'un programme de base de données compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0, vous pouvez exporter vos résultats pour une analyse plus approfondie.
  • Personnalisée    Bien que vous puissiez personnaliser n'importe quelle liste, vous pouvez commencer par une liste personnalisée, et personnaliser uniquement les paramètres que vous spécifiez. Vous pouvez également créer une liste basée sur une feuille de calcul, si vous disposez d'un tableur compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0 et Windows Internet Explorer et Microsoft Windows. Par exemple, vous pouvez importer une liste à partir d' Microsoft Office Excel 2007 que vous avez créée pour stocker et gérer les contrats de vos fournisseurs.

Bibliothèques

Une bibliothèque est un emplacement du site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres de l'équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d'informations importantes sur les fichiers qui aident les membres de l'équipe à utiliser les fichiers afin de travailler ensemble.

Vous pouvez ajouter un fichier à une bibliothèque en le téléchargeant à partir de votre navigateur Web. Une fois que vous avez ajouté un fichier à la bibliothèque, d'autres personnes autorisées à voir ces bibliothèques peuvent visualiser le fichier. Si vous êtes déjà en train d'afficher la bibliothèque lorsqu'un fichier est ajouté, vous pouvez avoir besoin d'actualiser le navigateur pour voir le nouveau fichier.

Si vous utilisez un programme compatible avec Windows SharePoint Services, vous pouvez également créer un fichier fondé sur un modèle tout en travaillant dans la bibliothèque. Vous pouvez aussi enregistrer un fichier dans la bibliothèque depuis un autre programme. Pour plus d'informations sur l'ajout de fichiers à des bibliothèques, voir Ajouter un ou plusieurs fichiers à une bibliothèque.

Une bibliothèque par défaut, nommée Documents partagés, est créée automatiquement lorsque vous créez de nombreux types de sites. Documents partagés est une bibliothèque de documents dans laquelle vous pouvez stocker différents types de fichiers. Si vous avez l'autorisation de gérer des listes, vous pouvez créer d'autres bibliothèques, par exemple une bibliothèque d'images. Pour plus d'informations sur la création de bibliothèques, voir Créer une bibliothèque.

AfficherTypes de bibliothèques

Le type de bibliothèque utilisé dépend des types de fichiers qui sont partagés :

  • Bibliothèque de documents     Pour de nombreux types de fichiers, notamment des documents et des feuilles de calcul, utilisez une bibliothèque de documents. Vous pouvez stocker d'autres types de fichiers dans une bibliothèque de documents, même si certains sont bloqués pour des raisons de sécurité. Lorsque vous travaillez avec des programmes compatibles avec Windows SharePoint Services, vous pouvez créer ces fichiers à partir de la bibliothèque. Par exemple, votre équipe marketing peut constituer sa propre bibliothèque regroupant les plannings, les nouvelles versions et les publications.
  • Bibliothèque d'images     Pour partager une collection de photos numériques ou de graphiques, utilisez une bibliothèque d'images. Bien que les images puissent être stockées dans d'autres types de bibliothèques SharePoint, les bibliothèques d'images présentent différents avantages. Elles permettent par exemple de visualiser des images sous forme de diaporama, de télécharger des images sur votre ordinateur et de modifier des images avec des programmes graphiques compatibles avec Windows SharePoint Services. Envisagez de créer une bibliothèque d'images si votre équipe réutilise de nombreux graphiques, comme des logos ou des images d'entreprise, ou si vous souhaitez stocker des photos d'événements ou de lancements de produits.
  • Bibliothèque de pages Wiki     Pour créer une collection de pages Wiki connectées, utilisez une bibliothèque de pages Wiki. Une page Wiki permet à plusieurs personnes de rassembler des informations courantes dans un format facile à créer et à modifier. Vous pouvez ajouter à votre bibliothèque des pages Wiki contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et des liens externes. Par exemple, si votre équipe crée un site Wiki pour un projet, celui-ci peut stocker des trucs et astuces dans une série de pages connectées les unes aux autres.
  • Bibliothèque de formulaires     Pour gérer un groupe de formulaires XML, utilisez une bibliothèque de formulaires. Par exemple, votre organisation peut souhaiter utiliser une bibliothèque de formulaires pour les états des dépenses. Une bibliothèque de formulaires requiert un éditeur XML ou un programme de conception XML compatible avec Windows SharePoint Services, comme Microsoft Office InfoPath.

Sites et pages

A site peut être d'usage général, par exemple pour accueillir des programmes, des instructions, des fichiers et d'autres informations diverses que votre équipe consulte fréquemment. Un site peut aussi servir un objet plus spécifique, par exemple assurer l'organisation et le suivi d'une réunion, ou héberger un blog sur lequel un membre de votre équipe publie régulièrement informations et idées.

Blog

§§§Votre organisation peut utiliser des pages, des sous-sites (sous-site : site Web complet, stocké dans un sous-répertoire nommé du site Web de niveau supérieur. Chaque sous-site peut disposer d’autorisations d’administration, d’opérations d’auteur et de navigation indépendantes du site Web de niveau supérieur ou des autres sous-sites.) et des sites de niveau supérieur (site de niveau supérieur : site Web situé en haut de la hiérarchie dans une collection de sites, à partir duquel vous pouvez gérer les fonctionnalités de la collection de sites. Un site de niveau supérieur peut avoir plusieurs sous-sites.) afin de répartir vos contenus sur plusieurs sites distincts et de taille raisonnable. Ainsi, chaque service de votre entreprise ou de votre organisme peut disposer de son propre site.

Vous pouvez ajouter du contenu à des sites en y créant des listes et des bibliothèques. Si vous possédez l'autorisation adéquate, vous pouvez également ajouter des pages à votre site. Vous pouvez également envisager d'y ajouter des pages de composants WebPart (page de composants WebPart : type spécial de page Web contenant un ou plusieurs composants WebPart. Une page de composants WebPart consolide des données, telles que des listes ou des graphiques, et du contenu Web, tel que du texte et des images, en un portail d’informations dynamique créé autour d’une tâche commune.) qui vous permettent d'utiliser des composants WebPart pour ajouter rapidement du contenu dynamique. Un composant WebPart est une unité d'informations modulaire qui crée les blocs de construction de base d'une page de composants WebPart. Vous pouvez ajouter des composants WebPart à des zones de composants WebPart dans une page de composants WebPart, puis personnaliser les composants WebPart individuels pour créer une page unique pour les utilisateurs de votre site.

Si vous devez créer de nouveaux sites, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de modèles de site pour vous gagner du temps. Votre capacité à créer de tels sites ou des sous-sites dépend de la façon dont votre entreprise a configuré ses sites et les autorisation de création Pour plus d'informations sur la manière dont votre entreprise gère les autorisations sur les sites, contactez votre propriétaire de site ou administrateur. Pour plus d'informations sur la création de sites, voir Créer un site.

AfficherTypes de modèles de site par défaut

  • Site d'équipe     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site que les équipes peuvent utiliser pour créer, organiser et partager des informations. Ce modèle comprend une bibliothèque de documents et des listes de base, telles que Annonces, Calendrier, Contacts et Liens.
  • Site vide     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site avec une page d'accueil vide que vous allez personnaliser. Vous pouvez utiliser un programme de conception Web compatible avec Windows SharePoint Services, tel que Microsoft Office SharePoint Designer 2007, pour ajouter des listes interactives et d'autres fonctionnalités.
  • Site d'espace de travail du document     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site qui aide les membres de l'équipe à collaborer sur des documents. Ce modèle fournit une bibliothèque de documents pour stocker le document principal et les fichiers de prise en charge, une liste Tâches pour attribuer des tâches et une liste Liens pour les ressources associées au document.
  • Site Wiki     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site sur lequel les utilisateurs peuvent rapidement et facilement ajouter, modifier et lier des pages Web.
  • Site Blog     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site sur lequel les utilisateurs peuvent publier des informations et autoriser d'autres utilisateurs à les commenter.
  • Site Espace de travail de réunion de base     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site qui vous aide à planifier, organiser et effectuer le suivi de vos réunions avec le reste de l'équipe. Ce modèle comprend les listes suivantes : Objectifs, Participants, Ordre du jour et Bibliothèque de documents.
  • Site Espace de travail de réunion vide     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site Espace de travail de réunion vide que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins.
  • Site Espace de travail de réunion pour la prise de décision     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site pour revoir des documents et enregistrer les décisions prises lors de réunions. Ce modèle comprend les listes suivantes : Objectifs, Participants, Ordre du jour, Bibliothèque de documents, Tâches et Décisions.
  • Site Espace de travail de réunion informelle     Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site qui vous aide à planifier et coordonner des événements informels. Ce modèle comprend les listes suivantes : Participants, Explications, Éléments à prévoir, Discussions et Bibliothèque d'images.
  • Site Espace de travail de réunion multipage     Sélectionnez ce modèle de document lorsque vous souhaitez créer un site qui fournit tous les éléments fondamentaux pour planifier, organiser et effectuer le suivi de vos réunions sur plusieurs pages. Ce modèle contient les listes suivantes : Objectifs, Participants et Ordre du jour, ainsi que deux pages vide à personnaliser selon vos besoins.

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Gestion et utilisation de contenu

Pour rendre votre équipe plus productive, il existe plusieurs manières de gérer et d'étendre le contenu des listes, des bibliothèques et des sites. Certaines fonctionnalités aident à la recherche et à l'exploitation efficaces d'informations. D'autres fonctionnalités permettent de gérer l'accès aux informations.

Organisation des listes

Il existe de nombreuses manières d'organiser des listes afin que votre équipe puisse s'en servir de façon efficace. Par exemple, vous pouvez notamment utiliser des affichages particuliers, adapté à la nature du service dans lequel vous travaillez, pour permettre d'afficher les tâches les plus urgentes ou toutes les tâches affectées à une personne en particulier. Vous pouvez également ajouter des dossiers à vos listes.

Certaines fonctionnalités aident votre équipe à créer et à gérer efficacement des éléments de liste dans plusieurs listes. Vous pouvez, par exemple, créer une colonne d'information sur les éléments de la liste et réutiliser cette colonne dans vos autres listes. Pour plus d'informations sur l'organisation et l'utilisation efficaces de listes, voir Organiser des éléments dans une liste.

Organisation des bibliothèques

Vous allez organiser vos fichiers dans une bibliothèque en fonction des besoins de votre groupe, et de la façon dont vous voulez stocker et rechercher vos informations. Un peu de planification vous aidera à organiser la structure la mieux adaptée à votre organisation.

Par exemple, si vous voulez qu'un fichier soit disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez aisément le copier dans d'autres bibliothèques de votre site. Vous pouvez demander à ce que la mise à jour de la copie vous soit proposée lorsque le fichier original est modifié.

Pour gérer toutes ces informations, vous pouvez vous servir des mêmes fonctionnalités que celles utilisées pour les listes, notamment les affichages et les dossiers. Pour plus d'informations sur l'organisation et l'utilisation de fichiers dans des bibliothèques, voir Organiser des fichiers dans une bibliothèque.

Utiliser les fonctionnalités d'accessibilité

Les sites sont conçus de telle sorte que les listes, les bibliothèques et les autres fonctionnalités soient totalement accessibles en n'utilisant que les raccourcis clavier. Le mode le plus accessible permet aux utilisateurs de technologies accessibles d'interagir plus facilement avec les menus et les différents contrôles. Les liens Passer au contenu principal permettent aux utilisateurs du clavier de passer les liens de navigation répétitifs afin d'accéder au contenu plus significatif d'une page.

Le marquage des titres est conçu pour mieux définir la structure et améliorer la navigation pour les personnes qui utilisent des lecteurs. Les images téléchargées sur le site permettent de définir un texte de remplacement. Par exemple, vous pouvez affecter un texte de remplacement personnalisé à l'image qui s'affiche dans la page d'accueil du composant WebPart de l'image du site ou à une image que vous ajoutez à une bibliothèque d'images. Pour visualiser des sites, les options de contraste important dans Microsoft Windows fonctionnent correctement pour les utilisateurs ayant une vue basse.

Pour plus d'informations sur la navigation dans les sites et l'utilisation du mode le plus accessible, voir Fonctionnalités d'accessibilité.

Suivi des versions

Une liste ou une bibliothèque peut être configurée pour assurer un suivi de versions, de façon à pouvoir restaurer une version précédente de la liste ou de la bibliothèque en cas d'erreur ou à pouvoir consulter un historique de ses modifications. Lorsque le suivi des versions est activé, les modifications d'un élément ou d'un fichier et de leurs propriétés sont mémorisées. Vous pouvez ainsi mieux suivre et gérer le contenu, ou en restaurer une version antérieure, si vous faites une erreur dans la version la plus récente. Le suivi des versions est particulièrement indiqué lorsque plusieurs personnes collaborent à un projet ou lorsqu'un travail passe par plusieurs étapes de développement et de révision.


Numérotation des versions en bibliothèque

Légende 1 Le numéro principal de la version publiée est mis en valeur, il s'agit d'un nombre entier.
Légende 2 Une nouvelle version est créée lorsque des propriétés ou des métadonnées sont modifiées.
Légende 3 La première version d'un fichier est toujours le numéro mineur de version 0.1.

Le suivi des versions est disponible pour tous les éléments des listes relevant d'un type par défaut (calendriers, listes de suivi des problèmes et listes personnalisées) et pour tous les types de fichiers pouvant être stockés dans une bibliothèque, y compris les pages de composants WebPart. Pour plus d'informations sur le suivi des versions, voir Présentation du contrôle de version.

Gestion des flux de travail

Les « flux de travail », ou processus, ou workflows, aident les individus à collaborer pour produire des documents et à gérer des projets et les tâches correspondantes en appliquant des processus métiers spécifiques aux documents et aux autres éléments d'un site SharePoint. Les flux de travail formalisés aident l'entreprise à suivre des processus métiers cohérents. Les flux de travail améliorent également l'efficacité organisationnelle et la productivité en permettant un suivi des tâches et des étapes définies pour un processus métier donné. Les individus effectuant ces tâches peuvent ainsi se consacrer à leur travail plutôt qu'à en gérer le processus.

Les flux de travail permettent de maîtriser le coût et le temps requis pour coordonner des processus métiers classiques comme l'approbation d'un projet ou la révision d'un document, en gérant et en suivant les tâches composant le processus. L'entreprise peut, par exemple, créer et déployer un flux de travail personnalisé pour gérer le processus d'approbation des versions préliminaires des documents d'une bibliothèque. Pour plus d'informations sur la création et la gestion de flux de travail, voir Introduction aux flux de travail.

Utilisation des différents types de contenus

Votre liste ou votre bibliothèque peut prendre en charge différents types de contenus. La catégorisation en types des contenus permet aux entreprises et organismes d'organiser, de gérer et de traiter de gros volumes d'informations de façon plus efficace. Si votre liste ou votre bibliothèque est configurée pour autoriser plusieurs types de contenus, vous pouvez ajouter des types de contenus à partir d'une liste d'options disponibles constituant les types de contenus fréquemment utilisés dans votre environnement, par exemple Présentations marketing ou Contrats.

Une fois que vous avez ajouté un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque, cette liste ou bibliothèque peut contenir des éléments de ce type. Les utilisateurs peuvent alors utiliser le menu Nouveau dans cette liste ou bibliothèque pour créer des éléments de ce type.

L'un des grands avantages de cette organisation par types, c'est qu'elle permet à une seule liste ou bibliothèque de contenir plusieurs types d'éléments ou de documents, chacun avec ses éventuels métadonnées, politiques ou comportements propres. Pour plus d'informations sur l'utilisation des types de contenu, voir Présentation des types de contenu.

Navigation dans les contenus

Des commandes de navigation permettent aux utilisateurs de consulter les contenus dont ils ont besoin. La barre de liens supérieure et la barre Lancement rapide sont deux commandes de navigation que vous pouvez personnaliser.

À l'aide des pages de paramètres de chaque liste ou bibliothèque, vous pouvez choisir les listes et les bibliothèques qui doivent apparaître dans Lancement rapide. Vous pouvez également changer l'ordre des liens, ajouter ou supprimer des liens, ajouter ou supprimer des sections dans lesquelles les liens sont organisés. Par exemple, si la section Liste comporte trop de listes, vous pouvez ajouter une nouvelle section pour les listes de tâches, dans laquelle vous pouvez inclure des liens vers les listes de tâches. Vous pouvez effectuer toutes ces modifications dans le lancement rapide à partir d'un navigateur compatible avec Windows SharePoint Services 3.0. Vous pouvez même ajouter des liens vers des pages en dehors du site.

Lancement rapide

La barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d'accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d'onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Lorsque vous créez un site, vous pouvez choisir d'inclure ou non ce site dans la barre de liens supérieure de son site parent et d'utiliser ou non la barre de liens supérieure du site parent.

Barre de liens supérieure

Si votre site utilise une barre de liens supérieure spécifique, vous pouvez personnaliser les liens qui apparaissent dans celle-ci. Tous les sites créés dans le site parent peut également être affiché dans la barre de liens supérieure, à condition que les sites soient configurés pour hériter de la barre de liens supérieure du site parent. Vous pouvez également inclure des liens vers d'autres sites en dehors de votre collection de sites. Pour plus d'informations sur la personnalisation de la navigation, voir Personnaliser la navigation du site.

Bénéficier de mises à jour en cas de modifications

RSS constitue un moyen pratique de distribution et de réception d'informations sous forme standard, ainsi que de mises à jour de listes ou de bibliothèques. Le format de fichier normalisé XML permet l'exploitation des informations depuis de nombreux programmes divers. L'abonnement aux listes et bibliothèques peut également mettre en œuvre des alertes, de sorte que vous soyez prévenu de toute modification.

Une équipe de travail peut utiliser le fil de ces alertes pour personnaliser le contenu publié à l'intention des collaborateurs qui sont abonnés à leurs fils et pour proposer des liens pointant vers leurs sites Web. Les fils RSS permettent de suivre aisément l'avancement du travail et les mises à jour du projet. Plutôt que d'avoir à parcourir plusieurs sites Web des membres de l'équipe, vous recevez automatiquement les dernières nouveautés et mises à jour de ces sites.

Gestion des accès au contenu

Un propriétaire ou administrateur de site peut accorder des autorisations de divers niveaux aux utilisateurs et aux groupes SharePoint, qui contiennent des utilisateurs. Ces autorisations peuvent s'appliquer à un site, à des listes et bibliothèques d'un site, ou à des éléments de listes et de bibliothèques.

Vous pouvez accorder différents niveaux d'autorisation selon les objets, qui peuvent être un site, une liste, une bibliothèque, un dossier de liste ou de bibliothèque, un élément de liste ou un document. Pour plus d'informations, voir À propos du contrôle d'accès aux sites et au contenu des sites.

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S'applique à :
Windows SharePoint Services 3.0