Règles de la boîte de réception dans Outlook Web App

Cette rubrique vous explique comment utiliser les Règles de la boîte de réception pour effectuer automatiquement certaines actions sur les messages entrants en fonction de critères que vous sélectionnez. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour que tout le courrier électronique envoyé à un groupe dont vous êtes membre soit automatiquement déplacé vers un dossier spécifique.

Si vous souhaitez créer et gérer des règles de boîte de réception dans le programme de bureau Outlook, voir Gérer les messages électroniques à l’aide de règles.

Pour gérer les règles, cliquez sur l’icône d’engrenage icône d’engrenage > Options > Organiser le courrier électronique > Règles de la boîte de réception.

Comment gérer les règles de la boîte de réception ?


L’onglet Règles de la boîte de réception

L’onglet Règles de la boîte de réception vous offre une vue d’ensemble de toutes les règles définies sur votre boîte de réception. À partir de cet onglet, vous pouvez vérifier ce que fait une règle, créer, activer, désactiver ou modifier des règles ou supprimer des règles dont vous n’avez plus besoin.

Règles de la boîte de réception

  1. Paramètres utilisés pour gérer les règles de boîte de réception.
  2. Les règles sont traitées dans l’ordre indiqué.
  3. Le volet d’informations présente un résumé des critères et actions pour la règle sélectionnée.
Élément Description
nouveau nouvelle Utilisez cette option pour créer une nouvelle règle de la boîte de réception.
modifier modifier Sélectionnez une règle, puis cliquez sur cette option pour afficher ou modifier les détails de la règle.
corbeille supprimer Sélectionnez une règle, puis cliquez sur cette option pour la supprimer.
monter monter Utilisez cette option pour déplacer la règle vers le haut de la liste. Les règles sont traitées du haut vers le bas.
descendre descendre Utilisez cette option pour déplacer la règle vers le bas de la liste.
actualiser actualiser Utilisez cette option pour actualiser la liste de règles.

Activer

Cochez la case en regard d’une règle pour activer la règle ou désactivez-la pour désactiver la règle.

Règle

Nom de la règle.

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Comment créer une règle ?

Pour créer une règle vierge à l’aide de l’onglet Règles de la boîte de réception, choisissez l’option nouveau nouvelle.

La fenêtre de la nouvelle règle a trois sections :

Section Description
Lorsque le message arrive et :

Utilisez cette zone pour sélectionner des critères pour votre règle. Cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher et sélectionner les critères que vous souhaitez utiliser.

Si les critères ont des options supplémentaires, entrez-les dans la fenêtre qui s’affiche.

Procédez comme suit : Utilisez cette zone pour sélectionner l’action à exécuter lorsqu’un message répondant aux critères sélectionnés arrive.
Autres options

Utilisez les options supplémentaires pour :

  • ajouter d’autres conditions ou d’autres actions à une règle ;
  • ajouter des exceptions à une règle en sélectionnant Ajouter une exception ;
  • activer ou désactiver l’option qui permet d’interrompre le traitement pour que les règles suivantes ne soient pas appliquées. Par défaut, cette option est activée. Si cette option est activée, lorsqu’un message est reçu et qu’il répond aux critères de plusieurs règles, seule la première règle sera appliquée. Si l’option est désactivée, toutes les règles pour lesquelles le message répond aux critères définis sont appliquées.

Par exemple, lorsque l’option Arrêter de traiter plus de règles est désactivée, si une règle déplace tous les messages envoyés à un groupe public vers un dossier particulier et qu’une autre règle déplace tous les éléments émanant de votre supérieur hiérarchique vers un autre dossier, lorsque votre supérieur hiérarchique envoie un message à ce groupe, vous obtenez une copie du message dans les deux dossiers. Si vous souhaitez que seule la règle qui déplace les messages en provenance de votre supérieur hiérarchique soit appliquée, placez cette règle dans la liste au-dessus de celle qui déplace les messages envoyés au groupe, puis dans la première règle, ajoutez l’option empêchant le traitement de règles supplémentaires ;

  • créer un nom personnalisé pour une règle.

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Comment modifier une règle ?

Pour modifier une règle, sélectionnez-la, puis choisissez l’option modifier modifier pour ouvrir la règle afin de modifier les conditions ou les actions de cette règle.

Comment supprimer une règle ?

Si vous n’avez plus besoin d’une règle, vous pouvez la sélectionner et cliquer sur l’option corbeille supprimer pour la supprimer. Si vous souhaitez simplement la désactiver temporairement, désactivez la case à cocher en regard de la règle.

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Que dois-je savoir également ?

  • Lorsque vous créez une règle dans Outlook Web App, un avertissement peut s’afficher, indiquant que certaines règles qui ont été créées dans Outlook et sont actuellement désactivées seront supprimées. Avant de supprimer ces règles, vous souhaiterez peut-être vous connecter à votre compte via Outlook et vérifier si vous souhaitez les conserver. Activez toutes les règles que vous souhaitez conserver.
  • Les règles sont exécutées du haut vers le bas, dans l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la fenêtre Règles. Pour modifier l’ordre des règles, cliquez sur la règle à déplacer, puis sur la flèche monter Haut ou descendre Bas pour déplacer la règle jusqu’à la position de votre choix dans la liste.
  • Certains types de messages ne déclenchent pas de règles de boîte de réception, notamment :
    • les notifications d’état de remise, qui incluent les notifications d’échec de remise et les messages système ;
    • les confirmations de lecture et les accusés de réception qui sont générés par un client de messagerie ;
    • certains messages de réponse automatique (notification d’absence du bureau).
  • Vous n’avez pas à utiliser l’onglet Règles de la boîte de réception pour créer une règle. Vous pouvez également créer directement des règles à partir des messages. Pour créer directement une règle à partir d’un message :
    • Cliquez avec le bouton droit sur le message dans le volet de la liste de messages, puis cliquez sur Créer une règle.
    • Ou bien, lorsque vous affichez le message dans le volet de lecture, sélectionnez le menu étendu menu étendu, puis choisissez Créer une règle dans le menu.
  • Chaque règle que vous créez occupera un espace dans une section cachée de votre boîte aux lettres. Cette section est limitée à 64 Ko. La quantité d’espace réelle qu’une règle utilise dépend de plusieurs facteurs, tels que la longueur du nom de la règle et le nombre de conditions que vous avez appliquées. Lorsque vous atteignez la limite de 64 Ko, vous recevez un avertissement indiquant que vous ne pouvez plus créer de règles. Vous devrez alors supprimer ou simplifier certaines de vos règles existantes avant de pouvoir en créer d’autres. Vous pouvez réduire l’espace utilisé par les règles des façons suivantes :
    • supprimez les règles dont vous n’avez plus besoin ;
    • raccourcissez le nom de vos règles ;
    • combinez une ou plusieurs règles qui font la même chose ;
    • supprimez des critères de règles.
  • Lorsque vous créez une règle de transfert, vous pouvez ajouter plusieurs adresses vers lesquelles effectuer le transfert. Le nombre d’adresses vers lesquelles le transfert sera effectué peut être limité, selon les paramètres de votre compte. Si vous ajoutez plusieurs adresses qui sont autorisées, votre règle de transfert ne fonctionnera pas. Si vous créez une règle de transfert avec plusieurs adresses, essayez-la pour vous assurer qu’elle fonctionne.

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S'applique à :
Outlook Web App, Outlook Web App pour Office 365 Entreprise, Outlook Web App pour Office 365 Petite Entreprise Premium