Vue d’ensemble : effectuer le suivi de votre temps et de l’avancement de vos tâches

Project Web App vous permet de suivre facilement le temps passé sur les tâches d’un projet, et l’avancement de ces tâches jusqu’à ce qu’elles soient terminées. Vous pouvez également entrer le temps passé sur des tâches d’administration, par exemple les vacances, les voyages, les formations et les congés maladie. Selon la façon dont Project Web App est configuré pour votre organisation, vous pouvez entrer les heures passées et l’avancement des tâches dans le même affichage ou dans des affichages différents.

Que voulez-vous faire ?


Différences entre les heures et l’avancement des tâches

Tout d’abord, mettons nous d’accord sur les différences entre les heures et l’avancement des tâches. Les heures correspondent aux heures réelles passées à travailler sur une tâche spécifique. C’est ce que vous remplissez dans une feuille de temps pour capturer le nombre d’heures passées à effectuer différents travaux pendant une semaine de travail. L’avancement sur les tâches est un terme générique pour le pourcentage achevé et le travail restant. L’envoi de l’avancement sur les tâches permet de capturer une description plus générale de ce qui a été fait et de ce qu’il reste à faire pour terminer la tâche.

Prenons un exemple pour bien comprendre les différences entre ces deux méthodes de mise à jour des tâches. Une tâche d’une durée de 5 jours (ou 40 heures) vous est assignée. Vous passez 8 heures sur la tâche lundi, 4 heures mardi et 8 heures mercredi, pour un total de 20 heures. Il s’agit des informations que vous entrez dans la feuille de temps. Cependant, du point de vue de l’avancement de la tâche, même si vous avez passé 20 heures sur 40 sur la tâche, vous pouvez estimer qu’elle n’est pas achevée à 50 %. Vous pouvez estimer que vous êtes en avance, et qu’elle est achevée à 60 %, ou en retard, et qu’elle est achevée à 35 %. Quand vous communiquez le pourcentage estimé d’achèvement, il s’agit de l’avancement de votre tâche. Le nombre estimé restant d’heures à passer sur la tâche est également considéré comme l’avancement sur la tâche.

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Avantages de l’utilisation d’un mode d’entrée unique

Les administrateurs de site peuvent configurer Project Web App pour que les membres de l’équipe puissent entrer et envoyer leurs heures et avancement sur les tâches en utilisant deux affichages, ou un mode d’entrée unique, dans lequel le travail réel est capturé dans un affichage, et envoyé au plan de projet des tâches (sous la forme d’avancement des tâches) et à la feuille de temps.

Avec un mode d’entrée unique, la saisie des heures et de l’avancement des tâches n’est pas effectuée séparément. Quand vous utilisez des affichages séparés pour entrer les heures et l’avancement des tâches, vous devez effectuer l’une des opérations suivantes :

  • Entrer les heures passées sur une tâche dans les affichages Feuille de temps et Tâches.
  • Importer les heures passées sur une tâche de l’affichage Feuille de temps dans l’affichage Tâches.
  • Importer les heures passées sur une tâche de l’affichage Tâches dans l’affichage Feuille de temps.

Certaines organisations exigent cette séparation, mais la méthode la plus rentable pour entrer les heures consiste à utiliser un mode d’entrée unique. Quand ce mode est activé, vous n’entrez votre travail réel que dans un seul affichage, et ce travail est envoyé à la fois au plan de projet des tâches et à la feuille de temps.

 Remarque    Quand vous utilisez un mode d’entrée unique, l’avancement sur les tâches est entré en tant que travail réel, et non en tant que pourcentage achevé. Si cela ne vous convient pas, discutez avec l’administrateur de votre site de l’utilisation du mode d’entrée unique.

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Configurer le rapport des heures et des tâches

Il y a plusieurs choses que l’administrateur du site devra configurer dans Project Web App pour que les membres d’une équipe puissent commencer à effectuer le rapport de leurs heures et de l’avancement des tâches.

Tâche Description
Configurer les périodes de rapport des heures Les périodes de rapport des heures sont utilisées à la fois dans les pages Tâches et Feuille de temps, et elles doivent être configurées avant que l’une ou l’autre des pages puisse être utilisée.
Configurer les classifications des lignes Les classifications des lignes de feuille de temps permettent de fournir des détails sur les tâches de projet. Par exemple, vous pouvez avoir des classifications d’heures supplémentaires qui incluent Temps des vacances, Temps en double, etc.
Configurer les paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps Les feuilles de temps peuvent être configurées de plusieurs façons qui appliquent des règles métier à la façon dont les utilisateurs sont autorisés à effectuer le suivi du temps. C’est à cet endroit que vous pouvez activer le mode d’entrée unique, qui est nouveau dans cette version de Project Web App.
Configurer des catégories de temps hors projet Par défaut, Project Web App fournit trois catégories de temps hors projet : les congés maladie, les vacances et les activités hors projet. Votre organisation peut présenter des catégories spécifiques répondant à vos besoins.
Configurer les paramètres de tâche et l’affichage Les mises à jour de l’avancement des tâches peuvent être configurées de plusieurs façons pour répondre aux besoins de l’organisation.

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Entrer et soumettre des heures et l’avancement des tâches

Lorsque les membres d’une équipe travaillent à des tâches, ils peuvent entrer le temps passé sur ces tâches au moyen d’une feuille de temps et entrer l’avancement par rapport à l’achèvement des tâches dans le même affichage que la feuille de temps (appelé « mode d’entrée unique »), ou dans un mode séparé, selon la manière dont l’administrateur de site a défini Project Web App .

Tâche Description
Enregistrer du travail sur votre feuille de temps Pour commencer à entrer le temps passé sur des tâches, créez votre feuille de temps.
Signaler l’état de vos tâches Vous pouvez signaler l’état d’avancement de vos tâches dans le même affichage que votre feuille de temps, ou dans un autre affichage que votre feuille de temps.
Ajouter ou supprimer une tâche dans une feuille de temps (ligne) Si une tâche sur laquelle vous avez travaillé pendant une période de temps n’apparaît pas dans votre feuille de temps, vous pouvez l’ajouter en tant que ligne séparée.
Ajouter une tâche à l’état des tâches Si une tâche sur laquelle vous avez travaillé pendant une période de temps n’apparaît pas pour signaler l’avancement des tâches, vous pouvez ajouter cette tâche dans votre état.

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Approuver ou rejeter des heures et l’avancement des tâches

Une fois qu’un membre d’équipe envoie une feuille de temps ou un avancement de tâche, l’étape suivante consiste pour le ou les approbateurs à passer en revue ce qui a été soumis, puis à l’approuver ou le rejeter.

Tâche Description
Approuver ou rejeter des feuilles de temps entières Si un approbateur a plusieurs feuilles de temps en attente d’approbation, il pourra trouver plus efficace d’approuver ou de rejeter les feuilles de temps entières, plutôt que de passer en revue chaque ligne de la feuille de temps.
Approuver des tâches ou des lignes de feuille de temps Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter des mises à jour d’avancement des tâches ou des lignes de feuille de temps.

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S'applique à :
Project Web App pour Project Online, Project Web App pour Project Server 2013