Le suivi des personnes, des ordinateurs, des imprimantes et du mobilier pour les déménagements de bureau et les réorganisations peut s'avérer aussi simple que le déplacement de formes Visio sur une page de dessin. À l'aide d'un plan d'aménagement d'espace qui reflète les espaces physiques gérés, vous pouvez :

• remplir des bureaux avec des personnes et des équipements —éléments— en important des informations d'une feuille de calcul ou d'un base de données.
• réaffecter les éléments à de nouveaux bureaux en faisant glisser les formes d'un espace à l'autre.
• associer des éléments non associés à des espaces.
• mettre à jour automatiquement le plan d'aménagement d'espace lors de la modification des informations de la feuille de calcul ou de la base de données.

Le suivi des éléments à l'aide d'un plan d'aménagement d'espace Visio implique les tâches suivantes :

• Préparation des informations
• Importation des informations dans un plan d'aménagement d'espace
• Localisation des formes dans un plan d'aménagement d'espace
• Déplacement des personnes et de l'équipement
• Association de l'équipement ou des personnes non associés à des espaces
• Stockage de numéros de série, de numéros d'inventaire et d'autres informations du plan d'aménagement d'espace
• Mise à jour d'un plan d'aménagement d'espace lors de modifications d'informations

Préparation des informations

Vous pouvez importer des informations dans un plan d'aménagement d'espace Visio existant à partir de diverses sources, notamment :

• feuilles de calcul Microsoft Office Excel® ;
• service d'annuaire Microsoft Active Directory® ;
• Microsoft Exchange ;
• n'importe quelle source de données ODBC (par exemple, une base de données Microsoft Office Access®).

Souvenez-vous des points suivants lors de la préparation de données à importer :

• Vos sources de données doivent comprendre un champ (colonne) qui identifie les éléments que vous ajoutez à votre plan d'aménagement d'espace.
• Pour les éléments associés à des espaces spécifiques, ajoutez un champ Pièce dans la source de données qui contient les numéros de pièces. Les numéros de pièces de ce champ doivent correspondre aux numéros de pièces de votre plan d'aménagement d'espace. Pour les éléments qui n'ont pas encore été associés à des espaces, laissez le champ Pièce vide.
• Lorsque au moins deux éléments sont associés au même espace, utilisez le même numéro de pièce pour chaque.
• Si votre source de données comprend des informations de plusieurs bâtiments, vous devez identifier le champ qui contient le nom ou le numéro du bâtiment lors de l'importation des informations.
• Vous pouvez importer des informations supplémentaires à propos de vos éléments, comme les numéros d'étiquette des éléments, les numéros de série ou la date d'achat et les stocker dans les champs de propriétés personnalisées associés aux formes.
• Pour pouvoir mettre à jour automatiquement le plan d'aménagement d'espace lors de la modification des informations de votre source de données, veillez à ce que votre source de données comprenne un champ clé. Un champ clé identifie chaque élément de manière unique. Par exemple, un champ clé peut contenir un numéro de salarié ou un numéro d'étiquette d'élément.

  Remarque  Vous pouvez également réimporter des données sans dupliquer les éléments qui se trouvent déjà dans le plan lors de l'identification d'un champ clé. Par exemple, après l'importation des données initiales des éléments, vous pouvez décider de stocker des informations supplémentaires, comme la date d'achat ou le numéro de série, dans les champs de propriétés de la forme. Si vous avez identifié un champ clé, vous pouvez réimporter les données sans dupliquer les informations déjà présentes dans le plan d'aménagement d'espace.

Importation des informations dans un plan d'aménagement d'espace

Après la préparation des informations, vous pouvez les importer dans votre plan d'aménagement d'espace.

Pour importer des informations dans un plan d'aménagement d'espace

1. Dans le menu Plan, cliquez sur Importer des données.
2. Suivez les pages de l'Assistant pour importer des données dans votre plan d'aménagement d'espace.

Remarque  Certaines des informations importées apparaissent dans les icônes de la fenêtre Explorateur. Pour afficher la fenêtre Explorateur, dans le menu Plan, cliquez sur Explorateur.

Localisation de personnes et d'équipement dans le plan d'aménagement d'espace

Visio transforme les informations relatives à vos éléments en formes, en créant une forme pour chaque élément répertorié dans votre source de données. L'emplacement de ces formes dans votre dessin dépend de l'association ou non des éléments à un espace.

Personnes et équipement associés à des espaces

• Pour chaque personne ou équipement associé à un numéro de pièce dans votre source de données, Visio place une forme dans la forme d'espace correspondante de votre dessin.

  

  Dans ce plan d'aménagement d'espace, nous avons choisi la catégorie Ordinateur lors de l'importation des informations d'élément, pour que les formes d'ordinateur apparaissent dans les espaces de bureau et d'emplacement de bureau.

  Remarque  Si nous avions choisi une autre catégorie (par exemple Élément ou Personne), une forme différente ressemblant à cette catégorie se serait affichée dans les espaces de bureau et d'emplacement de bureau. Toutes les formes d'éléments se trouvent dans le gabarit Ressources qui s'ouvre automatiquement lors du démarrage d'un nouveau plan d'aménagement de bureau.

• Dans la source de données, les éléments associés à des numéros de pièce qui n'existent pas dans le plan d'aménagement d'espace sont considérés ne jamais avoir été associés à des espaces.
• Lorsque deux (ou plusieurs) éléments sont associés au même espace, Visio superpose leurs formes dans la même forme d'espace.

  

  Pour afficher toutes les formes, déplacez la forme la plus à l'avant-plan de celles placées en dessous.

• Vous pouvez également utiliser la fenêtre Explorateur pour afficher et réorganiser les formes associées aux espaces. Si la fenêtre Explorateur n'est pas affichée, dans le menu Plan, cliquez sur Explorateur.

  Dans la fenêtre Explorateur, les ordinateurs associés aux espaces sont répertoriés hiérarchiquement sous la page de dessin contenant les formes les représentant, puis :

  • dans l'onglet Catégories, sous la catégorie à laquelle ils appartiennent (par exemple Élément ou Ordinateur).

    

  • dans l'onglet Espaces, sous le numéro de pièce de l'espace auquel ils sont associés.

    

Conseil  Les formes d'élément sur la page de dessin sont associées à un calque portant le même nom que la catégorie de l'élément (par exemple, si vous choisissez la catégorie Ordinateur lors de l'importation, les formes sont sur le calque Ordinateur). Vous pouvez masquer ou verrouiller certaines ou toutes les autres formes de la page pour afficher ou travailler sur les formes d'élément séparément. Pour afficher ou verrouiller des calques, dans le menu Affichage, cliquez sur Propriétés des calques.

Personnes ou équipement non associés à des espaces

Pour chaque personne ou équipement non associé à un numéro de pièce dans votre source de données, Visio place une forme dans la catégorie Données non placées de la fenêtre Explorateur.

Remarques

Dans la source de données, les personnes et l'équipement associés à des numéros de pièce qui n'existent pas dans le dessin apparaissent également dans la catégorie Données non placées.

Si la fenêtre Explorateur n'est pas affichée, dans le menu Plan, cliquez sur Explorateur.

Déplacement de personnes et d'équipement

Après l'importation d'informations dans votre plan d'aménagement d'espace, vous pouvez déplacer rapidement des personnes et de l'équipement d'un bureau à l'autre en faisant glisser les formes d'une forme d'espace à une autre. Vous pouvez déplacer un élément de l'une des deux manières suivantes :

• Dans la fenêtre Explorateur.
• Sur la page de dessin

Pour déplacer des éléments dans la fenêtre Explorateur

1. Si la fenêtre Explorateur n'est pas déjà ouverte, dans le menu Plan, cliquez sur Explorateur.
2. Cliquez sur l'onglet Espaces.
3. Pour développer l'icône Page 1 (ou une autre page si le dessin en comporte plusieurs), cliquez sur le signe +.
4. Cliquez sur le signe + à côté de la forme d'espace qui contient l'icône d'élément à déplacer.
5. Faites glisser l'icône sur une autre icône de la forme d'espace.

   Les modifications apportées dans la fenêtre Explorateur sont répercutées dans le dessin.

Pour déplacer des éléments sur la page de dessin

1. Sélectionnez la forme qui représente la personne ou l'équipement à déplacer.
2. Faites glisser la forme sur une autre forme d'espace.

   Les modifications apportées au dessin sont répercutées dans la fenêtre Explorateur.

Conseil  Vous pouvez également déplacer un élément en faisant glisser son icône à partir de la fenêtre Explorateur dans une nouvelle forme d'espace sur le dessin.

Association de l'équipement ou des personnes non associés à des espaces

Après l'importation d'informations dans votre plan d'espace, vous pouvez associer rapidement des personnes et de l'équipement non encore associés à des espaces de bureau en faisant glisser des formes à partir de la catégorie Données non placées dans la fenêtre Explorateur dans des espaces de la fenêtre Explorateur ou sur la page de dessin.

Pour associer un élément non associé à un espace de la fenêtre Explorateur

1. Si la fenêtre Explorateur n'est pas déjà ouverte, dans le menu Plan, cliquez sur Explorateur.
2. Dans l'onglet Espaces, pour afficher des icônes représentant des éléments non associés, cliquez sur le signe + à côté des Données non placées.
3. Pour afficher des icônes représentant des espaces dans lesquels vous souhaitez placer des éléments non associés, cliquez sur le signe +à côté de l'icône Page 1 (ou une autre page si le dessin en comporte plusieurs).
4. Faites glisser une icône d'un élément non associé sur un icône représentant l'espace auquel vous souhaitez l'associer.

   Les modifications apportées dans la fenêtre Explorateur sont répercutées dans le dessin.

Pour associer un élément non associé à un espace sur la page de dessin

1. Si la fenêtre Explorateur n'est pas déjà ouverte, dans le menu Plan, cliquez sur Explorateur.
2. Dans les onglets Espaces ou Catégories, pour afficher les icônes d'éléments non associés, cliquez sur le signe + à côté de Données non placées.
3. À partir de la fenêtre Explorateur, faites glisser une icône non associée sur une forme d'espace de la page de dessin.

   Les modifications apportées dans la fenêtre Explorateur sont répercutées dans le dessin.

Affichage des numéros de série, des numéros d'inventaire et d'autres informations du plan d'aménagement d'espace

Lorsque vous importez des informations dans le plan d'aménagement d'espace, vous pouvez stocker une partie de ces informations (comme les numéros de série et les numéros d'inventaire) en tant que propriétés dans les formes qui représentent les personnes et l'équipement dans le dessin.

Pour afficher les propriétés stockées, sélectionnez la forme représentant une personne ou un équipement puis, dans le menu Affichage, cliquez sur Fenêtre Propriétés personnalisées.

Mise à jour d'un plan d'aménagement d'espace lors de modifications d'informations

Lors de l'importation d'informations dans un plan d'aménagement d'espace, vous pouvez établir une connexion entre la source de données qui contient les informations et le plan d'aménagement d'espace. Une fois la connexion établie, vous pouvez répercuter les modifications sur la source de données du dessin.

Par exemple, si certains de vos salariés déménagent dans de nouveaux bureaux et que la source de données contient les nouveaux numéros de bureau, vous pouvez mettre à jour le dessin pour refléter ces déménagements. Ou si de l'ancien équipement informatique est recyclé et supprimé de la source de données, vous pouvez le supprimer du dessin. Si vous ajoutez un nouveau champ (colonne) à la source de données (comme la date d'achat ou le numéro de série), vous pouvez ajoutez ces données de champ aux formes du dessin.

Pour mettre à jour le dessin lors de modifications dans la source de données

1. Dans le menu Plan, cliquez sur Actualiser les données.
2. Pour afficher un fichier-journal des modifications apportées, cliquez sur Rapport sur les données importées.
3. Cliquez sur OK.

Informations supplémentaires

Pour plus d'informations sur la construction d'un plan d'aménagement d'espace, reportez-vous à Création d'un plan d'aménagement d'espace.