Supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant des classeurs

Si vous envisagez de partager une copie électronique d’un classeur Microsoft Excel, il peut s’avérer utile de vérifier la présence éventuelle de données masquées ou d’informations personnelles qui pourraient être stockées dans le classeur ou dans ses propriétés (métadonnées (métadonnées : données décrivant d’autres données. Par exemple, les mots d’un document sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées.)). Comme ces informations masquées peuvent révéler des détails concernant votre organisation ou le classeur lui-même que vous ne souhaitez pas communiquer publiquement, vous pouvez juger utile de supprimer ces données masquées avant de partager le classeur avec d’autres personnes.

Le présent article décrit comment la fonctionnalité Inspecteur de document d’Excel peut vous aider à rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans vos classeurs.

 Remarque   Vous pouvez supprimer des données masquées et informations personnelles des classeurs que vous partagez avec d’autres personnes. Cependant, si votre classeur a été enregistré en tant que classeur partagé (onglet Révision, groupe Modifications, commande Partager le classeur), vous ne pouvez pas supprimer les commentaires, les annotations, les propriétés du document, ni les informations personnelles. Pour supprimer ces informations d’un classeur partagé, vous devez d’abord copier le classeur et arrêter le partage.

Contenu de cet article


Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles

Vous pouvez utiliser l’Inspecteur de document pour rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles dans des classeurs. Il peut s’avérer utile de lancer l’Inspecteur de document avant de partager une copie électronique d’un classeur, comme dans une pièce jointe à un courrier électronique.

  1. Ouvrez le classeur dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.
  2. Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie du classeur d’origine.

 Important   Il peut s’avérer utile de lancer l’Inspecteur de document sur une copie du classeur d’origine, car il n’est pas toujours possible de restaurer les données supprimées par l’Inspecteur de document.

  1. Dans la copie de votre classeur d’origine, cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Informations.
  2. Sous Préparer pour le partage, cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, puis sur Inspecter le document.
  3. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher afin de choisir les types de contenu masqué à inspecter. Pour plus d’informations sur chaque inspecteur, voir Informations recherchées et supprimées par l’Inspecteur de document
  4. Cliquez sur Inspecter.
  5. Examinez les résultats de l’inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.
  6. Cliquez sur le bouton Supprimer tout situé en regard des types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer du document.

 Important   

  • Si vous supprimez du contenu masqué d’un classeur, vous ne pourrez peut-être pas le rétablir en cliquant sur Annuler.
  • Si vous supprimez des lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées qui contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules du classeur. Si vous ne savez pas quelles informations les lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées contiennent, fermez l’Inspecteur de document, affichez les lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées, puis examinez leur contenu.
  • Les inspecteurs pour les Commentaires et annotations, Propriétés du document et informations personnelles et En-têtes et pieds de page ne peuvent pas être utilisés dans un classeur qui a été enregistré en tant que classeur partagé (onglet Révision, groupe Modifications, commande Classeur partagé). Ceci s’explique par le fait que les classeurs partagés utilisent des informations personnelles pour permettre à différentes personnes de collaborer sur le même classeur. Pour supprimer ces informations d’un classeur partagé, vous pouvez copier le classeur et ensuite arrêter son partage. Pour arrêter le partage d’un classeur, sous l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Classeur partagé. Dans la boîte de dialogue Options de partage du fichier, sous l’onglet Modification, désactivez la case à cocher Permettre une modification multi-utilisateur.

 Remarque   L’annulation du partage n’est pas disponible dans Microsoft Excel Starter 2010. Pour annuler le partage, vous devez utiliser la version complète d’Excel.

  • Si vous voulez supprimer des données masquées et des informations personnelles de feuilles de calcul que vous enregistrez au format Classeur OpenDocument (.ods), vous devez exécuter l’Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez la feuille de calcul dans ce format.

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Types de données masquées et d’informations personnelles

Plusieurs types de données masquées et d’informations personnelles peuvent être enregistrés dans un classeur Excel. Ces informations ne sont peut-être pas visibles d’emblée lorsque vous affichez le classeur dans Excel. Cependant, d’autres personnes pourraient voir ou extraire ces données.

Il peut notamment s’agir de données ajoutées par Excel dans un classeur pour vous permettre de collaborer avec d’autres personnes. Il peut également s’agir d’informations que vous définissez délibérément comme masquées.

Les classeurs peuvent contenir les types suivants de données masquées et d’informations personnelles :

  • Commentaires et annotations manuscrites     Si vous avez collaboré avec d’autres personnes pour créer un classeur, celui-ci peut contenir des éléments, tels que des commentaires ou annotations manuscrites. Ces informations permettent à d’autres personnes de voir le nom de ceux qui ont travaillé sur le classeur, les commentaires des réviseurs et les modifications apportées au classeur.
  • Propriétés du document et informations personnelles     Les propriétés de document (également connues sous le nom de métadonnées (métadonnées : données décrivant d’autres données. Par exemple, les mots d’un document sont des données et le nombre de mots est un exemple de métadonnées.)) renferment des détails sur le classeur, tels que l’auteur, le sujet et le titre. Elles incluent également des informations automatiquement mises à jour par les programmes Office, par exemple le nom de la personne qui a enregistré le classeur pour la dernière fois, la date de création du document et l’emplacement du document (Excel 2013). Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir d’autres types d’informations d’identification personnelle (informations d’identification personnelle : toute information qui peut être utilisée pour identifier une personne, par exemple son nom, son adresse postale, son adresse électronique, son code gouvernement et son adresse IP ou tout identificateur unique associé à ces informations dans un autre programme.), tels que des en-têtes de messages électroniques, des informations à envoyer pour révision, des bordereaux de routage, des propriétés d’imprimante (chemin d’accès à l’imprimante et code d’impression sécurisée) et des informations de chemin d’accès à des fichiers pour la publication de pages web.
  • En-têtes et pieds de page     Les classeurs peuvent contenir des informations dans les en-têtes et pieds de page.
  • Lignes, colonnes et feuilles de travail masquées     Un classeur peut contenir des lignes, colonnes et feuilles de calcul masquées. Si vous distribuez une copie d’un tel classeur, d’autres personnes pourraient afficher ces lignes, colonnes ou feuilles de calcul et voir les données qu’elles contiennent.
  • Propriétés du serveur de document     Si le classeur a été enregistré sur un serveur de gestion des documents, tel qu’un site Espace de travail du document ou une bibliothèque basée sur Microsoft Windows SharePoint Services, le classeur pourrait contenir d’autres propriétés ou informations relatives à cet emplacement serveur.
  • Données XML personnalisées     Les classeurs peuvent contenir des données XML personnalisées invisibles. L’Inspecteur de document peut trouver ces données XML et les supprimer.
  • Contenu invisible     Les classeurs peuvent contenir des objets invisibles parce que mis en forme en tant que tels.

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Informations recherchées et supprimées par l’Inspecteur de document

Dans Excel, l’Inspecteur de document propose plusieurs inspecteurs pour vous permettre de rechercher et supprimer des données masquées et informations personnelles propres aux classeurs Excel. Pour voir la liste des différents types de données masquées et informations personnelles que l’Inspecteur de document peut trouver et supprimer dans les classeurs, consultez le tableau suivant.


 Remarques 

  • Si vous utilisez Microsoft Excel Starter 2010, les fonctionnalités répertoriées pour Excel 2010 ne sont pas toutes prises en charge dans Excel Starter. Pour plus d’informations sur les fonctionnalités disponibles dans Excel Starter, voir Prise en charge des fonctionnalités dans Excel Starter.
  • Si votre organisation a personnalisé l’Inspecteur de document en ajoutant des modules, il se peut que vous puissiez rechercher d’autres types d’informations dans vos classeurs.
Nom de l’inspecteur Recherche et supprime

Commentaires et annotations

 Remarque   Dans Excel Starter 2010, l’Inspecteur de document supprime uniquement les annotations.

  • Commentaires
  • Annotations manuscrites
Propriétés du document et informations personnelles
  • Propriétés du document, y compris les informations contenus sous les onglets Résumé, Statistiques et Personnalisation de la boîte de dialogue Propriétés du document
  • (Excel 2013) Emplacement du document : lorsque vous cliquez sur Supprimer tout, l’emplacement du document existant sera supprimé du fichier. L’emplacement du fichier ne sera pas rajouté au fichier lors de l’enregistrement tant que vous n’aurez pas fermé Excel 2013 et rouvert le fichier.
  • En-têtes de messages électroniques
  • Bordereaux de routage
  • Informations à envoyer pour révision
  • Propriétés du serveur de document
  • Informations sur la stratégie de gestion des documents
  • Informations sur le type de contenu
  • Nom d’utilisateur
  • Informations sur le chemin d’accès de l’imprimante
  • Commentaires de scénario
  • Chemin de fichier pour la publication de pages web
  • Commentaires pour les noms définis et les noms de tableaux
  • Connexions de données externes inactives
En-têtes et pieds de page
  • Informations contenues dans les en-têtes de feuilles de calcul
  • Informations contenues dans les pieds de page de feuilles de calcul
Lignes et colonnes cachées
  • Lignes masquées
  • Colonnes masquées qui contiennent des données


 Remarques 

  • Si un classeur comporte des colonnes masquées qui ne contiennent aucune donnée et sont situées entre des colonnes qui contiennent des données, ces colonnes masquées vides seront également détectées et supprimées.
  • Si les lignes ou colonnes masquées du classeur contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules en les supprimant. Si vous ne savez pas quelles informations les lignes ou colonnes masquées contiennent, fermez l’Inspecteur de document, affichez les lignes ou colonnes masquées, puis examinez leur contenu.
  • Cet Inspecteur ne détecte pas les formes, graphiques, contrôles, objets et contrôles Microsoft ActiveX, images ou graphismes SmartArt qui peuvent se trouver dans des colonnes masquées.
Feuilles de calcul cachées
  • Feuilles de calcul cachées

 Remarque   Si les feuilles de calcul cachées du classeur contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules en les supprimant. Si vous ne savez pas quelles informations les feuilles de calcul cachées contiennent, fermez l’Inspecteur de document, affichez les feuilles de calcul cachées, puis examinez leur contenu.

Données XML personnalisées
  • Données XML personnalisées pouvant être stockées dans un classeur
Contenu invisible
  • Objets invisibles car mis en forme en tant que tels

 Remarque   Cet inspecteur ne détecte pas les objets couverts par d’autres.

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S'applique à :
Excel 2013, Excel 2010