Un ami, avec lequel je travaillais m’a dit un jour : « Ce que j’aime le plus dans les normes, c’est qu’il y en a tellement que l’on ne sait plus laquelle choisir ». Alors que nous sommes inondés de technologie, il devient pourtant de plus en plus délicat de faire communiquer nos ordinateurs et appareils entre eux.
Les améliorations apportées aux programmes Microsoft Office 2010 prennent en compte ce qu’est vraiment la communication. Plutôt que de se concentrer uniquement sur la communication entre programmes Office 2010 sur un même ordinateur, l’équipe Microsoft Office a choisi d’élever la notion de « travailler mieux n’importe où » à un tout autre niveau. Découvrez dans cet article les améliorations apportées aux programmes Office 2010 qui vous permettent de travailler ensemble n’importe où et dans les meilleures conditions.
Travailler mieux ensemble
Travailler avec des personnes de votre société peut se révéler un véritable défi si elles sont à l’autre bout du monde ou simplement dans un autre bâtiment. Avec la localisation centralisée des documents sur des partages de fichiers, des serveurs ou des sites Microsoft SharePoint, il peut être extrêmement frustrant de devoir attendre qu’un collègue ait terminé de travailler sur un document pour y avoir accès et le modifier.
Dans Word 2010, Excel 2010 et OneNote 2010, plusieurs utilisateurs peuvent désormais modifier un autre document en même temps. Si vous avez besoin de travailler avec une personne d’un autre bureau sur un document, vous pouvez tous les deux ouvrir le document simultanément, en discuter au téléphone et effectuer des changements en temps réel. À la fin de la conférence téléphonique, vous obtenez un document finalisé plutôt qu’une longue liste de tâches à effectuer.
Word 2010 porte la modification multi-utilisateur encore plus loin avec le volet de navigation.
Le volet de navigation fournit un explorateur de documents qui répertorie tous les titres de votre document. Personnellement, j’apprécie tout particulièrement de pouvoir réorganiser des sections entières par simple en cliquer-déplacer. En outre, si plusieurs personnes apportent simultanément des modifications au document, le volet de navigation indique leur nom et la section sur laquelle ils travaillent afin que vous n’interveniez pas sur cette même section.
Vous ne voulez pas que l’on puisse effectuer des modifications dans votre document ? Word 2010 offre de nouvelles façons de limiter les autorisations : pour l’ensemble du document ou en fonction des types de modifications que vous souhaitez autoriser.
Par exemple, vous pouvez limiter les modifications sur la mise en forme, autoriser uniquement des utilisateurs sélectionnés à remplir des formulaires ou autoriser les utilisateurs à modifier le document uniquement si la fonctionnalité de suivi des modifications est activée. Vous pouvez même n’autoriser la modification que de certaines sections.
En cas de problème avec le document, vous pouvez revenir au brouillon précédent en quelques clics seulement. Par exemple, si un utilisateur débutant supprime une section entière, vous pouvez facilement récupérer une version précédente et la restaurer.
Partager avec vos clients sur Internet
Si la communication est le fondement d’une relation de qualité, vous pouvez améliorer les relations avec vos clients en communiquant librement et ouvertement avec eux. Pour cela, vous pouvez notamment effectuer un suivi des réunions, des appels téléphoniques et des mesures à prendre, et fournir ces données à vos clients afin qu’ils puissent effectuer des ajouts s’ils le souhaitent et rester informés des mises à jour.
J’utilise le programme de prise de notes numérique OneNote 2010 pour suivre mes projets et les organiser. Par exemple, je prends des notes avant et après les réunions à l’aide de OneNote 2010, puis je balise les points clés pour faciliter leur suivi. Par exemple, en cours de frappe, j’affecte l’indicateur « Question » à une ligne, en cliquant avec le bouton droit, pour ne pas oublier de répondre à la question d’un client. Je peux ensuite reprendre cette liste de questions dans mes notes et répondre aux clients rapidement.
L’une de mes fonctionnalités préférées dans OneNote 2010 est de pouvoir baliser une ligne avec des indicateurs Outlook 2010 de sorte que mes éléments soient automatiquement ajoutés à mes tâches Outlook. Par exemple, dans les notes de réunions OneNote 2010 ci-dessus, j’ai ajouté une balise pour ne pas oublier de recontacter Tanguy et Nicolas pour organiser un déjeuner d’affaires. Cet indicateur a automatiquement ajouté cet élément à ma liste de tâches Outlook 2010, comme vous pouvez le voir dans l’illustration ci-après.
Une fois la réunion terminée, je peux envoyer les notes de la réunion au client par courrier électronique afin que nous soyons tous les deux à jour sur les points traités et les mesures définies. Ce courrier électronique peut être vu par le client qu’il dispose ou non de OneNote 2010, ou d’une version précédente.
Un autre nouveauté dans les programmes Office 2010 est la possibilité de partager des documents avec des clients, des partenaires commerciaux, des amis et des membres de votre famille, qu’ils disposent ou non d’Office 2010 ou d’une version précédente. C’est pour cette raison que vous pouvez désormais enregistrer des documents Word 2010, Excel 2010, OneNote 2010 et PowerPoint 2010 directement sur un service de stockage Microsoft en ligne gratuit appelé Windows Live SkyDrive. Ce service fournit 7 Go de stockage accessible aux utilisateurs disposant d’une Windows Live ID.
Vous pouvez enregistrer dans Windows Live SkyDrive directement à partir des programmes Office 2010 depuis le mode BackStage™ (l’ancien menu Fichier), comme vous pouvez le voir dans l’illustration suivante :
J’ai des dossiers Windows Live SkyDrive pour mes photos de famille, accessibles par tous, et des dossiers pour chacun de mes projets professionnels. Je sépare les dossiers par projet afin de pouvoir accorder des autorisations d’accès à des personnes différentes selon les projets. Par exemple, dans l’illustration ci-dessous, j’ai enregistré une feuille de calcul, une présentation et une offre dans Windows Live SkyDrive afin que mon client puisse y accéder.
L’une des nouveautés les plus passionnantes dans Office 2010 est la mise à disposition de versions basées sur le Web des programmes Office 2010 les plus connus : Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App et OneNote Web App. Ces applications en ligne permettent aux utilisateurs d’ouvrir des documents Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010 et OneNote 2010, et d’effectuer des modifications basiques sans recourir à un programme Office ou à tout autre nouveau logiciel.
Ainsi, en cas de panne d’électricité dans votre société, vous pouvez accéder à vos documents depuis votre bibliothèque locale et continuer à travailler. Vous pouvez également envoyer à votre client un lien vers une feuille de calcul ou un document sur le site Windows Live SkyDrive, puisqu’ils peuvent être ouverts dans une ancienne version d’Office (par exemple, Office 2003 ou Office 2007) ou dans un navigateur Web. Il vous suffit d’une connexion Internet et d’un navigateur Internet Explorer, Firefox, ou Safari.
Une autre façon de rester en contact avec vos clients est de leur proposer une présentation de qualité en ligne à l’aide de la nouvelle fonctionnalité Diffuser le diaporama de PowerPoint 2010. Vous n’avez besoin que d’une Windows Live ID ; l’équipe Office s’est occupée de la configuration serveur afin que vous n’ayez qu’à vous concentrer sur la réalisation de votre présentation.
Accédez à la fonctionnalité Diffuser le diaporama dans PowerPoint 2010, connectez-vous à l’aide de votre Windows Live ID, et le service vous donne un lien hypertexte que vous pouvez soit envoyer à vos clients dans une invitation à une réunion Outlook ou dans un courrier électronique.
Lorsque les clients reçoivent votre courrier électronique ou votre invitation à une réunion, il leur suffit de cliquer sur le lien vers la présentation en ligne, et la diapositive en cours s’affiche avec netteté dans leur navigateur. Lorsque vous passez à la diapositive suivante, celle-ci s’affiche également dans leur navigateur.
J’apprécie beaucoup, grâce à la fonctionnalité Diffuser le diaporama, de ne plus avoir à inviter les clients à passer à la diapositive suivante ou à leur demander « Sur quelle diapositive êtes-vous ? » lorsqu’ils semblent perdus. Maintenant, je contrôle ce qu’ils voient.
Garder le rythme lorsque vous êtes en déplacement
Il y a quelques années, j’ai suivi une formation sur la gestion du temps, et l’un des points importants de cette formation était de toujours travailler à faire avancer ses projets. Je suppose que cette philosophie s’applique lorsque vous n’êtes pas au bureau, que vous soyez sur le chemin de votre domicile, en déplacement professionnel ou en télétravail chez vous. Il suffit de quelques mesures pour continuer à avancer sur un projet en utilisant votre smartphone et les applications Word Mobile, Excel Mobile, Outlook Mobile et OneNote Mobile qui l’accompagnent.*
Par exemple, lorsqu’auparavant vous receviez une offre, une feuille de calcul ou une présentation, vous étiez obligé d’attendre d’être devant votre ordinateur pour y travailler. Aujourd’hui, si vous recevez une offre, vous pouvez l’afficher sur votre téléphone Windows, la modifier et l’enregistrer, puis la renvoyer sans avoir recours à un ordinateur.
Outlook Mobile me sauve littéralement la vie dans la mesure où je passe tous mes après-midi à m’occuper des enfants. Or, je passe beaucoup de temps à attendre (qu’ils sortent de l’école, que la leçon de piano commence, etc.) sans ordinateur à ma disposition. Je peux donc utiliser ce temps pour planifier mes réunions et consulter mes tâches Outlook.
Les tâches affichées sur mon ordinateur au bureau sont également affichées sur mon appareil mobile, y compris les tâches à effectuer créées lorsque je balise une note dans OneNote 2010 au cours d’une réunion.
Pouvoir transmettre des informations depuis un ordinateur vers un appareil mobile est très utile, mais l’inverse est encore plus vrai. Si je rencontre un client potentiel, je peux enregistrer des notes audio de notre conversation, puis les taper pour me souvenir des points abordés. De retour au bureau, je peux synchroniser mon appareil mobile et mon ordinateur, et OneNote 2010 rend mes notes automatiquement disponibles dans l’onglet OneNote Mobile. Je peux ensuite utiliser l’onglet Lecture vidéo et audio pour naviguer dans les clips, les lire ou les mettre en pause.
Travailler où que vous soyez
Commencer par essayer Office 2010. Ensuite :
- Essayez les outils dont nous avons discuté pour travailler avec d’autres personnes sur des documents professionnels.
- Utilisez les nouvelles fonctionnalités pour collaborer avec vos clients.
- Enfin, exploitez pleinement Office Mobile sur votre smartphone pour continuer à travailler même lorsque vous n’êtes pas au bureau.
*Un appareil approprié, une connexion Internet et un navigateur Internet Explorer, Firefox ou Safari sont nécessaires. Word Mobile, Excel Mobile, Outlook Mobile et OneNote Mobile 2010 ne sont pas inclus dans les suites ou les applications Office 2010, ou dans les applications Web Apps.
À propos de l’auteur
Nancy Buchanan est une consultante marketing indépendante spécialisée dans la personnalisation de sites intranet SharePoint et le développement de contenu pour le lancement de produits Microsoft. Avant de s’installer dans une communauté rurale de l’état de Washington avec sa famille en 2002, elle a été chef de projet chez Microsoft pendant huit ans. Elle est spécialisée dans les hautes technologies en vente et marketing pour la région du Pacifique Nord-ouest depuis 25 ans.
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