Les propriétaires de petites entreprises prospères sont passés maîtres dans l’art de jongler entre leurs diverses priorités tout en veillant de près à la satisfaction de leur clientèle qui leur est résolument fidèle. La relation avec les clients est de plus en plus cruciale dans notre monde toujours plus virtuel et il est impératif que vous trouviez les meilleures façons de communiquer avec ces clients.
Les programmes Office 2010 permettent aux propriétaires et gestionnaires de petites entreprises de mieux gérer les informations entrantes pour qu’ils puissent se concentrer sur les informations sortantes et garder ainsi leur clientèle satisfaite. Office 2010 facilite les communications avec les clients où que vous soyez, au bureau, à la maison ou en déplacement. Cet article vous fournit des outils et des stratégies permettant de réduire l’encombrement de votre boîte de réception, de faire la promotion de votre entreprise et de communiquer avec les clients mieux que jamais.
Domptez votre boîte de réception
Certains nouveaux outils très intéressants dans Outlook 2010 vous permettent de réduire l’encombrement de votre boîte de réception pour vous aider à mieux vous consacrer à vos clients. Par exemple, examinons la boîte de réception du propriétaire d’une petite entreprise appelée Wide World Importers.
Les courriers électroniques inondent votre boîte de réception et ils doivent être traités. La première chose à faire est d’afficher les messages en mode Conversations, dans lequel les thèmes de conversation sont regroupés par intitulé. À présent, de 11 courriers électroniques, cette boîte de réception a été ramenée à 6 messages. Voilà qui est mieux..
Vous voyez une conversation intitulée « Choix de repas pour la réunion ». Le problème, c’est que vous ne serez pas là pour cette réunion et peu vous importe ce qu’il y aura à manger. Vous souhaitez vous retirer de cette conversation et vous ne voulez plus recevoir de courriers électroniques qui s’y rapportent. Avec Outlook 2010, vous pouvez choisir non seulement d’ignorer les courriers électroniques que vous avez déjà reçus sur un thème particulier, mais également tous les futurs courriers électroniques liés à ce thème. Cliquez simplement avec le bouton droit sur un message dans la conversation et choisissez Ignorer : tous les prochains courriers électroniques traitant de ce sujet iront directement dans votre dossier Éléments supprimés. À présent, il ne reste plus que cinq éléments dans cette boîte de réception.
L’élément suivant dont vous voulez vous occuper est un courrier électronique d’Ariane Berthier qui vous demande si vous avez besoin de produits de nettoyage. Par le passé, vous deviez répondre au message, puis revenir et le supprimer. Outlook 2010 vous permet de combiner ces deux étapes à l’aide d’un nouveau raccourci Étape rapide qui combine plusieurs étapes en une seule appelée Répondre et supprimer. Vous répondez à votre demande de produits de nettoyage, puis le message est automatiquement déplacé vers votre dossier Éléments supprimés. L’avantage avec les étapes rapides, c’est que vous pouvez utiliser celles qui sont fournies par défaut, telles que Déplacer vers, Message d’équipe, Marquer comme terminé et Au responsable, ou vous pouvez créer vos propres étapes rapides pour des tâches que vous effectuez tous les jours.
À présent, vous constatez avec soulagement qu’il ne reste que quatre éléments dans votre boîte de réception. Nous pouvons désormais nous concentrer sur les clients et les fournisseurs.
Manifestez votre zèle
Je suis assez âgée pour me souvenir de l’époque où les téléphones portables venaient juste d’apparaître (ils étaient énormes). Un jour, je parlais à un client qui cueillait des myrtilles tout en me parlant. J’étais quelque peu envieuse de sa liberté, de sa mobilité et de sa capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps. Et bien, vous pouvez impressionner vos clients et fournisseurs avec votre engagement à les satisfaire en menant vos affaires à partir de votre téléphone portable, où que vous soyez. Je ne parle pas de juste parler avec eux sur votre téléphone portable, mais de pouvoir leur envoyer des courriers électroniques, d’en recevoir de leur part et de partager des documents de travail avec eux.
Aujourd’hui, de nombreux smartphones permettent de se connecter à Microsoft Exchange Server ou d’autres serveurs de messagerie. L’illustration ci-dessous est une capture d’écran (agrandie) provenant de mon téléphone portable Sprint HTC Diamond qui montre sur mon téléphone la même boîte de réception Outlook et les mêmes messages que si j’étais assise à mon PC.
L’installation d’Outlook Mobile sur votre téléphone portable vous permet d’envoyer et de recevoir des messages, et de mettre à jour vos contacts et tâches où que vous soyez. Vous pouvez également recevoir des pièces jointes. Par exemple, le message ci-dessous contient un document Word 2010 qui doit être révisé immédiatement.
Je clique simplement sur le lien dans le document et il s’ouvre dans Word Mobile, une version spéciale de Microsoft Word conçue pour les téléphones Windows et d’autres appareils mobiles. Je peux réviser le document et même apporter des modifications mineures.
Bien qu’il soit nettement plus facile de réviser un document sur votre ordinateur de bureau ou votre ordinateur portable, la possibilité d’utiliser votre téléphone portable pour accéder à des documents importants en cas d’urgence peut s’avérer vraiment pratique lorsque vous n’avez aucun ordinateur à votre disposition.
Partagez avec vos clients
Je suis également assez âgée pour me souvenir de l’époque où les documents étaient toujours sur papier, et pour progresser d’étape en étape, ils devaient être envoyés à chaque partie par courrier. Aujourd’hui, vos clients s’attendent à ce que les informations circulent librement avec les entreprises avec lesquelles ils font des affaires. Les programmes Office 2010 apportent une toute nouvelle dimension au partage des informations en proposant des connexions à des services en ligne tels que Windows Live et des blogs tels que Windows Live Spaces, Blogger et WordPress.
Centralisez le stockage en ligne
Le nouveau mode Backstage™ dans les applications Office 2010, auquel vous pouvez accéder à partir du menu Fichier, est l’endroit qui vous intéresse pour créer de nouveaux documents, pour les imprimer et pour les partager. Le partage de fichiers sur un service en ligne tel que Windows Live SkyDrive est facile parce qu’une fois que votre site SkyDrive gratuit est configuré, vous pouvez utiliser la zone Enregistrer et envoyer du mode Backstage pour enregistrer directement dans un dossier spécifique de votre espace de travail.
Vous pouvez permettre à tout le monde d’accéder à votre dossier, ou uniquement à des personnes spécifiques. Le service SkyDrive enverra même des liens vers votre site SkyDrive aux membres que vous choisissez.
Parmi les améliorations majeures apportées aux programmes Office 2010 figurent les compagnons en ligne pour Word, Excel, PowerPoint et OneNote 2010, appelés Office Web Apps. Cela signifie que si vos clients n’ont pas installé Word, Excel, PowerPoint ou OneNote sur l’ordinateur qu’ils utilisent (par exemple dans un endroit public ou une bibliothèque), ils peuvent malgré tout ouvrir leur document Office et effectuer de légères modifications via le Web.
Office Web Apps vous permet d’accéder à vos documents de travail lorsque vous n’êtes pas assis à un ordinateur sur lequel Office 2010 est installé. Mieux encore, lorsque vous ouvrez à nouveau le document dans Word, Excel, PowerPoint ou OneNote 2010 après que quelqu’un l’a modifié en ligne, le document modifié est affiché avec une grande fidélité : les modifications en ligne n’affectent pas les fonctionnalités de votre document.
Vérifiez que vous êtes sur la même longueur d’onde
Le programme de prise de notes numériques OneNote 2010 est un excellent moyen de vous assurer que vous et votre client ou fournisseur êtes sur la même longueur d’onde par rapport à ce qui devra être fait. Vous pouvez publier vos blocs-notes OneNote directement sur votre Windows Live SkyDrive, donner à votre client ou fournisseur l’autorisation d’y accéder, puis vous pouvez collaborer à la création de notes de réunion et de listes de tâches et partager des recherches. Vous pouvez également envoyer des notes de réunion à des clients dans un courrier électronique de manière à faire le compte rendu de la réunion et confirmer les mesures à prendre.
Communiquez de façon informelle
Les blogs sont des journaux en ligne qui vous servent à publier des réflexions sur des éléments clés ou à relater des événements récents. En général, les blogs sont une façon moins formelle de communiquer avec des clients et sont généralement rédigés par une personne bien précise (où il est sous-entendu que bien qu’elle écrive pour le compte d’une société, l’opinion qu’elle émet est la sienne).
Word 2010 vous offre un moyen d’une facilité déconcertante de publier des entrées de blog sur l’un des nombreux sites de blog pris en charge (tels que des sites Windows Live Spaces, Blogger, WordPress, Community Server, TypePad ou SharePoint). Bien entendu, vous pouvez utiliser leurs formulaires de publication en ligne, mais en utilisant Word 2010 à la place, vous bénéficiez de trois avantages considérables :
- Le correcteur orthographique. Si vous rédigez votre blog dans Word, vous bénéficiez de tous les avantages qu’un correcteur orthographique apporte à votre document.
- Vous ne devez pas trouver l’URL de votre blog et ouvrir une nouvelle session de navigateur ; si vous effectuez la majorité de votre travail dans des programmes Office, pourquoi ne pas rester dans ces programmes pour rédiger votre blog ?
- La plupart des sites de blog requièrent que vous téléchargiez des photos et qu’ensuite vous créiez des liens vers celles-ci. Lorsque vous rédigez votre blog dans Word 2010, si vous insérez une photo dans votre blog, elle est automatiquement téléchargée sur le site de blog lorsque vous publiez.
Économisez du temps et de l’argent lors de vos déplacements
Par le passé, je voyageais beaucoup pour le travail. La plupart de mes déplacements avaient pour objet de rencontrer les clients et les prospects en personne pour effectuer des présentations sur de nouveaux produits ou des services offerts. Aujourd’hui, avec l’omniprésence des téléconférences et des services de réunion en ligne tels que Microsoft Office Live Meeting, il est de moins en moins nécessaire d’effectuer des présentations en personne (les attentes à ce niveau ont également diminué). Avec PowerPoint 2010, cette nécessité est encore moindre car vous pouvez désormais effectuer des présentations PowerPoint en ligne pour des utilisateurs disposant d’une Windows Live ID à partir de tout ordinateur doté d’une connexion Internet et d’un navigateur Web récent.
PowerPoint 2010 facilite le partage de présentations grâce à la fonctionnalité de diffusion en continu des diaporamas PowerPoint. Il fait fonction de serveur pour vous permettre de publier votre présentation via un navigateur Web à partir duquel vos clients peuvent afficher le diaporama. Ce service est gratuit pour les utilisateurs de PowerPoint 2010.
Pour diffuser votre présentation, il vous suffit de choisir l’option Diffuser le diaporama à partir du mode Backstage. Le service enverra par courrier électronique un lien vers la présentation aux clients spécifiés et, une fois qu’ils cliqueront sur le lien, la présentation s’ouvrira dans leur navigateur comme illustré ci-dessous.
À mesure que vous progressez dans vos diapositives, le navigateur de la visionneuse avance également dans les diapositives. En combinaison avec un appel téléphonique pour que le client ou le fournisseur entende votre voix, la fonctionnalité Diffuser le diaporama est une méthode très intéressante pour effectuer des présentations à distance.
Commencez à mieux communiquer dès aujourd’hui
Utilisez les suggestions figurant dans cet article pour avoir le contrôle de votre boîte de réception, faire la promotion de votre entreprise et communiquer plus efficacement avec les clients. Mais, avant toute chose, essayez Office 2010 sans plus tarder.
À propos de l’auteur
Nancy Buchanan est une consultante marketing indépendante spécialisée dans la personnalisation de sites intranet SharePoint et le développement de contenu pour le lancement de produits Microsoft. Avant de s’installer dans une communauté rurale de l’état de Washington avec sa famille en 2002, elle fut chef de projet chez Microsoft pendant huit ans. Elle est spécialisée dans les hautes technologies en vente et marketing pour la région du Pacifique Nord depuis 25 ans.
