La gestion des aspects financiers de ma petite société de conseil (depuis les impôts jusqu’à la planification financière en passant par la détermination de ce qui est rentable ou non) n’est pas une activité que je considère comme étant divertissante. C’est pourquoi je suis constamment à l’affût d’outils me permettant d’accomplir mes tâches financières et de répondre aux questions relatives à mes activités plus rapidement. Dans cet article, vous allez vous familiariser avec les outils nouveaux et améliorés de Microsoft Excel 2010 qui vous permettront de gérer vos finances comme jamais auparavant.
Mise en route plus rapide
J’aime donner un coup de fouet à mes projets financiers en utilisant des modèles. Les modèles sont des feuilles de calcul préformatées en vue d’une tâche spécifique. L’illustration présente certains des modèles qui sont disponibles pour les états financiers uniquement. Vous pouvez les trouver dans le nouveau mode Microsoft Office Backstage™, qui est accessible via l’onglet Fichier en haut à gauche du Ruban.
Quand c’est l’époque de la déclaration fiscale et que je dois transmettre à mon comptable mes informations financières de l’année précédente, je démarre à partir d’un modèle d’état financier existant, puis j’ajoute simplement mes données. Le résultat est un rapport attrayant et facile à lire qui ne m’a pris aucun temps à mettre en forme.
Si vous êtes un utilisateur d’Office 2007, vous remarquerez que la plupart des programmes Office 2010 présentent un aspect similaire dans le sens où ils incluent le Ruban, une interface comportant des onglets et des boutons visibles qui vous permettent d’accéder facilement aux fonctionnalités.
Le Ruban facilite l’utilisation de programmes moins courants dans la famille Office 2010 qui fonctionnent de la même façon et comportent de nombreuses fonctionnalités similaires.
Le mode Backstage vous offre une nouvelle façon d’enregistrer, de rechercher, de partager et d’imprimer des documents dans des programmes Office 2010. Il remplace le menu Fichier des versions précédentes d’Office. Mon endroit préféré dans le nouveau mode Backstage est la zone Imprimer, où les options d’impression et l’aperçu avant impression sont combinés en un affichage compréhensible, comme illustré ci-dessous.
Vous trouverez également d’autres options permettant de partager votre travail dans le mode Backstage, telles que la possibilité d’enregistrer des fichiers directement sur le Web (Windows Live SkyDrive), d’enregistrer directement sur un site SharePoint ou d’enregistrer le fichier dans un document PDF ou XPS.
Meilleure analyse des données
Il est rare qu’un client me demande d’analyser des données. Généralement, les clients m’indiquent une source de données, puis ils me demandent de trouver les réponses à des questions spécifiques. Dans cette section, voyons comment utiliser Excel 2010 pour trouver les informations financières qu’il vous faut, en utilisant une feuille de calcul des ventes par unité pour Wide World Importers.
Quelle est la tendance ?
Dans une grande feuille de calcul remplie de lignes et de colonnes, il est souvent difficile d’observer les tendances. Au fil des ans, nous nous sommes familiarisés avec la création de diagrammes et de graphiques avec Excel. Excel 2010 propose de nouveaux types de graphiques appelés les graphiques sparkline. Les graphiques sparkline sont de graphiques En courbes, Histogramme ou Positif/Négatif miniatures qui tiennent dans une cellule et résument les tendances pour une plage de données. Par exemple, pour faciliter l’identification des évolutions des ventes sur une série d’années, nous avons ajouté des graphiques sparkline dans la colonne Tendance illustrée ci-dessous.
Les graphiques sparkline facilitent la détection des points bas, des points haut et des mouvements généraux dans une plage de données.
Comment identifier rapidement les éléments performants et ceux moins performants ?
La mise en forme conditionnelle dans Excel 2010 affiche différentes mises en forme (telles que le texte affiché en surbrillance ou en gras) ou des icônes en couleur lorsque vos données remplissent certaines règles que vous définissez. J’utilise fréquemment la mise en forme conditionnelle lorsque je configure des feuilles de calcul pour des clients parce que la mise en forme ou les icônes changent automatiquement en même temps que les données. Par exemple, dans la feuille de calcul illustrée ci-dessous, Excel affiche une coche verte dans la colonne Modifier si la valeur dans cette colonne figure dans les 80 % supérieurs de tous les produits. Un X rouge s’affiche si la valeur figure dans les 20 % inférieurs, et un point d’exclamation jaune, si la valeur est entre les deux.
La mise en forme conditionnelle nous aide à identifier visuellement les éléments du haut et du bas. Avec davantage de styles, de choix d’icônes et d’options de barre de données dans la mise en forme conditionnelle d’Excel 2010, vous pouvez prendre de meilleures décisions professionnelles lorsque vous savez quels produits se vendent bien et lesquels se vendent mal.
Comment présenter les données de façon plus professionnelle ?
Si vos données sont destinées à être utilisées dans des communications professionnelles telles que des courriers électroniques, des rapports ou des présentations, elles doivent avoir un aspect irréprochable. C’est pourquoi je démarre régulièrement à partir d’une simple feuille de calcul en noir et blanc et j’utilise Mettre sous forme de tableau pour lui donner de la couleur et du style. Par exemple, si je vais coller la feuille de calcul dans une présentation PowerPoint avec un thème bleu, j’utilise Mettre sous forme de tableau pour appliquer une couleur bleue similaire à la feuille de calcul.
Excel 2010 permet également de donner facilement plus de style à vos diagrammes et graphiques. Lorsque je crée un diagramme, j’utilise les nouveaux outils de mise en forme de texte pour faire ressortir le titre et le reste du texte. Mes préférés sont les nouveaux effets Réflexion et Lumière, et les styles rapides, qui permettent d’appliquer plusieurs effets préformatés en un seul clic.
Les nouveaux outils de création de graphiques facilitent également la mise en forme des axes et des étiquettes de graphique en utilisant moins de clics.
Comment rendre les données plus faciles à visualiser ?
Lorsque nous envoyons des feuilles de calcul à d’autres personnes, nous faisons le pari qu’elles tireront les mêmes conclusions sur les données que nous. Les graphiques croisés dynamiques offrent une méthode très intéressante pour mettre en évidence des informations financières importantes et ils sont plus faciles à générer dans Excel 2010 parce que vous ne devez plus créer au préalable un affichage Tableau croisé dynamique ; Excel 2010 crée le tableau croisé dynamique et le graphique croisé dynamique simultanément.
Par exemple, le graphique en secteurs Tableau croisé dynamique illustré ci-dessous résume le tableau croisé dynamique au-dessus. Lorsque vous changez le filtre dans le tableau croisé dynamique, l’affichage de graphique en secteurs change automatiquement.
Nouveauté dans Excel 2010, les boutons dans le graphique lui-même vous permettent de modifier facilement les options de filtre pour afficher uniquement les données que vous voulez voir. Dès lors, non seulement les affichages Tableau croisé dynamique sous-jacents deviennent des graphiques interactifs qui changent avec vos sélections, mais également les affichages Tableau croisé dynamique.
Comment accéder rapidement aux détails ?
Je suis une utilisatrice fréquente des affichages Tableau croisé dynamique parce qu’ils vous permettent d’aller si facilement d’un affichage d’ensemble des données à un affichage détaillé. Dans notre feuille de calcul Wide World Importers, par exemple, un tableau croisé dynamique nous permet de voir les ventes par unité par le groupe Home ou Garden, ou par catégorie, sous-catégorie ou produits.
À présent, vous pouvez rendre vos affichages Tableau croisé dynamique encore plus interactifs en ajoutant des segments. Les segments sont des menus de choix de filtres que vous pouvez ajouter à vos tableaux croisés dynamiques pour explorer facilement les données voulues. Par exemple, dans l’illustration ci-dessous, nous avons ajouté un segment pour la sous-catégorie et un segment pour le numéro de SKU.
Lorsque je clique sur un numéro de SKU dans le segment du même nom, le tableau croisé dynamique effectue automatiquement un zoom uniquement sur les données correspondant à ce numéro de SKU choisi. Lorsque je clique sur une sous-catégorie dans le segment de sous-catégorie, telle qu’une chaise, les seules données à s’afficher dans le tableau croisé dynamique sont celles correspondant aux chaises. Les segments permettent avec une facilité déconcertante d’effectuer un zoom directement sur les données détaillées sans avoir à ouvrir plusieurs catégories dans un tableau croisé dynamique.
Comment trouver ce que nous recherchons en présence d’une masse de données ?
Si vous êtes confronté à d’énormes feuilles de calcul contenant beaucoup de données, les affichages Tableau croisé dynamique vous permettent de présenter les données dans un format plus compréhensible. Mais, si vous avez des milliers de lignes de données et que les catégories sont larges, il peut être encore très difficile de trouver ce que vous recherchez. Les nouveaux filtres de recherche dans les options de filtre de tableau croisé dynamique vous permettent de rechercher un ou plusieurs mots spécifiques dans des champs. Par exemple, comme illustré ci-dessous, nous pouvons explorer directement tous les produits comportant « Teak » dans leur champ de description en utilisant des filtres de recherche de tableau croisé dynamique.
Partage de vos données
Les programmes Office 2010 sont différents. Ils sont différents parce qu’ils facilitent le partage de données avec d’autres personnes, même si ces utilisateurs ne disposent pas de programmes Office 2010 tels qu’Excel. Par exemple, à partir du mode Backstage, vous pouvez enregistrer vos feuilles de calcul directement dans le service en ligne gratuit Windows Live SkyDrive, puis les afficher ou y apporter des modifications mineures à partir de votre navigateur Web (un compte Windows Live est nécessaire).
Cela est possible grâce aux nouvelles applications Office Web Apps, qui sont des compagnons en lignes pour Word, Excel, PowerPoint et OneNote 2010. Les Office Web Apps sont disponibles à partir du site Windows Live SkyDrive. L’illustration ci-dessous montre notre feuille de calcul Wide World Importers telle qu’elle apparaît dans un navigateur à partir de Windows Live SkyDrive.
Vous pouvez enregistrer des documents dans des dossiers accessibles uniquement aux personnes que vous spécifiez. Par ailleurs, vous pouvez partager vos données financières avec votre comptable ou d’autres via Windows Live sans avoir à vous préoccuper de savoir si Excel est installé sur leur ordinateur. En outre, plusieurs personnes peuvent modifier les feuilles de calcul en même temps avec l’application Excel Web App, ce qui vous permet de discuter de documents et de les modifier ensemble lors d’une téléconférence avec votre comptable, par exemple.
Les utilisateurs professionnels peuvent tirer parti des mêmes fonctionnalités s’ils ont installé SharePoint Foundation Services. L’illustration ci-dessous montre la même feuille de calcul stockée sur un site SharePoint, puis affichée dans le navigateur au moyen d’Excel Web App.
Les utilisateurs professionnels disposant d’un accès à SharePoint Server 2010 peuvent également utiliser Excel Services pour publier leur feuille de calcul sur un site SharePoint, puis l’afficher dans une page Web. Pour cela, ils doivent ajouter le composant WebPart Excel Web Access dans une page et pointer celui-ci vers une plage nommée de cellules dans leur feuille de calcul. Le composant WebPart Excel Web Access affiche cette plage nommée de cellules dans la page, autorisant les visiteurs à afficher les données les plus récentes à la demande.
Lorsqu’Excel Web Access n’existait pas encore, nous devions créer des images graphiques à partir de la feuille de calcul, puis les télécharger sur le site. Par ailleurs, nous devions recréer les graphiques à chaque changement des données sous-jacentes. Excel Services facilite plus que jamais l’affichage de données mises à jour sur des pages Web.
Protection de votre ordinateur et de votre travail
Vous remarquerez une chose lorsque vous ouvrez une feuille de calcul Excel 2010 que vous recevez dans un courrier électronique ou que vous téléchargez à partir d’un site Web : elle est initialement en mode protégé jusqu’à ce que vous indiquiez à Excel d’activer les modifications. Cela permet de protéger votre ordinateur contre les macros ou virus potentiellement nuisibles qui pourraient se trouver dans les feuilles de calcul que vous recevez de cette façon.
Le nouveau Centre de gestion de la confidentialité, qui est accessible via la zone Options du mode Backstage, vous permet d’établir une liste des documents ou sources fiables pouvant être ouverts pour modification.
Une autre façon de protéger votre travail consiste à utiliser la fonctionnalité de récupération des versions temporaires dans Excel 2010. Cette fonction vous permet de récupérer les versions de votre feuille de calcul que vous n’avez pas eu l’occasion d’enregistrer, par exemple la version sur laquelle vous étiez en train de travailler quand la batterie de votre ordinateur portable vous a lâché.
L’essayer, c’est l’adopter
Essayez Excel 2010 et utilisez ses nouvelles fonctionnalités pour démarrer plus rapidement, analyser plus efficacement les données, partager vos données et protéger votre ordinateur. Commencez avec les graphiques sparkline pour visualiser les tendances. Utilisez les segments pour accéder plus facilement aux données clés. Constatez la facilité accrue avec laquelle vous créez des graphiques croisés dynamiques. Enfin, partagez vos données en ligne au moyen de Windows Live SkyDrive.
À propos de l’auteur
Nancy Buchanan est une consultante marketing indépendante spécialisée dans la personnalisation de sites intranet SharePoint et le développement de contenu pour le lancement de produits Microsoft. Avant de s’installer dans une communauté rurale de l’état de Washington avec sa famille en 2002, elle a été chef de projet chez Microsoft pendant huit ans. Elle est spécialisée dans les hautes technologies en vente et marketing pour la région du Pacifique Nord depuis 25 ans.
