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Une bibliothèque est un emplacement du site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres de l'équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d'informations importantes sur les fichiers qui aident les membres de l'équipe à utiliser les fichiers afin de travailler ensemble.

Vous pouvez personnaliser des bibliothèques de plusieurs façons. Vous pouvez contrôler l'affichage, le suivi, la gestion et la création des documents. Vous pouvez suivre les versions, notamment le nombre et le type de versions, et vous pouvez décider qui est autorisé à afficher des documents avant qu'ils ne soient approuvés.

Vous pouvez choisir parmi plusieurs types de bibliothèques selon les types de fichiers que vous souhaitez stocker et l'utilisation que vous pensez en faire.

• Comment travailler avec les bibliothèques

• Types de bibliothèques

Comment travailler avec les bibliothèques

La bibliothèque Documents partagés est créée pour vous lorsque Microsoft Windows SharePoint Services crée un nouveau site. Vous pouvez commencer à l'utiliser immédiatement, la personnaliser, ou créer d'autres bibliothèques.

Voici quelques façons de travailler avec des bibliothèques et de les rendre plus utiles pour votre groupe :

• Créer et gérer des affichages   Vous pouvez utiliser un affichage (affichage : ensemble de colonnes sur une page Web qui affiche les éléments d'une liste ou d'une bibliothèque de documents. L'affichage peut présenter les éléments triés ou filtrés, une sélection de colonnes ou une mise en page personnalisée.) pour voir dans une bibliothèque les éléments les plus importants pour vous, ou qui correspondent le mieux à un objectif. Le contenu de la véritable bibliothèque ne change pas, mais les fichiers sont organisés ou filtrés pour être plus faciles à trouver et pour une navigation plus logique.
• Demander l'approbation d'un document   Vous pouvez spécifier que l'approbation d'un document est demandée. Les documents conservent l'état En attente tant qu'ils n'ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d'utilisateurs sont autorisés à afficher un document avant son approbation.
• Suivre les versions   Si vous avez besoin de conserver les versions (contrôle de versions : processus de création d'une copie numérotée d'un fichier ou d'un élément dès qu'une révision est enregistrée dans une bibliothèque ou dans une liste.) précédentes des fichiers, les bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer ces fichiers. Vous pouvez choisir de suivre toutes les versions de la même façon. Ou bien vous pouvez préférer désigner certaines versions comme majeures, par exemple lors de l'ajout d'un nouveau chapitre à un manuel, et d'autres versions comme mineures, par exemple lors de la correction d'une faute d'orthographe. Pour faciliter la gestion de l'espace mémoire, vous avez la possibilité de choisir le numéro de chaque version à stocker.

  Supposons qu'une agence de voyage utilise une bibliothèque de documents pour gérer ses fichiers. Lorsque les membres de l'équipe développent une nouvelle proposition commerciale, ils conservent les versions mineures de leur fichier de proposition. S'ils font une erreur dans une version, ils peuvent restaurer la version précédente. Lorsqu'ils terminent leur proposition, ils peuvent en créer une version majeure, puis la publier pour approbation de leur département juridique et de leur directeur. Une fois le fichier approuvé, il peut être affiché par les autres employés de l'agence.

• Demander l'extraction des fichiers   Lorsque vous demandez l'extraction (extraire : verrouiller un fichier en cours de modification pour empêcher les autres utilisateurs de le remplacer ou de le modifier par inadvertance. Seuls les utilisateurs qui extraient un document peuvent le modifier.) d'un fichier, vous êtes sûr qu'une seule personne peut modifier ce fichier jusqu'à ce qu'il soit archivé (archiver : ôter le verrouillage pour apporter une modification et permettre aux autres utilisateurs de voir le fichier mis à jour ou de l'extraire.). Vous évitez ainsi que plusieurs personnes puissent apporter des modifications simultanément, ce qui risquerait de créer des conflits de modifications et de générer la confusion. La demande d'extraction peut aussi rappeler aux membres de l'équipe d'ajouter un commentaire lors de l'archivage du fichier, pour vous permettre de savoir plus facilement ce qui a changé dans chaque version.
• Rester informé des changements   Dans Windows SharePoint Services 3.0, les bibliothèques prennent en charge la technologie RSS, et les membres de votre groupe de travail peuvent ainsi recevoir automatiquement les mises à jour. RSS permet aux gens de recevoir et d'afficher des mises à jour, ou flux, de nouvelles et d'informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez également créer des alertes par messagerie, pour être prévenu lorsque des fichiers changent.
• Modifier des fichiers hors connexion   Si vous préférez travailler sur vos fichiers sur votre disque dur, vous pouvez les extraire et travailler hors connexion, si vous utilisez une application compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, telle que Microsoft Office system 2007.
• Travailler avec une bibliothèque à partir d'un programme de messagerie   En utilisant un programme de messagerie compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, par exemple Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez emporter avec vous vos informations importantes. Vous pouvez lire, modifier et interroger vos fichiers hors connexion, dans votre programme de messagerie.
• Copier facilement des documents vers un autre emplacement   Vous pouvez aisément envoyer un fichier vers un autre emplacement sur un site Windows SharePoint Services 3.0. Lorsque vous actualisez le document d'origine, vous pouvez demander à être invité à mettre ce fichier à jour dans les autres emplacements.
• Définir des types de contenu   Si votre groupe travaille sur plusieurs types de fichiers, tels que des feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre la fonctionnalité de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu (type de contenu : groupe réutilisable de paramètres pour une catégorie de contenu. Utilisez les types de contenu pour gérer les métadonnées, les modèles et les comportements des éléments et des documents de façon cohérente. Les types de contenu sont définis au niveau du site et utilisés sur les listes et les bibliothèques.). Les types de contenu assurent la souplesse et la cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle et des processus de flux de travail (flux de travail : mouvement automatisé de documents ou d'éléments via une séquence d'actions ou de tâches spécifiques liées à un processus d'entreprise. Les flux de travail peuvent être utilisés pour gérer de façon cohérente des processus d'entreprise communs, tels que l'approbation ou la révision de documents.).

  Un département commercial peut par exemple avoir des modèles pour des rapports de ventes, des documents standard, des budgets et des présentations. Chaque modèle contient le logo de la société et la définition de la mission. Lorsque des utilisateurs créent un nouveau fichier à partir de la bibliothèque de documents, ils peuvent sélectionner le modèle qu'ils veulent utiliser.

• Spécifier une autorisation unique   Vous pouvez spécifier une autorisation unique pour une bibliothèque, ou même pour un fichier d'une bibliothèque.
• Créer des flux de travail   Une bibliothèque de documents ou un type de contenu peut utiliser les flux de travail que votre organisation a définis pour ses processus d'entreprise, par exemple la gestion de l'approbation ou de la révision des documents.

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Types de bibliothèques

Le type de bibliothèque utilisé dépend des types de fichiers qui sont partagés :

• Bibliothèque de documents   Pour de nombreux types de fichiers, notamment des documents et des feuilles de calcul, utilisez une bibliothèque de documents. Vous pouvez stocker d'autres types de fichiers dans une bibliothèque de documents, même si certains sont bloqués pour des raisons de sécurité. Lorsque vous travaillez avec des programmes compatibles avec Windows SharePoint Services, vous pouvez créer ces fichiers à partir de la bibliothèque. Par exemple, votre équipe marketing peut constituer sa propre bibliothèque regroupant les plannings, les nouvelles versions et les publications.
• Bibliothèque d'images   Pour partager une collection de photos numériques ou de graphiques, utilisez une bibliothèque d'images. Bien que les images puissent être stockées dans d'autres types de bibliothèques SharePoint, les bibliothèques d'images présentent différents avantages. Elles permettent par exemple de visualiser des images sous forme de diaporama, de télécharger des images sur votre ordinateur et de modifier des images avec des programmes graphiques compatibles avec Windows SharePoint Services. Envisagez de créer une bibliothèque d'images si votre équipe réutilise de nombreux graphiques, comme des logos ou des images d'entreprise, ou si vous souhaitez stocker des photos d'événements ou de lancements de produits.
• Bibliothèque de pages Wiki   Pour créer une collection de pages Wiki connectées, utilisez une bibliothèque de pages Wiki. Une page Wiki permet à plusieurs personnes de rassembler des informations courantes dans un format facile à créer et à modifier. Vous pouvez ajouter à votre bibliothèque des pages Wiki contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et des liens externes. Par exemple, si votre équipe crée un site Wiki pour un projet, celui-ci peut stocker des trucs et astuces dans une série de pages connectées les unes aux autres.
• Bibliothèque de formulaires   Pour gérer un groupe de formulaires XML, utilisez une bibliothèque de formulaires. Par exemple, votre organisation peut souhaiter utiliser une bibliothèque de formulaires pour les états des dépenses. Une bibliothèque de formulaires requiert un éditeur XML ou un programme de conception XML compatible avec Windows SharePoint Services, comme Microsoft Office InfoPath.

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