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Une liste est une collection d'informations que vous partagez avec les membres de votre équipe. Par exemple, vous pouvez créer une feuille d'inscription à un événement, ou assurer le suivi des événements de l'équipe sur un calendrier.

• Vue d'ensemble

• Comment travailler avec les listes

• Types de listes

Vue d'ensemble

Lorsque vous créez un site Windows SharePoint Services, plusieurs types de listes sont créés pour vous. Ces listes par défaut peuvent être variées, d'un forum de discussion à une liste de calendrier.

Vous pouvez personnaliser et ajouter des éléments à ces listes, créer les listes supplémentaires à partir des modèles de liste qui sont déjà disponibles et créer des listes personnalisées en choisissant leurs paramètres et leurs colonnes.

Vous pouvez afficher une liste de plusieurs manières. Par exemple, vous pouvez créer un affichage d'une page pour toutes les tâches, et un autre affichage sur une autre page pour les seules tâches à terminer aujourd'hui. Vous pouvez aussi utiliser des dossiers pour organiser vos éléments de listes ; par exemple, afficher seulement les événements en cours à partir du calendrier d'une page d'accueil, et créer un affichage visuel —semblable à un calendrier mural — sur une autre page.

Avez-vous dans une feuille de calcul des données que vous souhaitez utiliser dans une liste sur un site Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ? Vous pouvez créer une nouvelle liste, incluant les colonnes et les données, par importation d'une feuille de calcul.

Si vous avez des programmes de gestion de base de données installés, compatibles avec Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, par exemple Microsoft Office Access 2007, et si votre navigateur prend en charge les contrôles ActiveX, vous pouvez intégrer les données de votre liste avec des outils de base de données tels que requêtes, jointures et rapports.

Il est aussi possible d'afficher les listes des composants WebPart (composant WebPart : unité modulaire d'informations comprenant une barre de titre, un cadre et un contenu. Les composants WebPart sont les blocs de construction de base d'une page de composants WebPart.) sur les pages de votre site. Les composants WebPart sont les éléments constitutifs d'un site Web, qui vous permettent d'ajouter des éléments directement dans une page WebPart à partir d'une liste. Vous pouvez également ouvrir une liste directement et travailler dessus. Par exemple, la liste par défaut Annonces s'affiche dans un composant WebPart sur une nouvelle page d'accueil, mais vous pouvez aussi cliquer sur le titre de la liste pour l'ouvrir et travailler dessus dans sa propre page.

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Comment travailler avec les listes

Voici quelques façons de travailler avec des listes pour faciliter la gestion des informations dans votre groupe :

• Suivre les versions et l'historique détaillé   Vous pouvez suivre les versions des éléments de la liste, pour voir quels éléments ont changé d'une version à la suivante, ainsi que les auteurs des changements. Si des erreurs se produisent dans une nouvelle version, vous pouvez restaurer une précédente version d'un élément. Le suivi de l'historique d'une liste est particulièrement important si votre organisation a besoin de surveiller une liste à mesure qu'elle évolue.

  

• Demander l'approbation  Vous pouvez spécifier que l'approbation d'un élément de liste est nécessaire avant qu'il puisse être affiché par tout le monde. Les éléments conservent l'état En attente tant qu'ils n'ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d'utilisateurs sont autorisés à afficher un élément de liste avant qu'il ne soit approuvé.
• Intégrer la messagerie électronique avec la liste  Si la messagerie entrante et sortante a été activée sur votre site, les listes peuvent bénéficier des fonctionnalités de la messagerie. Certaines listes, comme les calendriers, peuvent être configurées pour que des personnes puissent leur ajouter du contenu par envoi de courrier électronique. D'autres listes, comme une liste de tâches, peuvent être configurées pour envoyer un message à des personnes lorsque des éléments leur sont assignés. Votre entreprise peut personnaliser d'autres types de listes pour qu'elles reçoivent du courrier électronique.
• Personnaliser les autorisations  Vous pouvez spécifier si les participants à votre liste peuvent lire et modifier uniquement les éléments qu'ils ont créés, ou tous les éléments de la liste. Les personnes qui détiennent l'autorisation de gérer les listes peuvent lire et écrire tous les éléments de liste. Vous pouvez aussi appliquer des niveaux d'autorisation spécifiques à un seul élément de liste, par exemple s'il contient des informations confidentielles.
• Créer et gérer des affichages  Votre groupe peut créer différents affichages d'une même liste. Le contenu de la liste réelle ne change pas, mais ses éléments sont organisés ou filtrés de telle sorte que les utilisateurs puissent trouver les informations les plus importantes ou les plus intéressantes en fonction de leurs besoins.
• Utiliser des formules et des valeurs calculées  Vous pouvez utiliser des formules et des valeurs calculées pour générer de façon dynamique les information des colonnes d'une liste. Ces opérations peuvent porter sur les informations d'une ou plusieurs colonnes d'une liste de même que des fonctions système, comme [aujourd'hui] pour indiquer la date du jour. Par exemple, vous pouvez spécifier une date d'échéance par défaut correspondant à sept jours après la date actuelle.
• Rester informé des changements  Dans Windows SharePoint Services 3.0, les listes et les affichages utilisent désormais RSS, et les membres de votre groupe peuvent ainsi recevoir automatiquement les mises à jour. RSS est une technologie qui permet aux gens de recevoir et d'afficher des mises à jour, ou flux RSS, de nouvelles et d'informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez aussi créer des alertes par courrier électronique pour vous prévenir en cas de changements dans les listes ou en cas d'ajout d'éléments. Les alertes constituent un moyen pratique de garder trace des changements importants pour vous.
• Partager les informations des listes avec un programme de base de données  Si vous avez un programme de gestion de base de données installé, compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, par exemple Microsoft Office Access 2007, vous pouvez exporter et importer des données de et vers votre site, ainsi que lier une table de la base de données à une liste SharePoint. Lorsque vous travaillez sur les données de votre liste dans une base de données, vous pouvez les analyser comme n'importe quelles données, en utilisant par exemple des requêtes, des jointures et des rapports.
• Utiliser les listes de façon cohérente entre les sites  Si votre groupe travaille avec différents types de listes, vous pouvez ajouter de la cohérence entre plusieurs listes grâce à des types de contenu (type de contenu : groupe réutilisable de paramètres pour une catégorie de contenu. Utilisez les types de contenu pour gérer les métadonnées, les modèles et les comportements des éléments et des documents de façon cohérente. Les types de contenu sont définis au niveau du site et utilisés sur les listes et les bibliothèques.), des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités permettent de réutiliser les paramètres et la structure d'une liste de façon efficace. Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu pour un problème de service client qui spécifie plusieurs colonnes (telles que le contact client) et les processus d'entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple consiste à créer une colonne de site pour les noms de services avec une liste déroulante des services. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes afin de vous assurer que les noms s'affichent toujours de la même façon dans chacune des listes.

  Des liens vers des informations supplémentaires sur les types de contenu, les colonnes de site et les modèles de listes se trouvent dans la section Voir aussi.

• Travailler sur des éléments de liste à partir d'un programme de messagerie  En utilisant un programme de messagerie compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez emporter avec vous les informations des listes importantes. Par exemple, avec Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez afficher et actualiser des tâches, des contacts et des forums de discussion sur votre site, à partir d'Outlook.

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Types de listes

Le type de liste utilisé dépend des types d'informations qui sont partagés :

• Annonces  Utilisez une liste d'annonces pour partager des nouvelles ou des états et pour fournir des rappels. Les annonces prennent en charge les mises en forme améliorées avec des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.
• Contacts  Utilisez une liste de contacts pour stocker des informations sur les personnes ou les groupes avec lesquels vous travaillez. Si vous utilisez un programme de gestion des messages ou des contacts compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos contacts à partir de votre site SharePoint dans ce programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour une liste de tous les fournisseurs de votre société à partir d' Office Outlook 2007. Une liste de contacts ne gère pas réellement les membres de votre site, mais peut être utilisée pour stocker et partager des contacts pour votre société, par exemple une liste de fournisseurs externes.
• Forums de discussion  Utilisez un forum de discussion pour fournir un endroit centralisé pour enregistrer et stocker les discussions d'équipe identique au format des groupes de discussion. Si votre administrateur a autorisé les listes de votre site à recevoir des courriers électroniques, les forums de discussion peuvent stocker les discussions par courrier électronique de la plupart des programmes de messagerie. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion pour la sortie d'un nouveau produit. Si vous utilisez un programme de messagerie compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre forum de discussion tout en travaillant dans l'autre programme.
• Liens  Utilisez une liste de liens comme emplacement centralisé pour les liens vers le Web, l'intranet de votre société et d'autres ressources. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites Web de vos clients.
• Calendrier  Utilisez un calendrier pour tous les événements de votre équipe ou pour des situations particulières, telles que les vacances de votre société. Un calendrier fournit des affichages visuels, tels qu'un calendrier mural ou de bureau, des événements de votre équipe, notamment les réunions, les événements sociaux et les événements d'une journée entière. Vous pouvez également suivre les dates importantes pour votre équipe, telles que les échéances ou les dates de sortie d'un produit, qui ne sont pas liées à un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de calendrier compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre calendrier à partir de votre site SharePoint tout en travaillant dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez comparer et mettre à jour votre calendrier sur le site SharePoint avec les dates de votre calendrier Office Outlook 2007 en affichant les deux calendriers côte à côte ou l'un sur l'autre dans Office Outlook 2007.
• Tâches  Utilisez une liste des tâches pour suivre les informations des projets et autres événements pour votre groupe. Vous pouvez assigner des tâches aux personnes, ainsi que suivre l'état et le pourcentage d'avancement des tâches vers leur réalisation. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches à partir de votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste des tâches pour le budget de votre société, puis l'afficher et la mettre à jour dans Office Outlook 2007 en même temps que d'autres tâches.
• Tâches de projet  Pour stocker des informations identiques à une liste des tâches, mais fournir un affichage visuel ou Gantt avec des barres de progression, utilisez une liste de tâches de projet. Vous pouvez suivre l'état et le pourcentage d'avancement d'une tâche vers sa réalisation. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour les tâches de votre projet à partir de votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste des tâches sur votre site SharePoint pour identifier et assigner le travail afin de créer un manuel de formation. Puis, vous pouvez suivre la progression à partir Office Outlook 2007.
• Suivi des problèmes  Utilisez une liste de suivi des problèmes pour stocker les informations relatives à des problèmes spécifiques, tels que des problèmes de support, et suivre la progression. Vous pouvez assigner des problèmes, les classer et les relier. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes pour gérer les problèmes du service client et les solutions. Vous pouvez également commenter les problèmes chaque fois que vous les modifier, ce qui crée un historique sans modifier la description d'origine du problème. Par exemple, un conseiller du service clientèle peut enregistrer chaque étape effectuée pour résoudre un problème, ainsi que les résultats.
• Enquête  Pour collecter et compiler des commentaires, par exemple une enquête de satisfaction des employés ou un quiz, utilisez une enquête. Vous pouvez concevoir vos questions et les réponses de différentes façons et afficher une vue d'ensemble des commentaires. Si vous disposez d'un tableur ou d'un programme de base de données compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0, vous pouvez exporter vos résultats pour une analyse plus approfondie.
• Personnalisée  Bien que vous puissiez personnaliser n'importe quelle liste, vous pouvez commencer par une liste personnalisée, et personnaliser uniquement les paramètres que vous spécifiez. Vous pouvez également créer une liste basée sur une feuille de calcul, si vous disposez d'un tableur compatible avec Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0 et Windows Internet Explorer et Microsoft Windows. Par exemple, vous pouvez importer une liste à partir d' Microsoft Office Excel 2007 que vous avez créée pour stocker et gérer les contrats de vos fournisseurs.

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