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Une liste est un ensemble d'informations partagées avec les membres de votre équipe. Vous pouvez par exemple créer une feuille d'inscription pour un événement ou assurer le suivi des événements de l'équipe à l'aide d'un calendrier.

• Vue d'ensemble

• Méthodes d'utilisation des listes

• Types de listes

Vue d'ensemble

Lorsque vous créez un site Microsoft Office SharePoint Server 2007, plusieurs types de listes sont automatiquement créés. Ces listes par défaut vont du forum de discussion à la liste de type calendrier.

Vous pouvez personnaliser ces listes, y ajouter des éléments, créer des listes supplémentaires à partir des modèles fournis ou encore créer des listes personnalisées utilisant uniquement les paramètres et les colonnes de votre choix.

Une liste peut être affichée de différentes façons. Par exemple, vous pouvez afficher une vue de toutes les tâches sur une page puis, sur la page suivante, une vue recensant uniquement les tâches du jour. Vous pouvez également utiliser des dossiers pour organiser les éléments d'une liste. Ainsi, il est possible de n'afficher que les événements en cours d'un calendrier sur une page d'accueil et de créer une représentation visuelle (semblable à un calendrier mural) sur une autre page.

Vous souhaitez utiliser les données d'une feuille de calcul dans une liste sur un site SharePoint ? Il vous suffit de créer une nouvelle liste, contenant les colonnes et les données, en important la feuille de calcul en question.

Si des programmes de base de données sont installés sur votre ordinateur, comme Microsoft Office Access 2007, et que votre navigateur prend en charge les contrôles Microsoft ActiveX, vous pouvez intégrer les données de votre liste à l'aide d'outils de base de données tels que les requêtes, les jointures et les rapports.

Les listes peuvent également être affichées dans des composants WebPart (composant WebPart : unité modulaire d'informations comprenant une barre de titre, un cadre et un contenu. Les composants WebPart sont les blocs de construction de base d'une page de composants WebPart.) figurant sur les pages de votre site. Les composants WebPart sont les blocs de construction d'un site Web, ils permettent d'ajouter des éléments à une page WebPart directement depuis une liste. Vous pouvez également ouvrir directement une liste et l'utiliser. Par exemple, la liste par défaut Annonces apparaît dans un composant WebPart sur la page d'accueil d'un nouveau site d'équipe, mais vous pouvez également cliquer sur le titre de la liste pour l'ouvrir et travailler directement sur sa propre page.

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Méthodes d'utilisation des listes

Voici quelques-unes des méthodes permettant d'utiliser les listes pour gérer les informations associées à votre groupe.

• Suivi des versions et de l'historique détaillé   Vous pouvez effectuer un suivi des versions des éléments d'une liste de façon à voir quels éléments ont changé d'une version à l'autre, ainsi que le nom de l'utilisateur les ayant modifiés. Si des erreurs sont intégrées dans une version plus récente, vous pouvez restaurer la version précédente d'un élément. Le suivi de l'historique d'une liste est particulièrement important si votre organisation a besoin de contrôler une liste à mesure qu'elle évolue.

  

• Approbation obligatoire   Vous pouvez spécifier qu'un élément de liste doit impérativement être approuvé pour être visible pour tous les utilisateurs. Un élément conserve l'état En attente tant qu'il n'a pas été approuvé ou rejeté par un utilisateur habilité à effectuer cette opération. Vous avez la possibilité de contrôler quels groupes d'utilisateurs sont autorisés à afficher un élément de liste tant qu'il n'est pas approuvé.
• Intégration de la messagerie électronique à une liste   Si le courrier électronique (entrant ou sortant) est activé sur votre site, les listes peuvent bénéficier des fonctions de messagerie électronique. Certaines listes, telles que les calendriers, peuvent être configurées de façon à ce que les utilisateurs y ajoutent du contenu en envoyant des messages. D'autres listes, telles que les listes de tâches, peuvent être configurées pour envoyer des messages aux utilisateurs lorsque des éléments leur sont affectés. Votre organisation peut personnaliser d'autres types de listes de façon à recevoir des messages.
• Personnalisation des autorisations   Vous pouvez définir si les participants associés à votre liste peuvent lire et modifier uniquement les éléments qu'ils ont créés ou bien l'ensemble des éléments de la liste. Les utilisateurs autorisés à gérer les listes peuvent lire et modifier tous les éléments. Vous pouvez également appliquer des niveaux d'autorisation spécifiques à un seul élément de liste, par exemple s'il contient des informations confidentielles.
• Création et gestion de vues   Votre groupe peut créer différentes vues d'une même liste. Le contenu de la liste proprement dite ne change pas, mais les éléments sont organisés ou filtrés de façon à ce que les utilisateurs puis y trouver les informations les plus importantes ou les plus pertinentes, en fonction de leurs besoins.
• Utilisation de formules et de valeurs calculées   Les formules et les valeurs calculées permettent de générer des informations de façon dynamique dans les colonnes d'une liste. Les opérations peuvent inclure des informations d'une ou de plusieurs colonnes de la liste, ainsi que des fonctions système telles que [aujourd'hui] pour indiquer la date en cours. Vous pouvez par exemple spécifier une échéance par défaut qui correspond à sept jours après la date en cours.
• Notifications en cas de changements   Les listes et les vues de l'application Office SharePoint Server 2007 utilisent à présent la technologie RSS, ce qui permet aux membres de votre groupe de travail de recevoir automatiquement les mises à jour. La technologie RSS permet aux utilisateurs de recevoir et d'afficher les mises à jour ou les flux RSS de nouveautés et d'informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez également créer des alertes par courrier électronique pour recevoir une notification dès qu'une liste est modifiée ou qu'un nouvel élément est ajouté. Les alertes constituent un moyen pratique pour effectuer le suivi des modifications qui vous intéressent.
• Partage des informations de liste avec un programme de base de données   Si un programme de base de données est installé sur votre ordinateur, comme Microsoft Office Access 2007, vous pouvez exporter des données vers votre site et en importer, ainsi que relier une table de la base de données à une liste SharePoint. Lorsque vous utiliserez vos données de liste dans une base de données, vous pourrez les analyser comme n'importe quel autre type de données, par exemple en utilisant des requêtes, des jointures ou des rapports.
• Utiliser les listes de façon cohérente entre les sites  Si votre groupe travaille avec différents types de listes, vous pouvez ajouter de la cohérence entre plusieurs listes grâce à des types de contenu (type de contenu : groupe réutilisable de paramètres pour une catégorie de contenu. Utilisez les types de contenu pour gérer les métadonnées, les modèles et les comportements des éléments et des documents de façon cohérente. Les types de contenu sont définis au niveau du site et utilisés sur les listes et les bibliothèques.), des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités permettent de réutiliser les paramètres et la structure d'une liste de façon efficace. Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu pour un problème de service client qui spécifie plusieurs colonnes (telles que le contact client) et les processus d'entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple consiste à créer une colonne de site pour les noms de services avec une liste déroulante des services. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes afin de vous assurer que les noms s'affichent toujours de la même façon dans chacune des listes.

  Des liens vers des informations supplémentaires sur les types de contenu, les colonnes de site et les modèles de listes se trouvent dans la section Voir aussi.

• Utilisation d'éléments de liste à partir d'une application de messagerie électronique   L'utilisation d'une application de messagerie électronique compatible avec Office SharePoint Server 2007 vous permet d'avoir accès en permanence à des informations essentielles. Par exemple, avec Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez afficher et mettre à jour les tâches, les contacts et les forums de discussion de votre site depuis Outlook.
• Définition du ciblage du contenu   Les éléments présents dans une liste Microsoft Office SharePoint Server 2007 peuvent être publiés afin de n'être visibles que pour les utilisateurs appartenant à un groupe ou une audience spécifique. Pour ce faire, il convient d'utiliser des composants WebPart, tels que le composant WebPart de requête de contenu, qui utilise des données ciblées sur l'audience pour filtrer le contenu des listes en fonction du contexte de l'utilisateur. Pour que les éléments d'une liste puissent être activés pour une audience donnée, la liste elle-même doit être configurée avec la colonne Ciblage de l'audience.

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Types de listes

Le type de liste utilisé dépend du type d'informations partagées.

Annonces   Utilisez une liste d'annonces pour partager des informations et leur état et pour fournir des rappels. Les annonces prennent en charge la mise en forme avancée utilisant des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.

Contacts   Servez-vous d'une liste de contacts pour stocker des informations concernant les personnes ou les groupes avec lesquels vous collaborez. Si vous utilisez une application de messagerie ou un programme de gestion des contacts compatible avec Office SharePoint Server 2007, vous pouvez afficher et mettre à jour les données de vos contacts depuis votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour la liste de tous les fournisseurs de votre organisation depuis Office Outlook 2007. Une liste de contacts ne permet pas, à proprement parler, de gérer les membres de votre site, mais elle permet de stocker et de partager les contacts de votre organisation, tels que la liste des sous-traitants externes.

Forums de discussion   Un forum de discussion constitue un emplacement central permettant d'accueillir et de stocker les discussions de votre équipe ; cet emplacement rappelle le format d'un groupe de discussion. Si votre administrateur a activé les listes sur votre site pour qu'elles reçoivent des messages électroniques, les forums peuvent stocker les discussions électroniques de la plupart des applications de messagerie. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion consacré à la commercialisation de votre dernier produit. Si vous utilisez une application de messagerie électronique compatible avec Office SharePoint Server 2007, vous pouvez afficher et mettre à jour votre forum tout en utilisant l'autre programme.

Liens   Utilisez une liste de liens comme emplacement central permettant de stocker les liens vers les sites Internet, le réseau intranet de votre société et toute autre ressource. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites Web de vos clients.

Calendrier   Utilisez un calendrier pour les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, telles que les vacances de la société. Un calendrier fournit des représentations visuelles, semblables à un calendrier mural ou du bureau, des événements de votre équipe, notamment les réunions, les activités socioculturelles et les manifestations quotidiennes. Vous pouvez également effectuer le suivi des moments clés d'une équipe, tels que les délais ou les dates de commercialisation, qui ne sont pas associés à un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez une application de calendrier ou de messagerie électronique compatible avec Office SharePoint Server 2007, vous pouvez afficher et mettre à jour votre calendrier depuis votre site SharePoint tout en utilisant l'autre programme. Par exemple, vous pouvez comparer et mettre à jour votre calendrier sur le site SharePoint en fonction des dates de votre calendrier Office Outlook 2007, en affichant ces deux calendriers côte à côte ou en les superposant dans Office Outlook 2007.

Tâches   Utilisez une liste de tâches pour effectuer le suivi des informations relatives aux projets et autres événements à venir de votre groupe. Vous pouvez affecter des tâches à des personnes, puis suivre l'état et la progression des tâches à mesure qu'elles sont exécutées. Si vous utilisez une application de messagerie électronique ou un programme de gestion des tâches compatible avec Office SharePoint Server 2007, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches depuis votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour la préparation du budget de votre organisation, puis la consulter et la mettre à jour dans Office Outlook 2007, aux côtés de vos autres tâches.

Tâches de projet   Pour stocker les informations relatives aux tâches dans une représentation visuelle ou un graphique de Gantt avec des barres de progression, utilisez une liste de tâches de projet. Vous pouvez suivre l'état et la progression des tâches à mesure qu'elles sont exécutées. Si vous utilisez une application de messagerie électronique ou un programme de gestion des tâches compatible avec Office SharePoint Server 2007, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches depuis votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches sur votre site SharePoint pour identifier et attribuer le travail afin de créer un manuel de formation, puis suivre l'évolution de votre organisation dans Office Outlook 2007.

Suivi des problèmes   Utilisez une liste de suivi des problèmes pour stocker les informations relatives à des problèmes spécifiques, tels que des problèmes techniques, et suivre leur évolution. Vous pouvez affecter les problèmes, les catégoriser et les associer les uns aux autres. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes afin de gérer les questions du service clientèle et les solutions apportées. Vous pouvez également ajouter un commentaire à un problème chaque fois que vous le modifiez, en créant un historique des commentaires sans affecter la description initiale du problème. Ainsi, un représentant du service clientèle peut consigner chaque mesure prise pour résoudre un problème et les résultats obtenus. Vous pouvez également utiliser une liste de suivi des problèmes avec un flux de travail à trois états afin d'aider votre organisation à gérer le suivi des problèmes ou des projets.

Enquête   Pour recueillir et rassembler des commentaires, via un sondage ou un questionnaire sur la satisfaction des employés par exemple, utilisez une enquête. Vous pouvez mettre au point vos questions et réponses de différentes façons et voir un aperçu des commentaires obtenus. Si vous avez installé un programme de base de données ou de feuille de calcul compatible avec Microsoft Windows SharePoint Services (version 3) ou Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, vous pouvez exporter vos résultats en vue d'effectuer une analyse plus approfondie.

Personnalisation   Même si toutes les listes sont personnalisables, vous pouvez commencer avec une liste personnalisée par défaut puis personnaliser uniquement les paramètres de votre choix. Vous avez également la possibilité de créer une liste reposant sur une feuille de calcul, si vous disposez d'un programme de feuille de calcul compatible avec Microsoft Windows SharePoint Services (version 3) ou Windows SharePoint Services 2.0, Microsoft Internet Explorer et Microsoft Windows. Vous pouvez par exemple importer une liste depuis Microsoft Office Excel 2007 que vous avez créée pour stocker et gérer les contrats avec vos sous-traitants.

En outre, vous pouvez facilement intégrer des informations à partir d'applications métier telles que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server dans un site Office SharePoint Server 2007 en ajoutant le type de colonne des données métier à une liste Office SharePoint Server 2007. Lorsque vous ajoutez le type de colonne des données métier à une liste, vous pouvez obtenir une liste d'éléments utilisant une combinaison de colonnes issues de Office SharePoint Server 2007 et d'une application métier externe.

Langues et traducteurs   Vous pouvez créer une liste de langues et de traducteurs à utiliser avec un flux de travail de gestion des traductions dans une bibliothèque de gestion des traductions. Le flux de travail utilise cette liste pour affecter des tâches de traduction au traducteur spécifié pour chaque langue. Cette liste peut être créée manuellement ou, si vous le souhaitez, automatiquement dès lors que vous ajoutez un flux de travail de gestion des traductions dans la bibliothèque correspondante.

Liste d'indicateurs de performance clés   Les indicateurs de performance clés permettent d'évaluer rapidement l'avancement réalisé par rapport à des objectifs mesurables. Vous pouvez définir des listes d'indicateurs de performances clés pour effectuer le suivi des performances à l'aide de l'une des quatre sources de données suivantes : données saisies manuellement, données d'une liste SharePoint, données de classeurs Microsoft Office Excel et données d'Analysis Services (composant de Microsoft SQL Server 2005). Une fois la liste d'indicateurs créée, tous les utilisateurs disposant des autorisations suffisantes sur la liste peuvent utiliser cette dernière pour afficher l'état d'un indicateur sur une page de tableau de bord.