Vous pouvez extraire et archiver des documents dans une bibliothèque de documents d’espace de travail SharePoint comme vous le feriez sur le serveur SharePoint.
Que voulez-vous faire ?
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Comme sur un site SharePoint, il n’est pas absolument nécessaire d’extraire des documents pour les modifier. Si vous ouvrez, modifiez et enregistrez les modifications apportées à un document, vos mises à jour seront automatiquement téléchargées sur le serveur SharePoint lors de la prochaine synchronisation. Il existe un avantage certain à la modification de documents sans les extraire préalablement : chaque fois que vous enregistrez des mises à jour dans un document, celles-ci peuvent être téléchargées sur le serveur pour que d’autres utilisateurs puissent les lire. À l’inverse, si vous extrayez un document, les mises à jour que vous apportez ne sont pas téléchargées sur le site SharePoint avant que vous n’archiviez le document.
Vous pouvez envisager d’extraire des documents pour l’une des raisons suivantes :
- Vous souhaitez empêcher d’autres personnes de modifier le même document et d’engendrer des conflits de modification.
D’autres personnes peuvent avoir un accès en modification aux mêmes documents directement sur le site SharePoint. Si vous extrayez ces documents dans l’espace de travail SharePoint, d’autres peuvent toujours en disposer d’une version en lecture seule, mais vous seul pouvez les modifier.
- Vous souhaitez télécharger les mises à jour apportées aux documents uniquement lorsque vous avez terminé de les modifier.
Si vous apportez des modifications importantes à un document, il peut être préférable de conserver ces mises à jour non publiées jusqu’à ce que vous ayez terminé votre travail.
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Extraire des documents
- Sélectionnez les documents que vous souhaitez extraire.
- Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Extraire.
Des flèches d’extraction vertes sont ajoutées aux fichiers sélectionnés pour indiquer qu’ils sont désormais extraits pour vous.
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Archiver des documents
- Sélectionnez les documents que vous souhaitez archiver.
- Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Archiver.
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Annuler une extraction
Si vous souhaitez ne pas conserver des mises à jour que vous avez apportées à un document extrait et que vous souhaitez par conséquent revenir à la version du document d’avant son extraction, il vous suffit d’annuler l’extraction.
- Sélectionnez les documents dont vous souhaitez annuler l’extraction.
- Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Annuler l’extraction.
- Cliquez sur Oui pour confirmer que vous souhaitez annuler les modifications que vous n’avez pas archivées.
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