Tâches de base dans SharePoint Server 2010

Prise en main de SharePoint 2010 Vous trouverez ici des tâches et informations de base pour apprendre à utiliser Microsoft SharePoint Server 2010.

Contenu de cet article


Présentation de SharePoint Foundation et SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 est la technologie sous-jacente aux sites SharePoint. Elle est disponible gratuitement et était nommée Windows SharePoint Services dans les versions antérieures. SharePoint Server 2010 repose sur la technologie SharePoint Foundation pour fournir un cadre de travail cohérent et familier pour les listes et les bibliothèques, l’administration des sites et la personnalisation des sites. Toutes les fonctionnalités disponibles dans SharePoint Foundation sont également présentes dans SharePoint Server 2010.

SharePoint Server 2010 constitue toutefois une extension de SharePoint Foundation dans la mesure où il offre des fonctionnalités et capacités supplémentaires. Par exemple, SharePoint Server et SharePoint Foundation incluent tous deux des modèles de sites pour faciliter la collaboration avec des collègues sur des sites d’équipe, des blogs et des espaces de travail de réunion. Mais SharePoint Server inclut des fonctionnalités sociales améliorées telles que le marquage et les flux d’informations, permettant à des personnes de votre organisation de découvrir, d’organiser, de parcourir et de partager des informations avec des collègues. SharePoint Server améliore en outre la technologie de recherche de SharePoint Foundation pour inclure des fonctionnalités qui sont utiles aux employés d’organisations de grande taille, telles que la possibilité de rechercher des données métiers dans SAP, Siebel et d’autres applications métiers.

SharePoint Foundation et SharePoint Server sont tous deux conçus pour fonctionner efficacement avec d’autres programmes, serveurs et technologies, notamment ceux du système Microsoft Office. Par exemple, vous pouvez ouvrir un site, une liste ou une bibliothèque hors connexion dans SharePoint Workspace, travailler sur le contenu du site pendant que vous êtes déconnecté de votre réseau, puis automatiquement synchroniser vos modifications lorsque vous vous reconnectez. Vous pouvez effectuer de nombreuses tâches SharePoint à partir de programmes Microsoft Office familiers. Par exemple, vous pouvez démarrer un flux de travail ou participer à un flux de travail existant pour approuver une note de frais à partir de Microsoft Word.

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Fonctionnalités de SharePoint Server

Les fonctionnalités de SharePoint Server 2010 s’articulent autour de six domaines. Cet article présente brièvement chacune de ces fonctionnalités et propose des liens vers des articles associés pour plus d’informations.

Collaboration et fonctionnalités sociales

SharePoint Server 2010 étend les fonctionnalités de collaboration de SharePoint Foundation en facilitant la création de contenu à partir du navigateur ou d’applications familières telles que Microsoft Word, permettant aux utilisateurs d’associer des ressources à des marquages et des évaluations et de trouver des réponses plus rapidement grâce aux flux d’informations et à la recherche de personnes.

L’un des endroits clés pour tirer profit de ces fonctionnalités est Mon site. Mon site est votre propre site SharePoint, sur lequel vous pouvez partager des documents, des liens et des informations sur vous-même par le biais d’un profil en ligne. Vous pouvez également créer des blogs sur les thèmes qui vous intéressent, ou rechercher des informations dans le cadre de votre travail.

Profil WN

Vous décidez des informations que vous souhaitez partager et de celles que vous souhaitez garder privées sur Mon site. Vous pouvez marquer des liens vers des informations et trouver des informations marquées ou partagées par d’autres personnes sur leurs flux d’informations. Pour en savoir plus sur Mon site, voir Gérer les informations que vous partagez via Mon site et votre profil.

SharePoint Server 2010 facilite en outre la participation où que vous vous trouviez en vous permettant d’utiliser les fonctionnalités de SharePoint Workspace que vous soyez connecté ou non à votre réseau, et en permettant ainsi aux utilisateurs de collaborer lors de leurs déplacements.

Gestion de contenu d’entreprise

La fonctionnalité de gestion de contenu d’entreprise (ECM, Enterprise Content Management) développée par Microsoft aide les organisations à faire face aux difficultés posées par des volumes importants de contenu non géré. SharePoint Server 2010 est une partie centrale de la solution Microsoft ECM, qui étend la gestion du contenu à l’ensemble des employés de l’organisation grâce à l’intégration avec des outils familiers comme le système Microsoft Office. La solution Microsoft ECM offre des fonctions qui permettent de gérer le cycle de vie complet du contenu, de la création à l’expiration, en passant par la modification et la collaboration, sur une plateforme unique et unifiée.

SharePoint Server 2010 aide les organisations à gérer le cycle de vie complet du contenu au moyen d’ensembles distincts de fonctionnalités, qui leur permettent d’atteindre les objectifs suivants :

  • Gérer des contenus variés     Les fonctionnalités de gestion des documents disponible dans SharePoint Server 2010 aident les organisations à consolider les contenus provenant de plusieurs endroits différents dans un seul et même espace de stockage géré centralement, avec un système de classement homogène. La nouvelle fonctionnalité d’ensembles de documents permet aux organisations de créer et de gérer des produits de travail incluant plusieurs documents. Les fonctions de recherche intégrées permettent de rechercher, de partager et d’utiliser ces contenus. Les fonctionnalités de gestion des métadonnées, telles que la nouvelle Banque de termes, leur permettent de gérer leurs métadonnées de façon centralisée sur plusieurs sites. Les métadonnées sont des informations sur les données utilisées pour identifier, structurer, découvrir et gérer des informations. La nouvelle prise en charge de la navigation par métadonnées et la capacité d’intégrer des champs de métadonnées dans des documents améliore la recherche et la découverte d’informations. Le contenu peut également être protégé contre les accès non autorisés. Des outils de collaboration, tel que les flux de travail, facilitent le travail collaboratif, la révision et l’approbation des documents de façon structurée.
  • Répondre à la conformité et aux exigences légales     Les fonctionnalités de gestion des enregistrements de SharePoint Server 2010 permettent aux organisations de stocker et de protéger des enregistrements, que ce soit sur place avec les enregistrements en cours ou dans un référentiel central verrouillé. Les organisations peuvent appliquer des stratégies d’expiration à ces enregistrements, afin de s’assurer de leur conservation pendant les délais requis, conformément aux réglementations ou aux stratégies de l’entreprise. Elles peuvent ainsi limiter les risques de contrevenir aux exigences légales. Les journaux d’audit servent de preuve aux auditeurs internes et externes qui peuvent vérifier les délais de conservation des enregistrements. Certains enregistrements peuvent être mis en attente pour des raisons liées aux investigations et afin d’empêcher leur destruction.
  • Gérer efficacement plusieurs sites Web     Les fonctionnalités de gestion du contenu Web de SharePoint Server 2010 permettent de publier du contenu Web au moyen d’un outil de création de contenu facile à utiliser et d’un processus d’approbation intégré. Les employés peuvent télécharger du contenu — notamment des images, fichiers audio et vidéo — sur des sites Web à tout moment, sans intervention lourde du service informatique. La nouvelle prise en charge multimédia inclut notamment une nouvelle Bibliothèque de biens avec des affichages sophistiqués et des sélecteurs, la prise en charge de vidéos comme type de contenu SharePoint, une infrastructure de diffusion vidéo en continu et un lecteur multimédia Silverlight avec modification des apparences. Les modèles, disponibles sous la forme de pages maîtres et de mises en page, aident les organisations à appliquer des personnalisations homogènes à l’ensemble des pages. SharePoint Server 2010 offre également une infrastructure de déploiement et de gestion unique pour les sites intranet, extranet et Internet, ainsi que pour les sites multilingues.

Recherche d’entreprise

SharePoint Server 2010 offre une puissante infrastructure de recherche qui complète d’autres fonctionnalités de productivité métier telles que ECM et les fonctionnalités de collaboration, permettant aux utilisateurs de recevoir des réponses plus rapidement et à l’entreprise d’amplifier l’impact de ses connaissances et compétences.

La fonctionnalité de recherche tient compte de votre contexte personnel et vous permet d’affiner votre recherche à l’aide de la navigation interactive pour vous guider vers les informations recherchées. SharePoint Server étend la portée de la recherche à de nombreux types et sources de contenu supplémentaires, vous permettant d’accéder à toutes les informations de votre entreprise — y compris des applications métiers telles que SAP, Siebel ou des bases de données personnalisées — et de rendre ces informations disponibles pour les personnes qui en ont besoin.

Aide à la décision

L’aide à la décision est un ensemble de méthodologies, de technologies et de processus conçus pour extraire des informations stockées dans les systèmes organisationnels et pour les mettre à disposition des personnes qui en ont besoin pour prendre des décisions informées. Élément clé de la plate-forme d’aide à la décision de Microsoft, SharePoint Server 2010 permet d’étendre les fonctionnalités d’aide à la décision à tous les employés d’une organisation, de sorte que tous soient en mesure d’accéder aux données pertinentes pour prendre les décisions appropriées.

Votre organisation stocke probablement ses données sous des formats variés ; par exemple, dans des bases de données, des courriers électroniques et des feuilles de calcul. SharePoint Server 2010 vous permet d’extraire des données de sources diverses et de les présenter sous une forme susceptible de faciliter l’analyse et la prise de décision.

Microsoft Excel Services permet aux décideurs de publier, partager et gérer des classeurs Excel sur un site SharePoint. D’autres personnes de l’organisation peuvent alors modifier les valeurs, formules et mises en forme des cellules à partir de leur navigateur pendant qu’elles analysent les données.

L’application PerformancePoint Services de SharePoint Server 2010 vous permet d’augmenter la visibilité des objectifs et mesures clés de votre organisation et d’améliorer le niveau et la qualité de vos analyses. Vous ou d’autres personnes de votre organisation pouvez créer et utiliser des tableaux de bord interactifs avec des cartes de performances, des rapports et des filtres pour identifier les tendances en cours. Vous pouvez également ajouter des graphiques sophistiqués à vos sites SharePoint et connecter ces graphiques à diverses sources, par exemple des listes SharePoint, des listes de données externes, les services Business Data Connectivity ou Excel, ou d’autres composants WebPart.

Portails

Avec SharePoint Server 2010, des organisations peuvent créer et maintenir des sites portails pour chaque aspect de leurs activités (portails intranet locaux d’entreprise, sites Web globaux d’entreprise et sites portails des différents départements). Les portails intranet d’une entreprise ou d’un département peuvent connecter des sites individuels au sein de l’organisation et consolider l’accès à des applications métiers existantes. Des équipes et personnes d’une organisation peuvent utiliser un site portail pour accéder aux compétences, informations et applications métiers dont elles ont besoin pour effectuer leur travail.

Les personnes utilisant un site portail au sein d’une organisation peuvent également tirer profit de leur propre site Mon site. Mon site est un site personnel offrant un endroit centralisé où stocker et gérer vos documents, votre contenu, vos liens et vos contacts. Mon site peut aussi servir de point de contact pour les autres utilisateurs de votre organisation, pour trouver des informations sur vous, vos compétences et centres d’intérêt. Les sites Mon site offrent les fonctionnalités sociales mentionnées plus haut dans cet article.

SharePoint Server 2010 comprend en outre des fonctionnalités pour permettre à une organisation de personnaliser l’utilisation d’un site portail pour des utilisateurs, par exemple en ciblant le contenu pour des types d’utilisateurs spécifiques. Votre organisation peut personnaliser encore davantage le site portail à l’aide d’un programme de conception de sites Web compatible avec SharePoint tel que SharePoint Server 2010.

Processus d’entreprise et formulaires

SharePoint Server 2010 fournit de nombreuses fonctionnalités qui aident à l’intégration et à la rationalisation des processus métiers. Les flux de travail vous permettent de réduire les coûts de coordination de processus d’entreprise courants tels que l’approbation de projets ou la révision de documents en gérant et en suivant les tâches impliquées dans ces processus. SharePoint Server 2010 comprend plusieurs flux de travail prédéfinis que vous pouvez utiliser tels qu’ils sont ou personnaliser pour répondre à vos besoins. Vous pouvez également utiliser SharePoint Designer pour créer des flux de travail personnalisés qui prennent en charge vos processus d’entreprise spécifiques.

Vous pouvez également créer des formulaires basés sur un navigateur et recueillir des données d’organisations qui n’utilisent pas Microsoft InfoPath 2010.

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Éléments d’un site SharePoint

Un site est un groupe de pages Web ayant un rapport entre elles et sur lequel votre organisation peut collaborer à des projets, tenir des réunions et partager des informations. Ainsi, votre équipe peut disposer de son propre site pour y conserver ses plannings, ses fichiers et ses informations de procédures. Le site de votre équipe peut faire partie d’un site portail global de l’organisation dans lequel différents départements tels que le service de ressources humaines enregistrent et publient des informations et des ressources à l’usage du reste de l’organisation.

Tous les sites SharePoint ont des éléments communs avec lesquels vous devez tout d’abord vous familiariser : des listes, des bibliothèques, des composants WebPart et des affichages.

Site d’équipe

Listes    Une liste est un composant de site Web qui permet à votre organisation de stocker, de partager et de gérer des informations. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour effectuer le suivi des affectations de tâches ou des événements associés à l’équipe sur un calendrier. Vous pouvez également réaliser un sondage ou héberger des discussions sur un forum de discussion.

Bibliothèques    Une bibliothèque est un type particulier de liste qui stocke des fichiers ainsi que des informations sur ces fichiers. Vous pouvez déterminer la façon dont les fichiers sont affichés, suivis, gérés et créés dans les bibliothèques.

Affichages     Vous pouvez utiliser des affichages pour consulter les éléments d’une liste ou d’une bibliothèque qui vous importent le plus ou qui vous sont le plus utiles. Par exemple, vous pouvez créer un affichage de tous les éléments d’une liste relatifs à un service spécifique, ou mettre en surbrillance certains documents d’une bibliothèque. Vous pouvez créer différents affichages d’une liste ou d’une bibliothèque que les utilisateurs pourront sélectionner. Vous pouvez également utiliser un composant WebPart pour afficher un affichage d’une liste ou d’une bibliothèque sur une autre page de votre site.

Affichage Mes tâches

Composants WebPart    Un composant WebPart est une unité modulaire d’information sur laquelle est basée la plupart des pages d’un site. Si vous êtes autorisé à modifier les pages de votre site, vous pouvez utiliser des composants WebPart pour personnaliser votre site et afficher des images, des graphiques, des parties d’autres pages Web, des listes de documents, des vues personnalisées de données métiers et plus encore.

Composant WebPart

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Fonctionnalités du site appropriées à votre utilisation

Les éléments affichés et les options disponibles sur votre site dépendent des paramètres d’installation et de configuration de SharePoint.

Autorisations    Si vous disposez des autorisations de niveau Contrôle total par défaut, vous pouvez utiliser toutes les options disponibles pour gérer le site. Si vous disposez d’autorisations de niveau Collaboration ou Lecture, vos options et votre accès au contenu du site sont plus limités. Un grand nombre d’options présentées dans cet article ne sont pas accessibles aux utilisateurs disposant d’autorisations de niveau Lecture, qui permettent aux utilisateurs de lire un contenu mais pas de le modifier. De par leur conception même, les autorisations sont flexibles et personnalisables et votre organisation peut avoir ses propres paramètres d’autorisations.

Personnalisation    Votre organisation peut avoir personnalisé les autorisations et la présentation de votre site, voire même personnalisé la navigation du site et déplacé des contrôles tels que le menu Actions du site à un autre emplacement dans la page. De même, votre organisation peut décider de ne pas utiliser la fonctionnalité de ruban introduite dans SharePoint 2010.

Version de SharePoint    Cet article explique comment commencer à utiliser SharePoint Server 2010. Si votre organisation utilise SharePoint Foundation 2010, consultez Prise en main de SharePoint Foundation 2010. Si vous utilisez une version antérieure de SharePoint, consultez l’aide de cette version.

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Ajout de contenu à un site

Vous pouvez ajouter des éléments à des listes et des fichiers à des bibliothèques à l’aide d’un navigateur Web. Les boutons que vous utilisez pour effectuer les actions les plus courantes se trouvent sur le Ruban, situé en haut de la page sur la plupart des pages du site.

Ruban WN

Les boutons du Ruban peuvent être grisés pour l’une des raisons suivantes :

  • L’action n’est pas applicable ou elle dépend d’une autre action. Par exemple, vous devez activer la case à cocher correspondant à un document avant de pouvoir la désactiver.
  • Vous ne disposez pas de l’autorisation suffisante pour effectuer cette tâche.
  • La fonctionnalité n’est pas activée sur le site. Par exemple, les flux de travail ne sont peut-être pas activés sur votre site.

Vous pouvez également enregistrer des fichiers dans une bibliothèque à partir de certains programmes clients, compatibles avec SharePoint Server. Par exemple, vous pouvez enregistrer un document Microsoft Word dans une bibliothèque d’un site SharePoint pendant que vous travaillez avec Word.

Pour ajouter un élément à une liste ou un fichier à une bibliothèque, vous devez disposer de l’autorisation de Collaboration sur la liste ou la bibliothèque. Pour plus d’informations sur les autorisations et niveaux d’autorisation dans votre organisation, adressez-vous au propriétaire ou à l’administrateur de votre site.

Lorsque vous ajoutez l’élément ou le fichier, tous ceux qui ont l’autorisation de lire la liste peuvent visualiser l’élément ou le fichier, à moins qu’il nécessite une approbation. Si c’est le cas, l’élément ou le fichier est stocké dans la liste ou la bibliothèque dans un état d’attente, jusqu’à ce que quelqu’un disposant de l’autorisation appropriée l’approuve. Si vous êtes déjà en train de consulter la liste ou la bibliothèque lorsqu’un élément ou un fichier est ajouté, vous devez actualiser l’affichage de votre navigateur pour voir le nouvel élément ou le nouveau fichier.

Les listes peuvent également bénéficier de fonctionnalités de messagerie, si le courrier entrant ou sortant est autorisé sur votre site. Vous pouvez configurer certaines listes telles que calendriers, annonces, blogs et forums de discussion pour qu’il soit possible de leur ajouter du contenu par envoi de courrier électronique. À l’inverse, d’autres listes telles que les tâches et les listes de suivi de problème peuvent être configurées pour envoyer du courrier électronique à des personnes à qui des éléments sont affectés.

Outre celle d’ajouter du contenu à des listes et bibliothèques existantes, vous pouvez avoir l’autorisation de créer de nouvelles listes et bibliothèques. Dans ce cas, les modèles de listes et de bibliothèques vous facilitent la tâche. En fonction de votre niveau d’autorisation, il est également possible que vous puissiez créer et personnaliser des pages et des sites.

Listes

Il existe différents types de listes, mais la procédure d’ajout d’éléments est similaire dans tous les cas, et il n’y a donc pas plusieurs méthodes à assimiler. Un élément d’une liste contient du texte dans plusieurs colonnes et dans certaines listes, des pièces jointes peuvent être associées à l’élément.

Ajouter un élément à une liste

  1. Dans la liste à laquelle vous souhaitez ajouter l’élément, cliquez sur l’onglet Éléments sur le Ruban. (Il s’agit de l’onglet Événements pour un calendrier.)
  2. Cliquez sur Nouvel élément (Nouvel événement pour un calendrier).

 Conseil   Une autre méthode rapide pour ajouter un événement à un calendrier consiste à pointer sur la date dans le calendrier et à cliquer sur Ajouter.

  1. Remplissez les champs requis et tout autre champ selon vos besoins.
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier ou supprimer un élément d’une liste

  1. Pointez sur un élément, puis activez la case à cocher en regard de cet élément.

 Conseil   Vous pouvez effectuer une action sur plusieurs éléments en sélectionnant plusieurs cases à cocher.

  1. Sous l’onglet Éléments du Ruban, cliquez sur Modifier l’élément ou Supprimer l’élément, selon vos besoins.

Dans le cas de nombreux types de sites, des listes sont créées automatiquement à votre intention. Ces listes par défaut peuvent être variées, d’un forum de discussion à une liste de calendrier. Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez aussi créer des listes à partir de plusieurs modèles de liste, qui fournissent une structure et des réglages de départ qui vous font gagner du temps.

Créer une liste

  1. Pour créer une liste, cliquez sur le menu Actions du siteMenu Actions du site, puis sur Autres options de création.

 Remarque   Si vous ne voyez pas le menu Actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, vous ne disposez peut-être pas de l’autorisation requise pour créer une liste.

  1. Dans la page Créer, cliquez sur le type de liste que vous souhaitez créer ; par exemple, Liens.
  2. Tapez le Nom de la liste, remplissez les autres champs souhaités selon vos besoins, puis cliquez sur Créer.

Bibliothèques

Une bibliothèque est un emplacement sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec des membres d’équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d’informations clés au sujet des fichiers, de sorte à faciliter la collaboration sur ces derniers.

Vous pouvez ajouter un fichier à une bibliothèque en le téléchargeant à partir de votre navigateur Web. Une fois que vous avez ajouté un fichier à la bibliothèque, d’autres personnes disposant des autorisations appropriées peuvent visualiser le fichier. Si la bibliothèque est déjà affichée à l’écran lorsqu’un fichier est ajouté, vous devrez peut-être actualiser le navigateur pour voir le nouveau fichier.

Si vous utilisez un programme compatible avec SharePoint Server, vous pouvez également créer un fichier fondé sur un modèle tout en travaillant dans la bibliothèque. Vous pouvez également enregistrer un fichier dans la bibliothèque à partir d’un autre programme tel que SharePoint Workspace ou Microsoft Word.

Ajouter un fichier à une bibliothèque

  1. Dans la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter le fichier, cliquez sur l’onglet Documents sur le Ruban.
  2. Cliquez sur Télécharger un document.
  3. Accédez au document et cliquez sur OK.

 Conseil   Si vous utilisez un programme compatible avec SharePoint Server 2010, tel que Microsoft Word 2010, vous pouvez faire glisser-déplacer des documents de l’Explorateur Windows vers la boîte de dialogue Télécharger un document.

Modifier ou supprimer un fichier d’une bibliothèque

  1. Pointez sur un fichier, puis activez la case à cocher en regard de ce fichier.
  2. Sous l’onglet Documents du Ruban, cliquez sur Modifier le document ou Supprimer le document, selon vos besoins.

Une bibliothèque par défaut, nommée Documents partagés , est créée automatiquement lorsque vous créez de nombreux types de sites. Documents partagés est une bibliothèque de documents dans laquelle vous pouvez stocker différents types de fichiers. Si vous avez l’autorisation de gérer des listes, vous pouvez créer d’autres bibliothèques, par exemple une bibliothèque d’images.

Créer une bibliothèque de documents

  1. Pour créer une bibliothèque de documents, cliquez sur le menu Actions du siteMenu Actions du site, puis sur Nouvelle bibliothèque de documents.

 Remarque   Si vous ne voyez pas le menu Actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, vous ne disposez peut-être pas de l’autorisation requise pour créer une bibliothèque.

  1. Tapez le Nom de la bibliothèque, remplissez les autres champs souhaités selon vos besoins, puis cliquez sur Créer.

 Remarque   Pour afficher les autres types de bibliothèques que vous pouvez créer, cliquez sur Actions du site, puis sur Autres options de création. Pointez sur une option de bibliothèque pour afficher une description de la bibliothèque.

Créer un autre type de bibliothèque

  1. Pour créer une bibliothèque, cliquez sur le menu Actions du siteMenu Actions du site, puis sur Autres options.

 Remarque   Si vous ne voyez pas le menu Actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, vous ne disposez peut-être pas de l’autorisation requise pour créer une bibliothèque.

  1. Pointez sur une option de bibliothèque pour afficher une description de la bibliothèque.
  2. Tapez le Nom de la bibliothèque, remplissez les autres champs souhaités selon vos besoins, puis cliquez sur Créer.

 Remarque    Pour définir des options telles que l’inclusion de la bibliothèque à la barre Lancement rapide, cliquez sur Autres options avant de cliquer sur Créer.

Sites et pages

A site peut être d’usage général, par exemple pour accueillir des programmes, des instructions, des fichiers et d’autres informations diverses que votre équipe consulte fréquemment. Un site peut aussi servir un objet plus spécifique, par exemple assurer l’organisation et le suivi d’une réunion, ou héberger un blog sur lequel un membre de votre équipe publie régulièrement informations et idées.

Site de blog

Votre organisation peut utiliser des pages, des sous-sites (sous-site : site Web complet, stocké dans un sous-répertoire nommé du site Web de niveau supérieur. Chaque sous-site peut disposer d’autorisations d’administration, d’opérations d’auteur et de navigation indépendantes du site Web de niveau supérieur ou des autres sous-sites.) et des sites de niveau supérieur (site de niveau supérieur : site Web situé en haut de la hiérarchie dans une collection de sites, à partir duquel vous pouvez gérer les fonctionnalités de la collection de sites. Un site de niveau supérieur peut avoir plusieurs sous-sites.) afin de répartir vos contenus sur plusieurs sites distincts et de taille raisonnable. Ainsi, chaque service de votre entreprise ou de votre organisation peut disposer de son propre site, qui fait partie d’un site portail global.

Vous pouvez ajouter du contenu à des sites en y créant des listes et des bibliothèques. Si vous possédez l’autorisation adéquate, vous pouvez également ajouter des pages à votre site. Vous pouvez également envisager d’y ajouter des pages de composants WebPart (page de composants WebPart : type spécial de page Web contenant un ou plusieurs composants WebPart. Une page de composants WebPart consolide des données, telles que des listes ou des graphiques, et du contenu Web, tel que du texte et des images, en un portail d’informations dynamique créé autour d’une tâche commune.) qui vous permettent d’utiliser des composants WebPart pour ajouter rapidement un contenu dynamique.

Si vous devez créer de nouveaux sites, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de modèles de site pour gagner du temps. Votre capacité à créer de tels sites ou des sous-sites dépend de la façon dont votre entreprise a configuré ses sites et les autorisation de création. Pour plus d’informations sur la manière dont votre entreprise gère les autorisations sur les sites, contactez le propriétaire ou l’administrateur de votre site.

Créer un site

  1. Pour créer un site, cliquez sur le menu Actions du siteMenu Actions du site, puis sur Nouveau site.

 Remarque   Si vous ne voyez pas le menu Actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, vous ne disposez peut-être pas de l’autorisation requise pour créer un site.

  1. Tapez un Titre et un Nom d’URL pour votre site.
  2. Sous Sélection du modèle, sélectionnez un modèle de site.
  3. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur Créer .

Créer une page

 Remarque   Les étapes à suivre pour créer une page peuvent varier en fonction du type de site que vous utilisez, de l’activation des fonctionnalités de publication et de la nécessité ou non d’obtenir une autorisation avant de publier une page.

  1. Pour créer une page, cliquez sur le menu Actions du siteMenu Actions du site, puis sur Nouvelle page.

 Remarque   Si vous ne voyez pas le menu Actions du site ou si l’option de création n’apparaît pas, vous ne disposez peut-être pas de l’autorisation requise pour créer une page.

  1. Tapez un nom pour la page, puis cliquez sur Créer .
  2. Dans la nouvelle page que vous venez de créer, effectuez une ou plusieurs des procédures suivantes :
    • Pour ajouter du texte, tapez ou collez du texte dans la zone de texte.
    • Pour mettre en forme le texte, cliquez sur l’onglet Format du texte dans le Ruban et sélectionnez le bouton approprié.
    • Pour insérer un composant WebPart ou une liste existante, cliquez sur l’onglet Insérer, sur le bouton approprié, puis sélectionnez le composant WebPart ou la liste souhaitée et cliquez sur Ajouter.
    • Pour insérer une nouvelle liste, cliquez sur l’onglet Insérer, tapez le titre de la liste, sélectionnez un type de liste, puis cliquez sur OK.
  3. Lorsque vous avez fini de modifier la page, cliquez sur Enregistrer sur le Ruban.

Modifier une page

  1. Pour modifier une page, cliquez sur le bouton Modifier sur le Ruban.

 Remarque   Si vous ne voyez pas le bouton Modifier, vous ne disposez peut-être pas de l’autorisation nécessaire pour modifier une page.

  1. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
    • Pour ajouter du texte, tapez ou collez du texte dans la zone de texte.
    • Pour mettre en forme le texte, cliquez sur l’onglet Format du texte dans le Ruban et sélectionnez le bouton approprié.
    • Pour insérer un composant WebPart ou une liste existante, cliquez sur l’onglet Insérer, cliquez sur le bouton approprié, puis sélectionnez le composant WebPart ou la liste souhaités et cliquez sur Ajouter.
    • Pour insérer une nouvelle liste, cliquez sur l’onglet Insérer, tapez le titre de la liste, sélectionnez un type de liste, puis cliquez sur OK.
  2. Lorsque vous avez fini de modifier la page, cliquez sur Enregistrer sur le Ruban.

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Gestion et utilisation du contenu d’un site

Pour rendre votre équipe plus productive, il existe plusieurs manières de gérer et d’étendre le contenu des listes, des bibliothèques et des sites. Certaines fonctionnalités aident à la recherche et à l’exploitation efficaces d’informations. D’autres fonctionnalités permettent de gérer l’accès aux informations.

Navigation dans les contenus

Des commandes de navigation permettent aux utilisateurs de consulter les contenus dont ils ont besoin. La barre de liens supérieure et la barre Lancement rapide sont deux commandes de navigation que vous pouvez personnaliser.

À l’aide des pages de paramètres de chaque liste ou bibliothèque, vous pouvez choisir les listes et les bibliothèques qui doivent apparaître dans la barre Lancement rapide. Vous pouvez également modifier l’ordre des liens, ajouter ou supprimer des liens, et ajouter ou supprimer des sections dans lesquelles les liens sont organisés. Par exemple, si la section Liste comporte trop de listes, vous pouvez ajouter une nouvelle section pour les Listes de tâches, dans laquelle vous pouvez inclure des liens vers les listes de tâches. Vous pouvez effectuer toutes ces modifications dans la barre Lancement rapide à partir d’un navigateur compatible avec SharePoint Server 2010. Vous pouvez même ajouter des liens vers des pages en dehors du site.

Lancement rapide

La barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d’accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d’onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Lorsque vous créez un site, vous pouvez choisir d’inclure ou non ce site dans la barre de liens supérieure de son site parent et d’utiliser ou non la barre de liens supérieure du site parent.

Barre de liens supérieure

Si votre site utilise une barre de liens supérieure spécifique, vous pouvez personnaliser les liens qui apparaissent dans celle-ci. Tous les sites créés dans le site parent peuvent également être affichés dans la barre de liens supérieure, à condition que les sites soient configurés pour hériter de la barre de liens supérieure du site parent. Vous pouvez également inclure des liens vers d’autres sites en dehors de votre collection de sites.

Gestion des accès au contenu

Un propriétaire ou administrateur de site peut accorder des autorisations de divers niveaux aux utilisateurs et aux groupes SharePoint, qui contiennent des utilisateurs. Ces autorisations peuvent s’appliquer à un site, à des listes et bibliothèques d’un site, ou à des éléments de listes et de bibliothèques.

Vous pouvez accorder différents niveaux d’autorisation selon les objets, qui peuvent être un site, une liste, une bibliothèque, un dossier de liste ou de bibliothèque, un élément de liste ou un document.

Organisation des listes et des bibliothèques

Vous allez organiser vos listes et bibliothèques en fonction des besoins de votre groupe, et de la façon dont vous voulez stocker et rechercher vos informations. Un peu de planification vous aidera à organiser la structure la mieux adaptée à votre organisation.

Dans les listes et les bibliothèques, les informations sont stockées dans des colonnes, telles que Titre, Nom ou Société. Vous pouvez utiliser des colonnes pour trier ou filtrer des éléments comme dans une feuille de calcul en cliquant sur les en-têtes de colonnes dans une liste ou une bibliothèque. Vous pouvez également utiliser des affichages pour afficher des éléments d’une liste ou d’une bibliothèque qui vous sont pertinents.

Modifier l’affichage d’une liste ou d’une bibliothèque

  1. Dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous voulez modifier l’affichage, cliquez sur l’onglet Bibliothèque ou Liste dans le Ruban.
  2. Dans le groupe Gérer les affichages, sous Affichage actuel, cliquez sur la flèche en regard de la liste d’affichages, puis sélectionnez un affichage.

Affichage Mes tâches

Si vous avez besoin d’enregistrer des informations supplémentaires concernant des éléments de liste ou des fichiers d’une bibliothèque, vous pouvez ajouter des colonnes pour vous aider à trier, grouper et créer divers affichages de votre liste. Par exemple, vous pouvez trier une liste par date d’échéance, ou grouper les éléments par départements.

Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante des options, un nombre calculé à partir d’autres colonnes ou même le nom et la photo d’une personne sur votre site.

Créer une colonne

  1. Dans la liste ou la bibliothèque à laquelle vous voulez ajouter le fichier, cliquez sur l’onglet Bibliothèque ou Liste dans le Ruban.
  2. Cliquez sur Créer une colonne.
  3. Tapez le nom de la colonne et sélectionnez un type de colonne.
  4. Sélectionnez d’autres paramètres selon vos besoins et cliquez sur OK.

Vous pouvez également utiliser les colonnes d’une liste ou d’une bibliothèque pour créer des affichages particuliers, adaptés à la nature du service dans lequel vous travaillez, pour afficher les informations pertinentes telles que les tâches les plus urgentes ou toutes les tâches affectées à une personne en particulier. Pour plus d’informations sur la création et la modification d’affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage.

Certaines fonctionnalités des listes permettent à votre équipe de créer et de gérer des éléments de façon efficace dans plusieurs listes ou bibliothèques. Vous pouvez, par exemple, créer une colonne d’information sur les éléments de la liste et réutiliser cette colonne dans vos autres listes. Ou bien, si vous voulez qu’un fichier soit disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez aisément le copier dans d’autres bibliothèques de votre site. Vous pouvez être invité à mettre à jour le fichier lorsque le fichier original est modifié.

Pour plus d’informations sur la gestion de listes et bibliothèques de grande taille, voir Gérer des listes et des bibliothèques comportant un grand nombre d’éléments.

Utiliser les fonctionnalités d’accessibilité

Les sites sont conçus de telle sorte que les listes, les bibliothèques et les autres fonctionnalités soient totalement accessibles en n’utilisant que les raccourcis clavier. Le mode le plus accessible permet aux utilisateurs de technologies accessibles d’interagir plus facilement avec les menus et les différents contrôles. Les liens Passer au contenu principal permettent aux utilisateurs du clavier de passer les liens de navigation répétitifs afin d’accéder au contenu plus significatif d’une page.

Le marquage des titres est conçu pour mieux définir la structure et améliorer la navigation pour les personnes qui utilisent des lecteurs. Les images téléchargées sur le site permettent de définir un texte de remplacement. Par exemple, vous pouvez affecter un texte de remplacement personnalisé à l’image qui s’affiche dans la page d’accueil du composant WebPart de l’image du site ou à une image que vous ajoutez à une bibliothèque d’images. Pour visualiser des sites, les options de contraste important de Microsoft Windows sont utiles pour les utilisateurs mal-voyants.

Pour plus d’informations sur la navigation dans les sites et l’utilisation du mode plus accessible, voir Fonctions d’accessibilité.

Suivi des versions

Une liste ou une bibliothèque peut être configurée pour assurer un suivi de versions, de façon à pouvoir restaurer une version précédente de la liste ou de la bibliothèque en cas d’erreur ou à pouvoir consulter un historique de ses modifications. Lorsque le suivi des versions est activé, les modifications d’un élément ou d’un fichier et de leurs propriétés sont mémorisées. Vous pouvez ainsi mieux suivre et gérer le contenu, ou en restaurer une version antérieure, si vous faites une erreur dans la version la plus récente. Le suivi des versions est particulièrement indiqué lorsque plusieurs personnes collaborent à un projet ou lorsqu’un travail passe par plusieurs étapes de développement et de révision.


Historique des versions

Légende 1 La version principale actuellement publiée est en surbrillance et le numéro de version est un entier.
Légende 2 Une version est créée lorsque les propriétés ou métadonnées changent.
Légende 3 La première version d’un fichier est toujours version secondaire numéro 0.1.

Le suivi des versions est disponible pour tous les éléments des listes relevant d’un type par défaut (calendriers, listes de suivi des problèmes, listes personnalisées etc.) et pour tous les types de fichiers pouvant être stockés dans une bibliothèque, y compris les pages de composants WebPart.

Création de documents en commun

Plusieurs utilisateurs peuvent modifier un document Word ou une présentation PowerPoint au même moment. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de lire et d’écrire des sections d’un fichier stocké dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez travailler sur un paragraphe d’un document Word pendant qu’un collègue travaille sur un autre paragraphe du même document au même moment.

Bénéficier de mises à jour en cas de modifications

Les flux RSS constituent un moyen pratique de distribution et de réception d’informations sous forme normalisée, notamment des mises à jour de listes ou de bibliothèques. Le format de fichier normalisé XML permet l’exploitation des informations dans de nombreux programmes différents. Vous pouvez également vous abonner à des listes et des bibliothèques en définissant des alertes de façon à être prévenu de toute modification.

Une équipe de travail peut utiliser le fil de ces alertes pour personnaliser le contenu publié à l’intention des collaborateurs qui sont abonnés à leurs fils et pour proposer des liens pointant vers leurs sites Web. Les fils RSS permettent de suivre aisément l’avancement du travail et les mises à jour du projet. Plutôt que d’avoir à parcourir plusieurs sites Web des membres de l’équipe, vous recevez automatiquement les dernières nouveautés et mises à jour de ces sites.

Gestion des flux de travail

Les « flux de travail », ou processus, ou workflows, aident les individus à collaborer pour produire des documents et à gérer des projets et les tâches correspondantes en appliquant des processus métiers spécifiques aux documents et aux autres éléments d’un site SharePoint. Les flux de travail formalisés aident l’entreprise à suivre des processus métiers cohérents. Les flux de travail améliorent également l’efficacité organisationnelle et la productivité en permettant un suivi des tâches et des étapes définies pour un processus métier donné. Les individus effectuant ces tâches peuvent ainsi se consacrer à leur travail plutôt qu’à en gérer le processus.

Les flux de travail vous permettent de réduire le coût et le temps nécessaire pour coordonner des processus d’entreprise courants tels que l’approbation de projets ou la révision de documents, en gérant et en suivant les tâches humaines impliquées dans ces processus. Par exemple, une organisation peut utiliser un flux de travail Approbation prédéfini ou créer et déployer un flux de travail personnalisé pour gérer un autre processus d’entreprise.

Utilisation des différents types de contenus

Votre liste ou votre bibliothèque peut prendre en charge différents types de contenus. La catégorisation en types des contenus permet aux entreprises et organismes d’organiser, de gérer et de traiter de gros volumes d’informations de façon plus efficace. Si votre liste ou votre bibliothèque est configurée pour autoriser plusieurs types de contenus, vous pouvez ajouter des types de contenus à partir d’une liste d’options disponibles constituant les types de contenus fréquemment utilisés dans votre environnement, par exemple Présentations marketing ou Contrats.

Une fois que vous avez ajouté un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque, cette liste ou bibliothèque peut contenir des éléments de ce type. Les utilisateurs peuvent alors utiliser le bouton Nouvel élément dans cette liste ou bibliothèque pour créer des éléments de ce type.

L’un des grands avantages de cette organisation par types est qu’elle permet à une seule liste ou bibliothèque de contenir plusieurs types d’éléments ou de documents, chacun avec ses métadonnées, stratégies ou comportements propres. Pour plus d’informations sur l’utilisation des types de contenu, voir Présentation des types de contenu et de la publication de types de contenu.

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S'applique à :
SharePoint Server 2010