Présentation de la collaboration avec SharePoint Server 2007

La plupart des personnes consacrent la majeure partie de leur journée de travail à des tâches de collaboration. Elles partagent des informations, travaillent en équipe et gèrent des projets. Le travail collaboratif peut s’avérer difficile si vous ne disposez pas des outils pour communiquer, partager des informations et coordonner les informations et les délais relatifs aux projets entre un grand groupe de personnes.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 peut faciliter votre tâche car il offre une plateforme qui permet de partager les informations et de travailler en équipe. Un site SharePoint fournit des outils et des espaces de travail pour la communication entre les membres des équipes, le suivi des projets, la coordination des délais et la création et la modification des documents en collaboration.

Améliorer la productivité des équipes

Office SharePoint Server 2007 contient plusieurs sortes de modèles de site différents pour la création d’un site.

 Remarque   Cet article fait référence à un exemple de site SharePoint créé par Adventure Works, société fictive qui fabrique des bicyclettes, ainsi que des composants et accessoires pour bicyclettes.

Par exemple, le service marketing de l’entreprise Adventure Works utilise un site créé à partir du modèle Site d’équipe pour gérer une plage de projets d’équipe et les tâches liées aux documents. Les membres de ce service utilisent leur site d’équipe chaque jour pour créer et gérer des documents, suivre les problèmes et les tâches et partager des liens et des contacts. Du fait que toutes ces activités sont centralisées, ils gagnent du temps et sont plus efficaces.

Le modèle de site d’un site d’équipe contient les éléments suivants :

  • Bibliothèque Documents partagés
  • Liste d’annonces
  • Calendrier
  • Liste de discussion d’équipe
  • Liste de tâches
  • Liste de liens

Si vous voulez que le travail d’équipe se mette en place rapidement, vous pouvez facilement créer un site à l’aide du modèle de site d’équipe. Ce modèle générique peut répondre à une grande variété de besoins. Il peut stocker à long terme des informations de routines pour un seul service ou des informations à court terme pour un projet spécifique et concernant plusieurs services. En créant un site d’équipe à utiliser comme un espace de travail collaboratif, votre équipe peut gagner en efficacité et obtenir au final de meilleurs résultats. Vous pouvez également personnaliser votre site en fonction des besoins de votre équipe ou des projets en ajoutant des listes, des bibliothèques ou d’autres fonctionnalités.

Gérer des projets plus efficacement

Un site Office SharePoint Server 2007 inclut plusieurs fonctionnalités qui permettent de gérer des projets et coordonner des tâches et des délais entre plusieurs personnes. Le site d’équipe du service marketing chez Adventure Works contient un calendrier que les membres utilisent pour effectuer le suivi des réunions importantes, des manifestations et des salons organisés autour de leur secteur d’activité. Les membres du service marketing lient ce calendrier à leur calendrier personnel dans Microsoft Office Outlook 2007 afin de pouvoir visualiser ces informations en même temps que les informations de leur calendrier personnel. Le service marketing utilise également une liste Tâches de projet pour visualiser et suivre les phases importantes des projets marketing.

Il existe plusieurs façons différentes d’utiliser un site d’équipe pour gérer plus efficacement des projets :

  • Utiliser les fonctionnalités intégrées, telles que le modèle de liste Tâches de projet, pour visualiser les relations entre les tâches et l’état des projets au moyen de graphiques de Gantt automatisés.
  • Coordonner le travail des équipes en utilisant des calendriers partagés, des alertes et des notifications. Vous pouvez connecter un calendrier de votre site SharePoint à votre calendrier Office Outlook 2007, puis le visualiser et le mettre à jour comme votre calendrier personnel.
  • Créer des sites Espace de travail de réunion pour rassembler des documents et toute information liée à une réunion.

Créer, réviser et partager des documents

Un site Office SharePoint Server 2007 aide également les groupes d’utilisateurs à créer et modifier des documents en collaboration. Par exemple, le service marketing chez Adventure Works utilise deux sortes différentes de bibliothèques pour gérer le contenu créé par l’équipe :

  • Les membres de l’équipe enregistrent les documents marketing et les informations concernant le budget dans une bibliothèque de documents partagés, à laquelle les autres membres peuvent facilement accéder pour lire, extraire ou modifier les documents.
  • L’équipe utilise les bibliothèques de diapositives pour enregistrer et réutiliser les diapositives pour différentes présentations.

Pour les projets spéciaux qui concernent uniquement quelques personnes, les membres de l’équipe créent parfois des sous-sites d’espace de travail de document sur leur site d’équipe. Ces sites aident à coordonner le travail sur un seul document ou groupe de documents.

Il existe plusieurs façons différentes pour enregistrer et utiliser des documents et d’autres fichiers sur un site d’équipe :

  • Utiliser des bibliothèques de documents pour stocker et gérer des documents importants. Les fonctionnalités telles que le suivi des versions permettent d’effectuer le suivi des révisions des documents. Vous pouvez également demander que les documents soient extraits des bibliothèques pour empêcher que plusieurs personnes n’apportent des modifications en même temps.
  • Créer des sites d’espace de travail de document pour coordonner la création de documents spécifiques.
  • Utiliser des bibliothèques de diapositives pour partager et réutiliser des diapositives Microsoft Office PowerPoint 2007 en un point central.
  • Désactiver les bibliothèques de documents dans Office Outlook 2007 pour permettre aux utilisateurs d’afficher et de modifier des documents lorsqu’ils ne sont pas connectés au réseau.
  • Utiliser des flux de travail pour gérer des tâches de collaboration telles que la révision ou l’approbation des documents. Pour en savoir plus sur les flux de travail, voir la section Gestion de contenu d’entreprise de cette formation.

Collecter et partager les connaissances de la communauté

Un site Office SharePoint Server 2007 permet aux organisations de disposer d’un point central pour collecter les meilleures pratiques, partager des informations et promouvoir les processus métiers standardisés. Chez Adventure Works, le service Marketing utilise un site wiki et un blog pour rassembler et communiquer les informations qui présentent un intérêt pour l’ensemble de l’équipe. Les membres de ce service utilisent un site wiki pour compiler les informations d’ordre général concernant l’entreprise et les processus de l’équipe qui seront utiles aux nouveaux membres. Tous les membres de l’équipe peuvent ajouter des informations sur le site wiki ou mettre à jour les messages qui y sont postés.

Plusieurs membres de l’équipe postent régulièrement des informations liées au secteur d’activité de l’entreprise ou liées au marketing sur un blog, sur lequel les autres membres de l’équipe peuvent lire les messages et déposer des commentaires. Le blog consacré au marketing offre aux membres un forum pour partager des idées, des avis ou des inspirations.

Voici plusieurs façons d’utiliser un site d’équipe pour collecter et partager des connaissances communes ou des informations importantes :

  • Suivre les mises à jour et les informations à l’aide d’alertes ou de flux RSS (Really Simple Syndication).
  • Utiliser des blogs pour partager ou promouvoir des informations.
  • Collecter des connaissances pour la communauté ou documenter des processus internes à l’aide d’un site wiki.
  • Utiliser des enquêtes ou des discussions pour recueillir des informations ou encourager les échanges.
 
 
S'applique à :
SharePoint Server 2007