Présentation de Microsoft Office SharePoint Server 2007

Cet article présente Microsoft Office SharePoint Server 2007 et explique comment vous pouvez l'utiliser pour mieux contrôler le contenu, rationaliser vos processus d'entreprise et partager des informations avec vos collègues.

 Remarque   Cet article ne décrit pas les fonctionnalités d'Office SharePoint Server 2007 qui sont conçues pour les informaticiens ou les développeurs. Vous trouverez des liens vers des informations détaillées sur l'administration d'Office SharePoint Server 2007 ou l'extension de ses fonctionnalités dans la section Voir aussi.



Vue d'ensemble d'Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 est une nouvelle application serveur intégrée à Microsoft Office System 2007. Votre organisation peut l'utiliser pour faciliter la collaboration, offrir des fonctionnalités de gestion du contenu, mettre en place des processus d'entreprise et fournir l'accès aux informations cruciales pour les objectifs d'organisation et les différents processus.

Grâce aux modèles de site et d'autres fonctionnalités d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez créer rapidement et efficacement des sites qui prennent en charge les besoins que peut avoir votre organisation en matière de publication de contenus spécifiques, la gestion du contenu, la gestion des enregistrements ou l'aide à la décision. Par exemple, il est possible de créer des sites au niveau de l'entreprise, tels que des portails d'organisation ou des sites de présence Internet, ou des sites spécialisés, tels que des référentiels de contenu ou des espaces de travail de réunion. Ces sites vous permettent de collaborer et de partager des informations avec d'autres personnes, qu'ils se trouvent sur place ou en dehors de votre organisation. De plus, vous pouvez utiliser Office SharePoint Server 2007 pour mener des recherches efficaces portant sur des personnes, des documents et des données, pour concevoir des processus d'entreprise à base de formulaires et y participer et pour accéder à de grandes quantités de données et les analyser.

Vous pouvez utiliser Office SharePoint Server 2007 notamment pour :

  • Collaborer efficacement avec d'autres personnes de votre organisation. Par exemple, vous pouvez utiliser des calendriers pour savoir quand se produisent les événements de l'équipe ou utiliser des bibliothèques de documents pour stocker des documents de l'équipe, de la division ou de l'organisation. Vous pouvez également discuter des incidents en utilisant des blogs ou des copies d'écran et conserver les informations dans des Wikis, qui sont des bases de connaissances gérées par les utilisateurs.
  • Créer des sites personnels, où vous pouvez gérer et partager des informations avec d'autres utilisateurs. Par exemple, vous pouvez créer votre propre portail Mon site, où vous pouvez afficher et gérer tous vos documents, tâches, liens, calendriers Microsoft Office Outlook 2007, collègues et d'autres informations personnelles depuis un emplacement centralisé.
  • Rechercher des personnes, une expertise et des données dans des applications métier. Par exemple, en recherchant Mes sites sur votre intranet, vous pouvez trouver une personne avec une compétence ou un intérêt particulier, même si vous ne connaissez pas son nom. Vous pouvez également trouver des données dans une base de données d'entreprise ou une application métier d'une société, par exemple une application de gestion de la relation client.
  • Gérer des documents, des enregistrements et du contenu Web. Par exemple, votre organisation peut déployer un processus pour retirer des documents ou y mettre fin au bout d'un certain temps.
  • Héberger des formulaires commerciaux XML qui s'intègrent avec des bases de données ou d'autres applications métier. Par exemple, si vous travaillez pour un organisme d'état local, vous pouvez créer des formulaires de demandes d'autorisations dans Microsoft Office InfoPath 2007 et les héberger dans Office SharePoint Server 2007, de façon à ce que les utilisateurs puissent les remplir directement dans un navigateur. Les données entrées dans le formulaire peuvent être transférées à une base de données du réseau gouvernemental.
  • Publier aisément des rapports, des listes et des indicateurs de performance clé (KPI) en créant des liens avec des applications métier telles que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server 2005.

Comment Office SharePoint Server 2007 fonctionne avec des programmes du système Microsoft Office

Office SharePoint Server 2007 est conçu pour fonctionner efficacement avec d'autres programmes et serveurs Microsoft Office System 2007. La liste suivante donne des exemples des possibilités.

  • Si vous utilisez Microsoft Office PowerPoint 2007, vous pouvez créer une bibliothèque de diapositives PowerPoint à partager avec d'autres utilisateurs sur un site Office SharePoint Server 2007.
  • Si vous utilisez Microsoft Office Access 2007, vous pouvez prendre une liste SharePoint hors connexion et utiliser les fonctionnalités de rapport d'Office Access 2007 pour consulter les données et créer des rapports. Lors d'un déplacement par exemple, vous pouvez tenir à jour une copie d'une liste SharePoint en local sur votre ordinateur de bureau, où vous pouvez modifier et interroger la liste comme n'importe quelle autre table d'Office Access 2007. Les formulaires et les états qui utilisent la liste SharePoint sont totalement interactifs ; Office Access 2007 peut ensuite synchroniser la liste locale avec la liste en ligne lorsque vous reconnectez votre ordinateur portable au réseau.
  • Si vous utilisez Office Outlook 2007, vous pouvez prendre des bibliothèques de documents hors connexion. Les dossiers SharePoint s'affichent comme les autres dossiers Outlook.
  • Si vous utilisez Office InfoPath 2007, vous pouvez créer des modèles de formulaire compatibles avec le navigateur, les publier sur un site Office SharePoint Server 2007, puis les configurer pour les utiliser dans un navigateur Web.
  • Si vous utilisez Microsoft Office Excel 2007, vous pouvez enregistrer des feuilles de calcul sur un site SharePoint, pour permettre aux utilisateurs d'y accéder avec leur navigateur. Grâce à ces feuilles de calcul, vous pouvez gérer et partager efficacement une version unique centralisée et tenue à jour, tout en protégeant les informations d'origine, telles que les modèles financiers, qui sont incorporées dans les feuilles de calcul.
  • Si vous utilisez Microsoft Office SharePoint Designer 2007, vous pouvez personnaliser des sites Office SharePoint Server 2007 et créer des flux de travail intuitifs et des environnements WYSIWYG (What-You-See-Is-What-You-Get, tel écrit, tel écran). Vous pouvez adapter les sites SharePoint à vos besoins et définir les exigences liées à la marque à l'aide de la technologie ASP.NET la plus récente, des normes Web établies telles que le code XHTML (Extensible Hypertext Markup Language) et des feuilles de style en cascade (CSS). Par exemple, si vous êtes analyste, vous pouvez avoir pour mission de créer et personnaliser un nouveau site Office SharePoint Server 2007 qui sera utilisé pour la collaboration au développement d'études de cas de clients équipés de bande vidéo. Dans ce type de scénario, vous pouvez utiliser Office SharePoint Designer 2007 pour créer un tout nouveau site Office SharePoint Server 2007 où les rédacteurs, les vidéographes et les commerciaux peuvent travailler ensemble sur la mise au point d'études de cas vidéo.
  • Dans de nombreux programmes Office version 2007, vous pouvez mettre à jour les propriétés d'un document du serveur dans un panneau Informations sur le document, qui s'affiche sous la forme d'un ensemble de champs modifiables en haut d'un document. Par exemple, dans un document Word, vous pouvez être amené à modifier les propriétés relatives au nom de l'auteur, à la date de création et au type du document. Cela facilite vraiment vos recherches sur le serveur. Par exemple, vous pouvez trouver rapidement tous les communiqués de presse dans lesquels la propriété relative au client correspond au nom d'un client particulier.
  • Dans de nombreux programmes Office version 2007, vous pouvez lancer des flux de travail ou y participer ; il s'agit du déplacement automatisé des documents ou des éléments tout au long d'une série d'actions ou de tâches spécifiques en rapport avec un processus métier. Les flux de travail peuvent servir à gérer uniformément les processus métier courants, tels que l'approbation ou la révision de documents.

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Office SharePoint Server 2007 et Windows SharePoint Services

Vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre Office SharePoint Server 2007 et Microsoft Windows SharePoint Services et de quelle manière ils sont liés l'un à l'autre.

Office SharePoint Server 2007 est un produit qui utilise la technologie Windows SharePoint Services. Toutes les fonctionnalités disponibles dans Windows SharePoint Services le sont également dans Office SharePoint Server 2007, y compris la possibilité de créer des listes et des bibliothèques centralisées, des blogs, des Wikis et des espaces de travail pour des équipes, tels que des espaces de travail de réunion.

Office SharePoint Server 2007 repose sur Windows SharePoint Services pour fournir un cadre de travail cohérent et familier pour les listes et les bibliothèques de documents, l'administration des sites et la personnalisation des sites. Toutefois, Office SharePoint Server 2007 offre des fonctionnalités plus performantes ou des fonctionnalités supplémentaires, que vous ne trouvez pas sur un site Windows SharePoint Services. Par exemple, Office SharePoint Server 2007 utilise la même technologie de recherche que Windows SharePoint Services, mais avec des fonctionnalités supplémentaires qui sont tout particulièrement utiles aux employés des grandes entreprises, dont la possibilité de rechercher des données dans des applications métier SAP, Siebel, etc.

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Collaboration

Grâce aux fonctionnalités suivantes d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez collaborer plus efficacement avec vos collègues de travail.

Utiliser des modèles de site pour collaborer ou gérer des réunions    Lorsque vous créez un nouveau site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez commencer par sélectionner un modèle de site parmi les types de modèles proposés pour la collaboration avec d'autres personnes et la gestion des réunions. Par exemple, les modèles de site du groupe Collaboration sont conçus pour aider les équipes d'une organisation à travailler sur des projets et à collaborer sur des documents. Par exemple, avec le modèle de site Espace de travail du document, vous pouvez travailler avec d'autres personnes sur un ou plusieurs documents. Les modèles de site du groupe Réunions sont conçus pour aider les équipes d'une organisation à gérer différents types de réunions. Les modèles de ce groupe acceptent aussi bien des réunions de base que des réunions liées à des prises de décision, voire des événements sociaux.

Partager des documents, des contacts, des tâches et des calendriers    Vous pouvez synchroniser votre calendrier Office SharePoint Server 2007 avec Outlook. Vous pouvez entrer des événements sur une journée entière et spécifier plus de types d'événements répétitifs, ou périodiques. Vous pouvez suivre plus efficacement les projets d'une équipe, avec des affichages visuels quotidiens et mensuels.

Trouver des idées nouvelles grâce à des sites wiki    Un site wiki vous permet de trouver des idées nouvelles, de collaborer sur la conception d'une équipe, d'élaborer une encyclopédie de connaissances ou simplement de collecter régulièrement des informations dans un format simple à créer et à modifier. Les membres de votre équipe peuvent contribuer à des wikis à partir de leur navigateur ; ils n'ont pas besoin d'un traitement de texte ni de connaissances techniques particulières.

Partager des idées grâce à des blogs      Un blog, ou journal du Web, est constitué de brèves et fréquentes contributions, affichées à partir de la plus récente. Grâce à Office SharePoint Server 2007, il ne faut que quelques clics pour créer un blog, y publier des contributions, s'abonner aux mises à jour d'un blog et personnaliser un blog. Vous pouvez configurer le blog pour qu'il accepte les commentaires ou bien les désactiver. Un blog peut-être le journal d'un dirigeant souhaitant faire part de ses réflexions et de sa conception de l'entreprise, une communauté destinée à tisser des liens avec les clients ou un site informel où les équipes peuvent partager des nouveautés et des conseils.

Recevoir des mises à jour dans les listes et les bibliothèques avec RSS    Les listes et les bibliothèques utilisent la technologie RSS (Really Simple Syndication), de sorte que les membres de votre groupe de travail peuvent recevoir automatiquement des mises à jour. RSS est une technologie qui permet à tous de recevoir et de consulter des mises à jour ou des flux pour les actualités, les blogs et tout autre sujet dans un emplacement consolidé.

Gérer des projets    Vous pouvez créer une liste Tâches du projet, qui inclut un diagramme de Gantt. Il s'agit d'une vue d'ensemble, présentée graphiquement, des tâches du projet ; cela vous permet de surveiller les dates et l'évolution des tâches.

Obtenir un accès d'appareil mobile au contenu    Vous pouvez afficher des portails, des sites d'équipe et des listes sur un appareil mobile, ce qui vous permet de vous tenir informé des projets et des tâches en cours lorsque vous êtes en déplacement. Par exemple, les listes s'affichent sur les téléphones (ou d'autres appareils de télécommunications prenant en charge les normes internationales) dans un format de texte simplifié, avec un lien pour faire défiler le contenu de chaque page. Vous pouvez également recevoir des alertes lorsque les listes sont mises à jour.

Envoyer un courrier électronique à Office SharePoint Server 2007    Vous pouvez utiliser le courrier électronique pour participer à des discussions, des réunions et des documents sur un site Office SharePoint Server 2007. De la même manière que vous envoyez un courrier électronique à votre équipe pour discuter des tâches et des projets, vous pouvez également envoyer un courrier électronique à un site Office SharePoint Server 2007 ou à une liste ou bibliothèque spécifique. Vous pouvez également archiver les courriers électroniques qui sont envoyés à un site ou une liste ; ainsi, les membres de l'équipe peuvent suivre facilement une discussion sur le site au lieu de rechercher des messages dans leurs boîtes de réception saturées.

Gérer des documents et certains types de listes hors connexion    Vous pouvez emporter votre travail avec vous, où que vous alliez. Avec certains programmes de messagerie compatibles avec Office SharePoint Server 2007, tels que Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez travailler hors connexion sur des fichiers d'une bibliothèque et sur des éléments dans ces types de liste : calendriers, contacts, tâches et discussions. Lorsque vous revenez en ligne, vous pouvez mettre à jour vos fichiers sur le serveur. Les éléments de la liste sont mis à jour automatiquement.

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Personnes et personnalisation

Grâce aux fonctionnalités suivantes d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez établir un contact avec les personnes de votre organisation qui possèdent les compétences, les connaissances et l'expérience qui vous intéressent.

Mon site    Mon site est un site personnel qui offre un emplacement centralisé pour stocker des contenus, des liens et des contacts. Il fait également office de lieu de contact pour les autres utilisateurs qui souhaitent avoir des informations à votre sujet et pour les fournisseurs de contenu qui vous envoient du contenu. Mon site permet à chaque utilisateur de disposer de son propre site, qui peut être personnalisé par ou pour cet utilisateur. Chaque site peut être utilisé pour stocker, présenter, afficher et gérer du contenu, des informations et des applications d'une manière définie par avance. Chaque site peut également servir à présenter des informations sur l'utilisateur, telles que ses compétences et ses fonctions, des collègues et des responsables, des groupes et des listes de distribution auxquels appartient cet utilisateur et des documents sur lesquels il travaille. De plus, chaque site contient des mécanismes rigoureux de contrôle de la confidentialité et de sécurité, qui permettent à l'utilisateur de choisir les informations à présenter et à qui. Un site Mon site différent est disponible pour chaque utilisateur Office SharePoint Server 2007. La liste suivante décrit les avantages liés à l'utilisation de Mon site.

  • Il permet de centraliser l'affichage et la gestion de tous vos documents, tâches, liens, calendrier Microsoft Office Outlook, collègues et autres informations personnelles.
  • Les autres utilisateurs de SharePoint peuvent ainsi savoir comment vous contacter et connaître vos domaines de compétence et vos projets en cours, et savoir qui vous connaissez en consultant votre page publique.
  • Les fournisseurs de contenu peuvent utiliser votre profil, par exemple votre fonction, service ou centres d'intérêt, pour mettre sur votre site des informations qui vous seront utiles.
  • Il permet aux administrateurs de vous fournir des composants WebPart et des sites Web personnalisés.

Fonctionnalités de réseau liées à la vie sociale    De la même manière que vous partagez des informations avec d'autres personnes de votre organisation par le biais de votre page d'accueil publique, vous pouvez également trouver d'autres personnes et entrer en contact avec elles grâce à la page d'accueil publique de leur site personnel. Si un nom figure dans le site portail, vous pouvez cliquer dessus pour afficher le site personnel de cette personne. Vous pouvez afficher le site et les appartenances à des listes de distribution, des listes, des liens vers des sites, des personnes et des documents susceptibles de vous aider dans votre travail. Vous pouvez également afficher les informations que vous avez en commun.

Contrôle de la confidentialité    Grâce aux paramètres de protection de la confidentialité appliqués au contenu public de votre site personnel, vous configurez Office SharePoint Server 2007 pour qu'il affiche des informations uniquement à l'intention de catégories de personnes spécifiques visitant votre site. À l'aide des groupes de confidentialité, vous pouvez spécifier que seules certaines personnes peuvent avoir accès aux informations personnelles que vous présentez sur la page d'accueil de votre site personnel. Cela peut s'avérer utile lorsque vous souhaitez partager des données personnelles telles que votre numéro de téléphone portable uniquement avec les membres de votre groupe de travail ou votre responsable. Cinq catégories de personnes peuvent accéder à votre contenu : Tout le monde, Mes collègues, Mon groupe de travail, Mon responsable et Moi seul.

Cibler les audiences    Avec des audiences ciblées, vous pouvez afficher du contenu tel que des éléments de listes ou de bibliothèques, des liens de navigation et des composants WebPart entiers à l'intention de groupes de personnes spécifiques. Cela est utile lorsque vous souhaitez présenter des informations qui ne sont importantes que pour des personnes particulières. Par exemple, vous pouvez ajouter un composant WebPart au portail du service juridique qui contient une liste de contrats qu'eux seuls peuvent consulter. N'importe quel élément d'une liste SharePoint ou d'une bibliothèque peut être ciblé sur des audiences spécifiques, ce qui s'effectue grâce au composant WebPart de requête de contenu. Tout autre type de composant WebPart, et son contenu, peuvent aussi être ciblés spécifiquement. Vous pouvez également cibler des liens de navigation du site sur des audiences. Cela simplifie l'utilisation, parce que l'utilisateur ne voit que les liens de navigation qui le concernent.

Présence et disponibilité    L'icône de la balise active de la présence en temps réel, qui s'affiche chaque fois que le nom d'une personne apparaît dans Office SharePoint Server 2007, indique si une personne est en ligne et prête à participer à un appel téléphonique ou une audioconférence, un envoi de messages instantanés ou une conversation vidéo bidirectionnelle.

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Recherche

Trouver la bonne personne ou les informations appropriées, c'est le but d'une recherche. Cette section fournit une vue d'ensemble des fonctionnalités de recherche d'Office SharePoint Server 2007, par exemple la possibilité de trouver des personnes qui possèdent l'expertise dont vous avez besoin.

Centre de recherche    Le Centre de recherche est un site qui centralise le lancement des requêtes et l'exploration des résultats d'une recherche. Si vous ajoutez des informations vous concernant dans votre page Mon site, les autres personnes de votre organisation peuvent utiliser le Centre de recherche pour vous localiser, trouver des informations sur vos projets et sur qui vous savez. Office SharePoint Server 2007 propose les modèles de site suivants pour créer un Centre de recherche :

  • Centre de recherche    Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site pour offrir des fonctions de recherche. La page d'accueil principale contient une simple zone de recherche au milieu. Le site comporte des pages pour les résultats de la recherche et pour la recherche avancée.
  • Centre de recherche avec onglets    Sélectionnez ce modèle lorsque vous souhaitez créer un site offrant des possibilités de recherche. La page d'accueil principale contient une simple zone de recherche au milieu. Le site comporte deux onglets : un pour les recherches générales et l'autre pour les recherches d'informations sur des personnes. Vous pouvez ajouter et personnaliser des onglets pour cibler d'autres domaines de recherche ou d'autres types de résultats.

Trouver des documents sur votre intranet    Vous pouvez rechercher des documents qui contiennent un mot ou une phrase spécifique, qui sont écrits dans une langue particulière, qui ont été créés avec une application spéciale ou qui possèdent des propriétés spécifiques. Office SharePoint Server 2007 comporte également des fonctionnalités utiles pour affiner votre recherche. Par exemple, vous pouvez rechercher uniquement les documents qui contiennent l'expression exacte « société internationale » et qui sont rédigés soit en espagnol, soit en japonais.

Trouver des personnes sur votre intranet    Trouver la bonne personne peut être crucial pour que tout soit fait rapidement. Vous pouvez rechercher une personne par son nom ou utiliser d'autres détails du profil, par exemple les compétences, les projets en cours ou la fonction. Vous pouvez également rechercher une personne dans les applications de l'entreprise, telles que SAP, Siebel et des bases de données personnalisées.

Trouver des données métiers dans SAP, Siebel et d'autres applications d'entreprise    Les fonctionnalités de recherche d'Office SharePoint Server 2007 peuvent vous aider à trouver des informations dans les applications d'entreprise de votre organisation. Ces applications sont des programmes métier spécialisés, conçus pour des tâches telles que la comptabilité, le suivi de l'inventaire et la gestion de la chaîne logistique. Ces applications sont notamment SAP, Siebel et des bases de données personnalisées créées spécialement pour votre organisation.

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Gestion du contenu

Les fonctionnalités de gestion du contenu proposées dans Office SharePoint Server 2007 entrent dans ces trois catégories :

  • Gestion des documents
  • Gestion d'enregistrements
  • Gestion de contenu Web

Windows SharePoint Services 3.0 offre la structure de base pour les tâches de gestion documentaire, dont des fonctionnalités liées au suivi des versions, aux métadonnées descriptives, aux flux de travail, aux types de contenu, à l'audit et aux contrôles d'accès à base de rôles au niveau de la bibliothèque de documents, des dossiers et des documents individuels.

Office SharePoint Server 2007 étend ces capacités pour optimiser la création, le traitement des documents de l'entreprise, la gestion et la publication du contenu Web, la gestion des enregistrements, la gestion des stratégies et la prise en charge de la publication en plusieurs langues.

Gestion de documents

La gestion des documents contrôle le cycle de vie des documents de votre organisation : comment ils sont créés, révisés, publiés et comment on y accède. Où que vous travailliez, vous vous êtes sûrement déjà trouvé confronté aux difficultés de la gestion des documents. Réfléchissez au cycle de vie d'un document typique. Tout d'abord, il est créé, puis enregistré et ensuite il est éventuellement partagé avec d'autres utilisateurs, avant d'être peut-être modifié par des tiers. Au fur et à mesure que de nouvelles versions apparaissent, il faut les suivre et les organiser. Grâce à Office SharePoint Server 2007, votre organisation peut appliquer des stratégies appropriées à chaque étape du cycle de vie d'un document, utiliser des référentiels centralisés pour le stockage, la gestion et l'accès, et utiliser des étiquettes et des codes-barres pour suivre efficacement les documents.

Office SharePoint Server 2007 propose les fonctionnalités suivantes pour prendre en charge la gestion des documents.

Modèle de site Centre de documents    Le modèle de site Centre de documents permet aux organisations de créer des sites de gestion de documents à grande échelle, prenant en charge des scénarios de gestion de documents parfaitement structurés. Les paramètres par défaut de ce modèle appliquent un contrôle renforcé du contenu : l'extraction est obligatoire avant toute modification, les versions principales et secondaires sont activées, ainsi que la prise en charge des types de contenus multiples et l'audit qui permet de suivre les modifications du contenu au fil du temps.

Bibliothèque de gestion des traductions    La bibliothèque de gestion des traductions aide les organisations à créer, stocker et gérer les documents traduits en fournissant à la fois des affichages et des fonctionnalités qui facilitent le processus manuel de traduction des documents. Cette bibliothèque possède un affichage personnalisé qui regroupe les traductions par document source, ainsi qu'un flux de travail de gestion des traductions qui peut être utilisé pour gérer le processus manuel de la traduction.

Infrastructure de conversions de documents    Office SharePoint Server 2007 offre la prise en charge de la conversion côté serveur des documents d'un format de fichier dans un autre.

Intégration avec les programmes clients Microsoft Office System 2007    De nombreuses fonctionnalités de gestion de documents d'Office SharePoint Server 2007 tirent leur puissance étendue d'une étroite intégration avec les programmes clients Office version 2007. À part des programmes clients Office 2007, les utilisateurs peuvent :

  • Démarrer et terminer des tâches de flux de travail
  • Mettre à jour les propriétés des documents du serveur à l'aide du panneau Informations sur le document
  • Afficher des déclarations de stratégie de gestion des informations pour les documents du serveur dans la barre des messages
  • Comparer des versions de documents du serveur dans Microsoft Office Word
  • Insérer des codes-barres ou des étiquettes dans des documents du serveur

Gestion d'enregistrements

La gestion des enregistrements consiste à collecter, gérer et supprimer des enregistrements d'entreprise (informations considérées comme importantes pour l'historique, la connaissance ou la protection juridique d'une société) de manière cohérente et uniforme, conformément aux stratégies de l'entreprise. Ces stratégies sont conçues en fonction du type d'activité de l'organisation, des risques juridiques et les lois et réglementations en vigueur. Office SharePoint Server 2007 fournit un nouvel ensemble de fonctionnalités pour créer et prendre en charge des fonctionnalités formelles de gestion des enregistrements dans votre organisation.

Stratégies de gestion des informations    Les organisations peuvent définir et utiliser des stratégies de gestion des informations dans des sites Office SharePoint Server 2007 pour se mettre en conformité avec les processus d'entreprise ou les réglementations juridiques ou gouvernementales pour la gestion des informations. Ces stratégies permettent aux administrateurs de site ou aux gestionnaires de liste de contrôler la gestion du contenu. Office SharePoint Server 2007 propose plusieurs fonctionnalités de stratégies prédéfinies que les organisations peuvent utiliser séparément ou en les combinant pour définir des stratégies de gestion des informations pour leurs sites. Ces fonctionnalités, qui peuvent être définies pour toute une collection de sites ou pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu spécifique, sont les suivantes : Audit, Barres-codes, Étiquettes, Conversion de formulaire à des fins d'archivage et Expiration. Par ailleurs, les organisations peuvent mettre au point leurs propres stratégies de gestion des informations.

Gestion des droits relatifs à l'information     Dans Office SharePoint Server 2007, les organisations peuvent utiliser la Gestion des droits relatifs à l'information pour limiter les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur les fichiers qui ont été téléchargés à partir de listes ou de bibliothèques SharePoint. Cette fonctionnalité chiffre les fichiers téléchargés et réduit les utilisateurs et les programmes qui sont autorisés à les déchiffrer. La Gestion des droits relatifs à l'information peut également limiter les droits des utilisateurs qui sont autorisés à lire les fichiers, pour les empêcher d'effectuer des actions telles que l'impression des fichiers ou la copie de texte depuis ces fichiers.

Modèle de site Centre des enregistrements    Le modèle de site Centre des enregistrements d'Office SharePoint Server 2007 est conçu pour aider les organisations à mettre en œuvre leurs programmes de rétention et de gestion des enregistrements. Ce modèle enrichit les fonctionnalités standard d'Office SharePoint Server 2007 avec des fonctionnalités supplémentaires de gestion des enregistrements, offrant notamment les possibilités suivantes :

  • Coffre-fort    Le modèle de site Centre des enregistrements possède plusieurs fonctionnalités qui garantissent l'intégrité des enregistrements qui y sont stockés. Les enregistrements ne sont jamais modifiés automatiquement par le système ; autrement dit, les enregistrements qui sont téléchargés sur le site et récupérés ensuite sont rigoureusement identiques. De plus, les paramètres par défaut de ce modèle interdisent la falsification directe des enregistrements en créant une nouvelle version à chaque modification effectuée sur le contenu des documents et en faisant l'audit de certains types de modification. Les gestionnaires d'enregistrements peuvent ajouter et gérer des métadonnées sur des éléments indépendamment des métadonnées de l'enregistrement. Les modifications apportées aux métadonnées font également l'objet d'un suivi de versions.
  • Routage des enregistrements    Les organisations peuvent définir une liste de routage des enregistrements pour acheminer automatiquement vers la bibliothèque appropriée les enregistrements qui sont envoyés au Centre des enregistrements.
  • Mise en œuvre d'une stratégie de gestion des informations    Les fonctionnalités de stratégie Audit, Expiration et Code-barre fournies dans Office SharePoint Server 2007 sont utiles pour la gestion des enregistrements.
  • Suspendre    Office SharePoint Server 2007 offre une prise en charge pour la gestion du processus de découverte juridique en permettant aux organisations de suspendre des enregistrements. Ceux qui font l'objet d'un litige ou d'investigations peuvent être ajoutés dans une liste de suspension ; ils sont alors exclus des stratégies de gestion des enregistrements et des dates d'expiration. Les éléments peuvent être suspendus plusieurs fois en même temps.
  • Interface de collecte des enregistrements    Des personnes et des systèmes automatisés peuvent facilement envoyer du contenu à un site Centre des enregistrements sans nécessairement disposer d'un accès ou d'une autorisation sur les contenus d'un site. Le contenu peut être envoyé par le biais d'un service Web à l'aide du protocole SOAP, ou par courrier électronique à l'aide du protocole SMTP.

Intégration avec Microsoft Exchange Server 2007    Office SharePoint Server 2007 est très étroitement intégré avec Exchange 2007. Cette intégration permet aux organisations de créer dans Exchange des dossiers de courrier gérés présentés aux utilisateurs dans Office Outlook 2007. Les organisations peuvent définir pour ces dossiers des stratégies de gestion des informations qui spécifient par exemple une période de rétention ou un quota. Les utilisateurs peuvent également utiliser ces dossiers pour envoyer des courriers électroniques à un site Centre des enregistrements ayant été mis en œuvre dans Office SharePoint Server 2007. Les utilisateurs peuvent faire glisser et déposer les enregistrements de courrier électronique de leur boîte de réception vers le dossier de courrier géré approprié.

Gestion de contenu Web

Office SharePoint Server 2007 comporte de nombreuses fonctionnalités qui sont utiles pour la conception, le déploiement et la gestion des portails intranet, des sites Web de présence Internet et des sites portails des services de l'entreprise. Ces fonctionnalités vous permettent de créer et publier du contenu Web dans le délai imparti et peuvent finalement réduire les coûts et le temps de traitement à consacrer à la gestion de plusieurs sites.

Pages Web à base de modèles    Grâce aux fonctionnalités de gestion du contenu Web d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez créer, modifier et gérer des pages Web à base de modèles. Pour cela, vous créez des dispositions de page, et créez et gérez ainsi les « modèles » de vos pages Web pour les auteurs, aussi bien pour définir la manière dont ils créent le contenu que la manière dont les visiteurs le voient.

Modèles du site de publication    Lorsque vous créez un nouveau site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez commencer par sélectionner un des différents modèles de site, par exemple un qui prend en charge les besoins spécifiques de votre organisation en matière de publication. Les modèles de site du groupe Publier permettent aux organisations de concevoir, déployer et gérer des portails d'intranet d'entreprise, des sites Web de présence Internet et des sites portails pour les services. Les modèles de site du groupe Publier possèdent tous des fonctionnalités de publication, dont une barre d'outils de modification de page, un éditeur de contenu et l'archivage.

  • Site de News    Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site pour fournir des articles d'actualités et des liens vers de nouveaux articles rapidement et facilement. Il comporte des exemples de mise en page et une archive pour stocker les anciens éléments. Il possède également une disposition simple à utiliser pour les lecteurs et les fournisseurs d'actualités. Ce modèle de site comporte également deux composants WebPart qui facilitent la livraison efficace des actualités : une visionneuse RSS et La semaine en images.
  • Site de publication avec flux de travail    Sélectionnez ce modèle de site lorsque vous souhaitez créer un site pour publier des pages Web selon une planification, en utilisant des flux de travail d'approbation. Il comporte des bibliothèques de documents et d'images permettant de stocker les éléments de publication Web. Par exemple, vous pouvez créer un site pour présenter des articles techniques qui doivent être vérifiés par des experts techniques avant d'être publiés.
  • Portail de collaboration    Sélectionnez ce site si vous souhaitez créer la hiérarchie d'un site de démarrage pour un portail d'intranet d'un service. Il comporte une page d'accueil, un site de News, un annuaire de sites et un Centre de recherche avec onglets. En général, ce site a autant de collaborateurs que de lecteurs et il est utilisé pour héberger des sites d'équipe. Ce type de modèle peut être utile lorsque vous souhaitez créer un portail d'un service où les employés peuvent collaborer et publier des documents et des pages Web. Ce modèle n'est disponible que si vous créez une collection de sites dans l'administration centrale.
  • Portail de publication    Sélectionnez ce modèle si vous souhaitez créer une hiérarchie d'un site de démarrage pour un site destiné à Internet ou un portail d'un grand intranet. Ce site peut être personnalisé facilement avec les signes distinctifs de la marque. Il comporte une page d'accueil, un exemple de sous-site de communiqués de presse, un Centre de recherche et une page de connexion. En général, ce site a beaucoup plus de lecteurs que de collaborateurs et il est utilisé pour publier des pages Web avec des flux de travail d'approbation. Par défaut, vous pouvez créer uniquement des sous-sites de publication avec un flux de travail sous les sites que vous créez à l'aide de ce modèle de site. Ce modèle de site n'est disponible que si vous créez une collection de sites dans l'administration centrale.

Intégration avec Office SharePoint Designer 2007    Office SharePoint Designer 2007 est un nouveau produit destiné à la création et la personnalisation de sites Web Office SharePoint Server 2007 et à la construction d'applications utilisant les flux de travail et reposant sur les technologies SharePoint. Vous pouvez utiliser Office SharePoint Designer 2007 pour personnaliser un site Office SharePoint Server 2007 . Cela vous permet de concevoir et d'enrichir des portails ou des pages de portail en bénéficiant d'une souplesse et d'une puissance inégalées. Par exemple, vous pouvez utiliser des outils de modification très performants pour perfectionner des feuilles de style en cascade (CSS) pour des sites SharePoint.

Création de pages Web en direct    Vous pouvez créer des pages Web à l'aide de l'éditeur de texte enrichi fourni avec Office SharePoint Server 2007. Dans le mode de modification du texte, vous pouvez taper et modifier le contenu d'une page directement, dans un navigateur. En mode de modification de la source HTML, vous pouvez taper et modifier le contenu de la page en utilisant le langage HTML standard. Vous disposez d'autres fonctionnalités, telles que :

  • Une fonctionnalité qui vous permet de créer, organiser et mettre en forme rapidement des liens.
  • Un composant WebPart qui vous permet de passer en boucle un contenu sur votre site.
  • La possibilité de vérifier l'orthographe du contenu que vous créez.
  • La possibilité de gérer et de modifier le contenu réutilisable, par exemple le texte de copyright, dans un emplacement unique.

Créations clientes    Office SharePoint Server 2007 vous permet également de créer des pages Web en convertissant des documents créés dans d'autres programmes. Cela présente de nombreux avantages, selon le programme que vous utilisez pour créer le document original. Par exemple, vous pouvez utiliser des documents Office Word 2007 pour créer des pages Web pour votre collection de sites. Cette approche présente les avantages suivants :

  • Création plus rapide     Vous pouvez convertir des documents Office Word 2007 importants, par exemple des livres blancs ou des rapports d'état, directement en pages Web, au lieu de recréer ces documents pour les utiliser sur le Web.
  • Travail hors connexion     En utilisant Office Word 2007 pour créer une page Web, vous êtes libre de travailler sur le contenu, avec ou sans connexion Internet.
  • Jeu de fonctionnalités de création plus riche    Office Word 2007 offre davantage de fonctionnalités de traitement de texte qu'Office SharePoint Server 2007 tout seul.
  • Souplesse d'emploi des documents     Vous pouvez aussi utiliser des documents Office Word 2007 à d'autres fins. Par exemple, vous pouvez créer une annonce pour présenter un nouveau produit dans Word, puis distribuer cette annonce par courrier électronique et sur le Web.

Variantes de site    Les audiences des sites Web peuvent varier de nombreuses manières, par exemple du point de vue de la langue, de la situation géographique, du système de navigation ou de l'affiliation à l'entreprise. Le travail que représente la production et la gestion des variantes d'un site peut être long et difficile. Dans Office SharePoint Server 2007, la fonctionnalité des variantes permet aux administrateurs de simplifier la gestion des variantes en gérant des exemplaires personnalisables du contenu d'un site source dans chaque site de destination. Cette fonctionnalité est utile surtout pour la publication de sites multilingues. Par exemple, vous pouvez identifier une source (disons Communiqués de presse – Anglais) et plusieurs sites de destination (disons Communiqués de presse – Français, Communiqués de presse – Japonais) et Office SharePoint Server 2007 assurera la synchronisation des sites de destination avec le site source.

Navigation dans le site    Office SharePoint Server 2007 propose des fonctionnalités qui facilitent la création et la gestion de la structure de navigation de votre site.

Page Contenu et structure du site    Vous utilisez la page Contenu et structure du site pour gérer le contenu et la structure de votre collection de sites SharePoint. Dans Office SharePoint Server 2007, la navigation est produite en temps réel à partir de la hiérarchie de la collection de sites. Autrement dit, lorsque vous modifiez la structure du site (par exemple, si vous déplacez un sous-site), ce changement se répercute sur la navigation du site. L'élément apparaît alors dans la navigation à l'endroit où se trouve le sous-site. Les actions que vous effectuez sur cette page vont au-delà de la modification de la structure du site. Vous pouvez gérer le contenu en effectuant d'autres actions sur des listes et leurs éléments. Par exemple, vous pouvez extraire ou archiver, publier et copier des éléments.

Pour garantir que l'interface de la page Contenu et structure du site vous soit familière, elle a été conçue de la même manière que l'Explorateur Windows. Vous pouvez voir la hiérarchie de la collection de sites dans le volet de navigation, présentée sous la forme d'une arborescence sur la gauche de la page Contenu et structure du site. Sur la droite, les éléments sont affichés dans la liste.

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Processus d'entreprise et formulaires

Les processus d'entreprise sont au centre de toutes les organisations et les formulaires sont souvent au centre de tous les processus d'entreprise, tels que le processus d'approbation des notes de frais. Grâce à la technologie InfoPath Forms Services d'Office SharePoint Server 2007, vous pouvez concevoir des modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs dans InfoPath et les configurer pour une utilisation dans un site Office SharePoint Server 2007. Pour remplir un formulaire, les utilisateurs n'ont pas besoin d'avoir InfoPath sur leur ordinateur, ni de télécharger des éléments supplémentaires à partir du Web. Ils ont juste besoin d'un navigateur, tel que Microsoft Internet Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services     Lorsque vous élaborez des modèles de formulaire avec Office InfoPath 2007 et que vous les déployez sur un site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez activer un paramètre qui permet aux utilisateurs de remplir ces formulaires à l'aide d'un navigateur Web. En effet, Office SharePoint Server 2007 bénéficie de la technologie InfoPath Forms Services, qui, en plus de permettre le déploiement de formulaires Web, offre un emplacement centralisé pour stocker et gérer les modèles de formulaire de votre organisation. Les formulaires que vous hébergez sur le serveur sont appelés formulaires activés pour le navigateur.

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire sur un site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez le distribuer non seulement sur l'intranet de votre entreprise, mais aussi sur des sites Web externes, tels que des sites d'extranet ou des sites Web d'entreprise. Cela vous permet de collecter des données auprès des clients, des partenaires, des fournisseurs et toutes les personnes essentielles au succès de votre activité ou organisation. Par exemple, une grande compagnie d'assurances peut utiliser un seul modèle de formulaire activé pour le navigateur pour collecter et traiter les demandes, puis déployer ce modèle de formulaire sur ses sites Internet et intranet. Dès qu'un client visite le site Web de cette compagnie d'assurances, il peut remplir le formulaire de demande dans son navigateur. Et si le client appelle la compagnie d'assurances pour établir sa demande, son interlocuteur peut remplir le formulaire de demande dans InfoPath, en y accédant sur un site interne réservé à cet effet. Ou encore, un organisme public peut collecter des données relatives aux citoyens en publiant des modèles de formulaire activés pour le navigateur sur son site Web.

Flux de travail    Les flux de travail facilitent la collaboration des personnes sur les documents et la gestion des tâches des projets en mettant en œuvre des processus d'entreprise spécifiques sur les documents et les éléments d'un site Office SharePoint Server 2007. Les flux de travail aident les organisations à adhérer à des processus d'entreprise cohérents et ils améliorent également l'efficacité et la productivité de l'organisation en gérant les tâches et les étapes liées aux processus d'entreprise spécifiques. Office SharePoint Server 2007 comporte plusieurs flux de travail prédéfinis qui ont été conçus pour des scénarios d'entreprise courants :

  • Approbation    Ce flux de travail achemine un document ou un élément vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation.
  • Recueillir les commentaires    Ce flux de travail achemine un document ou un élément vers un groupe de personnes pour recueillir leurs commentaires.
  • Rassembler les signatures    Ce flux de travail achemine un document Microsoft Office vers un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques.
  • Approbation de destruction    Ce flux de travail, qui prend en charge les processus de gestion des enregistrements, gère l'expiration et la rétention des documents en autorisant les participants à décider s'il faut conserver ou supprimer les documents arrivés à expiration.
  • À trois états    Ce flux de travail peut être utilisé pour gérer les processus d'entreprise qui nécessitent que les organisations suivent un volume important d'incidents ou d'éléments, tels que les incidents transmis au service d'assistance technique, les ventes potentielles ou les tâches d'un projet.
  • Approbation de groupe    Ce flux de travail fournit un organigramme à partir duquel on peut sélectionner les approbateurs et qui permet à ceux-ci d'utiliser un estampage au lieu d'une signature. Cette solution a été conçue tout spécialement pour les marchés de l'Asie orientale.
  • Gestion des traductions    Ce flux de travail gère le processus de la traduction des documents en créant des copies des documents à traduire, puis en attribuant les tâches de traduction aux traducteurs. Ce flux de travail est disponible uniquement pour les bibliothèques de gestion des traductions.

Authentification unique (SSO, Single Sign-On)    Cette fonctionnalité permet à une personne d'entrer un nom et un mot de passe pour utiliser plusieurs applications principales. Elle permet d'intégrer des systèmes d'arrière-guichet et des applications métier qui nécessitent une base de données distincte d'informations d'identification. Les services d'authentification unique d'Office SharePoint Server 2007 acceptent l'utilisation de fournisseurs d'informations d'identification enfichables personnalisés ou créés par des tiers.

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Aide à la décision

Généralement, les outils permettant d'accéder à de grandes quantités de données non structurées dans le but de les analyser n'étaient proposés qu'aux personnes ayant plusieurs années d'expérience dans l'entreposage ou l'exploration de données. La publication sur le Web avec des données issues de plusieurs sources différentes était jusqu'alors réservée aux développeurs et aux consultants. Grâce aux nouvelles fonctionnalités proposées dans Office SharePoint Server 2007, les personnes qui manipulent des informations peuvent rassembler des données de plusieurs sources et les publier sur le Web.

Office SharePoint Server 2007 peut s'associer à des applications métier, telles que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server 2005, ce qui vous permet de publier facilement des rapports, des listes et des indicateurs de performance clé (KPI).

Lorsque vous publiez des rapports à partir des données d'un de ces systèmes, vous fournissez aux décideurs des données stratégiques ou opérationnelles. Ces rapports sont par exemple des classeurs Microsoft Office Excel, un rapport SQL Server Reporting Services ou un rapport Microsoft Office Access. Les dirigeants et les chefs de marché ont besoin de rapports précis et actuels pour prendre les bonnes décisions.

Centre de rapports    Parmi les nouvelles fonctionnalités d'aide à la décision d'Office SharePoint Server 2007 figure le Centre de rapports. Il s'agit d'un site qui procure un espace de stockage centralisé pour les rapports communs à un groupe, qui peut aller d'une simple équipe à toute une organisation. Le site Centre de rapports contient des bibliothèques de documents spécifiques pour stocker des rapports, des listes et des connexions à des sources de données externes. Il fournit également l'accès à des modèles de page et à des composants WebPart qui vous aideront à créer des pages et des listes contenant des informations de l'entreprise. Dans le Centre de rapports, les utilisateurs peuvent rechercher des éléments en utilisant des catégories, afficher un calendrier des rapports à venir et s'abonner à des rapports qui leur seront utiles.

Excel Services    Les services Excel Services vous permettent de stocker un classeur Excel sur un serveur, puis de publier n'importe quelle partie de ce classeur sur une page Web. Les utilisateurs ont simplement besoin d'un navigateur pour afficher les données et intervenir dessus en temps réel. Le classeur est publié sur la page Web à l'aide du composant WebPart Excel Web Access (EWA).

Un des avantages de la publication des classeurs dans un composant WebPart, c'est que tous les calculs ont lieu sur le serveur. Ainsi, la logique métier présente dans le classeur n'est jamais exposée. Un autre avantage, c'est qu'il n'existe qu'un seul exemplaire du classeur, et qu'il est stocké en lieu sûr, dans un emplacement centralisé. À partir de la page Web, vous pouvez accorder aux utilisateurs des droits d'affichage uniquement pour limiter l'accès au classeur. Par exemple, vous pouvez les empêcher d'ouvrir un classeur avec Excel ou contrôler ce qu'ils peuvent consulter.

Excel Services est une technologie de serveur qui facilite l'utilisation, le partage, la protection et la gestion des classeurs Microsoft Office Excel 2007 sous forme de rapports interactifs, de la même manière dans toute l'organisation. Excel Services comporte trois composants de base qui interagissent les uns avec les autres et qui tous ensemble forment la structure globale d'Excel Services.

  • Les services de calcul Excel constituent le « moteur » d'Excel Services : ils chargent le classeur, effectuent les calculs en parfaite adéquation avec Microsoft Office Excel 2007, réactualisent les données externes et gèrent les sessions.
  • Excel Web Access (EWA) est un composant WebPart qui affiche et active l'interaction avec le classeur Microsoft Office Excel dans un navigateur à l'aide du langage DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) et de JavaScript, sans qu'il soit nécessaire de télécharger des contrôles ActiveX sur l'ordinateur client ; ce composant peut en outre être associé à d'autres composants WebPart situés sur des tableaux de bord et d'autres pages de composants WebPart.
  • Les services Web Excel sont hébergés dans Microsoft Office SharePoint Services et procurent plusieurs méthodes permettant au développeur d'interfaces de programmation d'application (API) de créer des applications personnalisées à partir du classeur Excel.

Vous devez d'abord créer un classeur Excel à l'aide d'Office Excel 2007, puis enregistrer le classeur dans Excel Services. Office Excel 2007 est l'outil de création et Excel Services est l'outil de production de rapports.

L'auteur, ou créateur, d'un classeur, qui est souvent un analyste, utilise Office Excel 2007 pour créer le classeur Excel et il spécifie éventuellement les éléments nommés pour l'affichage et il définit les paramètres. Ensuite, il enregistre le classeur dans une bibliothèque de documents (ou sur un réseau ou dans un dossier Web) dans Excel Services, où il est géré et sécurisé par un administrateur SharePoint. Le créateur du classeur et les autres utilisateurs peuvent créer des rapports, des pages de composants WebPart et des tableaux de bord d'aide à la décision utilisant ce classeur. De nombreux utilisateurs peuvent accéder au classeur en l'affichant dans un navigateur, et même actualiser les données si ce classeur est connecté à une source de données externe. S'ils bénéficient des autorisations appropriées, les utilisateurs peuvent également copier le classeur en l'état et toutes les interactions ayant eu lieu au cours de la session active, par exemple un tri et un filtrage, sur un ordinateur client en prévision d'analyses plus approfondies sur le classeur Excel ou sur un instantané de ce classeur.

Connexions à des sources de données externes    Outre des sources de données externes, vous pouvez utiliser dans les classeurs Excel des données émanant d'autres applications métier, telles que SAP et Siebel, dans des listes SharePoint, des pages et des composants WebPart.

En général, les administrateurs créent les connexions système et peuvent les stocker dans une bibliothèque de connexions de données du Centre de rapports. Ainsi, l'ensemble de connexions central est facilement accessible et tous ceux qui bénéficient des autorisations adéquates peuvent les réutiliser. Toutefois, vous pouvez créer et stocker des connexions de données n'importe où dans le système Office SharePoint Server 2007.

Grâce aux connexions à des sources de données externes, vous pouvez créer des pages Web et des listes SharePoint qui permettent aux utilisateurs d'interagir avec les données de la source externe sans même sortir de la page SharePoint.

Indicateurs de performance clés (KPI)    Un indicateur de performance clé est un indice visuel qui représente l'état d'avancement vers un objectif. Ces indicateurs sont importants pour les équipes, les responsables et les professionnels, car ils leur permettent d'évaluer rapidement l'avancement par rapport à des objectifs mesurables. Grâce aux KPI de SharePoint, vous pouvez visualiser facilement les réponses aux questions suivantes :

  • Suis-je en avance ou en retard ?
  • De combien suis-je en avance ou en retard ?
  • Quel est le minimum que j'ai effectué ?

Chaque secteur d'une activité professionnelle peut surveiller différents types de KPI, selon les objectifs qu'ils se sont fixés. Par exemple, pour améliorer la satisfaction client, un centre d'appels peut définir un objectif pour répondre à un nombre spécifique d'appels dans un laps de temps réduit. Quant au service commercial, il peut utiliser des KPI pour définir des objectifs en matière de performance, par exemple le nombre de nouvelles visites de vendeurs par mois.

Les KPI sont créés en utilisant des listes d'indicateurs de performance clés, puis affichés à l'aide de composants WebPart spécialement conçus pour les KPI. Vous pouvez stocker ces listes dans le Centre de rapports ou sur n'importe quel autre site d'Office SharePoint Server 2007, où tous ceux qui bénéficient des autorisations nécessaires pour y accéder peuvent les réutiliser.

Tableaux de bord    Un tableau de bord est une page flexible qui affiche des données des indicateurs de performance clés et des classeurs Excel. Par exemple, le service des ressources humaines peut concevoir un tableau de bord que les employés utilisent pour afficher des informations personnalisées, telles que leur salaire ou l'historique des avantages.

Données métiers dans des listes    Vous pouvez intégrer et incorporer facilement des informations d'applications telles que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server dans l'environnement collaboratif d'Office SharePoint Server 2007 en ajoutant le type de colonne des données métiers à une liste Office SharePoint Server 2007. Vous disposez ainsi d'une liste d'éléments qui utilisent une combinaison de colonnes issues d'Office SharePoint Server 2007 et d'une application métier externe. Par exemple, si vous travaillez pour une société d'audit qui utilise un système CRM, vous pouvez stocker des documents, notamment les propositions, les contrats et les présentations, dans des listes SharePoint et associer ces documents avec le client correspondant de la base de données CRM. Cela permet de centraliser toute la documentation relative à la clientèle et de faciliter la navigation vers l'enregistrement du client dans l'application métier pour les personnes qui consultent les pages.

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S'applique à :
SharePoint Server 2007