Introduction aux flux de travail

Les flux de travail aident les utilisateurs à collaborer sur des documents et à gérer des tâches de projet en mettant en oeuvre des processus de gestion spécifiques sur les documents et les éléments d'un site Microsoft Office SharePoint Server 2007. Ils aident, en outre, les organisations à respecter des processus de gestion cohérents, et favorisent une efficacité et une productivité accrues grâce à la gestion des tâches et des étapes impliquées dans les processus de gestion spécifiques. Les personnes en charge de ces tâches peuvent ainsi se concentrer sur leur travail sans se soucier de la gestion du flux de travail.



Présentation des flux de travail

Le flux de travail est parfois présenté comme une série de tâches produisant un résultat. Dans le cadre spécifique des produits et technologies SharePoint, le flux de travail se définit de manière plus précise comme suit : mouvement automatique de documents ou d'éléments selon une séquence spécifique d'actions ou de tâches liées à un processus de gestion. Les flux de travail peuvent être utilisés pour gérer de manière cohérente des processus de gestion courants au sein d'une organisation par l'application d'une logique métier aux documents ou aux éléments d'une liste ou d'une bibliothèque SharePoint. La logique métier est, quant à elle, un ensemble d'instructions qui spécifie et contrôle les actions effectuées sur un document ou un élément.

Les flux de travail permettent de rationaliser les coûts et le temps nécessaires pour coordonner des processus de gestion courants, tels que l'approbation d'un projet ou la révision d'un document, grâce à la gestion et au suivi des tâches humaines impliquées dans ces processus. Par exemple, dans un site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez ajouter un flux de travail à une bibliothèque de documents pour envoyer un document à un groupe de personnes pour approbation. Lorsque l'auteur du document démarre ce flux de travail sur un document donné de cette bibliothèque, le flux de travail crée des tâches d'approbation de document qu'il affecte aux participants du flux de travail spécifié, qui reçoivent des alertes de messagerie comportant des instructions de tâches, ainsi qu'un lien vers le document à approuver. Lorsque le flux de travail est en cours, son propriétaire (en l'occurrence, l'auteur du document) ou les participants au flux de travail peuvent consulter la page État du flux de travail et ainsi connaître les participants qui ont terminé leurs tâches de flux de travail. Lorsque tous les participants ont terminé leurs tâches, le flux de travail prend fin et son propriétaire en est automatiquement avisé.

Dans cet exemple, les actions du flux de travail Approbation suivent le processus illustré ci-après.

Diagramme des flux de travail Approbation

Les flux de travail prennent non seulement en charge certains processus de travail humains existants, mais étendent également les possibilités de collaboration et de travail avec des documents, des listes et des bibliothèques. Les utilisateurs de site peuvent démarrer des flux de travail et y participer à l'aide de formulaires personnalisables accessibles à partir du document ou de l'élément d'une liste ou d'une bibliothèque SharePoint. La fonctionnalité de flux de travail dans Office SharePoint Server 2007 est, en outre, étroitement intégrée à Microsoft Office System 2007. Les tâches de flux de travail suivantes peuvent être effectuées dans un site Office SharePoint Server 2007 ou directement dans certains programmes clients inclus dans Office version 2007  :

  • Affichage de la liste de flux de travail disponibles pour un document ou pour un élément
  • Démarrage d'un flux de travail sur un document ou sur un élément
  • Affichage, modification ou réaffectation d'une tâche de flux de travail
  • Exécution d'une tâche de flux de travail

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Flux de travail inclus dans Office SharePoint Server 2007

Un site Office SharePoint Server 2007 comporte plusieurs flux de travail répondant aux scénarios d'entreprise courants, à savoir :

  • Approbation     Ce flux de travail envoie un document ou un élément à un groupe de personnes pour approbation. Par défaut, le flux de travail Approbation est associé au type de contenu Document et est dès lors disponible d'office dans les bibliothèques de documents. Une version de ce flux de travail est également associée par défaut à la bibliothèque Pages d'un site de publication et peut être utilisée pour gérer le processus d'approbation lors de la publication de pages Web.
  • Recueillir les commentaires     Ce flux de travail envoie un document ou un élément à un groupe de personnes en vue d'obtenir leurs commentaires. Les réviseurs peuvent rédiger des commentaires, qui sont ensuite rassemblés et envoyés à la personne à l'origine du flux de travail. Par défaut, le flux de travail Recueillir les commentaires est associé au type de contenu Document et est dès lors disponible d'office dans les bibliothèques de documents.
  • Rassembler les signatures     Ce flux de travail envoie un document Microsoft Office à un groupe de personnes afin de rassembler leurs signatures numériques. Il doit être démarré dans un programme client inclus dans Office version 2007. Les participants doivent également achever leurs tâches de signature en ajoutant leur signature numérique au document dans le programme Microsoft Office approprié. Par défaut, le flux de travail Rassembler les signatures est associé au type de contenu Document et est dès lors d'office disponible dans les bibliothèques de documents. Toutefois, il s'affiche uniquement pour les documents de la bibliothèque qui contiennent une ou plusieurs lignes de signatures Microsoft Office.
  • Approbation de destruction     Ce flux de travail, qui prend en charge les processus de gestion des enregistrements, gère l'expiration et la rétention des documents en autorisant les participants à conserver ou à supprimer les documents qui sont arrivés à expiration. Le flux de travail Approbation de destruction est destiné à être utilisé principalement dans un site Centre des enregistrements.
  • Trois états     Ce flux de travail permet de gérer des processus de gestion impliquant de la part des organisations le suivi d'un volume important de problèmes et d'éléments, tels que des problèmes d'assistance clientèle, des opportunités commerciales ou des tâches de projet.
  • Approbation de groupe     Ce flux de travail est similaire au flux de travail Approbation, à la différence près qu'il utilise une bibliothèque de documents désignée et offre un affichage personnalisé des processus d'approbation auxquels participe l'utilisateur. Il fournit un organigramme hiérarchique à partir duquel l'utilisateur sélectionne les approbateurs et les autorise à utiliser un contrôle tampon au lieu d'une signature. Cette solution est disponible uniquement pour les versions d'Asie de l'Est d'Office SharePoint Server 2007.
  • Gestion des traductions     Ce flux de travail gère le processus manuel de traduction d'un document en créant des copies du document à traduire et en affectant des tâches de traduction aux traducteurs. Il est disponible uniquement pour les bibliothèques de gestion des traductions.

Chacun des flux de travail mentionnés ci-dessus peut être personnalisé en fonction des besoins de votre organisation. Par exemple, lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu afin de pouvoir l'utiliser avec des documents ou des éléments, vous pouvez personnaliser les listes de tâches ou les historiques où sont stockées les informations relatives au flux de travail.

Lorsqu'un utilisateur de site démarre un flux de travail sur un document ou un élément, il a la possibilité de personnaliser davantage le flux de travail en définissant la liste des participants, une échéance et des instructions de tâches. Pour plus d'informations sur les flux de travail prédéfinis décrits ci-dessus, suivez les liens de la section Voir aussi.

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Prise en charge des flux de travail personnalisés

Bien que les flux de travail prédéfinis disponibles dans Office SharePoint Server 2007 soient personnalisables en fonction des besoins, votre organisation peut choisir de concevoir et développer des flux de travail personnalisés propres à ses processus de gestion. Les flux de travail peuvent être aussi simples ou complexes que les processus de gestion mis en place au sein de l'organisation. Les développeurs peuvent créer des flux de travail démarrés par les personnes qui utilisent un site ou encore des flux de travail qui démarrent automatiquement à la suite d'un événement spécifique, notamment lors de la création ou de la modification d'un élément de liste. Si votre organisation a développé et déployé des flux de travail personnalisés, ceux-ci peuvent être disponibles en plus, ou à la place, des flux de travail prédéfinis mentionnés précédemment.

Il existe deux façons de créer des flux de travail personnalisés pour Office SharePoint Server 2007:

  • Les développeurs professionnels de logiciels peuvent créer des flux de travail en utilisant les extensions Visual Studio 2005 pour Windows Workflow Foundation     Ces flux de travail contiennent du code personnalisé et des activités de flux de travail. Une fois qu'un développeur professionnel a créé des flux de travail personnalisés, un administrateur serveur peut les déployer sur plusieurs sites.
  • Les concepteurs Web peuvent concevoir des flux de travail sans code à utiliser dans une liste ou bibliothèque spécifique à l'aide d'un programme de conception Web, tel que Microsoft Office SharePoint Designer 2007     Ces flux de travail sont créés à partir d'une liste d'activités disponibles de flux de travail et le concepteur Web qui crée le flux de travail peut déployer directement les flux de travail sur la liste ou la bibliothèque dans laquelle ils seront utilisés.

Pour développer un flux de travail personnalisé, contactez l'administrateur de votre site pour obtenir des informations sur les ressources disponibles dans votre organisation. Pour plus d'informations sur le développement de flux de travail personnalisés pour Office SharePoint Server 2007, consultez le kit de développement logiciel (SDK) de Microsoft Office SharePoint Server 2007, disponible à partir du portail de développement SharePoint Server 2007 sur MSDN.

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Étapes impliquées dans l'utilisation des flux de travail

L'utilisation d'un flux de travail sur un élément de document ou de liste implique plusieurs étapes. Chacune de ces étapes peut être exécutée par des personnes possédant des rôles différents. Par exemple, un administrateur de site peut rendre disponible un flux de travail pour une bibliothèque de documents spécifique. Un créateur de contenu peut démarrer un flux de travail ou modifier un flux de travail en cours, et une troisième personne (par exemple, un réviseur ou un approbateur de document) peut exécuter la tâche de flux de travail.

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Ajout d'un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu

Avant de pouvoir utiliser un flux de travail, celui-ci doit être ajouté à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu afin d'être disponible pour des documents ou des éléments situés à un emplacement spécifique. Vous devez disposer de l'autorisation (autorisations : paramètres de sécurité spécifiques, autorisant ou limitant l’accès à un élément, une liste, une bibliothèque ou un site particulier.) Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu. Cette tâche est généralement effectuée par les administrateurs de site ou les personnes en charge de la gestion de listes ou de bibliothèques spécifiques.

La disponibilité d'un flux de travail au sein d'un site dépend de l'endroit où il a été ajouté :

  • Si vous ajoutez un flux de travail directement dans une liste ou une bibliothèque, il est disponible uniquement pour les éléments de cette liste ou de cette bibliothèque.
  • Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu de liste (une instance d'un type de contenu de site a été ajoutée à une liste ou une bibliothèque spécifique), il est disponible uniquement pour les éléments de ce type de contenu dans la liste ou la bibliothèque spécifique à laquelle ce type de contenu est associé.
  • Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu de site, il est disponible pour les éléments de ce type de contenu dans les listes et les bibliothèques auxquelles ce type de contenu de site a été ajouté. Si vous souhaitez qu'un flux de travail soit largement disponible dans les listes ou les bibliothèques dans une collection de sites pour les éléments d'un type de contenu spécifique, le mieux est d'ajouter ce flux de travail directement à un type de contenu de site.

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, vous pouvez le personnaliser en fonction de son emplacement spécifique en définissant diverses options :

  • nom de cette instance du flux de travail ;
  • liste des tâches, dans laquelle sont stockées les tâches liées au flux de travail ;
  • historique contenant tous les événements relatifs au flux de travail ;
  • mode de démarrage souhaité pour le flux de travail ;
  • options supplémentaires propres au flux de travail (par exemple, la façon dont les tâches sont distribuées aux participants, les circonstances d'achèvement du flux de travail et les actions se déroulant une fois le flux de travail achevé).

L'ajout d'un flux de travail à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu le rend disponible pour les documents ou les éléments d'un emplacement spécifique, sans pour autant le démarrer. Pour plus d'informations sur l'ajout de flux de travail à des listes, à des bibliothèques ou à des types de contenu, suivez les liens de la section Voir aussi.

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Démarrage d'un flux de travail sur un document ou un élément

Lorsqu'un flux de travail est ajouté à une liste, à une bibliothèque ou à un type de contenu, devenant dès lors disponible, vous pouvez le démarrer sur un document ou sur un élément spécifique (si le flux de travail est configuré pour pouvoir être démarré manuellement). Pour démarrer un flux de travail, sélectionnez-le dans la liste des flux de travail disponibles pour le document ou l'élément. Au besoin, remplissez un formulaire avec les informations nécessaires au flux de travail. Selon sa conception et sa configuration, vous avez la possibilité de personnaliser davantage le flux de travail lorsque vous le démarrez sur un document ou sur un élément en configurant des options telles que les participants, l'échéance et les instructions de tâche.

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Modification d'un flux de travail en cours

Lorsqu'un flux de travail est démarré sur un élément, vous pouvez être amené à en modifier le comportement. Par exemple, après le démarrage d'un flux de travail, la personne qui l'a démarré devra peut-être ajouter des membres supplémentaires. Autre cas de figure, un participant au flux de travail peut devoir réaffecter sa tâche à une autre personne, ou demander à ce qu'une modification soit apportée au document ou à l'élément faisant l'objet du flux de travail. Vous pouvez modifier certains flux de travail prédéfinis inclus dans Office SharePoint Server 2007 alors qu'ils sont en cours. Si votre organisation a développé et déployé des flux de travail personnalisés, il se peut qu'ils puissent également être modifiés en cours d'exécution.

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Exécution de tâches de flux de travail

Tout événement du flux de travail nécessitant une intervention humaine est représenté par une tâche de flux de travail. Lorsqu'un flux de travail affecte une tâche à un participant, le destinataire de la tâche peut l'exécuter ou demander d'apporter des modifications au flux de travail en modifiant le formulaire de tâches de celui-ci. Dans Office SharePoint Server 2007, les participants au flux de travail peuvent exécuter les tâches sur le site SharePoint ou directement dans un programme client inclus dans Office version 2007. Lorsqu'un participant au flux de travail exécute une tâche du flux de travail ou demande à ce qu'il soit modifié, le serveur fait avancer le flux de travail jusqu'à la prochaine étape concernée.

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Suivi de l'état des flux de travail

Les propriétaires et les participants au flux de travail peuvent suivre sa progression en consultant sa page d'état. Cette page contient des informations d'état relatives aux tâches du flux de travail encore inachevées. Elle propose en outre des informations d'historique liées au flux de travail.

Office SharePoint Server 2007 propose également des outils de création de rapports qui fournissent une analyse complète de l'historique des flux de travail. Les organisations peuvent l'utiliser pour localiser d'éventuels goulots d'étranglement au niveau des processus ou déterminer si un groupe répond ou non à des objectifs spécifiques de performances pour un processus de gestion donné. Office SharePoint Server 2007 comprend quelques rapports prédéfinis basés sur Microsoft Office Excel, utilisables avec n'importe quel flux de travail. Les informations d'historique des flux de travail sont, par ailleurs, disponibles en tant que source de données de liste SharePoint. À ce titre, celle-ci peut être utilisée et analysée dans des programmes tels que Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007 ou dans des solutions personnalisées d'analyse des processus de gestion.Surveillance de solutions.

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S'applique à :
SharePoint Server 2007