Collaboration sur des documents et co-création de documents

La collaboration sur les documents est essentielle pour travailler efficacement dans une entreprise. L’association de SharePoint 2010 et d’Office 2010 offre un aperçu des différentes méthodes de collaboration sur des documents, qu’il s’agisse de co-création de feuilles de calcul ou du routage d’un projet d’entreprise par le biais d’un flux de travail. Comprendre comment il est possible de collaborer sur les documents est vital pour répondre au mieux à vos besoins et améliorer votre productivité comme travailleur de l’information.

Quelle que soit la façon dont vous collaborez sur les documents, l’époque des pièces jointes aux courriers électroniques est bel et bien révolue. Dorénavant, vous n’aurez plus besoin de faire circuler vos documents, ou de batailler avec les conflits de version, les fusions manuelles, la coordination des modifications, le suivi des auteurs des modifications ou la localisation des dernières versions.

 Remarque   Pour plus d’informations sur la co-création de documents, voir les aides Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 et Office Web Apps. Pour plus d’informations sur la configuration de SharePoint 2010 pour la collaboration sur les documents et la co-création de documents, voir le site Web TechNet.

Contenu de cet article


Modes de collaboration sur des documents

La collaboration sur des documents désigne la possibilité pour plusieurs auteurs de travailler ensemble sur un même document ou sur un ensemble de documents. Ils peuvent simultanément co-créer un document ou revoir une spécification en tant que partie d’un flux de travail structuré. La co-création de documents, sous-ensemble de la collaboration sur des documents, désigne la possibilité de travailler simultanément sur un document avec un ou plusieurs utilisateurs. Il existe différentes méthodes de collaboration sur des documents et de co-création de documents qui impliquent une augmentation progressive de la structure et du contrôle de la collaboration. Une bonne façon de choisir le mode de collaboration qui vous convient le mieux est d’envisager vos options en fonction des différentes solutions disponibles.

Modes de collaboration sur des documents

Légende 1 Co-création semiformelle : plusieurs auteurs effectuent simultanément des modifications dans un document. Ce type de co-création concerne, par exemple, des minutes récurrentes, des sessions de « brainstorming » et du matériel de référence dans OneNote ainsi que des modèles financiers développés par équipe, des budgets et des listes de suivi d’actifs dans Excel.
Légende 2 Co-création formelle : plusieurs auteurs effectuent simultanément des modifications de façon contrôlée en enregistrant le contenu quand il est prêt à être révélé. Ce type de co-création concerne, par exemple, des plans commerciaux, des lettres d’informations et des synthèses juridiques dans Word ainsi que des présentations marketing et de conférence dans PowerPoint.
Légende 3 Commentaires et révision : Un auteur principal sollicite des modifications et des commentaires (qui peuvent être des discussions à thème) en routant le document dans un flux de travail, mais contrôle la publication du document final. Il peut s’agir, par exemple, d’une aide en ligne, de papiers blancs ou de spécifications.

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Co-création avec Office 2010 et Office Web Apps

Les sections suivantes décrivent les différents types de co-création disponibles avec Office 2010 et Office Web Apps, ainsi que les meilleures pratiques de gestion des fichiers lorsque vous utilisez des bibliothèques SharePoint.

Synthèse des produits de co-création

Plusieurs produits Office 2010 et Office Web Apps permettent à plusieurs auteurs de modifier des documents simultanément. Pour chaque produit, la fonctionnalité de co-création est très semblable. Toutefois, il existe des différences de conception pour la prise en charge de différentes méthodes de collaboration et de scénarios. Le tableau suivant présente les différents produits de co-création.

Application Configuration serveur requise Scénarios courants
Word 2010 Microsoft SharePoint Foundation 2010 Tout document, notamment des propositions, des plans, des énoncés de mission, des minutes, des lettres d’information et des rapports
PowerPoint 2010 Microsoft SharePoint Foundation 2010 Toute présentation, notamment des formations, des conférences, des analyses post-projets, des présentations de produit, des manuels et des rapports d’état de projet
Excel Web App Microsoft SharePoint Foundation 2010 et Office Web Apps Toute type de feuille de calcul, notamment des modèles financiers d’équipe, des mises à jour de gammes de produits interentreprises sur une page Web et le suivi d’activités commerciales en temps réel
OneNote 2010 Microsoft SharePoint Foundation 2010 Tout bloc-notes, notamment des minutes de réunion récurrentes, des « brainstorming » (« pensées de groupe »), du matériel de recherche et de référence partagé ainsi que des cours de formation en partage
OneNote Web App Microsoft SharePoint Foundation 2010 et Office Web Apps

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Co-création, contrôle de version, extraction et environnements Office mixtes

Les sections suivantes décrivent les meilleures pratiques lorsque vous co-créez avec d’autres utilisateurs.

Co-création et extraction de documents

La co-création n’est pas compatible avec les processus d’archivage et d’extraction de documents dans une bibliothèque SharePoint. Extraire un document indique que vous voulez être le seul à pouvoir le modifier, puis éventuellement l’archiver de sorte que les autres puissent voir les modifications et travailler sur le document. Ainsi, lorsque vous extrayez un fichier, les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier le document en même temps que vous. Par défaut, les bibliothèques SharePoint ne requièrent pas l’extraction des fichiers et leur utilisation n’est pas autorisée lorsque vous utilisez la co-création. Vous ne devez pas non plus extraire explicitement un document si vous voulez co-créez ce document.

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Co-création de documents et contrôle de version

Le contrôle de version permet aux utilisateurs d’enregistrer des versions de document, d’annuler des modifications, ou de prendre un instantané de l’état d’un document pour correspondre à un jalon de projet. SharePoint  2010 effectue un suivi des modifications effectuées sur les documents en cours de modification, stocke les versions précédentes et peut même conserver des versions mineures ou majeures d’un document. Comme certains co-auteurs peuvent laisser un document ouvert très longtemps, le contrôle de version pour les documents en co-création est effectué à intervalles réguliers et pas nécessairement lors de l’enregistrement du document. Par défaut, le contrôle de version n’est pas activé dans une bibliothèque SharePoint.

Lorsque vous co-créez des documents Word 2010 et PowerPoint 2010, utiliser le contrôle de version, mineure ou majeure, est une bonne idée, afin que les utilisateurs puissent disposer des modifications effectuées par les autres utilisateurs si nécessaire. En outre, la période de contrôle de version détermine la fréquence de création par SharePoint 2010 des nouvelles versions d’un document en co-création. La valeur par défaut de 30 minutes est probablement valable pour la plupart des environnements, mais cette valeur peut être ajustée par un administrateur si nécessaire. Réduire cette période permet de capturer des versions et les modifications plus fréquemment, mais requiert une capacité de stockage du serveur plus importante.

Pour les bibliothèques contenant des blocs-notes OneNote, il est conseillé d’effectuer uniquement un contrôle des versions majeures, car les versions mineures peuvent générer des erreurs de synchronisation pouvant empêcher l’enregistrement des modifications. Les blocs-notes OneNote fréquemment mis à jour peuvent également créer plusieurs versions. Pour éviter la prolifération de versions sur le long terme, il est conseillé de limiter le nombre de versions conservées en définissant un nombre maximum raisonnable de versions sur la base des besoins des utilisateurs. Notez que la période de contrôle de version n’affecte pas les blocs-notes OneNote, car OneNote conserve des informations de version plus détaillées dans les blocs-notes.

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Co-création de documents dans un environnement de version Office mixte

Certaines organisations maintiennent un environnement où les utilisateurs disposent de différentes versions de Microsoft Office, comme Office 2007 et Office 2010.

Bien que vous puissiez stocker des versions de Word et PowerPoint antérieures à Office 2010 dans une bibliothèque SharePoint, vous ne pouvez pas co-créer ces documents. Par ailleurs, lorsqu’un utilisateur ouvre un document Word 2010 ou PowerPoint 2010 avec Word ou PowerPoint 2007, SharePoint 2010 verrouille le document et empêche les autres utilisateurs de Microsoft Office 2010 d’utiliser la co-création pour modifier le document. Pour tirer parti au mieux des avantages de la co-création dans Office Word ou Office PowerPoint, il est recommandé que tous les utilisateurs travaillent avec Microsoft Office 2010. Cette situation s’applique également aux classeurs Excel 2010 et à la co-création avec Excel Web App.

Notez cependant que OneNote 2010 est rétrocompatible avec le format de fichier OneNote 2007 et prend en charge la co-création avec les utilisateurs OneNote 2007. Pour que les utilisateurs OneNote 2007 et OneNote 2010 puissent co-créer des blocs-notes dans un environnement mixte, ils doivent enregistrer les blocs-notes au format de fichier OneNote 2007. En mettant à niveau vers le format de fichier OneNote 2010, vous pouvez toutefois utiliser certaines nouvelles fonctionnalités clés, par exemple, la fonctionnalité de co-création de blocs-notes entre OneNote 2010 et OneNote Web App.

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Problèmes liés à la co-création de documents

Si vous ne parvenez pas à co-créer un document Word ou une présentation PowerPoint, une ou plusieurs des raisons suivantes peuvent être à l’origine du problème :

  • Le fichier utilise le composant Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) ou Gestion des droits numériques (DRM).
  • Le fichier est extrait.
  • Le fichier est chiffré.
  • Le format du fichier n’est pas pris en charge. Seuls les formats de fichiers .docx et .pptx sont pris en charge. Dans la plupart des cas, vous pouvez enregistrer un format de fichier non pris en charge dans le format pris en charge.
  • Le fichier est marqué comme final. Son propriétaire a décidé d’arrêter le processus de modification ou de co-création du fichier et ce dernier est à présent en lecture seule.
  • Certains paramètres de la stratégie de groupe Microsoft Office empêchent le processus de co-création : stratégie de client de désactivation de la fusion automatique, stratégie de serveur de désactivation de la co-création et stratégie de client de désactivation de la co-création.
  • Le fichier contient un contrôle ActiveX.
  • Le fichier contient certains objets impossibles à identifier de façon unique, comme un objet OLE, un graphique SmartArt, un diagramme ou un objet Ink.
  • Le document Word utilise des documents maîtres avec des sous-documents, contient des jeux de cadres HTML ou est publié sous forme de blog.
  • La case à cocher Stocker des nombres aléatoires pour améliorer l’exactitude de la combinaison pour le document Word n’est pas activée. (Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options pour afficher la boîte de dialogue Options Word, sur Centre de gestion de la confidentialité, sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité pour afficher la boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité, sur Options de confidentialité, puis sous la section Paramètres spécifiques au document, vérifiez que la case à cocher Stocker des nombres aléatoires pour améliorer l’exactitude de la combinaison est activée.)

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Scénarios de collaboration de documents

Les sections suivantes fournissent des informations plus détaillées sur chaque produit de collaboration, les différentes méthodes de collaboration qu’ils prennent en charge et les scénarios prévus.

Co-création semiformelle

Le groupe classique d’une session de brainstorming est peut-être le meilleur exemple de scénario de co-création sur un mode semiformel. En utilisant OneNote 2010, OneNote Web App, ou même une combinaison des deux, plusieurs auteurs peuvent rapidement noter leurs idées lors d’une session de « brainstorming » simultanément et sur le même bloc-note. Voyez cela comme un « tableau blanc virtuel ». Comme dans toute bonne session de brainstorming, nul besoin de corriger ou revoir quoi que ce soit dans l’immédiat, exprimez simplement et librement vos pensées. Tous les auteurs peuvent simultanément ajouter du contenu et voir instantanément ce qui a été ajouté. À la fin de la session, vous avez un enregistrement de la session qui peut être nettoyé si nécessaire. Si vous avez besoin d’effectuer le suivi d’un autre auteur, chaque partie de contenu est balisée avec l’alias des auteurs et vous pouvez même rechercher un contenu en fonction de son auteur.

D’autres utilisations de OneNote pour collaborer sur un bloc-note sont les minutes de réunion récurrentes, une recherche partagée sur un projet rapide, des cours de formation et du matériel de référence.

Vous utilisez Excel 2010 pour effectuer des calculs et des comparaisons statistiques sur vos données, créer et utiliser des rapports PivotTable pour afficher des données hiérarchiques avec une mise en forme compacte et flexible, mettre en valeur visuellement vos données en utilisant des graphiques de qualité professionnelle, des icônes de mise en forme conditionnelle, des barres de données, des échelles de couleurs et des graphiques sparkline, et pour effectuer des opérations d’analyse de scénarios.

Avec Excel Web App, vous pouvez effectuer une grande partie de ce travail d’analyse en simultanée avec d’autres utilisateurs. D’autres auteurs peuvent travailler sur plusieurs feuilles de calcul, plusieurs sections d’une feuille de calcul ou même modifier simultanément les mêmes cellules que vous, y compris des cellules comprenant des formules et des fonctions. Le cas échéant, la dernière modification effectuée sur la cellule est prioritaire. Utiliser Excel Web App pour la co-création est une bonne façon d’échanger des idées, de tester différentes formules et modes de calcul, de comparer des résultats, et même de vérifier et corriger mutuellement ses erreurs.

 Remarque    Excel Web App prend en charge la co-création d’une même feuille de calcul entre utilisateurs Excel Web App, mais pas avec Excel 2010, qui ne prend pas en charge la co-création.

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Co-création formelle

Lorsqu’un document Word 2010 ou une présentation PowerPoint 2010 est stockée dans une bibliothèque SharePoint 2010, deux ou plusieurs utilisateurs peuvent co-créer simultanément le document ou la présentation. Par exemple, dans un même document Word, vous pouvez travailler sur un paragraphe tandis qu’un de vos collègues travaille sur un autre paragraphe. De la même façon, dans une présentation, vous pouvez travailler sur une diapositive tandis qu’un de vos collègues travaille sur une autre diapositive. Nul besoin d’activer quoi que ce soit pour travailler : la co-création « fonctionne » tout simplement. En outre, il est important de rappeler que vous gardez un accès à la plupart des riches fonctionnalités de mise en forme et d’édition de Word 2010 ou de PowerPoint 2010, y compris à l’ajout de commentaires, le suivi des modifications et le contrôle des versions de documents.

La co-création formelle signifie que les modifications effectuées par les auteurs sont mises en mémoire, puis affichées lorsque les auteurs sont prêts à les enregistrer. De façon générale, vous ne souhaitez pas partager des pensées encore mal formulées avec les autres auteurs ou que ces derniers viennent constamment interrompre votre réflexion. Cependant, lorsque vous co-créez dans Word 2010 et PowerPoint 2010, vous pouvez toujours savoir quels contenus sont en cours de modification par les autres auteurs. De même, des icônes, des indicateurs de barres d’état et des volets de navigation leur signalent sur quels contenus vous intervenez dans le document ou la présentation.

En bref, la co-création formelle signifie que vous savez où sont les autres auteurs, mais chaque auteur choisit de révéler ses modifications uniquement lorsqu’il les estime prêtes à être affichées.

Ce processus de co-création formelle permet également de minimiser les conflits, car vous pouvez facilement suivre les modifications et les coordonner en temps réel. Si Office Communicator est installé sur votre ordinateur, vous pouvez même cliquer sur le bouton de présence pour envoyer un message instantané, un courrier électronique ou appeler votre collègue pour discuter d’un problème avec lui. Enfin, lorsque vous avez terminé, vous n’avez aucune difficulté à trouver la version la plus récente de votre document dans la bibliothèque de documents, à l’emplacement SharePoint qu’elle n’a jamais quitté.

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Commentaires et révision

Commentaires et révision est une méthode de collaboration courante et plus traditionnelle. Dans ce cas, un auteur sollicite les commentaires et une révision de la part des autres auteurs, ses pairs ou des experts dans le sujet traité, mais il souhaite également mieux contrôler l’insertion des modifications et la publication finale.

Pour consacrer moins de temps à la gestion du processus de révision de document et davantage de temps au travail sur vos documents, vous pouvez utiliser un flux de travail sur un site Microsoft Office SharePoint Server 2010, afin de recueillir des commentaires. Les flux de travail permettent de rationaliser les coûts et le temps requis pour coordonner des processus de gestion courants, tels que l’approbation d’un projet ou la révision d’un document, via la gestion et le suivi des tâches humaines qu’impliquent ces processus. Puisque le flux de travail affecte des tâches, envoie des rappels, assure un suivi de la participation et crée un enregistrement de la totalité du processus, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches au lieu de gérer la logistique du processus de révision de document.

Par exemple, vous pouvez lancer un flux de travail de collecte des commentaires en renseignant un formulaire d’initiation de flux de travail dans lequel vous spécifiez le nom des personnes dont vous souhaitez réviser le document. Vous pouvez fournir des instructions spécifiques aux réviseurs et vous pouvez spécifier la date à laquelle vous voulez que les participants au flux de travail aient terminé leur révision. Les participants peuvent afficher l’état du flux de travail en cours ou consulter la page d’état du flux de travail pour voir quels participants ont terminé leur tâche. Le propriétaire du flux de travail peut le configurer pour que les participants puissent travailler en parallèle ou en série, mettre à jour leur(s) tâche(s), ajouter ou supprimer des réviseurs, spécifier une date d’échéance pour la livraison et enfin, marquer le flux comme terminé une fois toutes les tâches complétées.

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S'applique à :
SharePoint Foundation 2010