Cet article est le second du Guide de planification SharePoint Online pour Office 365 pour les professionnels et les petites entreprises. Vous y trouverez des informations sur la planification de la structure et du contenu de votre site d’équipe.
Contenu de cet article
À qui s’adresse cet article ?
Cet article vous concerne si vous êtes administrateur de la collection de sites, propriétaire de site ou responsable de la planification du contenu de sites SharePoint Online pour Microsoft Office 365 pour les professionnels et les petites entreprises. Vous y trouverez quelques-unes des principales recommandations relatives à la planification de la structure et du contenu de vos sites.
De quels types de sites avez-vous besoin ?
En fonction de la taille de votre organisation et du volume de contenu que vous envisagez de créer sur votre Site d’équipe, vous pouvez créer des sous-sites sous votre Site d’équipe afin d’organiser le contenu. Les sites contenus dans une collection de sites sont organisés de façon hiérarchique, cette hiérarchie se construisant au fur et à mesure de la création des sites sous le Site d’équipe. Vous pouvez créer des sous-sites ou des pages supplémentaires sous le Site d’équipe, ainsi que des sous-sites ou des pages supplémentaires sous ces sites.
Quelle est la différence entre un site et une page ? Un site est une collection de contenu comportant des éléments tels que des pages, des bibliothèques de documents ou des listes. Une page est une page web individuelle dans laquelle vous pouvez afficher du contenu, des composants WebPart ou des liens.
Il existe de nombreuses méthodes pour organiser les sous-sites. Vous pouvez ainsi choisir de créer des sous-sites :
- Par équipe ou par département
- Par objectif fonctionnel
- Par catégorie de contenu
- Par projet
- Par client
- Par niveau d’autorisation ou critère de diffusion (si, par exemple, des informations devaient être restreintes, vous pouvez les concentrer sur un site spécifique)
Avant de commencer la création de sites, réfléchissez au nombre de sites et à la logique d’organisation souhaités. Il peut s’avérer utile de créer un diagramme de la hiérarchie de sites afin d’organiser la planification. Vous pouvez ébaucher un diagramme rapidement sur un morceau de papier ou un tableau blanc, ou bien créer un diagramme plus abouti en utilisant l’une des formes hiérarchiques disponibles dans les graphiques SmartArt de Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint. Vous disposerez ainsi d’un diagramme enregistrable et auquel vous pourrez vous reporter pour le modifier à loisir.
En plus de réfléchir au nombre de sites à créer, pensez à l’objectif de chacun d’eux. Cette démarche vous aidera à déterminer les modèles de sites à utiliser. SharePoint Online en comprend un grand nombre. Si vous sélectionnez un modèle de site correctement ciblé, vous pourrez donner à vos utilisateurs un moyen puissant pour démarrer rapidement. Par exemple, si vous souhaitez créer un site que les membres de l’équipe pourraient utiliser pour partager ou mettre à jour régulièrement des nouvelles ou des idées intéressantes, commencez par sélectionner le modèle de site blog qui est parfaitement adapté à ce type de communication.
Les modèles de site inclus dans Office 365 pour les professionnels et les petites entreprises incluent :
- Site d’équipe
- Site d’équipe rapide
- Site de blog
- Espace de travail de document
- Espace de travail de réunion de base
- Espace de travail de réunion pour la prise de décision
- Espace de travail Réunion informelle
- Espace de travail de réunion vide
- Espace de travail Réunion multipage
- Site de travail de groupe
- Site vide
- Centre de recherche de base
- Sites spécifiques aux applications
- Base de données web Biens
- Base de données web Contacts
- Base de données web Problèmes
- Base de données web Projets
- Base de données web Dons
Pour plus d’informations sur la création de sites, voir Créer des sites et des pages.
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Quel sera le type de contenu de vos sites ?
Une fois que vous avez réfléchi au nombre et au type de sites souhaités, pensez à planifier le contenu qui résidera sur ces sites. Les objectifs d’une telle démarche sont les suivants :
- déterminer les types de contenu à créer ;
- déterminer les types de métadonnées (colonnes de sites) à associer à ces types de contenu ;
- déterminer les types de listes ou de bibliothèques à créer sur les sites pour organiser le contenu.
Si votre organisation peut centraliser ce type de planification (notamment pour les types de contenu), vous devez toutefois encourager les propriétaires de site individuels à se charger de cette tâche lorsqu’ils personnalisent les sites dont ils ont la responsabilité.
Devez-vous définir les types de contenu ?
Les types de contenu permettent aux utilisateurs du site de créer rapidement des types spécialisés de contenu en utilisant la commande Nouvel élément ou Nouveau document dans une liste ou une bibliothèque. Les types de contenu sont utiles parce qu’ils offrent aux propriétaires de site une façon de s’assurer de la cohérence du contenu d’un site à un autre. Les types de contenu permettent également à une liste ou une bibliothèque unique de contenir plusieurs types d’éléments ou de documents. Les propriétaires de sites peuvent configurer au préalable les détails spécifiques relatifs au contenu lorsqu’ils configurent les types de contenu pour un site, une liste ou une bibliothèque.
Les propriétaires de site peuvent définir les types de contenu pour les éléments de liste, les documents ou les dossiers. Dans SharePoint Online pour Office 365 pour les professionnels et les petites entreprises, les propriétaires de site peuvent spécifier les paramètres suivants pour un type de contenu :
- les colonnes (métadonnées) que vous voulez affecter aux éléments de ce type ;
- les flux de travail disponibles pour les éléments de ce type ;
- les solutions ou fonctionnalités personnalisées liées aux éléments de ce type ;
- le panneau Informations sur le document, qui s’affiche dans les programmes compatibles Microsoft Office pour les éléments de ce type de contenu ;
- le modèle de document à utiliser pour les nouveaux éléments de ce type (types de contenu de documents uniquement).
Il peut également s’avérer judicieux de définir des types pour votre contenu s’il satisfait aux critères suivants :
| Si c’est vrai : |
Les types de contenu peuvent vous être utiles des façons suivantes : |
| Vous disposez de types de documents ayant un format ou un objectif normalisé et vous voulez les rendre cohérents dans votre entreprise. |
Configurez les types de contenu de site pour ces types de documents au niveau du site d’équipe de façon à ce qu’ils soient disponibles pour une utilisation sur tous les sous-sites du site d’équipe. De cette façon, tous les utilisateurs de votre organisation créeront ces documents de façon cohérente. |
| Vous disposez de modèles spécifiques à utiliser obligatoirement pour certains types de documents. |
Ajoutez ces modèles de document aux types de contenu appropriés de façon à ce que tous les nouveaux documents créés à partir du type de contenu utilisent le modèle. |
| Vous voulez effectuer le suivi d’un ensemble d’informations standard pour des types de documents ou éléments spécifiques. |
Ajoutez des colonnes à votre type de contenu pour effectuer le suivi de ces informations. Si des informations spécifiques sont particulièrement critiques, vous pouvez désigner ces colonnes comme étant obligatoires. Vous pouvez également fournir des valeurs par défaut pour des colonnes spécifiques lorsque vous configurez le type de contenu. |
| Vous disposez d’un processus d’entreprise décrivant le mode de traitement ou de révision de types de documents particuliers. |
Envisagez de configurer des flux de travail pour des types de contenu spécifiques. Vous pouvez utiliser les flux de travail pour gérer les processus d’entreprise tels que la révision et l’approbation des documents. |
Après avoir identifié les contenus pour lesquels vous voulez définir des types, vous devez penser à l’emplacement où les définir. Si vous définissez des types de contenu au niveau du site d’équipe, ceux-ci seront largement diffusés en vue de leur réutilisation dans les listes et bibliothèques au sein de tous les sous-sites de votre site d’équipe. Les propriétaires de sites individuels peuvent également définir des types de contenu pour leurs sites, même si ces types ne seront disponibles pour la réutilisation dans les listes et bibliothèques que sur ce site et tous les sites situés en dessous.
Lors de la phase de planification des types de contenu, vous pouvez créer une feuille de calcul ou un tableau qui capturera les informations que vous voudrez intégrer lorsque vous définirez vos types de contenu. Ainsi, vous pouvez commencer par créer un élément de base, tel le tableau ci-dessous, puis insérer d’autres informations dont le suivi peut être intéressant, comme les sites ou les équipes qui utiliseront les types de contenu :
| Nouveau type de contenu |
Type de contenu parent |
Colonnes |
Modèle de document |
Flux de travail |
| Indiquez le nom du type de contenu à créer. |
Indiquez le type de contenu parent à partir duquel il sera créé. |
Répertoriez la colonne nouvelle ou existante à ajouter au type de contenu. |
Indiquez si un modèle de document sera associé au type de contenu. |
Indiquez si des flux de travail seront associés au type de contenu. |
Pour plus d’informations sur l’utilisation des types de contenu, voir les rubriques Types de contenu dans l’aide de SharePoint Online.
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Quels types de bibliothèques ou de listes de documents voulez-vous créer ?
Pensez aux types de contenu mais aussi aux autres types d’informations qui seront stockées sur les sites, ou aux types de tâches que les personnes de votre entreprise voudraient gérer en utilisant les sites. Ces éléments de réflexion vous aideront à planifier les différents types de listes ou de bibliothèques que vous pourriez ajouter aux sites pour démarrer.
Il n’est pas nécessaire de créer d’entrée de jeu toutes les listes ou bibliothèques requises. Les propriétaires de sites ajouteront et supprimeront les nouvelles listes et bibliothèques au fur et à mesure des besoins. Néanmoins, il est judicieux de réfléchir dès le départ à la façon de personnaliser le contenu de vos sites pour que celui-ci soit immédiatement exploitable par les utilisateurs.
SharePoint Online comprend des listes et des bibliothèques utiles permettant de répondre à des objectifs professionnels très variés allant du stockage et de la gestion de documents à la gestion et au suivi de projets, en passant par la communication. Vous pouvez utiliser tout ou partie de ces éléments sur un seul site, ou bien regrouper des types de listes et de bibliothèques spécifiques de différents sites sur des sites consacrés à des objectifs spécialisés, tels que la gestion de projets ou de documents.
| Pour utiliser des sites afin d’effectuer cette tâche : |
Vous pouvez créer l’un de ces éléments : |
| Stocker, gérer des documents ou des fichiers et collaborer sur ceux-ci |
- Bibliothèque de documents
- Bibliothèque de formulaires
- Bibliothèque de pages Wiki
- Bibliothèque d’images
|
| Communiquer des informations |
- Liste d’annonces
- Liste de contacts
- Forum de discussion
|
| Suivre des projets, des informations, des problèmes ou des opinions |
- Liste de liens
- Calendrier
- Liste de suivi des problèmes
- Liste des tâches de projet
- Liste de tâches
- Enquête
|
| Définir des listes spécialisées (par exemple, pour recréer des listes actuellement gérées dans Excel et partager celles-ci de façon centralisée) |
- Liste personnalisée
- Liste personnalisée en mode Feuille de données
- Importer une feuille de calcul
|
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Comment vos utilisateurs vont-ils identifier le contenu et y accéder ?
Il est important de consacrer du temps à la planification de la façon dont les utilisateurs du site vont rechercher et utiliser le contenu sur vos sites SharePoint Online. Ce type de planification vous aidera à déterminer le mode de configuration de la navigation et la recherche pour le Site d’équipe et ses sous-sites.
Quels sites désirez-vous inclure dans votre navigation globale ?
Pour planifier la navigation, il peut être utile de créer un diagramme des sites de votre hiérarchie de sites. Si vous avez déjà créé un diagramme pendant la planification des sites, vous pouvez commencer avec ce diagramme et le modifier. Incluez tous les sous-sites de votre Site d’équipe. Vous pouvez également inclure les listes ou les bibliothèques importantes du Site d’équipe et de ses sous-sites. Ceci vous aidera à identifier en un coup d’œil les principales destinations que les utilisateurs du site voudront localiser s’ils commencent à partir de la page d’accueil de votre site d’équipe.
Sur les sites SharePoint, la barre de liens supérieure fournit ce qu’il est convenu d’appeler la navigation globale. Cette barre de liens supérieure apparaît en haut de l’ensemble des pages du site, sous le titre du site.
Par défaut, chaque site utilise sa propre barre de liens supérieure, mais vous pouvez choisir d’autoriser les sites à hériter de la barre de liens supérieure du site parent pour que l’expérience de navigation soit cohérente sur tous les sites. Vous pouvez configurer les sites qui apparaissent sur la barre de liens supérieure. Vous pouvez également personnaliser cette barre pour y inclure des liens vers toutes les autres URL souhaitées, dans l’éventualité où vous voudriez intégrer des liens vers des ressources externes dans la navigation de votre site. Si vous souhaitez ajouter, supprimer ou réorganiser les liens d’une barre de liens supérieure, utilisez la page Barre de liens supérieure dans Paramètres du site pour le site.
Pensez à la façon dont un utilisateur recherchera du contenu à partir de la page d’accueil de votre Site d’équipe. Si vous disposez de nombreux sous-sites pour votre site d’équipe, vous souhaiterez peut-être ne pas exposer la totalité de ceux-ci sur la barre de liens supérieure car cela risquerait d’être peu clair pour les utilisateurs du site. Mais vous ne voulez pas non plus que les sites ou les contenus importants ne soient pas détectés. Pour identifier les principaux sites à exposer dans votre navigation globale, utilisez votre diagramme de hiérarchie de site.
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Comment les utilisateurs vont-ils naviguer dans les sites ?
Outre la barre de liens supérieure, les sites comportent également des éléments de navigation qui s’affichent à gauche de la page. Ces éléments de navigation incluent le menu de lancement rapide et l’arborescence.
En règle générale, le menu de lancement rapide affiche les liens spécifiques au site actuel et il permet de mettre en évidence les contenus le plus importants.
À l’instar de la barre de liens supérieure, vous pouvez personnaliser le lancement rapide en y ajoutant ou en y supprimant des liens vers les listes et les bibliothèques sur le site. Vous pouvez également regrouper les liens sous des en-têtes personnalisés. Si vous préférez que tous les sous-sites héritent de la navigation globale, il est important que les propriétaires du site personnalisent la navigation dans le menu de lancement rapide car c’est par son intermédiaire que les utilisateurs localiseront le contenu lors de leur visite. Si vous décidez de ne pas laisser les sous-sites hériter de la navigation globale à partir du Site d’équipe, les utilisateurs pourront utiliser à la fois la barre de liens supérieure et le menu de lancement rapide sur un sous-site pour rechercher du contenu.
La navigation dans l’arborescence affiche le contenu de site, tel que des listes, des bibliothèques et des sites se trouvant au-dessous du site actif, de manière hiérarchique. La navigation dans l’arborescence apparaît souvent à gauche de chaque page dans un site. Par défaut, la navigation dans l’arborescence est désactivée.
Si vous souhaitez afficher le contenu de votre site de manière hiérarchique, vous pouvez afficher l’arborescence pour les utilisateurs du site. Pour activer l’arborescence pour un site, utilisez la page Arborescence dans Paramètres du site pour le site.
Pour plus d’informations sur la configuration de la navigation, voir les rubriques sur la Navigation dans l’aide de SharePoint Online.
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À quoi devez-vous penser lorsque vous planifiez une recherche ?
Selon toute probabilité, vos utilisateurs utiliseront SharePoint Online pour rechercher facilement les informations dont ils ont besoin.
Comment le contenu devient disponible dans la recherche
Le service de recherche est planifié pour analyser le contenu SharePoint Online toutes les cinq minutes. Une fois qu’un élément est ajouté sur un site SharePoint Online, une période s’écoule avant qu’il ne soit indexé et renvoyé dans les résultats de la recherche. Cette durée varie en fonction des activités en cours de l’utilisateur. Les tâches telles que la migration, la mise à niveau et la maintenance de site augmente la charge sur le pipeline d’indexation. Les nouveaux éléments de contenu doivent en général s’afficher dans les résultats de la recherche dans l’heure.
Amélioration des résultats de la recherche
En tant que propriétaire de site, vous pouvez procéder à diverses opérations pour améliorer l’expérience de recherche de l’utilisateur. Certaines des fonctionnalités de gestion abordées dans cet article, telles que les types de contenu et les métadonnées gérées, permettent de rendre le contenu plus facile à détecter pour la recherche. Vous pouvez également procéder à des configurations spécifiques liées à la recherche pour améliorer la recherche, telles que la définition d’étendues de recherche et la configuration de mots clés et de meilleurs résultats. Vous pouvez également décider de supprimer des sites spécifiques ou des listes et bibliothèques des résultats de la recherche afin que le contenu présent dans ces emplacements ne s’affiche pas dans les résultats de la recherche. Cela peut s’avérer utile si vous voulez supprimer le contenu sensible ou obsolète des résultats de la recherche.
Étendues de recherche Une étendue de recherche définit un sous-ensemble d’informations dans l’index de recherche. Par exemple, si vous disposez d’une collection de sites comprenant de nombreux sites, vous pouvez configurer une étendue de recherche dans la zone Rechercher sur les sites qui permette aux utilisateurs de cibler une recherche sur un emplacement ou un ensemble de contenu particulier.
Les étendues de recherche englobent généralement les rubriques spécifiques et les sources de contenu qui sont importantes et communes aux utilisateurs de l’organisation. Vous pouvez, par exemple, créer une étendue de recherche pour tous les éléments liés à un projet spécifique ou pour tous les éléments liés à un groupe spécifique de l’organisation, tel que Finance ou Marketing. Vous pouvez également créer une étendue de recherche qui englobe plusieurs autres étendues.
Mots clés et meilleurs résultats Un autre moyen pour aider les utilisateurs à trouver du contenu consiste à utiliser des mots clés et les meilleurs résultats. Vous pouvez mettre en exergue des informations importantes dans les résultats de recherche pour les utilisateurs du site en utilisant les mots clés et les meilleurs résultats. Lorsqu’un utilisateur entre un terme Mot clé préconfiguré dans la zone de recherche, les meilleurs résultats sont indiqués par une étoile jaune
et sont mis en évidence en haut de la page des résultats de recherche principaux. Les mots clés s’utilisent dans les requêtes effectuées à partir de la zone Rechercher.
Les mots clés et les meilleurs résultats sont stockés dans leurs propres tables de base de données afin d’être effectifs immédiatement. En définissant les termes les plus fréquemment recherchés en tant que mots clés, vous êtes en mesure d’établir un glossaire standard de noms, de processus et de concepts constituant les « connaissances communes » partagées par les membres d’une entreprise.
Supposons, par exemple, que vous souhaitiez orienter les employés récemment recrutés vers un site contenant des informations relatives aux formations disponibles sur des outils et processus. Vous pouvez alors définir le mot clé « formation » ou les noms de vos outils internes avec l’URL du site contenant les informations. Chaque fois que les nouveaux employés recherchent le nom d’un outil ou le mot « formation », le site web approprié s’affiche en tant que meilleur résultat en haut des résultats de recherche.
Contrôle du contenu pouvant faire l’objet d’une recherche
S’il existe des sites, listes ou bibliothèques spécifiques qui contiennent du contenu à exclure des résultats de la recherche, vous pouvez pour cela supprimer ces emplacements de la recherche. Pour plus d’informations sur le contrôle du contenu pouvant faire l’objet d’une recherche, voir l’article Permettre la recherche de contenu.
Pour plus d’informations sur l’utilisation et la configuration de la recherche, consultez les articles sur la Recherche dans l’Aide de SharePoint Online.
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Que vont faire les utilisateurs avec le contenu ?
Il est judicieux d’intégrer les questions concernant les scénarios d’utilisation du contenu dans le processus de planification du contenu, car elles vont vous aider à déterminer la configuration des sites, listes ou bibliothèques, ainsi que les fonctions spécifiques que les utilisateurs du site utiliseront conjointement avec le contenu.
Assurez-vous également de passer en revue la Configuration logicielle requise pour Office 365 pour les professionnels et les petites entreprises afin de pouvoir anticiper si jamais des utilisateurs spécifiques de votre organisation rencontraient des problèmes en utilisant du contenu SharePoint Online en fonction de la configuration de leurs ordinateurs locaux. Ils doivent, par exemple, avoir Microsoft Office 2007 Service Pack 2 (SP2) ou Microsoft Office 2010 installé sur leurs ordinateurs pour ouvrir ou créer des documents sur un site SharePoint Online.
| Questions à se poser : |
Aspects relatifs à la configuration du contenu : |
| Devrez-vous effectuer le suivi des versions de types de documents ou d’éléments de liste spécifiques ? |
- Activez le contrôle de version sur ces listes ou bibliothèques.
- Exigez que ces documents ou éléments soient extraient avant de pouvoir être modifiés.
|
| Les utilisateurs du site devront-ils travailler ou collaborer simultanément sur des types de documents spécifiques ? |
- Activez la co-création pour les bibliothèques appropriées afin de faciliter la collaboration.
|
| Des types de contenu spécifiques devront-ils être approuvés avant d’être accessibles au plus grand nombre ? |
- Activez l’approbation de contenu pour les bibliothèques ou à utiliser les flux de travail pour gérer l’approbation.
|
| Certains types de documents seront-ils soumis à des processus métier ou des flux de travail manuels spécifiques ? |
- Créez ou configurez des flux de travail pour les types de contenu qui s’appliquent à ces documents, ou pour les bibliothèques dans lesquelles ces documents résideront.
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| Utiliserez-vous des listes pour piloter ou gérer les processus ? |
- Créez ou configurez des flux de travail en fonction des listes pour les processus, comme le suivi et la gestion des problèmes.
|
| Vos sites contiendront-ils du contenu sensible dont l’accès devra être limité ? |
- Créez des sites ou des bibliothèques spécifiques configurés avec des autorisations uniques pour stocker le contenu sensible.
- Utilisez une autorisation au niveau de l’élément si l’accès au contenu doit être limité au minimum.
- Envisagez d’utiliser le ciblage d’audience pour afficher du contenu différent à différents utilisateurs.
- Demandez-vous si des listes ou des bibliothèques spécifiques devront être exclues de l’indexation de la recherche.
|
| Les utilisateurs devront-ils recevoir des mises à jour sur les modifications du contenu ? |
- Activez RSS pour les listes et les bibliothèques principales.
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Déplacement du contenu sur le site d’équipe
Après avoir créé la structure de votre site d’équipe, vous voudrez déplacer le contenu de votre ancien site sur le nouveau. Bien que Microsoft ne fournisse pas d’outils permettant de migrer du contenu à ce stade, il existe des façons de déplacer les documents et fichiers depuis votre ordinateur local ou partage de fichiers vers votre site d’équipe.
Pour plus d’informations, voir Déplacer des documents et des fichiers vers votre site SharePoint Online.
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