Permettre les recherches dans du contenu

Le contenu peut s’afficher à partir de nombreuses sources telles que les colonnes, les bibliothèques et les pages. Un propriétaire de site peut décider d’inclure ou non du contenu dans des résultats de recherche. Les autorisations attribuées au contenu déterminent également la façon dont celui-ci apparaît dans les résultats de recherche. Une bonne compréhension du fonctionnement des autorisations et des paramètres de recherche permet de s’assurer que les utilisateurs ont accès aux documents et sites appropriés.

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• Planifier l’affichage de votre contenu dans les résultats de recherche
• Comprendre les paramètres de recherche et les autorisations
• Afficher ou masquer le contenu d’un site dans les résultats de recherche
• Afficher ou masquer le contenu provenant de listes ou bibliothèques dans les résultats de recherche
• Choisir d’inclure le contenu de pages ASPX dans les résultats de recherche

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Planifier l’affichage de votre contenu dans les résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez utiliser des paramètres pour déterminer la présence ou non de contenu dans les résultats de recherche. Le contenu apparaît à de nombreux endroits, tels que les sites, les listes, les bibliothèques, les composants WebPart et les colonnes. Par défaut, le contenu figurant dans un nouveau site, liste, liste, bibliothèque, page WebPart ou colonne est analysé et s’affiche dans les résultats de recherche. Les autorisations qui sont définies pour des éléments, listes, bibliothèques, sites, etc., déterminent également si l’utilisateur voit le contenu dans les résultats de recherche.

Les propriétaires du site et du contenu peuvent être en mesure de choisir d’inclure ou non le contenu dans les résultats de recherche. Par défaut, le contenu d’un site apparaît dans les résultats de recherche. Si un propriétaire ou un administrateur de site spécifie que le contenu d’un site ne doit pas apparaître dans les résultats de recherche, les autres paramètres des résultats de recherche, tels que ceux correspondant aux listes, bibliothèques, pages ASPX et colonnes, ne présenteraient aucun effet.

De même, si un administrateur ou un propriétaire de site empêche l’affichage du contenu d’une liste ou bibliothèque dans les résultats de recherche, l’exclusion de colonnes n’aurait pas d’effet. Il est important de savoir quels paramètres sont hérités à partir de niveaux supérieurs en vue de réaliser une planification efficace.

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Comprendre les paramètres de recherche et les autorisations

L’une des responsabilités d’un propriétaire de site consiste à déterminer qui a accès au contenu. Vous pouvez octroyer à certaines personnes l’autorisation de lire et de modifier du contenu, autoriser d’autres à lire du contenu uniquement et empêcher d’autres de carrément afficher du contenu. Pour prendre en charge cette fonctionnalité, vous utilisez des groupes d’autorisations, qui bénéficient de niveaux d’autorisation spécifiques. Pour autoriser des utilisateurs à accéder au site ou au contenu, un propriétaire de site affecte des utilisateurs à un ou plusieurs groupes de sécurité. En utilisant les paramètres d’autorisations en combinaison avec les paramètres des résultats de recherche, le propriétaire de site peut déterminer si les utilisateurs peuvent afficher le contenu dans les résultats de recherche.

Supposons que Jean travaille à un appel d’offres dans Microsoft Office Word en collaboration avec une équipe de 10 personnes. Son site d’équipe comporte 50 utilisateurs, qui sont tous membres du site. Jean n’est pas prêt à ce que l’équipe complète examine l’appel d’offres. Par conséquent, lorsqu’il télécharge l’appel d’offres sur le site d’équipe, il définit les autorisations de façon à ce que l’équipe de 10 personnes puissent l’afficher et le modifier. Tant que Jean n’a pas octroyé des autorisations en lecture aux 50 personnes, seules les 10 personnes autorisées à consulter le document verront celui-ci dans les résultats de recherche. Ce concept est appelé le filtrage de sécurité.

Les autorisations peuvent être appliquées aux listes, aux sites, aux vues et aux composants WebPart, et elles peuvent être personnalisées librement par l’administrateur. Par ailleurs, les autorisations peuvent dépendre d’autres autorisations. Tout ceci peut affecter ce que l’utilisateur voit dans les résultats de recherche. Par conséquent, il peut être important de vous familiariser avec le modèle d’autorisations de SharePoint, le modèle d’autorisations de votre site ou organisation, ou de planifier le modèle d’autorisations approprié pour votre site avant d’ajouter du contenu.

 Remarque    Les documents téléchargés récemment peuvent ne pas apparaître immédiatement dans les résultats de recherche. Cela peut être dû à l’intervalle auquel le robot de recherche est configuré. Une fois que le contenu a été analysé, il apparaît dans les résultats de recherche.

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Afficher ou masquer le contenu d’un site dans les résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez déterminer si le contenu de votre site doit apparaître ou non dans les résultats de recherche. Par défaut, tout le contenu du site s’affiche dans les résultats de recherche. La personne qui affiche les résultats de recherche doit disposer de l’autorisation appropriée pour afficher le contenu. Lorsque vous empêchez que le contenu d’un site apparaisse dans les résultats de recherche, l’affichage du contenu de tous les sous-sites est également bloqué dans les résultats de recherche.

 Remarque    Pour modifier ce paramètre, vous devez disposer du niveau d’autorisations Gérer les autorisations. Ce niveau d’autorisation est inclus dans le groupe Propriétaire « Nom du site ».

1. Accédez au site pour lequel vous voulez autoriser ou empêcher l’inclusion du contenu dans les résultats de recherche.
2. Cliquez sur Actions du site, puis sur Paramètres du site.
3. Sous Administration du site, cliquez sur Disponibilité du mode hors connexion et de la recherche.
4. Dans la section Indexation du contenu du site , sous Voulez-vous autoriser l’affichage de ce site dans les résultats de la recherche, sélectionnez Oui pour autoriser l’affichage du contenu du site dans les résultats de recherche ou Non pour empêcher l’affichage du contenu dans les résultats de recherche.

Afficher ou masquer le contenu provenant de listes ou bibliothèques dans les résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez déterminer si les éléments dans les listes et bibliothèques sur votre site sont inclus dans les résultats de recherche. Par défaut, chaque liste et bibliothèque est configurée pour inclure tous les éléments dans les résultats de recherche.

 Remarque    Pour modifier ce paramètre, vous devez disposer du niveau d’autorisation Gérer les listes. Les groupes Concepteur et Propriétaire de « Nom du site » disposent de ce niveau d’autorisation. Si vous ne disposez pas des autorisations Gérer les listes, les menus décrits dans cette procédure ne sont pas disponibles.

1. Accédez au site qui contient la liste ou la bibliothèque que vous voulez modifier.
2. Localisez la liste ou la bibliothèque que vous voulez personnaliser et cliquez dessus.
3. Cliquez sur Actions du site, puis sur Paramètres du site.
4. Sous Administration du site, cliquez sur Bibliothèques et listes du site.
5. Cliquez sur un élément dans la liste, par exemple, Personnaliser « Documents partagés ».
6. Dans la page Paramètres de la liste, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.
7. Dans la section Recherche, sous Autoriser l’affichage des éléments du composant Bibliothèque de documents dans les résultats de recherche, sélectionnez Oui pour inclure tous les éléments de la liste ou bibliothèque dans les résultats de recherche ou sur Non pour exclure tous les éléments des résultats de recherche.

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Choisir d’inclure le contenu de pages ASPX dans les résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez déterminer si le contenu de pages ASPX doit être inclus dans les résultats de recherche. Lorsque vous créez un site, de nombreuses pages de contenu sont créées automatiquement, par exemple, default.aspx, allitems.aspx pour votre galerie de composants WebPart, editform.aspx en tant que formulaire de modification pour votre liste d’annonces, et plusieurs autres. Vous pouvez également créer des pages ASPX personnalisées. Par défaut, lorsqu’un composant WebPart affiché sur une page ASPX utilise les informations d’une liste ou d’une bibliothèque comportant des autorisations restreintes, également connues sous le nom d’autorisations affinées, aucune partie du contenu de quelque page ASPX que ce soit n’est incluse dans les résultats de recherche. Cela empêche les utilisateurs non autorisés d’afficher du contenu.

Supposons que cinq documents soient affichés dans un composant WebPart Documents partagés sur un site d’équipe comportant 50 membres. L’un des documents comporte des autorisations restreintes ; seules quelques personnes sont autorisées à le voir. Le contenu de site est automatiquement masqué dans les résultats de recherche, de telle sorte que le contenu de ce document n’apparaît pas lorsque les utilisateurs effectuent une recherche. Cela évite que le contenu de la page ASPX apparaisse accidentellement à des personnes non voulues.

Vous avez la possibilité d’ignorer ce paramètre pour afficher tout le contenu dans les résultats de recherche, quelles que soient les autorisations. Dans ce cas, tout le contenu apparaîtra dans les résultats de recherche, mais les utilisateurs autorisés ne seront peut-être pas en mesure d’accéder aux documents eux-mêmes. Une autre option consiste à ne pas inclure de contenu ASPX dans les résultats de recherche, quelles que soient les autorisations qui lui sont affectées.

 Remarque    Pour modifier ce paramètre, vous devez disposer du niveau d’autorisations Gérer les autorisations. Ce niveau d’autorisation est inclus dans le groupe Propriétaire « Nom du site ».

1. Accédez au site pour lequel vous voulez contrôler les composants WebPart dans les résultats de recherche.
2. Cliquez sur Actions du site, puis sur Paramètres du site.
3. Sous Administration du site, cliquez sur Disponibilité du mode hors connexion et de la recherche.
4. Dans la section Indexation du contenu des pages ASPX, sous Ce site ne contient aucune permission affinée. Spécifiez le comportement d’indexation des pages ASPX, sélectionnez l’une des options suivantes :

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