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Vous pouvez insérer les champs de fusion dans la composition de fusion et publipostage, de publipostage électronique ou de fusion de catalogue au cours de l'étape 2 d'une fusion et publipostage, d'un publipostage électronique ou d'une fusion de catalogue. Les champs de fusion sont des espaces réservés pour le texte et les images, qui changent dans chaque exemplaire de la composition finale.

Votre composition de fusion et publipostage, de publipostage électronique ou de fusion de catalogue doit être connectée à une source de données pour que vous puissiez insérer des champs de fusion. Pour plus d'informations sur la création d'une source de données, voir Créer une source de données pour une opération de fusion et publipostage.

Dans cet article

• Insérer les champs de fusion dans une composition de fusion et publipostage

• Insérer les champs de fusion dans une composition de publipostage électronique

• Insérer les champs de fusion dans une composition de fusion de catalogue

Insérer les champs de fusion dans une composition de fusion et publipostage

1. Si ce n'est déjà fait, ouvrez la composition de fusion et publipostage.
2. Dans le menu Outils, pointez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Publipostage.
3. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Créer une liste de destinataires, sélectionnez la source de données à utiliser, puis cliquez sur Ensuite : Créez ou connectez-vous à une liste de destinataires.
4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, cliquez sur la source de données souhaitée, puis cliquez sur Ouvrir.

   Le type de source de données sélectionné détermine la boîte de dialogue qui s'affiche pour demander des informations spécifiques.

   Par exemple, si la source de données est une feuille de calcul Microsoft Office Excel dont les informations sont réparties sur plusieurs onglets, vous devez sélectionner l'onglet qui contient les informations souhaitées, puis cliquer sur OK.

5. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sélectionnez les destinataires à inclure à la fusion. Activez les cases à cocher en regard des destinataires à inclure et désactivez celles en regard des destinataires à exclure. Vous pouvez filtrer votre liste sur un champ ou critère spécifique et la trier par ordre alphabétique. Pour plus d'informations sur le perfectionnement d'une liste de destinataires, voir Conseils pour vos listes de publipostage.
6. Si votre composition ne contient pas de zone de texte et que vous souhaitez ajouter un texte qui sera le même dans tous les exemplaires de votre composition finale, insérez une ou plusieurs zones de texte.

   Procédure

   1. Dans la barre d'outils Objets, cliquez sur Zone de texte .
   2. Dans la composition, cliquez à l'endroit où vous voulez placer un angle de la zone de texte, puis faites glisser la souris en diagonale jusqu'à ce que la zone de texte ait la taille souhaitée.
7. Pour insérer le texte à répéter dans tous les exemplaires de votre composition finale, cliquez à l'intérieur de la zone de texte, puis tapez le texte.
8. Cliquez à l'intérieur de la zone de texte où vous souhaitez insérer le champ de fusion.
9. Insérez les éléments suivants de votre choix :

   Champ image

   1. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Autres éléments, cliquez sur Champ image.
   2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ d'image, cliquez sur le champ de données qui contient les noms ou chemins du fichier de l'image, puis cliquez sur OK.

    Remarque   Si la colonne Contenu n'inclut pas le chemin d'accès au dossier qui contient les images, vous devez spécifier l'emplacement des fichiers des images. Cliquez sur Spécifier les dossiers, sélectionnez [Dossier Source de données] , cliquez sur Ajouter , accédez à l'emplacement des images, puis cliquez sur Ouvrir.

   Bloc d'adresse contenant le nom, l'adresse et d'autres informations

   1. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Autres éléments, cliquez sur Bloc d'adresse.
   2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse, cliquez sur les éléments d'adresse à inclure, puis sur OK.

    Remarque   Si les noms des champs de données (champ de données : catégorie d'informations qui correspond à une colonne d'informations dans une source de données. Le nom de chaque champ de données est répertorié dans la première ligne (ligne d'en-tête) de la source de données. « Code postal » et « Nom » sont des exemples de noms de champs de données.) de la source de données ne correspondent pas aux noms des champs de données que Publisher utilise pour le bloc d'adresse, vous pouvez être amené à cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

   Ligne de salutation

   1. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Autres éléments, cliquez sur Ligne de salutation.
   2. Dans la boîte de dialogue Insérer une ligne de salutation, sélectionnez le format de la ligne de salutation, qui comprend la salutation, le format du nom et la ponctuation qui suit.

       Conseil   Vous pouvez également taper votre propre texte de salutation et dans les zones suivantes.

   3. Sélectionnez le texte qui doit apparaître si Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire. Par exemple, lorsque la source de données ne contient ni le prénom ni le nom d'un destinataire, mais uniquement le nom de la société. 

       Conseil   Vous pouvez également taper votre propre texte sous la forme d'une ligne de salutation dans la zone pour des noms de destinataires non reconnus.

   4. Cliquez sur OK.

    Remarque   Si les noms de champ de la source de données ne correspondent pas aux noms de champ que Publisher utilise pour la ligne de salutation, il se peut que vous deviez cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Ligne de salutation. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

   Autres champs d'information

   Dans le volet Office Fusion et publipostage, la liste sous Préparer votre composition inclut tous les champs de votre source de données. Vous pouvez utiliser cette liste pour ajouter d'autres champs à votre composition.

   • Dans le volet Office Fusion et publipostage, dans la liste sous Préparer votre composition, faites glisser le champ à inclure dans la zone de texte que vous avez créée à cet effet.

    Remarque   Le fait de faire glisser un élément graphique à partir de cette liste insère uniquement le texte qui indique le chemin d'accès à l'image ; cela n'insère pas l'image proprement dite.

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Insérer les champs de fusion dans une composition de publipostage électronique

1. Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez votre composition de publipostage électronique.
2. Dans le menu Outils, pointez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Publipostage électronique.
3. Dans le volet Office Publipostage électronique, sous Créer une liste de destinataires, sélectionnez la source de données à utiliser, puis cliquez sur Ensuite : Créez ou connectez-vous à une liste de destinataires.
4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, cliquez sur la source de données souhaitée, puis cliquez sur Ouvrir.

   Le type de source de données sélectionné détermine la boîte de dialogue qui s'affiche pour demander des informations spécifiques.

   Par exemple, si la source de données est une feuille de calcul Microsoft Office Excel dont les informations sont réparties sur plusieurs onglets, vous devez sélectionner l'onglet qui contient les informations souhaitées, puis cliquer sur OK.

5. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sélectionnez les destinataires à inclure à la fusion. Activez les cases à cocher en regard des destinataires à inclure et désactivez celles en regard des destinataires à exclure. Vous pouvez filtrer votre liste sur un champ ou critère spécifique et la trier par ordre alphabétique. Pour plus d'informations sur le perfectionnement d'une liste de destinataires, voir Conseils pour la préparation de vos listes de publipostage.
6. Si votre composition ne contient pas de zone de texte, insérez-en une ou plusieurs.

   Procédure

   1. Dans la barre d'outils Objets, cliquez sur Zone de texte .
   2. Dans la composition, cliquez à l'endroit où vous voulez placer un angle de la zone de texte, puis faites glisser la souris en diagonale jusqu'à ce que la zone de texte ait la taille souhaitée.
7. Pour insérer le texte à répéter dans tous les exemplaires de votre composition finale, cliquez à l'intérieur de la zone de texte, puis tapez le texte.
8. Dans votre publication de publipostage électronique, cliquez à l'intérieur de la zone de texte dans laquelle vous voulez insérer le champ de fusion.
9. Insérez les éléments suivants de votre choix :

   Lien hypertexte personnalisé

   1. Dans le volet Office Publipostage électronique, sous Autres éléments, cliquez sur Insérer un lien hypertexte personnalisé.
   2. Dans la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte personnalisé, tapez le texte que vous voulez voir apparaître ainsi que l'adresse du site ou de la page Web où vous souhaitez diriger chaque destinataire lorsqu'il clique sur le lien.
   3. Si vous souhaitez utiliser un champ de données dans le texte à afficher ou des champs de lien hypertexte, cliquez dans la zone Texte affiché ou Lien hypertexte puis, dans la liste sous Élément à insérer, cliquez sur le champ de données à insérer.

       Remarque   Si vous insérez un champ de données, vous pouvez spécifier un texte à afficher et une adresse Web de substitution en cas d'entrée vide pour le champ de données inséré. Activez les cases à cocher Utiliser le texte par défaut pour les entrées vides et Utiliser le lien hypertexte par défaut pour les entrées vides le cas échéant, puis tapez le texte et l'adresse Web de substitution.

   

   Champ image

   1. Dans le volet Office Publipostage électronique, sous Autres éléments, cliquez sur Champ image.
   2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ d'image, cliquez sur le champ de données d'image à insérer, puis cliquez sur OK.

    Remarque   Si la colonne Contenu n'inclut pas le chemin d'accès au dossier qui contient les images, vous devez spécifier l'emplacement des fichiers des images. Cliquez sur Spécifier les dossiers, sélectionnez [Dossier Source de données] , cliquez sur Ajouter , accédez à l'emplacement des images, puis cliquez sur Ouvrir.

   Ligne de salutation

   1. Dans le volet Office Publipostage électronique, sous Autres éléments, cliquez sur Ligne de salutation.
   2. Dans la boîte de dialogue Insérer une ligne de salutation, sélectionnez le format de la ligne de salutation, qui comprend la salutation, le format du nom et la ponctuation qui suit.

       Conseil   Vous pouvez également taper votre propre texte de salutation et dans les zones suivantes.

   3. Sélectionnez le texte qui doit apparaître si Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire. Par exemple, lorsque la source de données ne contient ni le prénom ni le nom d'un destinataire, mais uniquement le nom de la société. 

       Conseil   Vous pouvez également taper votre propre texte sous la forme d'une ligne de salutation dans la zone pour des noms de destinataires non reconnus.

   4. Cliquez sur OK.

    Remarque   Si les noms de champ de la source de données ne correspondent pas aux noms de champ que Publisher utilise pour la ligne de salutation, il se peut que vous deviez cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Ligne de salutation. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

   Autres champs d'information

   Dans le volet Office Publipostage électronique, la liste sous Préparer votre composition inclut tous les champs de votre source de données. Vous pouvez utiliser cette liste pour ajouter d'autres champs à votre composition.

   • Dans le volet Office Publipostage électronique, dans la liste sous Préparer votre composition, faites glisser le champ à inclure dans la zone de texte que vous avez créée à cet effet.

    Remarque   Le fait de faire glisser un élément graphique à partir de cette liste insère uniquement le chemin d'accès à l'image ; cela n'insère pas l'image proprement dite.

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Insérer les champs de fusion dans une composition de fusion de catalogue

1. Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez votre composition de fusion de catalogue.
2. Dans le menu Outils, pointez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Fusion de catalogue.
3. Dans le volet Office Fusion de catalogue, sous Sélectionnez Liste de produits, sélectionnez la source de données qui vous intéresse, puis cliquez sur Ensuite : Créez ou connectez-vous à une liste de produits.
4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, cliquez sur la source de données souhaitée, puis cliquez sur Ouvrir.

   Le type de source de données sélectionné détermine la boîte de dialogue qui s'affiche pour demander des informations spécifiques.

   Par exemple, si la source de données est une feuille de calcul Microsoft Office Excel dont les informations sont réparties sur plusieurs onglets, vous devez sélectionner l'onglet qui contient les informations souhaitées, puis cliquer sur OK.

5. Dans la boîte de dialogue Liste des produits de fusion de catalogue, vous pouvez sélectionner les éléments à inclure dans la fusion. Activez les cases à cocher des éléments à inclure et désactivez celles des éléments à exclure. Vous pouvez filtrer votre liste sur un champ ou critère spécifique et la trier par ordre alphabétique.
6. Si votre composition ne contient pas de zone de texte, insérez-en une dans la zone de fusion de catalogue ; c'est là que vous insérerez les champs de données (champ de données : catégorie d'informations qui correspond à une colonne d'informations dans une source de données. Le nom de chaque champ de données est répertorié dans la première ligne (ligne d'en-tête) de la source de données. « Code postal » et « Nom » sont des exemples de noms de champs de données.).

   Procédure

   1. Dans la barre d'outils Objets, cliquez sur Zone de texte .
   2. Dans la composition, cliquez à l'endroit où vous voulez placer un angle de la zone de texte, puis faites glisser la souris en diagonale jusqu'à ce que la zone de texte ait la taille souhaitée.
7. Pour insérer dans la zone de fusion de catalogue répétitive les données qui changent à chaque enregistrement, cliquez dans la zone de texte où vous souhaitez insérer le champ de données, puis effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour insérer un texte dans la zone de fusion de catalogue répétitive de votre modèle, dans le volet Office Fusion de catalogue, sous Préparer votre composition, cliquez sur le champ à insérer.

      Remarque   Le fait de cliquer sur le champ image ou photo insère un texte (le chemin et le nom de fichier) et non l'image proprement dite.

   • Pour insérer une image, sous Autres éléments, cliquez sur Image du produit.

    Remarque   Si vous n'avez pas cliqué dans une zone de texte de la zone de fusion de catalogue avant d'insérer un champ de fusion, Publisher l'insère dans une nouvelle zone de texte ou un nouveau cadre d'image.

8. Répétez l'étape 5 jusqu'à ce que vous ayez inséré tous les champs souhaités de la source de données.
9. Définissez la mise en forme et la disposition de la zone de fusion de catalogue, qui se répétera pour tous les enregistrements de la source de données. Vous pouvez la redimensionner pour y faire tenir plusieurs enregistrements, tels que vous les souhaitez sur la page. Vous trouverez des liens vers des informations complémentaires sur la mise en forme et la disposition du texte dans la section Voir aussi.

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