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Le courrier électronique peut être un moyen efficace et rentable de rester en contact avec ses clients. Lorsque vous utilisez Microsoft Office Outlook 2007 comme programme de messagerie, vous pouvez rapidement et facilement envoyer une composition par courrier électronique à partir de Microsoft Office Publisher 2007.

• Choisir la meilleure méthode de distribution du courrier électronique

• Créer la composition à envoyer par courrier électronique

• Envoyer la composition par courrier électronique

Choisir la meilleure méthode de distribution du courrier électronique

Vous pouvez utiliser Office Publisher 2007 pour envoyer des messages électroniques de qualité professionnelle en employant l'une des méthodes suivantes :

• Envoyer un message électronique d'une seule page à l'aide d'Office Outlook 2007.
• Créer un publipostage électronique avec un contenu personnalisé pour chaque destinataire de votre liste d'adresses.
• Envoyer votre composition en tant que pièce jointe, que ce soit sous forme de composition, de fichier PDF ou bien de fichier XPS.

Avant de décider de la méthode à appliquer, pensez à votre contenu, à vos outils et aux besoins de votre public. Utilisez le tableau suivant pour vous aider à déterminer quelle option de messagerie est la plus adaptée aux circonstances.

Envoyer un message

Lorsque vous envoyez une composition sous forme de message électronique, les destinataires peuvent lire votre message dans des clients de messagerie prenant en charge le format HTML, tels que Windows Live Hotmail, MSN Hotmail, AOL et Yahoo, ainsi que dans Microsoft Office Outlook, Outlook Express et Windows Mail. Les destinataires n'ont pas besoin d'avoir Publisher sur leur ordinateur pour afficher votre message car la page que vous envoyez apparaît dans le corps du message électronique. 

 Important   Cette option nécessite que vous utilisiez Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (version 5.0 ou ultérieure) ou Windows Mail comme programme de messagerie par défaut.

Comment définir votre programme de messagerie par défaut ?

Envoyer une pièce jointe

Lorsque vous envoyez une composition en tant que pièce jointe d'un message électronique, le destinataire doit disposer du programme approprié qui permet d'ouvrir la pièce jointe afin de pouvoir afficher la composition, qu'il s'agisse d'Office Publisher 2007 ou de Microsoft Publisher 2003 pour une composition, d'Adobe Acrobat Reader pour un fichier PDF, ou encore de Microsoft Windows XP ou Windows Vista pour un fichier XPS.

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Créer la composition à envoyer par courrier électronique

Vous pouvez créer une composition à envoyer par courrier électronique de trois façons différentes :

• Vous pouvez envoyer une composition existante sous forme de message électronique.
• Vous pouvez commencer à partir de l'une des nombreuses compositions prédéfinies à envoyer par courrier électronique.
• Vous pouvez commencer à partir d'une composition vierge.

 Important   Pour utiliser la commande Envoyer un message dans Office Publisher 2007, vous devez avoir installé l'un des programmes suivants sur votre ordinateur :

• Microsoft Office Outlook 2007
• Microsoft Office Outlook 2003
• Outlook Express (version 5.0 ou ultérieure)
• Windows Mail

Utiliser la fonction de publipostage électronique

Quelle que soit la manière dont vous créez la composition dans Office Publisher 2007, vous pouvez insérer une note personnalisée pour chaque destinataire en créant un publipostage électronique. Créez un publipostage électronique lorsque vous souhaitez envoyer un grand nombre de messages presque identiques, mais que vous voulez également inclure dans chacun d'entre eux des informations uniques. Pour plus d'informations sur le publipostage électronique, consultez Utiliser la fonction de publipostage électronique.

Baser un message électronique sur une composition existante

Si vous avez déjà créé des compositions à imprimer pour rester en contact avec vos clients, vous pouvez facilement étendre la portée de vos communications en envoyant l'une de ces compositions sous forme de message électronique d'une seule page. Par exemple, si vous créez un bulletin d'informations pour les clients, envoyez-le, avec tous vos gros titres, en tant que message électronique.  

Lorsque vous envoyez un message électronique à partir d'Office Publisher 2007, Publisher s'occupe de tout. Si votre composition comporte plusieurs pages, vous avez le choix entre envoyer la page active ou envoyer toutes les pages. Si vous choisissez d'envoyer toutes les pages, Publisher combine l'ensemble de leur contenu dans une seule page de message électronique. Vous pouvez afficher un aperçu de cette page et réorganiser le texte et les graphismes. Vous pouvez aussi insérer le contenu que Publisher a laissé dans le volet Office Contenu supplémentaire car il ne savait pas où l'insérer.

Avant que le message électronique soit envoyé, le Vérificateur de mise en page détecte les problèmes potentiels, comme par exemple les polices qui ne s'affichent pas bien en ligne (polices non adaptées au Web) ou le texte qui va être exporté sous forme d'image (ce qui augmente la taille de fichier du message. Le Vérificateur de mise en page suggère des corrections pour chacun des problèmes trouvés.

Envoyer une composition existante sous forme de message électronique

1. Ouvrez la composition contenant la ou les pages à envoyer en tant que message électronique.
2. Dans le menu Fichier, pointez sur Envoyer un message, puis cliquez sur Envoyer en tant que message.
3. Dans la boîte de dialogue Envoyer en tant que message, cliquez sur Envoyer toutes les pages ou sur Envoyer la page active uniquement, puis cliquez sur OK.

    Remarque   Si votre composition ne contient qu'une seule page, la boîte de dialogue Envoyer en tant que message n'apparaît pas.

4. Si vous avez cliqué sur Envoyer toutes les pages, choisissez si vous voulez ou non enregistrer la composition active avant qu'elle soit mise en forme comme message électronique, puis cliquez sur OK.
5. Publisher organise votre contenu sur une seule page. Vous pouvez réorganiser les zones de texte, les images et autres objets comme dans n'importe quelle autre composition. Si vous voyez du contenu dans le volet Office Contenu supplémentaire qui apparaît sur la gauche, effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Pour supprimer un élément du volet Office Contenu supplémentaire, cliquez sur la flèche à droite de l'élément, puis cliquez sur Supprimer.
   • Pour insérer dans votre composition le contenu supplémentaire qui se trouve dans le volet Office, cliquez sur la flèche à droite de chaque élément, puis cliquez sur Insérer.
   • Pour déplacer le contenu supplémentaire vers la bibliothèque de contenu, cliquez sur la flèche à droite de chaque élément, puis cliquez sur Déplacer vers la bibliothèque de contenu.
6. Cliquez sur Vérificateur de mise en page au-dessus de la règle supérieure dans la composition à envoyer par courrier électronique. Dans le volet Office Vérificateur de mise en page qui apparaît sur la gauche, vérifiez que Exécuter les tests de messagerie (uniquement page active) est sélectionné, puis examinez la liste des éléments à corriger et de leurs corrections.

Commencer à partir d'une composition prédéfinie à envoyer par courrier électronique

Office Publisher 2007 met à votre disposition de nombreuses présentations permettant de créer des compositions attrayantes et percutantes que vous pouvez facilement envoyer en tant que messages électroniques.

Ces types de compositions incluent les bulletins d'informations, les lettres, les annonces d'événements et les listes de produits. Pour chaque type de composition à envoyer par courrier électronique, vous avez le choix entre 45 présentations de base pour créer des messages électroniques qui sont en harmonie avec les autres communications professionnelles et documents marketing que vous créez dans Office Publisher 2007. Vous pouvez ensuite personnaliser votre composition à envoyer par courrier électronique en remplaçant le texte et les graphismes d'origine par votre propre contenu.

Commencer à partir d'une composition prédéfinie

1. Démarrez Publisher.
2. Dans la liste Types de composition, cliquez sur Messagerie.
3. Sous Messagerie, cliquez sur Présentations plus récentes ou sur Présentations classiques.
4. Effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Cliquez sur l'aperçu de la présentation de votre choix.
   • Recherchez d'autres modèles de messages électroniques sur Microsoft Office Online.

     Procédure

      Important   Vous devez d'abord vous connecter à Internet pour pouvoir rechercher des modèles sur Office Online.

     1. Effectuez l'une des opérations suivantes :
     • Dans le catalogue Messagerie, cliquez sur Voir les modèles à partir de Microsoft Office Online.
     • Dans la zone Rechercher les modèles, tapez un mot clé. Par exemple, tapez message électronique. Dans la liste, sélectionnez Sur Microsoft Office Online, puis cliquez sur le bouton vert Rechercher.

        Remarque   La zone Rechercher les modèles se trouve au-dessus du titre Messagerie.

     2. Cliquez sur le modèle de votre choix.

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5. Choisissez les options souhaitées.

    Remarque   Si vous utilisez un modèle que vous avez téléchargé à partir d'Office Online, vous ne pouvez pas personnaliser la présentation tant que vous n'avez pas créé la composition.

   Vous pouvez définir le jeu de couleurs et le jeu de polices, et même insérer vos informations professionnelles, avant de créer la composition. Effectuez l'une des opérations suivantes :

   • Sous Personnaliser, cliquez sur le jeu de couleurs et le jeu de polices de votre choix.

      Remarque   Pour éviter que le texte de votre composition ne soit converti en image lors de l'envoi de votre message électronique, sélectionnez un jeu de polices Web. Pour plus d'informations sur les polices Web et les jeux de polices Web, cliquez sur le lien correspondant dans la section Voir aussi.

   • Sous Personnaliser, cliquez sur la catégorie d'informations professionnelles de votre choix ou créez-en une nouvelle.
6. Cliquez sur Créer.
7. Dans la composition à envoyer par courrier électronique, remplacez le texte et les images d'origine par votre propre contenu.

    Remarque   Pour plus d'informations sur la gestion du texte et des graphismes, consultez Récupérer le texte sur la page dans Publisher et Astuces pour utiliser des images.

8. Enregistrez la composition à envoyer par courrier électronique.

Commencer à partir d'une composition vierge

Si vous souhaitez créer de toutes pièces une composition à envoyer par courrier électronique, vous pouvez commencer à partir d'une composition vierge.

1. Démarrez Publisher.
2. Dans la liste Types de composition, cliquez sur Messagerie.
3. Sous Messagerie, cliquez sur Tailles vierges.
4. Cliquez sur le modèle de composition vierge de votre choix.
5. Sous Personnaliser, cliquez sur le jeu de couleurs, le jeu de polices et la catégorie d'informations professionnelles de votre choix.

    Remarque   Pour éviter que le texte de votre composition ne soit converti en image lors de l'envoi de votre message électronique, sélectionnez un jeu de polices Web. Pour plus d'informations sur les polices Web et les jeux de polices Web, cliquez sur le lien correspondant dans la section Voir aussi.

6. Cliquez sur Créer.
7. Dans le menu Disposition, cliquez sur Repères de mise en page, puis sur l'onglet Repères de marge.
8. Dans votre composition, ajoutez le texte, les images et tout autre objet de votre choix.

9.  Remarque   Pour plus d'informations sur la gestion du texte et des graphismes, consultez Récupérer le texte sur la page dans Publisher et Astuces pour utiliser des images.

10. Enregistrez la composition à envoyer par courrier électronique.

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Envoyer la composition par courrier électronique

Une fois que votre composition est terminée, elle est prête à être envoyée.

Afficher un aperçu et envoyer la composition sous forme de message électronique

Lorsque vous envoyez une page en tant que message électronique, le message est envoyé au format HTML (HTML : langage de balisage standard utilisé pour les documents sur le World Wide Web. Le langage HTML utilise des balises pour indiquer comment les navigateurs Web doivent afficher les éléments de page, tels que le texte et les graphiques, et comment répondre aux actions des utilisateurs.) et il n'est pas nécessaire que le destinataire ait Office Publisher 2007 sur son ordinateur pour pouvoir afficher le message. La page que vous envoyez apparaît dans le corps du message.

Vous pouvez afficher un aperçu du message avant de l'envoyer. La page s'affiche alors dans votre navigateur Web actuel.

 Important   Pour envoyer une page unique en tant que message électronique ou pour la prévisualiser avant de l'envoyer, vous devez disposer de Microsoft Office Outlook 2007, de Microsoft Office Outlook 2003, d'Outlook Express (version 5.0 ou ultérieure) ou de Windows Mail. Pour plus d'informations sur l'ajout et la configuration de comptes de messagerie, consultez les liens de la section Voir aussi.

1. Pour voir à quoi ressemblera le message électronique qui sera envoyé, pointez sur Envoyer un message dans le menu Fichier, puis cliquez sur Aperçu du message.

   Votre message actuel s'affiche alors dans votre navigateur.

2. Pour envoyer le message, pointez sur Envoyer un message dans le menu Fichier, puis cliquez sur Envoyer en tant que message.
3. Dans l'en-tête du message, dans les zones À et Cc, tapez ou sélectionnez les adresses de messagerie des destinataires.
4. Dans la zone Objet, ajoutez un titre pour le message électronique.
5. Dans la barre d'outils au-dessus de l'en-tête du message, sélectionnez les options de votre choix.
6. Cliquez sur Envoyer.

  Remarques  

• Après avoir prévisualisé la page à l'aide de la fonction Aperçu du message, envoyez-la sous forme de message électronique à votre propre adresse afin de vérifier si vous devez y apporter quelques dernières modifications avant de l'envoyer aux destinataires prévus. Cela vous permet aussi de voir la taille du fichier (au cas où ce point pourrait vous poser problème à vous ou à vos destinataires).
• L'apparence de votre message électronique peut varier légèrement en fonction du programme de messagerie utilisé par les destinataires. Si vous tenez à savoir à quoi ressemblera exactement votre message dans un programme de messagerie particulier, faites un test avec une ou plusieurs personnes utilisant ce programme. Si ces personnes se trouvent à proximité, envoyez-leur la page, puis allez la visualiser vous-même dans leur programme de messagerie. Sinon, demandez-leur ce qu'elles en pensent avant de procéder à l'envoi en masse de votre message.

Envoyer une composition en tant que pièce jointe d'un message électronique

Si vous voulez que les destinataires puissent lire et imprimer le contenu de votre composition dans son format d'origine, envoyez votre composition sous forme de pièce jointe. Si vous avez Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (version 5.0 ou ultérieure) ou Windows Mail sur votre ordinateur, vous pouvez joindre votre composition à un message électronique dans l'un des formats suivants :

• Composition Publisher
• Fichier PDF
• Fichier XPS

 Remarque   Vous pouvez enregistrer un fichier PDF ou XPS à partir d'un programme Microsoft Office System 2007 uniquement après avoir installé un complément. Pour plus d'informations, consultez Activer le support pour d'autres formats de fichiers, tels que PDF et XPS.

 Conseil   Si vous n'utilisez pas Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook Express (version 5.0 ou ultérieure) ou Windows Mail comme programme de messagerie par défaut, vous pouvez publier la composition à envoyer par courrier électronique au format PDF ou au format XPS, puis joindre le fichier PDF ou XPS à un message électronique dans votre programme de messagerie.

Lorsque vous envoyez votre composition en tant que pièce jointe d'un message électronique, il n'est pas nécessaire de vérifier son apparence dans un navigateur car les destinataires l'ouvriront et l'afficheront dans le programme approprié, comme par exemple Office Publisher 2007 ou Microsoft Publisher 2003 pour une composition, Acrobat Reader pour un fichier PDF, ou encore Microsoft Windows XP ou Windows Vista pour un fichier XPS.

Envoyer une pièce jointe

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Envoyer un message, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
2. • Pour envoyer la composition comme pièce jointe au format Publisher, cliquez sur Envoyer cette composition en tant que pièce jointe.

      Remarque   Lorsque vous envoyez une composition Publisher sous forme de pièce jointe, le destinataire doit disposer d'Office Publisher 2007 ou d'Office Publisher 2003 pour pouvoir l'afficher.

   • Pour envoyer la composition comme pièce jointe au format PDF, cliquez sur Envoyer la composition sous forme de PDF en pièce jointe.
   • Pour envoyer la composition comme pièce jointe au format XPS, cliquez sur Envoyer la publication sous forme de XPS en pièce jointe.
3. Dans l'en-tête du message, dans les zones À et Cc, tapez ou sélectionnez les adresses de messagerie des destinataires.
4. Dans la zone Objet, ajoutez un titre pour le message électronique.
5. Dans la barre d'outils au-dessus de l'en-tête du message, sélectionnez les options de votre choix.
6. Cliquez sur Envoyer.

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