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Votre publipostage électronique peut bien être le mieux conçu du monde, il aura peu d'impact si vous ne l'envoyez pas aux bonnes personnes.

Plus vous ciblez votre publipostage électronique sur un segment de clientèle susceptible d'être intéressé par une offre spécifique, plus votre initiative aura de succès. Prévoyez de réserver entre un tiers et la moitié du temps et du budget alloués à votre campagne de publipostage électronique à l'amélioration de votre liste de publipostage pour cibler les segments de clientèle adéquats.

Vous pouvez limiter votre liste de publipostage électronique à des noms et des adresses, ou inclure plus de détails sur chaque client pour organiser les clients en segments pertinents pour votre activité.

• Comment utiliser les données clients

• Créer une liste de publipostage

• Combiner les listes de sources multiples en une seule liste

• Affiner une liste de destinataires

Comment utiliser les données des clients

Après avoir obtenu les informations utiles sur vos clients et prospects, il peut être très intéressant d'analyser les attributs qu'ils ont en commun. Plus votre liste de publipostage contiendra de détails, plus vous aurez d'options pour cibler vos publipostages.

Mais vérifiez que ces données détaillées enregistrées seront bien utilisées. Plus votre liste est complexe, plus sa gestion vous demandera du temps.

Vous pouvez par exemple utiliser les données des clients pour :

• Envoyer un publipostage à des clients dans une zone géographique spécifique   Filtrez votre liste de publipostage par ville ou par code postal, pour annoncer une promotion à des clients résidant dans une zone géographique donnée.
• Ajouter une salutation personnalisée   Personnalisez votre publipostage en insérant le nom de famille ou le prénom des destinataires dans une ligne de salutation et en scindant ces informations dans les champs de données titre, prénom et nom de famille.
• Cibler les destinataires d'un certain âge   Proposez à vos clients des produits ou des services correspondant à leur tranche d'âge (plans de retraite pour les clients de 20 à 30 ans ou plans de retraite pour les cinquantenaires) en recueillant les dates de naissance de vos clients sous forme d'année de naissance (par exemple « 1945 »).

  Si vous voulez offrir un cadeau dans le cadre d'une promotion à tous les clients dont l'anniversaire a lieu dans le mois en cours, vous pouvez recueillir les dates de naissance sous la forme jour, mois, année (« 1er janvier 2000 »).

• Concevoir des publipostages différents pour les hommes et les femmes   Annoncez la sortie d'une nouvelle ligne de produits aux hommes ou aux femmes exclusivement en indiquant dans votre liste de publipostage si votre client est un homme ou une femme.
• Utiliser les historiques d'achat   Envoyez des annonces spéciales aux clients ayant réalisé récemment des achats importants, ou informez les clients de la sortie de nouveaux modèles dans leurs marques favorites. Pour ce faire, vous devez garder trace de l'historique d'achat du client. Vous pouvez également informer les clients de l'existence de produits similaires (« Les clients qui ont acheté votre produit ont également fait l'acquisition de... »).

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Créer une liste de publipostage

À la base, une liste de publipostage est un fichier texte qui scinde les enregistrements des différents destinataires en champs communs. Ces listes se présentent généralement sous forme de feuilles de calcul ou de tableaux, avec un enregistrement par ligne, les enregistrements étant séparés en colonnes contenant des champs de données, comme la liste de publipostage de base illustrée ici.

Une liste complexe peut inclure d'autres champs de données, comme la taille du produit et les préférences en termes de couleurs, l'historique d'achat, la date de naissance du client et l'indication qu'il s'agit d'un homme ou d'une femme.

Si vous créez une liste de publipostage pour la première fois, vous pouvez procéder intégralement dans Publisher.

Créer une liste de destinataires

1. Dans le menu Outils, pointez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Créer une liste d'adresses.
2. Avant de commencer à taper les informations de votre liste, vous pouvez personnaliser les champs en ajoutant, supprimant, renommant ou réorganisant les champs apparaissant dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses.

   Procédure

   1. Cliquez sur Personnaliser colonnes, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Pour ajouter un champ, cliquez sur Ajouter. Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, tapez un nom pour le nouveau champ, puis cliquez sur OK.
   • Pour supprimer un champ, sélectionnez-le dans la liste Noms de champs, puis cliquez sur Supprimer.
   • Pour renommer un champ, sélectionnez-le dans la liste Noms de champs, puis cliquez sur Renommer. Dans la boîte de dialogue Renommer le champ, tapez un nouveau nom dans la zone En, puis cliquez sur OK.
   • Pour modifier l'ordre des champs, sélectionnez le champ à déplacer, puis cliquez sur Monter ou Descendre jusqu'à ce que le champ soit à la place souhaitée.
   2. Répétez ces étapes jusqu'à ce que vous ayez fini de vérifier la liste des noms de champs, puis cliquez sur OK.
3. Dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses, tapez les informations relatives à la première entrée dans les champs appropriés (Titre, Prénom, Nom, etc.).
4. Après avoir tapé les informations relatives à la première entrée, cliquez sur Nouvelle entrée ou appuyez sur la touche TAB.
5. Répétez les étapes  3 et 4 jusqu'à ce que toutes les entrées aient été définies.
6. Cliquez sur OK.
7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d'adresses, dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour la liste d'adresses.

   Par défaut, la liste d'adresses est enregistrée dans le dossier Mes sources de données. Il est conseillé de conserver la liste d'adresses à cet endroit, car il s'agit du dossier par défaut dans lequel Microsoft Publisher recherche les sources de données.

8. Cliquez sur Enregistrer.

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Combiner des listes provenant de plusieurs sources

Si vous disposez ou avez fait l'acquisition de listes de publipostage, Publisher peut vous faciliter les opérations de combinaison et de modification des listes de clients provenant de plusieurs sources. Vous pouvez choisir la méthode qui vous convient le mieux en créant votre liste de publipostage Publisher à partir d'une combinaison d'autres listes créées avec les programmes suivants :

• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office Outlook
• Microsoft Office Outlook avec Gestionnaire de contacts professionnels
• Microsoft Office Access

Vous pouvez également utiliser des listes achetées, comme celles de Microsoft List Builder.

Spécifier la liste à ajouter

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Publipostage électronique pour ouvrir le volet Office Fusion et publipostage.

   Si la composition est connectée à une liste de destinataires, vérifiez la connexion, puis cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le volet Office Fusion et publipostage. Si la composition n'est connectée à aucune liste de destinataires, sélectionnez l'une des options sous Créer une liste de destinataires, puis cliquez sur Ensuite : Créez ou connectez-vous à une liste de destinataires.

2. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sous Ajouter à la liste de destinataires, choisissez l'une des options suivantes :
• Cliquez sur Sélectionner une liste existante, sélectionnez une source de données dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, puis cliquez sur Ouvrir.
• Cliquez sur Sélectionner à partir des contacts Outlook (si vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, sélectionnez le profil de votre choix), puis cliquez sur OK. Sélectionnez un dossier ou une liste de distribution dans la boîte de dialogue Sélectionner les contacts, puis cliquez sur OK.
• Cliquez sur Taper une nouvelle liste, ajoutez les entrées voulues dans la boîte de dialogue Créer une liste d'adresses, puis cliquez sur OK.

Corriger les différences lors de la combinaison des listes

Lorsque vous ajoutez une liste de publipostage à une autre, il se peut qu'un ou plusieurs champs de la liste ajoutée n'aient pas de correspondance dans la liste existante. Il se peut par exemple, que la liste d'adresses que vous ajoutez contienne un champ Nom de la société qui n'existe pas dans la liste d'origine.

Publisher vous invite à corriger les différences entre les champs des différentes listes sources en ouvrant la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires.

1. Dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires, sélectionnez un champ non sélectionné dans la colonne Correspond, sélectionnez le champ auquel vous voulez qu'il corresponde dans la liste Champs de la liste de destinataires avec les champs associés, puis cliquez sur Faire correspondre.
2. Dans la boîte de dialogue Correspondance de champ, vérifiez que le champ sélectionné apparaît dans la zone Faire correspondre au champ de la liste de destinataires ou sélectionnez-en un autre, puis cliquez sur OK.
3. Si vous devez ajouter un nouveau champ à votre liste de destinataires pour établir une correspondance, sélectionnez le champ que vous voulez ajouter dans la nouvelle liste (celle de gauche dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires), cliquez sur Ajouter, puis sur OK. Les champs ajoutés apparaissent sous Nouveaux champs à ajouter à la liste de destinataires.

 Conseil   Pour supprimer un champ que vous venez d'ajouter, sélectionnez-le dans la zone Nouveaux champs à ajouter à la liste de destinataires, puis cliquez sur Supprimer.

Comment faire correspondre des champs lorsque Publisher ne m'y invite pas ?

Enregistrer un raccourci vers une liste combinée

Vous pouvez créer un raccourci vers la liste combinée pour l'utiliser dans d'autres publipostages. Lorsque vous modifiez une entrée dans la liste combinée, l'entrée modifiée est également mise à jour dans le fichier source d'origine, si ce fichier est accessible en modification. Si vous ne voulez pas mettre à jour le fichier source d'origine, exportez la liste de destinataires vers un nouveau fichier.

1. Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 3 : Sélectionner Fusion des messages électroniques de sortie), sous Préparation au suivi de ce publipostage, cliquez sur Enregistrer un raccourci vers la liste de destinataires.
2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer, attribuez un nom à votre liste d'adresses combinée dans la zone Nom de fichier.

   Par défaut, la liste d'adresses est enregistrée dans le dossier Mes sources de données. Il est conseillé de conserver la liste d'adresses à cet endroit, car il s'agit du dossier par défaut dans lequel Microsoft Office Publisher recherche les sources de données.

3. Cliquez sur Enregistrer.

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Affiner une liste de destinataires

Lorsque les champs des diverses listes sources correspondent, tous les enregistrements apparaissent dans la liste existante dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, où vous pouvez filtrer, trier et sélectionner les destinataires à inclure dans le publipostage électronique. Activez les cases à cocher en regard des destinataires à inclure et désactivez celles en regard des destinataires à exclure.

Sélectionner ou effacer tous les éléments

• Activez ou désactivez la case à cocher sur la ligne d'en-tête.

Filtrer les éléments de la liste

Si vous voulez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste dans le publipostage, filtrez votre liste selon un critère ou un champ spécifique. Après avoir filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements.

1. Cliquez sur la flèche en regard de l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous souhaitez baser le filtrage.
2. Exécutez l'une des procédures suivantes :
   • Cliquez sur (Vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.
   • Cliquez sur (Non vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.
   • Cliquez sur (Avancé) pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier, que vous pouvez utiliser pour filtrer votre liste selon plusieurs critères.

      Remarque   Vous pouvez aussi ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier en cliquant sur Filtrer sous Affiner la liste de destinataires dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires.

    Conseil   Si la source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et que la colonne comporte au maximum 10 valeurs uniques, vous pouvez appliquer un filtre sur la base d'informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses contiennent Australie comme pays/région, vous pouvez indiquer Australie comme critère de filtrage.

3. La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (Tout).

Trier les éléments de la liste

Si vous souhaitez classer des éléments par ordre alphabétique, vous pouvez les trier. Procédez de l'une des façons suivantes :

• Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous souhaitez baser le tri.

  Par exemple, si vous souhaitez trier la liste par ordre alphabétique à partir du nom, cliquez sur l'en-tête de colonne Nom.

• Pour appliquer un tri en utilisant plusieurs critères, cliquez sur Trier, sous Affiner la liste de destinataires, dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, sélectionnez les critères de tri.

Cliquez sur OK pour revenir au volet Office Fusion et publipostage.

Rechercher les doublons

Pour éviter les doublons dans vos publipostages, vous pouvez rechercher et éliminer les doublons de votre liste combinée, c'est-à-dire les enregistrements pour lesquels la plupart des champs correspondent (mais pas nécessairement tous).

1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cliquez sur Rechercher les doublons.
2. Dans la boîte de dialogue Trouver les doublons, ne laissez cochées que les entrées que vous voulez inclure, puis cliquez sur OK.

Rechercher un destinataire ou un groupe de destinataires partageant un attribut commun

Pour connaître les destinataires ou groupes de destinataires ayant en commun un attribut donné (nom, code postal ou mois de naissance), vous pouvez lancer une recherche dans la liste.

1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cliquez sur Rechercher un destinataire.
2. Dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée, tapez l'attribut recherché dans la zone de texte Rechercher, indiquez le ou les champs sur lesquels vous voulez faire porter votre recherche, puis cliquez sur Suivant.

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