Comment vous faites-vous connaître lorsque vous souhaitez développer votre activité ?

Comment entrez-vous en relation avec des clients potentiels, sachant que, inondé d'informations, peu de gens ont le temps de lire, de réfléchir et de répondre aux nombreux messages qu'ils reçoivent ?

La réponse est simple. Envoyez vos documents commerciaux à des personnes susceptibles d'être intéressés par votre activité. Efforcez-vous de développer une relation personnelle avec vos clients potentiels, allez droit au but et énoncez clairement et de façon persuasive vos arguments.

Loin des publicités tapageuses, les documents commerciaux efficaces communiquent un message et appellent des réponses. Suivez les conseils ci-dessous pour rédiger des documents commerciaux efficaces, puis découvrez comment cibler la délivrance de votre message pour optimiser les résultats.

• Techniques de rédaction

• Obtenir une réponse

Techniques de rédaction

Les rédacteurs professionnels mettent en pratique plusieurs techniques de rédaction. Vous trouverez ci-dessous un exemple de ces techniques que vous pouvez adapter à vos besoins.

1. Préparez votre travail de rédaction
2. Rédigez un premier jet
3. Retravaillez votre texte
4. Affinez votre message

 Remarque   Pourquoi ne pas copier et coller du texte déjà rédigé ? Pour des raisons d'efficacité, la plupart des entreprises réutilise souvent du texte (description de l'entreprise, des produits ou présentation des dirigeants), appelé passe-partout. Bien qu'il soit pratique, ce texte d'ordre général doit toutefois être utilisé judicieusement. Si vous le placez au début de votre document, il est fort probable que vos clients ne se donneront pas la peine de lire ce qui suit.

Préparez votre travail de rédaction

La phase de préparation permet de clarifier sa pensée, ce qui est indispensable pour transmettre des idées cohérentes par écrit. Une bonne préparation rend le travail de rédaction beaucoup plus facile.

1. Documentez-vous  Renseignez-vous sur votre clientèle. Étudiez votre marché et informez-vous sur la concurrence. Vous utiliserez ces informations pour renforcer votre crédibilité auprès de vos clients potentiels. Les ressources que vous pouvez consulter sont les suivantes :
   • les données sur le secteur d'activité ;
   • les statistiques de performance ;
   • les chiffres clients ;
   • les données sur les ventes ;
   • les témoignages et les déclarations d'expert en faveur de vos produits et de vos services.
2. Soyez à l'écoute de vos clients  Vous comprendrez leurs besoins. En vous exprimant ensuite comme eux, vous montrerez que vous êtes sensibilisés à leurs préoccupations. Pour connaître le langage de vos clients :
   • Consultez quotidiennement les groupes de discussion.
   • Écoutez toutes les semaines les appels commerciaux et d'assistance.
   • Rencontrez des clients clés dans le cadre de réunions consultatives.
3. Identifiez les différents types de réponses  Que voulez-vous que les clients fassent suite à la lecture de votre message ?
   • Qu'ils cliquent sur un lien ?
   • Qu'ils passent un coup de téléphonique ?
   • Qu'ils renvoient un coupon-réponse ?
   • Qu'ils aient une meilleure opinion sur votre entreprise ?

   Déterminez les informations que vous devez fournir pour inciter vos lecteurs à répondre. Soyez réaliste. Il est peut probable que vous concluiez une vente. Testez également votre système de réponse. Vous pourrez ainsi en assurer efficacement le suivi.

4. Définissez vos objectifs  Quels sont vos critères de réussite ? Voulez-vous gagner un nombre spécifique de nouveaux prospects, de nouveaux clients ou souhaitez-vous qu'un nombre précis de clients fidèles vous répondent ? Voulez-vous atteindre un volume de ventes spécifique ou accroître le nombre de visites ? Des objectifs clairs vous permettent de rédiger plus facilement le contenu.
5. Faites le point sur vos ressources  Respectez le budget alloué et les autres restrictions. Mieux vaut travailler avec les ressources dont on dispose que de réaliser en court de route qu'il est impossible d'atteindre ses objectifs en raison d'un manque de ressources.

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Rédigez un premier jet

Faites bien la différence entre un premier jet et un texte retravaillé. Un premier jet n'est qu'une ébauche sur laquelle vous reviendrez plus tard.

1. Écrivez tout ce qui vous vient à l'esprit  Ne cherchez pas la perfection et écrivez sans retenue :
   • le message général ;
   • les points clés ;
   • les informations que vous souhaitez transmettre ;
   • les conjonctions pour inciter des réponses
   • les avantages de votre produit ou service.

   Continuez à écrire jusqu'à ce que vous ayez traité de tous les points. Peu importe la longueur de votre texte. Vous reviendrez sur celui-ci plus tard pour le structurer et le relire.

2. Anticipez la réaction de vos lecteurs  Faites tout d'abord en sorte que vos lecteurs aient envie de vous lire. Soyez rassurant, persuasif et fournissez des informations détaillées (adaptez-vos arguments selon les lecteurs ciblés). Si vous accrochez les lecteurs, faites en sorte qu'ils trouvent les réponses aux questions qu'ils pourront se poser :
   • Qu'est-ce que ce produit ?
   • Quels sont ses avantages ?
   • Qui a déjà utilisé ce produit et quels avantages en a-t-il retiré ? (Vous pouvez insérer ici des témoignages et des déclarations d'expert.)
   • Quel est son prix ?
   • Où et quand puis-je me le procurrer ?
3. Parlez en terme d'avantages pour le consommateur  Au lieu de décrire les caractéristiques de votre produit, traduisez votre produit en avantages pour le consommateur. Suscitez l'intérêt.

   Vous pouvez poser une question au consommateur, y répondre en présentant les avantages de votre produit et indiquez ensuite comment se procurer le produit. Fournissez des informations pertinentes, telles qu'un conseil ou une ressource. Vous démontrez ainsi votre expertise et vous faites part de vos intentions.

4. Utilisez des témoignages  À moins que vous ne vous adressiez à des dirigeants ou des cadres d'entreprise qui ne se laissent pas facilement impressionnés, servez-vous des témoignages pour décrire le problème auquel vous offrez une solution et les avantages de votre solution. Veillez à utiliser des témoignages réels qui n'étouffent pas l'identité propre de votre message. N'oubliez pas que vous souhaitez établir une relation personnelle avec vos lecteurs.
5. Utilisez un style personnel, vivant et direct  
   • Exprimez-vous par écrit comme vous le feriez oralement. Utilisez un ton informel. Ne soyez pas trop pointilleux sur la grammaire.
   • Adressez-vous directement au lecteur (utilisez le pronom personnel « vous »).
   • Exprimez-vous comme si vous vous adressiez à une personne que vous connaissez bien. Vous y parviendrez d'autant plus facilement que vous aurait bien identifié un segment parmi vos lecteurs.
   • Évitez l'emploi de superlatifs pour décrire votre produit.
   • Soyez honnête avec vos lecteurs et ne leur promettez que ce que vous pouvez tenir.

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Retravaillez votre texte

Lorsque vous retravaillez votre texte, allez du plus général au plus spécifique et des messages clés aux détails. Concentrez-vous d'abord sur la structure du texte. Vous vous attardez sur le style et la grammaire plus tard.

1. Structurez votre texte  Lisez ce que vous avez écrit, puis regroupez logiquement vos idées. Essayez plusieurs regroupements. Supprimez les répétitions.
2. Attirez l'attention des lecteurs  Commencez votre texte par une anecdote, une question provocante ou un point de vue inhabituel. Incitez-les à poursuivre la lecture de votre texte. Vous avez généralement moins de dix secondes pour accrocher le lecteur.
3. Concentrez-vous sur un seul message  Les lecteurs vont-ils retenir votre message s'ils ne lui accordent que quelques secondes ? Supprimez tout le texte parasite.
4. Facilitez la lecture de votre document  Réorganisez votre message dans des conteneurs (un titre, un ou deux paragraphes avec peut-être un graphique et une légende associés). Placez vos idées importantes dans les éléments lus en premier (et souvent en dernier) :
   • Titres  Ils jouent un rôle primordial. Ce sont eux que les lecteurs vont parcourir en premier. S'ils ne sont pas bien rédigés, vos lecteurs risquent de ne pas poursuivre la lecture de votre texte.
   • Légendes  Utilisez les légendes à des fins argumentaires et pas seulement pour expliquer les images. Après les titres, ce sont les légendes que les lecteurs ont une forte chance de parcourir.
   • Sous-titres et listes à puces  Ils permettent aux lecteurs de parcourir rapidement le texte de votre document et ils leur offrent des points d'entrée supplémentaires.
5. Allez à l'essentiel  Réduisez la longueur des phrases (10 à 20 mots) et des paragraphes (2 ou 3 phrases). Vérifiez également la grammaire et supprimez tout ce qui est inutile (modificatifs, les propositions complexes et les phrases bancales). Utilisez la voix active et évitez d'employer des termes trop techniques ou incompréhensibles et des idées éculées, trop abstraites ou déroutantes. Restez dans le domaine du concret et optez pour la simplicité.

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Peaufinez votre message

À mesure que vous peaufinez votre message, demandez-vous régulièrement s'il respecte bien votre stratégie commerciale globale, car il est très facile de s'en éloigner. Vous pouvez faire appel à des tiers qui en portant un regard neuf sur votre composition pourront vous dire ce qui vous a échappé.

1. Optez pour la simplicité  Plus votre message est court, plus vous avez de chance qu'il soit lu. Choisissez également une présentation graphique sobre. Une mise en page trop chargée peut faire de l'ombre à un message clair et direct. Tout comme vous vous êtes efforcé de rendre votre message le plus simple possible, faites votre possible pour obtenir une présentation sobre qui réponde à vos objectifs.
2. Adaptez-vous au support  La longueur et le contenu du texte varient selon le support utilisé (carte postale, brochure, bulletin d'informations, message électronique ou site Web).

   Par exemple, une carte postale a pour but de séduire le lecteur plutôt que de l'informer. L'objectif premier d'un bulletin d'information est quant à lui d'informer le lecteur. Les principes concernant le contenu qui sont décrits dans cet article ne varient guère pour chaque support. C'est la forme finale et la mise en forme qui diffèrent.

3. Revérifiez que tous les points importants ont été abordés  Vos clients doivent pouvoir déterminer rapidement l'objet du document, son expéditeur, les actions à entreprendre et les modalités de contact.
4. Faites relire votre document  Planifiez deux types de relectures croisées. Demandez tout d'abord à une personne appartenant au groupe des lecteurs ciblés de relire votre travail et de vous indiquer si votre message est clairement transmis. A-t-elle été séduite par votre message ? A-t-elle trouvé toutes les réponses à ses questions ? Demandez ensuite à une autre personne d'effectuer une relecture d'un point de vue linguistique. Les fautes d'orthographe, les coquilles et les erreurs grammaticales peuvent donner une piètre image de votre entreprise et laisser penser que les services que vous offrez ne sont pas de bonne qualité.

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Obtenir une réponse

Pour atteindre un client potentiel et obtenir une réponse de sa part, vous devez transmettre un message personnel et adapté. Comme il est relativement difficile d'y parvenir à grande échelle, vous devez regrouper vos prospects par catégorie spécifique, puis vous adressez à chacune d'entre elle. Votre base de données client et vos listes d'adresses peuvent vous aider à rechercher des caractéristiques communes sur lesquelles vous pouvez axer votre action commerciale.

Par exemple, une entreprise spécialisée dans la vente d'instruments de musique peut segmenter les prospects selon l'instrument de musique dont ils jouent. Elle peut également se servir de la date d'achat d'un instrument par un client pour lui envoyer un rappel du type : « Vous avez acheté votre piano il y a maintenant un an. Nous vous proposons aujourd'hui de l'accorder et de le régler »

Plus vous connaissez vos clients, plus vous êtes en mesure de répondre à leurs besoins personnels. Vous pourrez alors être sûr qu'ils liront votre message dans la mesure où il sera adapté à leurs intérêts. Pour plus d'informations sur la segmentation de votre base de données client, voir Conseils pour personnaliser une composition. Pour plus d'informations sur la préparation d'une liste d'adresses, voir Conseils pour vos listes de publipostage.

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