par Connie Miller

A priori, il semble assez simple d'imprimer une planche d'étiquettes où les informations diffèrent d'une étiquette à l'autre. Alors, pourquoi rencontrez-vous des problèmes et comment les résoudre ?

Question d'utilisateur

Je pars en voyage et je dois laisser mon petit chien Ranger en garde dans un chenil. Je souhaite réaliser une étiquette par repas que nous fournissons. Sur toutes les étiquettes apparaîtront le nom et une belle photo de Ranger. Mais la date et l'heure du repas changeront d'une étiquette à l'autre. J'ai essayé de réaliser plusieurs planches d'étiquettes dans Publisher mais les seuls résultats que j'obtiens sont des planches de six étiquettes identiques. Comme je n'ai pas besoin de six étiquettes par repas, comment puis-je faire pour que, sur une même planche d'étiquettes, les informations diffèrent d'une étiquette à la suivante ?

Conseils de la Boîte à réponses

Vos étiquettes peuvent servir à étiqueter de la nourriture pour votre chien, être prévues pour des dossiers à l'intention des membres de la direction pour la réunion du conseil d'administration, ou encore être destinées à un publipostage adressé à un groupe de clients que vous souhaitez informer d'une vente spéciale.

Quel que soit l'objectif des étiquettes, le même problème se pose : comment ouvrir une composition d'étiquettes dans Publisher 2003 et obtenir tout un ensemble d'étiquettes uniques.

Il est possible de créer une planche d'étiquettes où chaque étiquette est différente des autres. Nous allons voir exactement comment, après avoir compris pourquoi les étiquettes n'ont pas tout à fait le comportement auquel vous vous attendiez.

Conseil   Publisher propose des compositions d'étiquettes prédéfinies pour imprimer une planche complète d'étiquettes identiques. Cela signifie que, si vous ouvrez une de ces compositions et saisissez un contenu dans une étiquette, à l'impression, ce contenu apparaît sur toutes les étiquettes de la planche. Ce qui ne vous arrange pas si votre envoi est ponctuel et ne se reproduira pas. Pour imprimer une étiquette ou un petit nombre d'étiquettes à n'utiliser qu'une fois, pensez à Microsoft Office Word plutôt qu'à Publisher. Essayez l'une des options suivantes :

• • Téléchargez un des modèles d'étiquettes de Word à partir du site Web Modèles Microsoft Office Online. Ces modèles permettent de saisir autant d'étiquettes que vous le souhaitez et où vous le voulez sur la page. Vous pouvez même faire une recherche sur le site Modèles à partir d'un numéro de produit Avery.
  • Démarrez Word et suivez les étapes pour saisir quelques étiquettes sur une page et les imprimer, comme décrit au début de la chronique que vous trouverez ici.

Pourquoi les étiquettes ne sont pas imprimées comme vous le souhaitiez

Lorsque vous ouvrez une composition d'étiquettes prédéfinie, vous obtenez à peu près le résultat suivant (les dimensions, formes et références peuvent différer selon le fabricant et le type d'étiquette que vous choisissez) :

La page que vous avez sous les yeux est une planche d'étiquettes, où une zone de texte propose un exemple de texte. Instinctivement, vous avez envie de remplacer cet exemple par le texte de la première étiquette à créer, puis d'insérer une nouvelle page où vous insérez les informations de la deuxième étiquette, et ainsi de suite.

Dans ce cas, ne suivez pas votre instinct... L'étiquette qui apparaît lorsque vous ouvrez une composition d'étiquettes ne correspond pas à la première étiquette d'une planche d'étiquettes. Il s'agit plutôt d'une sorte d'étiquette générique qui représente toutes les étiquettes potentielles de l'ensemble.

C'est pourquoi il n'est pas judicieux de remplacer le texte donné comme exemple par des informations qui doivent figurer sur une seule étiquette. Il est plus judicieux de remplacer l'exemple par des espaces réservés qui, lors de l'impression, seront eux-mêmes remplacés par des informations différentes dans chaque étiquette.

Nous allons voir bientôt comment insérer des espaces réservés dans l'étiquette générique et trouver les informations variables qui remplacent ces espaces. Mais auparavant, laissez-moi vous démontrer les avantages d'une étiquette générique.

Pourquoi une étiquette générique présente des avantages

Si une étiquette n'est qu'un conteneur générique d'espaces réservés, les informations à y insérer doivent bien être stockées quelque part, par exemple dans une feuille de calcul Microsoft Office Excel, dans un tableau Microsoft Office Word ou dans votre liste Contacts Microsoft Office Outlook. Stocker des informations dans un fichier de données séparé des étiquettes à créer présente deux avantages majeurs. Vous pouvez :

• facilement modifier et réutiliser les informations autant de fois que vous le souhaitez pour créer de nouveaux jeux d'étiquettes ;
• utiliser les mêmes informations dans des buts différents.

Réutiliser les informations

Si vous ne vous absentez que six jours ou si votre conseil d'administration ne comporte que huit membres, il peut sembler beaucoup plus rapide de taper six ou huit étiquettes individuelles que de stocker des informations dans un autre fichier de données puis de les fusionner sur des étiquettes.

Mais ceci mérite réflexion. Il est rare qu'un ensemble d'étiquettes ne serve qu'une fois. En d'autres termes, il est possible que vous vous absentiez à nouveau et deviez recommencer à préparer tout un ensemble d'étiquettes pour les repas de Ranger. Si votre conseil d'administration se réunit tous les trimestres, vous devez créer des étiquettes pour chaque réunion.

Si les informations à insérer sur les étiquettes se trouvent dans un fichier séparé, il est possible de les compléter ou de les modifier chaque fois que cela est nécessaire et de générer un nouvel ensemble d'étiquettes à la demande.

Utiliser les mêmes informations dans des buts différents

Si vous saisissez vos informations directement sur les étiquettes, vous ne pouvez plus y accéder pour d'autres objectifs. Par exemple, si vous saisissez directement sur des étiquettes de dossier les noms et les fonctions des membres de votre conseil d'administration, il vous faudra saisir à nouveau les mêmes informations lorsque vous voudrez adresser à ces mêmes membres votre communiqué mensuel.

Par contre, si vous stockez ces informations dans un fichier de données séparé, elles deviennent réutilisables dans toutes sortes de circonstances. Par exemple :

• Si vous créez un fichier de données contenant les noms des membres du conseil d'administration, leur fonction, leur adresse postale et leur numéro de téléphone, vous pourrez l'utiliser pour générer des étiquettes de dossier ne comportant que les noms et les fonctions et quelques jours plus tard, avec le même fichier de données, générer des communiqués personnalisés où vous insèrerez les noms et les adresses postales des membres du conseil.
• Vous pouvez créer pour Ranger un fichier de données contenant les dates, les heures des repas, des instructions détaillées sur la préparation de chaque repas et le nom du fichier contenant sa photo. Ensuite, le même fichier de données vous servira, lorsque vous vous absenterez, à générer une étiquette par repas et une liste d'instructions détaillées sur l'alimentation de votre chien, à l'intention du directeur du chenil.

Remarque importante   Si votre fichier de données comprend des nombres, tels que des dates, des heures, des prix ou des pourcentages, cliquez sur le lien Boîte à réponses de la zone Voir aussi pour savoir comment en tenir compte et ne pas avoir de mauvaise surprise lors de leur fusion dans vos étiquettes.

Préparer un fichier de données

Bon, vous êtes convaincu. Il est utile de stocker des informations dans un fichier de données. Nous allons voir quelle est la meilleure façon de le préparer et comment l'utiliser pour créer une planche d'étiquettes toutes différentes les unes des autres.

Il est possible de préparer un fichier de données dans différents programmes (pour en obtenir la liste complète, cliquez sur un lien de la zone Voir aussi). Voici un exemple de feuille de calcul Excel utilisée comme fichier de données du régime alimentaire de Ranger.

1. Chaque colonne représente une catégorie d'information. Les en-têtes de colonne correspondent à des espaces réservés (également appelés champs de fusion) que vous ajoutez à la composition d'étiquettes génériques.
2. Chaque ligne correspond aux informations qui s'afficheront dans une étiquette de la planche d'étiquettes.
3. Pour inclure une image sur chaque étiquette, insérez le nom du fichier de l'image dans une colonne du fichier de données. Si le fichier de l'image ne se trouve pas dans le même dossier que le fichier de données, faites précéder son nom du chemin d'accès à utiliser (par exemple, C:\Documents and Settings\NomUtilisateur\Mes documents\Mes images\Ranger.bmp).

Après avoir préparé votre fichier de données, vous êtes prêt à créer une planche d'étiquettes toutes différentes. Il suffit de fusionner les informations du fichier de données dans les étiquettes.

Créer les étiquettes

Pour commencer, il suffit d'ouvrir une composition d'étiquettes, comme vous le faites chaque fois que vous avez besoin d'étiquettes. Mais maintenant, vous savez que vous obtenez une étiquette générique qui attend des espaces réservés. La création d'un ensemble d'étiquettes imprimées se décompose en quatre étapes :

1. Ouvrez une composition d'étiquettes dans Publisher.
2. Connectez la composition d'étiquettes au fichier de données contenant les informations à insérer sur les étiquettes.
3. Ajoutez des espaces réservés à la composition d'étiquettes (ce sont des champs correspondant aux en-têtes de colonnes du fichier de données), ainsi que, s'il y a lieu, un contenu qui se répètera sur chaque étiquette.
4. Affichez un aperçu des étiquettes et imprimez-les.

Étape 1 : Ouvrez une composition d'étiquettes

Si vous saviez que vous alliez créer des étiquettes, vous vous êtes déjà approvisionné auprès de votre fournisseur. Vous disposez d'une boîte de planches d'étiquettes Avery ou autres. Les planches diffèrent par le format et le nombre d'étiquettes qu'elles contiennent. Généralement, vous trouvez sur la boîte d'emballage un numéro de référence, tel que 5160 ou L7163. Notez bien ces informations, car vous en aurez besoin lorsque vous ouvrirez une composition d'étiquettes.

Publisher propose de nombreuses configurations d'étiquettes différentes, dans lesquelles vous avez toutes les chances de trouver celle qui vous convient. Si ce n'est pas le cas, vous disposez d'autres solutions, comme celle d'ajuster les dimensions et la disposition des étiquettes d'une composition existante pour obtenir une impression correcte sur les planches d'étiquettes que vous utilisez.

L'ouverture d'une composition d'étiquettes se fait en deux phases. Tout d'abord, vous choisissez un style d'étiquette. Puis, selon vos besoins, vous en ajustez les dimensions et la disposition.

Pour choisir un style d'étiquette

1. Démarrez Publisher. Dans le volet Office Nouvelle composition, cliquez sur Compositions pour impression, puis sur Étiquettes.

   Un catalogue de compositions d'étiquettes apparaît à droite.

2. Parcourez les compositions et cliquez sur la proposition qui se rapproche le plus de vos étiquettes, dans leur forme et leur objectif. Si vous trouvez une composition avec une référence de produit exactement identique au numéro cité sur votre boîte d'étiquettes, cliquez dessus.

   Conseil   Si vous ne trouvez pas de numéro de référence exactement identique à celui de vos étiquettes, relisez soigneusement les informations inscrites sur la boîte de vos étiquettes. Vous y trouverez peut-être d'autres références disponibles dans Publisher, de dimensions et de disposition équivalentes à celles des étiquettes que vous avez achetées. Par exemple, pour imprimer des étiquettes Avery 8763, vous pouvez choisir dans Publisher Avery 5163 ou 8163.

3. Si la boîte de dialogue Informations personnelles s'affiche, cliquez sur Annuler pour la fermer.

Pour ajuster les dimensions et la disposition (si nécessaire)

1. Si vous ne trouvez aucune composition avec une référence de produit exactement identique au numéro cité sur votre boîte d'étiquettes, dans le menu Fichier, cliquez sur Mise en page. Prenez un moment pour mesurer les étiquettes sur une des planches que vous utilisez. Notez le nombre d'étiquettes par planche, le nombre de rangées et de colonnes.
2. Sous l'onglet Disposition, sous Type de composition, cliquez sur Étiquette.
3. Faites défiler la liste sous Taille de la page. Vous trouvez ici une liste de références plus complète que dans le catalogue que vous venez de consulter. Si vous trouvez une référence correspondant exactement à la référence citée sur votre boîte d'étiquettes, cliquez dessus et passez à l'étape 5 ci-dessous.

   Conseil   Dans la liste, les produits apparaissent dans l'ordre numérique ascendant, puis alphanumérique. Les références Avery qui commencent par la lettre « J » conviennent aux imprimantes à jet d'encre. Les références qui commencent par la lettre « L » conviennent aux imprimantes laser.

4. Si vous ne trouvez pas dans la liste un produit correspondant à la référence citée sur votre boîte, cliquez sur une étiquette dont la description correspond au type d'étiquette que vous créez (comme adresse ou expédition). Si vous cliquez sur une étiquette de la liste, ses dimensions s'affichent sous Options d'impression et une image de la planche d'étiquettes apparaît sous Aperçu. Si vous avez la chance de trouver dans la liste une étiquette dont les dimensions et la disposition correspond aux vôtres, choisissez-la et passez à l'étape 5.

   Si aucune des étiquettes de la liste ne correspond aux dimensions et à la disposition des étiquettes que vous utilisez, vous devez faire un peu de travail d'ajustement. Dans la liste, cliquez sur une étiquette appartenant à une planche contenant le même nombre de colonnes et de rangées que la vôtre, puis cliquez sur Ajuster l'impression des étiquettes. Dans la boîte de dialogue Options d'impression des étiquettes, tapez le nom par lequel désigner l'étiquette (par exemple, Étiquettes adresse fournisseur X). En vous aidant des options à droite, changez la marge et les espaces entre les étiquettes, verticalement et horizontalement, pour obtenir les mêmes cotes que vos planches d'étiquettes. Cliquez sur OK.

5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Mise en page. Si le format de vos compositions d'étiquettes change, réorganisez ou redimensionnez les objets pour les adapter à ce nouveau format.

   Conseil   Si vous devez redimensionner une image, pensez à appuyer sur MAJ et à faire glisser un des quatre coins pour conserver les proportions.

Étape 2 : Connectez la composition d'étiquettes au fichier de données

Votre composition d'étiquettes étant ouverte, vous êtes prêt à la connecter au fichier contenant les noms et les adresses à ajouter aux étiquettes. Une fois la connexion établie, vous pouvez fusionner les informations. Chaque ligne du fichier de données devient une étiquette de la planche d'étiquettes. Voici comment établir la connexion :

1. Dans le menu Outils, pointez sur Fusion de catalogue et publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion de catalogue et publipostage.
2. Dans le volet Office Fusion de catalogue et publipostage, assurez-vous que Fusion et publipostage est sélectionné. Cliquez sur Suivante : Sélection de la source de données.
3. Sous Sélection de la source de données, assurez-vous que l'option Utilisation d'une liste existante est sélectionnée, puis cliquez sur Parcourir. Recherchez le fichier de données contenant les informations à ajouter aux étiquettes, puis cliquez sur OK.
4. La boîte de dialogue Sélectionner le tableau s'ouvre. Cliquez sur le nom du tableau contenant les informations à fusionner dans vos étiquettes ou vos enveloppes. Si la première ligne du fichier de données contient des valeurs et non des en-têtes de colonnes, désactivez la case à cocher La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes. Cliquez sur OK.
5. La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires s'ouvre. Pour utiliser toutes les informations telles quelles, cliquez sur OK. Si vous souhaitez filtrer ou trier les informations, avant de cliquer sur OK, effectuez une ou plusieurs des actions suivantes.
   • Pour que les informations d'une ligne particulière ne s'affichent pas sur une étiquette, désactivez la case à cocher au début de cette ligne.
   • Cliquez sur l'en-tête de la colonne selon laquelle effectuer un tri si vous souhaitez afficher les informations en ordre croissant ou décroissant.
   • Pour limiter la liste de lignes selon des critères spécifiques, cliquez sur la flèche en regard d'un en-tête de colonne.

Étape 3 : Ajoutez les espaces réservés (champs de fusion) et les informations constantes à la composition d'étiquettes

1. Votre fichier de données apparaît maintenant dans le volet Office, sous Utilisation d'une liste existante. Cliquez sur Suivante : Création de votre publication en bas du volet Office.
2. Si l'étiquette présente un exemple de texte, cliquez dessus. Sinon, cliquez en haut à gauche de l'étiquette. Saisissez les informations à faire apparaître sur toutes les étiquettes de l'ensemble. Vous pourriez par exemple taper « Ranger » pour les étiquettes de votre chien.
3. Les en-têtes des colonnes de votre fichier de données apparaissent dans la partie inférieure du volet Office. Vous pouvez les ajouter à votre étiquette en tant qu'emplacements réservés (champs). Par exemple :
   • Dans la composition d'étiquettes, assurez-vous que le curseur se trouve là où vous souhaitez insérer un espace réservé. Pointez sur le champ Date ou Heure de repas de la liste, cliquez sur la flèche de droite, puis sur Insérer comme texte pour ajouter ce champ à l'étiquette en tant que texte.

     
     
     

   • Cliquez en dehors de l'étiquette pour vous assurer de ne pas sélectionner la zone de texte. Ensuite, pointez sur le champ Photo, cliquez sur la flèche de droite, puis sur Insérer comme image pour ajouter à l'étiquette un espace réservé à l'image. L'espace réservé est un cadre entouré de poignées. Placez le pointeur dessus. Lorsqu'il prend la forme d'une flèche à quatre têtes , faites glisser l'espace réservé vers l'emplacement où vous souhaitez insérer l'image sur l'étiquette. Appuyez sur MAJ et faites glisser une poignée d'angle pour obtenir un redimensionnement proportionnel et la taille d'image qui vous convient.

   Voici à quoi peut ressembler une étiquette sur les repas de Ranger une fois que vous avez tapé un contenu et ajouté des espaces réservés (ces champs sont toujours entourés de chevrons (« ») :

   
   
   

   1. Nom du chien, Ranger, que vous avez saisi dans la composition d'étiquettes. Il apparaîtra sur toutes les étiquettes imprimées.
   2. Espace réservé à une photo de Ranger. La photo apparaîtra sur toutes les étiquettes imprimées car le même nom de fichier image est cité dans toutes les lignes du fichier de données. Pour obtenir une image différente par étiquette, indiquez un nom de fichier différent par ligne.
   3. Espace réservé à la date. La date changera d'une étiquette imprimée à l'autre car chaque ligne du fichier de données comporte une date différente.
   4. Espace réservé à l'heure du repas. L'heure changera d'une étiquette imprimée à l'autre car chaque ligne du fichier de données comporte une heure de repas différente.

 Conseil   Si vous n'aimez pas particulièrement la police du texte utilisée dans la composition d'étiquettes ou si vous souhaitez un texte en couleur, apportez ces modifications maintenant. Si vous appliquez une mise en forme aux espaces réservés (en prenant soin d'englober dans votre sélection les chevrons (« ») qui encadrent les champs) de la composition d'étiquettes, cette mise en forme s'appliquera à toutes les étiquettes fusionnées.

Étape 4 : Affichez un aperçu des étiquettes puis imprimez-les

Vous êtes prêt à fusionner des informations du fichier de données dans la composition d'étiquettes. La fusion crée une étiquette par ligne d'information que vous avez choisi de fusionner.

1. En bas du volet Office, cliquez sur Suivante : Aperçu de votre publication.

   Voici à quoi pourrait ressembler une étiquette fusionnée pour Ranger :

   
   
   

2. Utilisez les boutons du volet Office pour parcourir toutes les étiquettes fusionnées et en afficher un aperçu.
   • Si vous remarquez des problèmes sur les étiquettes, pour y remédier, cliquez sur Précédente : Création de votre publication en bas du volet Office pour revenir à l'étape précédente.
   • Si l'aperçu montre des résultats satisfaisants, cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.
3. Vous êtes prêt à imprimer. Pour vous assurer que les informations s'alignent correctement sur les étiquettes lors de l'impression, dans le menu Fichier, cliquez sur Aperçu avant impression. Si vous devez apporter quelques modifications, dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur Ajuster l'impression des étiquettes. Apportez les modifications nécessaires aux marges et aux espaces entre étiquettes dans la boîte de dialogue Options d'impression des étiquettes, puis cliquez sur OK. Fermez la fenêtre de l'aperçu avant impression.

   Remarque   L'aperçu avant impression est trompeur en montrant des étiquettes identiques sur toute la page, mais gardez confiance. Lors de la véritable impression, chaque étiquette sera différente.

4. Dans le volet Office Fusion de catalogue et publipostage, cliquez sur Imprimer. Choisissez les options d'impression souhaitées, puis cliquez sur OK.

   Remarque très importante   Ne cliquez pas sur Créer une nouvelle publication ou Ajouter à une publication existante dans le volet Office Fusion de catalogue et publipostage. Si vous créez une composition ou ajoutez des étiquettes à une composition existante, vous obtenez une planche d'étiquettes toutes adressées au même destinataire et non une étiquette par destinataire.

5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la composition d'étiquettes.

    Remarque   Gardez à l'esprit que vous n'enregistrez pas ici l'ensemble d'étiquettes que vous venez d'imprimer, mais la composition d'étiquettes avec sa connexion à votre fichier de données et ses espaces réservés insérés en tant que champs de fusion.

Lorsque vous aurez besoin d'un autre ensemble d'étiquettes

Si vous avez enregistré la composition d'étiquettes après avoir généré le premier ensemble d'étiquettes, il est facile et rapide de créer un autre ensemble. Comme la composition d'étiquettes sait à quel fichier de données vous vous étiez connecté et garde cette information en mémoire, vous pouvez passer tout de suite à l'aperçu avant impression.

1. Ouvrez la composition d'étiquettes enregistrée. Un message vous avertit que la composition va accéder au fichier de données. Cliquez sur Oui. La composition d'étiquettes s'affiche et son texte et ses champs (espaces réservés) sont déjà en place.
2. Dans le menu Outils, pointez sur Fusion de catalogue et publipostage, puis cliquez sur Afficher le résultat de la fusion. Le volet Office Fusion de catalogue et publipostage s'ouvre à l'étape de prévisualisation. Si l'aperçu des étiquettes donne un résultat satisfaisant, vous pouvez rapidement terminer la fusion. Si vous avez mis à jour des informations dans le fichier de données depuis la fusion précédente, les modifications se reportent dans les étiquettes. Vous pouvez même changer de fichier de données. Pour savoir comment, cliquez sur un lien de la zone Voir aussi.

En vous souhaitant beaucoup de succès avec de belles étiquettes, cordialement,

Connie, aux commandes de la Boîte à réponses Publisher

À propos de l'auteur

Connie Miller est une rédactrice de l'équipe Microsoft Office User Assistance chargée de rassembler les questions et suggestions envoyées à la Boîte à réponses Publisher et d'y répondre. Pour envoyer une question détaillée à laquelle nous pourrions répondre, cliquez sur Commentaires.