Créer une opération de publipostage ou de publipostage électronique

Utilisez la fonctionnalité de publipostage ou de publipostage électronique lorsque vous souhaitez créer un grand nombre de documents, principalement identiques, mais qui comprennent certaines informations uniques. Vous pouvez par exemple utiliser cette fonctionnalité pour créer des compositions personnalisées individuelles contenant des notes individualisées. Vous pouvez également l’utiliser pour créer une annonce de produit que vous envoyez à vos 100 meilleurs clients. Le texte de la composition est toujours le même mais le nom et l’adresse diffèrent pour chaque client.

Contenu de cet article


Choisir la fonctionnalité de publipostage ou de publipostage électronique

La première chose à déterminer est si vous souhaitez créer un publipostage en vue d’une impression ou un publipostage électronique en vue d’une distribution par courrier électronique.

  1. Cliquez sur l’onglet Publipostage.
  2. Cliquez sur Publipostage ou Publipostage électronique pour commencer le processus de fusion et publipostage.

Créer une liste de destinataires ou se connecter à une liste de destinataires

Pour effectuer une opération de fusion et publipostage, vous devez ouvrir une nouvelle composition ou une composition existante, puis vous connecter à une source de données, c.-à-d. un fichier contenant les informations uniques que vous souhaitez inclure. Un fichier de données peut contenir une liste de noms et d’adresses, des données de produits ou des images. Le format du fichier de données peut être l’un des suivants :

  • Liste de contacts Microsoft Office Outlook
  • Feuilles de calcul Microsoft Office Excel
  • Tableaux Microsoft Office Word
  • Tables de base de données Microsoft Office Access
  • Fichier texte dans lequel les colonnes sont séparées par des tabulations ou des virgules et les lignes par des marques de paragraphe.

Vous pouvez vous connecter à une liste ou source de données existante, ou créer une nouvelle liste de destinataires. Si vous souhaitez n’utiliser que certaines entrées de votre liste, vous pouvez filtrer votre liste d’après un critère spécifique. Vous pouvez également trier les éléments par ordre alphabétique.

 Remarque   Si vous souhaitez fusionner des images dans les pages de votre composition, la source de données doit inclure les noms de fichier ou les chemins d’accès (chemin : itinéraire que suit le système d’exploitation pour rechercher un dossier ou un fichier, par exemple, C:\Finances\Mars.doc.) des fichiers image à fusionner. N’incluez pas les images réelles dans la source de données.

Sélectionner les destinataires depuis le Ruban

Utiliser une liste existante

  1. Sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Sélectionner les destinataires, puis sur Utiliser une liste existante.

Par défaut, Microsoft Publisher stocke les sources de données dans le dossier Mes sources de données. Il se peut que vous deviez le parcourir pour trouver votre source de données.

  1. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, cliquez sur la source de données souhaitée.
  2. Cliquez sur Ouvrir.

Le type de source de données sélectionné détermine la boîte de dialogue qui s’affiche pour demander des informations spécifiques.

Par exemple, si la source de données est une feuille de calcul Microsoft Office Excel dont les informations sont réparties sur plusieurs onglets, vous devez sélectionner l’onglet qui contient les informations souhaitées, puis cliquer sur OK.

Sélectionner à partir des contacts Outlook

  1. Sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Sélectionner les destinataires, puis cliquez sur Contacts Outlook.
  2. Si vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, sélectionnez le profil souhaité, puis cliquez sur OK.
  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les contacts, sélectionnez la liste de contacts souhaitée, puis cliquez sur OK.

Tous les contacts figurant dans le dossier apparaissent dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, qui vous permet de filtrer et de trier la liste des destinataires à inclure dans la fusion.

Taper une nouvelle liste

Si vous ne disposez d’aucune liste à laquelle vous connecter, vous pouvez en créer une nouvelle.

  1. Sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Sélectionner les destinataires, puis sur Entrer une nouvelle liste.
  2. Dans la boîte de dialogue Créer une liste d’adresses, tapez les informations relatives à la première entrée dans les champs correspondants. Il n’est pas obligatoire de compléter tous les champs.

     Remarque    Pour changer les colonnes par défaut, cliquez sur le bouton Personnaliser colonnes. Vous pouvez alors ajouter, supprimer, renommer et réorganiser les colonnes dans la liste.

  1. Une fois que vous avez tapé les informations relatives à la première entrée, cliquez sur Nouveau.
  1. Répétez les étapes 2 et 3 jusqu’à ce que vous ayez ajouté les entrées souhaitées, puis cliquez sur OK.
  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d’adresses, tapez un nom pour la liste d’adresses dans la zone Nom de fichier et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la liste.

Par défaut, Microsoft Publisher enregistre les listes d’adresses dans le dossier Mes sources de données. Il est conseillé de conserver la liste d’adresses à cet endroit car c’est également le dossier par défaut dans lequel Publisher recherche les sources de données.

Tous les contacts figurant dans la nouvelle liste apparaissent dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, qui vous permet de filtrer et de trier la liste des destinataires à inclure dans la fusion.

Sélectionner des destinataires

Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sélectionnez les destinataires à inclure dans la fusion. Activez les cases à cocher en regard des destinataires à inclure et désactivez celles en regard des destinataires à exclure.

Si vous souhaitez n’utiliser que quelques entrées de la liste, vous pouvez la filtrer à partir d’un champ ou d’un critère spécifique. Après avoir filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements.

Filtrer les éléments de la liste

  1. Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne pour l’élément de tri.
  2. Cliquez sur l’une des options suivantes :
    • L’option (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.
    • L’option (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.
    • Cliquez sur (Avancées) pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier, qui vous permet de définir plusieurs critères de filtrage. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, sous Affiner la liste de destinataires, vous pouvez également cliquer sur Filtrer pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier.
    • Un moyen rapide de sélectionner ou d’effacer tous les éléments consiste à activer ou désactiver les cases à cocher des en-têtes de colonnes.

 Conseil   Si la source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et que la colonne comporte au maximum dix valeurs uniques, vous pouvez effectuer un filtrage à partir d’informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses contiennent Australie comme pays/région, vous pouvez indiquer Australie comme critère de filtrage.

La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (Tout).

Si vous souhaitez afficher des éléments de la liste par ordre alphabétique, vous pouvez les trier.

Trier les éléments de la liste

  • Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément à utiliser comme critère de tri.

Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

  • Pour effectuer un tri basé sur plusieurs critères, cliquez sur Trier, sous Affiner la liste de destinataires dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, sélectionnez l’élément que vous souhaitez utiliser comme critère de tri.

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Préparer votre composition

Une opération de fusion et publipostage combine un document contenant les informations identiques dans chaque copie et certains espaces réservés pour les informations uniques à chaque copie. Après la création de votre composition, insérez le texte éventuel que vous souhaitez afficher dans chaque version de votre composition de fusion et publipostage, telle qu’une ligne de salutation, et les espaces réservés pour les informations uniques, telles que les adresses.

Si ce n’est déjà fait, insérez une zone de texte, tapez le texte qui doit apparaître dans chaque version de votre composition de fusion et publipostage, et ajoutez les espaces réservés aux informations uniques.

Insérer une zone de texte

  1. Sous l’onglet Insertion, cliquez sur Dessiner une zone de texte Image du bouton.
  2. Dans la composition, cliquez à l’endroit où vous voulez placer un angle de la zone de texte, puis faites glisser la souris en diagonale jusqu’à ce que la zone de texte ait la taille souhaitée.

Insérer le texte souhaité dans chaque version

  • Cliquez dans la zone de texte puis tapez le texte qui doit apparaître dans chaque version de votre composition de fusion et publipostage.

Insérer des champs de données dans la composition

Insérer des champs de fusion et publipostage

  1. Dans votre composition de fusion et publipostage, cliquez dans la zone de texte, à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ de données (champ de données : catégorie d’informations qui correspond à une colonne d’informations dans une source de données. Le nom de chaque champ de données est répertorié dans la première ligne (ligne d’en-tête) de la source de données. « Code postal » et « Nom » sont des exemples de noms de champs de données.).
  2. Insérez les éléments suivants de votre choix :

Bloc d’adresse avec nom, adresse et autres informations

  1. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Bloc d’adresse.
  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, cliquez sur les éléments d’adresse à inclure, puis sur OK.

     Remarque   Si les noms des champs de données (champ de données : catégorie d’informations qui correspond à une colonne d’informations dans une source de données. Le nom de chaque champ de données est répertorié dans la première ligne (ligne d’en-tête) de la source de données. « Code postal » et « Nom » sont des exemples de noms de champs de données.) de la source de données ne correspondent pas aux noms des champs que Publisher utilise pour le bloc d’adresse, vous pouvez être amené à cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

Formule d’appel

  1. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Formule d’appel.
  2. Dans la boîte de dialogue Formule d’appel, sélectionnez le format de la formule d’appel, qui comprend la salutation, le format du nom et la ponctuation consécutive.
  3. Sélectionnez le texte qui doit apparaître si Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire. Par exemple, lorsque la source de données ne contient ni le prénom ni le nom d’un destinataire, mais uniquement le nom de la société.
  4. Cliquez sur OK.

     Remarque    Si les noms des champs de la source de données ne correspondent pas aux noms des champs que Publisher utilise pour la formule d’appel, il se peut que vous deviez cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Formule d’appel. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

Image

  1. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Image, puis sur Insérerun champ d’image.
  2. Dans la boîte de dialogue Insérerun champ d’image, sélectionner le champ d’image à insérer.

 Remarque   Si vous souhaitez fusionner des images dans vos pages de composition, votre source de données doit contenir des noms de fichier ou des chemins d’accès (chemin : itinéraire que suit le système d’exploitation pour rechercher un dossier ou un fichier, par exemple, C:\Finances\Mars.doc.) aux fichiers image à fusionner. N’incluez pas les images elles-mêmes dans votre source de données.

Champs d’information

  • Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur les champs à inclure dans la zone de texte.

Mettre en forme les champs de données

Si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer des formats aux champs de données et au texte que vous avez ajoutés (par exemple, une formule comme Bonjour ou une ligne de salutation telle que Cher... ) pour modifier l’aspect des données fusionnées. Pour mettre en forme les données fusionnées, mettez les champs de données en forme dans votre composition de publipostage.

  1. Dans la composition de fusion et publipostage, sélectionnez le champ contenant les informations que vous souhaitez mettre en forme.
  • Si le champ est un bloc d’adresse ou une formule d’appel, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Format.
  • Si le champ est un champ de données, dans le menu Outils de zone de texte, cliquez sur Police, puis sélectionnez les options souhaitées.
  • Si le champ sélectionné est reconnu par Publisher comme étant un nombre, une devise, une date ou une heure, vous pouvez cliquer sur le bouton Format dans le ruban et changer la mise en forme de ces types de champs.

Vérifier l’apparence des données des destinataires dans les champs de votre composition

Vous pouvez maintenant afficher votre composition telle qu’elle apparaîtra, avec les données réelles des champs fusionnés.

  1. Pour afficher un aperçu de votre composition, cliquez sur le bouton Aperçu des résultats dans le Ruban, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour prévisualiser les entrées dans l’ordre, cliquez sur les boutons de navigation Bouton Suivant Bouton Précédent afin de voir ce à quoi ressembleront les entrées dans la composition fusionnée.

Les informations du premier enregistrement de la source de données remplissent les champs de fusion. Vous ne pouvez pas modifier les entrées de la source de données dans les pages de votre composition, mais vous pouvez y mettre en forme, déplacer ou supprimer des champs de données.

  • Pour rechercher et prévisualiser une entrée spécifique de la source de données, cliquez sur Rechercher un destinataire, puis entrez les critères de recherche dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée.
  1. Le cas échéant, modifiez la liste des destinataires. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour exclure un destinataire particulier de la fusion, cliquez sur Exclure ce destinataire.
    • Pour changer la liste de destinataires, cliquez sur Modifier la liste de destinataires, puis apportez les modifications dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires.
  2. Après avoir terminé la composition de fusion et publipostage et inséré tous les champs de fusion, cliquez sur Enregistrer sous dans le menu Fichier. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour la composition, puis cliquez sur Enregistrer.

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Créer la composition fusionnée

Pour créer la composition fusionnée, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner et suivez les instructions ci-après pour :

  • Imprimer votre composition fusionnée (pour le publipostage par exemple)
  • Afficher un aperçu de votre composition fusionnée (pour examiner son aspect avant d’imprimer toutes les versions et résoudre les éventuels problèmes)
  • Enregistrer les compositions fusionnées en vue d’une utilisation ultérieure
  • Ajouter les pages fusionnées à une autre composition
  • Fusionner et envoyer en tant que messages électroniques (publipostage électronique uniquement)

Terminer le publipostage

Imprimer la composition fusionnée

  1. Cliquez sur Fusionner vers l’imprimante.
  2. Dans la boîte de dialogue Imprimer, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

 Important   Pour imprimer différents jeux de données fusionnées (par exemple, différents noms et adresses) sur chaque feuille de papier, cliquez sur Plusieurs pages par feuille dans la section Options d’impression. Si vous choisissez Plusieurs copies par feuille, chaque feuille de papier contiendra plusieurs copies des mêmes données.

Imprimer plusieurs pages par feuille

Enregistrer les compositions fusionnées en vue d’une utilisation ultérieure

Pour modifier les pages fusionnées, les enregistrer en vue d’une utilisation ultérieure ou les imprimer ultérieurement, vous pouvez réunir et enregistrer toutes les pages fusionnées dans une nouvelle composition fusionnée contenant les données réelles (par exemple, les noms et adresses) à la place des champs de fusion.

  1. Cliquez sur Fusionner vers une nouvelle composition.

Publisher crée une nouvelle composition à partir des pages fusionnées.

  1. Dans la nouvelle composition, cliquez sur Enregistrer cette composition dans le volet Office Fusion et publipostage. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour la nouvelle composition, puis cliquez sur Enregistrer.

Ajouter les pages fusionnées à une composition existante

Si vous envisagez d’ajouter les pages fusionnées à la fin d’une composition existante, assurez-vous que la composition de fusion et publipostage corresponde à la composition existante dans les aspects suivants :

  • Dimensions de la page (hauteur et largeur)
  • Affichage (sur une ou deux pages)
  • Type de composition (Web ou imprimé)
  • Ordre des pages (de gauche à droite ou de droite à gauche)

Publisher peut ajouter des pages fusionnées à une nouvelle composition ou à une composition existante, mais pas à une composition ouverte. Si la composition cible de la fusion est ouverte, veillez à l’enregistrer et à la fermer avant de réaliser la fusion.

  1. Cliquez sur Ajouter à une publication existante.
  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir une composition, recherchez la composition à laquelle vous souhaitez ajouter les pages fusionnées, puis cliquez sur Ouvrir.

Publisher ajoute les pages fusionnées à la composition existante.

  1. Dans la composition existante, cliquez sur Enregistrer cette composition dans le menu Fusion et publipostage, pour enregistrer vos mises à jour.

Envoyer des messages électroniques

Si vous créez un publipostage électronique, la seule option disponible sous Terminer et fusionner est Envoyer un message électronique.

  1. Cliquez sur Envoyer un message électronique.
  2. Dans la boîte de dialogue Fusionner avec un message électronique, sélectionnez le champ de destinataire dans la liste déroulante À. Dans la plupart des cas, Adresse de messagerie est le choix adéquat pour un publipostage électronique.
  3. Sous Objet, tapez l’objet du message. Sous Items to insert, cliquez sur les champs de données que vous souhaitez insérer dans la ligne d’objet.
  4. Cliquez sur Options pour spécifier les autres options désirées, telles que Cc, Cci ou pièces jointes au message.
  5. Cliquez sur Envoyer.

La boîte de dialogue Envoyer des messages électroniques fusionnés s’ouvre pour que vous puissiez vérifier le publipostage en consultant la liste des destinataires à qui le message a été envoyé ou non.

Enregistrer la composition de fusion et publipostage

Si vous enregistrez également la composition qui contient les champs de fusion, vous pouvez revenir en arrière et modifier les champs de fusion afin de créer une nouvelle composition fusionnée contenant de nouveaux champs de fusion ou une liste mise à jour de destinataires. Pour enregistrer votre composition de fusion et publipostage, procédez comme suit :

  1. Vérifiez que vous avez ouvert la composition de fusion et publipostage.
  2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.
  3. Donnez un nom à la composition de fusion et publipostage, puis cliquez sur Enregistrer.

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Annuler une fusion

Vous pouvez annuler une fusion pour déconnecter une composition de fusion et publipostage ou un modèle de fusion de catalogue de sa source de données (source de données : fichier contenant des informations qui peuvent être fusionnées dans une publication. Par exemple, une liste de noms et d’adresses ou des chemins d’accès à des images que vous souhaitez utiliser dans une fusion de catalogue ou un publipostage. Vous devez vous connecter à une source de données pour effectuer une fusion.).

  1. Sous l’onglet Publipostage du Ruban, pointez sur Sélection des destinataires, puis cliquez sur Annuler la fusion.
    Annuler la fusion
  2. Lorsqu’un message vous demande si vous souhaitez annuler la fusion, cliquez sur Oui.

La composition est déconnectée de sa source de données.

 Remarque   Si vous annulez une opération de fusion et publipostage, les champs autres que des champs d’adresse, des formules d’appel et des blocs d’adresse sont convertis en texte normal.

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S'applique à :
Publisher 2010