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Bien que le moyen le plus simple et le plus rapide de rassembler des informations sur l'état du projet consiste à échanger des messages du groupe de travail (Messages du groupe de travail : Messages concernant les tâches d'un projet que le responsable et les membres d'un groupe de travail s'envoient au travers de Project Server ou d'un système de messagerie.) par le biais d'un réseau intranet (intranet : au sein d'une organisation, tout réseau qui fournit des services identiques à ceux fournis par Internet. Un intranet d'organisation peut être ou non connecté à Internet ; ces informations peuvent être distribuées uniquement au sein de la société.) ou d'Internet (Internet : Réseau mondial constitué de milliers de réseaux informatiques plus petits et de millions d'ordinateurs dont l'utilisation est à caractère commercial, éducatif, gouvernemental ou domestique. Également appelé World Wide Web (WWW).) à l'aide de Microsoft Office Project Server 2003, il est possible que vous deviez ou vouliez rassembler ces données manuellement. Le cas se présente si vous ne disposez pas d'un système de messagerie électronique ou si vous n'avez pas accès à un intranet ou à Internet, ou encore parce que la taille limitée de votre projet vous permet de rassembler rapidement les données par vous-même.

Si vous décidez de procéder de la sorte, rappelez-vous que le rassemblement manuel des données sur l'état du projet implique également la saisie manuelle de ces données dans le plan de projet. Dans tous les cas, ayez les points suivants à l'esprit :

• Choisissez les informations du projet dont vous voulez faire le suivi et que vous voulez mettre à jour.    Il est possible, par exemple, que vous souhaitiez mettre à jour les dates de début (date de début : date à laquelle une tâche doit commencer. Cette date repose sur la durée, les calendriers et les contraintes des prédécesseurs et des successeurs. La date de début d'une tâche repose également sur ses propres contraintes et calendriers.) et de fin (date de fin : date à laquelle une tâche doit être terminée. Cette date repose sur la date de début, la durée, les calendriers, les dates des prédécesseurs, les interdépendances et les contraintes de la tâche.) des tâches (Tâche : Activité ayant un début et une fin. Les plans de projet sont constitués de tâches.), leurs pourcentages d'achèvement, ainsi que leurs coûts (coût : coût total prévu pour une tâche, une ressource, une affectation ou un projet entier (parfois appelé coût réel). Dans Project, les coûts planifiés sont généralement appelés « budgets ».).
• Identifiez et rassemblez les données à partir des sources de l'information.    Par exemple, pour mettre à jour les dates de début et de fin, demandez les dates réelles aux ressources (Ressources : Personnes, équipement et matériel permettant d'effectuer des tâches dans un projet.) affectées aux tâches. Pour rassembler les données de coûts, vous pouvez être amené à demander les coûts réels (Coût réel : Coût réellement engagé jusqu'à présent pour une tâche, une ressource ou une affectation. Par exemple, si la seule ressource affectée à une tâche est payée 25 € par heure et a travaillé 2 heures, le coût réel final de la tâche est de 50 €.) au service de comptabilité.
• Choisissez une méthode de rassemblement des données.    Vous pouvez les rassembler de manière active en téléphonant à vos sources ou en les interrogeant directement, à moins que vous préfériez leur soumettre un formulaire à remplir.
• Optez pour un calendrier réaliste de rassemblement des données et respectez-le.    À quelle fréquence souhaitez-vous ou devez-vous rassembler et mettre à jour les informations du projet ? Chaque semaine ? Chaque mois ? Le choix d'une fréquence qui vous convient et qui s'inscrit dans la logique de vos prévisions (Prévisions : Synchronisation et séquence des tâches dans un projet. Les prévisions se composent principalement de tâches, de relations entre les tâches, de durées, de contraintes et d'informations de projet axées sur le temps.) augmente vos chances de rassembler les informations sur l'état du projet et de les incorporer dans le plan de projet.
• Choisissez à quelle fréquence vous voulez incorporer des données réelles dans votre plan de projet.    Par exemple, vous pouvez incorporer le coût réel par mois, par semaine, par jour ou par heure. À l'aide des affichages (Affichage : Combinaison d'un ou plusieurs affichages (Diagramme de Gantt, Tableau des ressources, etc.) et, le cas échéant, d'un tableau et d'un filtre. l'utilisation des affichages vous permet de travailler avec les informations dans plusieurs formats possibles. Il existe trois types d'affichages : les diagrammes ou graphes, les tableaux et les fiches.) chronologiques (Chronologie : Informations sur une tâche, une ressource ou une affectation réparties dans le temps. Vous pouvez consulter les informations chronologiques dans toute période disponible, dans les champs situés à droite des affichages Utilisation des tâches et Utilisation des ressources.) de Microsoft Office Project 2003, ainsi que des affichages Utilisation des tâches et Utilisation des ressources, vous pouvez changer l'échelle de temps (Échelle de temps : Indicateur de temps s'affichant en haut des divers diagrammes de Gantt, des affichages Graphe des ressources, Utilisation des tâches et Utilisation des ressources. Vous pouvez personnaliser l'échelle de temps pour afficher jusqu'à trois niveaux pouvant afficher diverses unités de temps : supérieur, intermédiaire et inférieur.) et mettre à jour des données réelles avec le niveau de précision exigé.

Plus vos méthodes de collecte manuelle des données sont simples, plus vous recevez facilement des informations précises. Pour votre équipe, rendez la méthode de rapport d'avancement aussi simple que les exigences du projet le permettent.