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Les codes WBS (Work breakdown structure) (structure de la répartition du travail (WBS) : structure hiérarchique permettant d'organiser les tâches pour créer des rapports sur les prévisions et suivre les coûts. Avec Project, vous pouvez représenter la structure de la répartition du travail en utilisant des N° de tâche ou en affectant votre propre code WBS à chaque tâche.) sont des codes alphanumériques qui identifient la position unique de chaque tâche dans la structure hiérarchique (plan : structure hiérarchique d'un projet montrant l'intégration de certaines tâches à des regroupements plus importants. Dans Project, les tâches subordonnées sont mises en retrait sous les tâches récapitulatives.) du projet. Ils peuvent servir à l'établissement de rapports de prévisions (prévisions : synchronisation et séquence des tâches dans un projet. Les prévisions se composent principalement de tâches, de relations entre les tâches, de durées, de contraintes et d'informations de projet axées sur le temps.) et au suivi des coûts (coût : coût total prévu pour une tâche, une ressource, une affectation ou un projet entier (parfois appelé coût réel). Dans Project, les coûts planifiés sont généralement appelés « budgets ».).

• Obtenir des informations supplémentaires sur les codes WBS

• Définir des codes WBS personnalisés

• Renuméroter des codes WBS

Obtenir des informations supplémentaires sur les codes WBS

Microsoft Office Project comprend deux types de codes WBS : les numéros hiérarchiques (n° hiérarchique : numéros qui indiquent la position exacte d'une tâche dans le plan. Par exemple, une tâche qui porte le numéro 7.2 est la seconde sous-tâche sous la septième tâche récapitulative de niveau supérieur.) et les codes WBS personnalisés. Pour plus d'informations, lisez les sections ci-après.

Numéros hiérarchiques

Il s'agit du type de code WBS le plus simple. Microsoft Office Project calcule automatiquement le numéro hiérarchique de chaque tâche en basant la numérotation sur la structure hiérarchique de la liste des tâches. Supposons par exemple que la première tâche de la liste des tâches porte le numéro 1. Si cette tâche possède trois tâches subordonnées, celles-ci se voient attribuer les numéros 1.1, 1.2 et 1.3.

Les numéros hiérarchiques ne comportent que des chiffres (aucune lettre) et ne peuvent pas être modifiés. Ils sont toutefois modifiés automatiquement lorsque vous déplacez une tâche vers le haut ou vers le bas dans la liste des tâches ou que vous abaissez (abaissement : déplacement d'une tâche vers un niveau hiérarchique inférieur (à droite) dans le champ Nom de la tâche. Lorsque vous abaissez une tâche, elle devient une tâche subordonnée de la tâche précédente la plus proche à un niveau hiérarchique supérieur.) ou haussez (hausse : déplacement d'une tâche vers un niveau hiérarchique supérieur (à gauche) dans le champ Nom de la tâche.) des tâches. Par exemple, si une tâche subordonnée porte le numéro hiérarchique 3.5.4 et si elle est déplacée d'une ligne vers le haut dans la liste, le numéro hiérarchique est automatiquement mis à jour et se transforme en 3.6.

 Conseil   Pour afficher les numéros hiérarchiques, vous pouvez ajouter le champ N° hiérarchique à un affichage table (tableau : ensemble de colonnes présentant des informations spécifiques sur des tâches, des ressources et des affectations dans un tableau.) ou tableau (tableau : représentation sous forme de feuille de calcul (en lignes et en colonnes) des informations sur une tâche ou une ressource. Chaque ligne indique une tâche individuelle ou une ressource. Chaque colonne (champ) indique un type d'information, par exemple les dates de début ou les taux standard.) ou choisir de les faire apparaître en regard des noms des tâches. Pour afficher les numéros hiérarchiques en regard des noms des tâches, dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Affichage. Sous Options du mode Plan pour, activez la case à cocher Afficher le n° hiérarchique.

Codes WBS personnalisés

Si votre projet nécessite des codes WBS détaillés, avec des longueurs, des séquences ou des ensembles de chiffres et de lettres spécifiques, vous pouvez définir un masque de code (masque de code : format défini pour un code WBS (Work Breakdown Structure) ou un code hiérarchique personnalisé. Le masque spécifie la séquence et le nombre de lettres ou de chiffres nécessaire à chaque niveau, ainsi que le symbole de séparation des niveaux.) WBS personnalisé unique pour le projet. (Un projet ne peut disposer que d'un seul masque de code personnalisé.) Le code WBS personnalisé est enregistré dans le champ WBS.

Comme pour les numéros hiérarchiques, chaque niveau d'un code WBS personnalisé représente un niveau hiérarchique (niveau hiérarchique : nombre de niveaux de mise en retrait d'une tâche par rapport au niveau supérieur de la hiérarchie. Vous pouvez mettre les tâches en retrait sur plus de 65 000 niveaux dans Project.) dans la liste des tâches. Vous pouvez utiliser un format unique pour chaque niveau du code, et chaque niveau est répertorié dans le code en fonction de la hiérarchie des tâches, des tâches récapitulatives et des tâches subordonnées.

Par exemple, si vous planifiez des projets échelonnés qui s'alignent sur des directives pour l'année budgétaire à venir, vous pouvez créer un masque de code WBS personnalisé qui représente chaque tâche à l'aide de la directive, du trimestre et du projet correspondant. En utilisant ce code, une tâche pourrait avoir le code WBS personnalisé SatCli.T3.SupTecOutils.11, indiquant qu'il s'agit de la tâche 11 du projet Mise à niveau des outils du support technique, qui débute au cours du troisième trimestre et qui s'aligne avec la directive concernant la satisfaction client pour l'année budgétaire planifiée.

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Définir des codes WBS personnalisés

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur un affichage tableau, tel que l'affichage Tableau des tâches.

   Pour utiliser un affichage qui ne figure pas dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages, puis sur celui que vous souhaitez utiliser dans la liste Affichages. Cliquez ensuite sur Appliquer.

2. Dans le menu Projet, pointez sur WBS, puis cliquez sur Définir le code.
3. Pour différencier les tâches de ce projet des tâches des autres projets, tapez un préfixe de code propre au projet dans la zone Préfixe du code projet.

   Ce préfixe permet d'identifier le projet au niveau le plus élevé du code WBS. Il peut être utile pour identifier les sous-projets d'un projet maître ou lors de la création d'interdépendances de tâches dans des projets.

   Le préfixe du code du projet peut contenir n'importe quelle combinaison de chiffres, de lettres majuscules et minuscules et de symboles.

4. Pour spécifier la chaîne de code pour les tâches de premier niveau, cliquez sur le type de caractère que vous souhaitez utiliser dans la première ligne de la colonne Séquence :
   • Cliquez sur Nombres (ordonnés) pour afficher un code WBS numérique pour ce niveau (par exemple 1, 2 et 3 pour les trois premières tâches récapitulatives du projet).
   • Cliquez sur Majuscules (ordonnées) pour afficher des codes WBS alphabétiques en majuscules (par exemple A, B et C pour les trois premières tâches récapitulatives du projet).
   • Cliquez sur Minuscules (ordonnées) pour afficher des codes WBS alphabétiques en minuscules (par exemple a, b et c pour les trois premières tâches récapitulatives du projet).
   • Cliquez sur Caractères (désordonnés) pour afficher n'importe quelle combinaison de chiffres et de lettres majuscules et minuscules (par exemple, Arch1, Const1 et Insp1 pour les trois premières tâches récapitulatives du projet).

     Cette option est celle qui offre le plus de souplesse pour l'entrée de codes WBS personnalisés. Project affiche un astérisque (*) dans le champ WBS jusqu'à ce que vous tapiez ou entriez une chaîne de caractères pour ce niveau du code WBS.

5. Dans la colonne Longueur, tapez ou sélectionnez le nombre de caractères pour chaque niveau de la chaîne de code. Vous pouvez entrer le nombre exact de caractères ou sélectionner Indifférent pour autoriser n'importe quel nombre de caractères pour ce niveau de code.

   Par exemple, vous pouvez taper 3 pour spécifier qu'un niveau du code WBS doit obligatoirement comporter trois caractères. La longueur totale d'un code WBS peut être comprise entre 1 et 255 caractères.

6. Dans la colonne Séparateur, tapez ou sélectionnez un caractère pour séparer la chaîne de code d'un niveau du niveau suivant.

   Par défaut, le séparateur est le point. Vous pouvez utiliser un autre séparateur à chaque niveau de code.

   Vous pouvez également choisir de n'utiliser aucun séparateur entre les différents niveaux de code. Dans ce cas, dans le champ Séparateur, supprimez le séparateur.

7. Spécifiez une chaîne de code pour chaque niveau des tâches subordonnées dans le plan.

   Pour spécifier des chaînes de code distinctes pour chaque niveau, cliquez sur la ligne suivante, puis remplissez les colonnes Séquence, Longueur et Séparateur.

8. Si vous ne souhaitez pas que Project attribue automatiquement un code WBS chaque fois que vous entrez une nouvelle tâche, désactivez la case à cocher Générer un code WBS pour les nouvelles tâches.
9. Pour pouvoir utiliser le même code WBS pour plusieurs tâches, désactivez la case à cocher Vérifier le caractère unique des nouveaux codes WBS.

 Remarques 

• Le caractère utilisé en tant que séparateur ne peut pas être employé dans le code. Par exemple, si vous utilisez un trait d'union en tant que séparateur, vous ne pouvez pas ajouter ce caractère au code qui représente une tâche.
• Vous ne pouvez pas définir plusieurs ensembles de codes WBS par projet. Si vous devez afficher une structure organisationnelle supplémentaire pour les tâches, vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour créer ou appliquer un ensemble distinct de codes.
• Pour afficher les codes WBS, vous devez ajouter le champ WBS à l'affichage.
• Pour modifier le code WBS d'une tâche récapitulative (tâche récapitulative : tâche qui se compose de plusieurs sous-tâches et qui les récapitule. Utilisez le mode Plan pour créer des tâches récapitulatives. Project détermine automatiquement les informations sur la tâche récapitulative [telles que la durée et le coût] à l'aide des informations des sous-tâches.) et de toutes ses tâches subordonnées (tâche subordonnée : tâche faisant partie d'une tâche récapitulative. Les informations d'une tâche subordonnée sont consolidées dans la tâche récapitulative. Vous pouvez créer des tâches subordonnées à l'aide de la fonctionnalité d'organisation hiérarchique de Project.), vous devez remplacer le code existant, ou l'ensemble d'astérisques, par un autre ensemble de caractères dans le code WBS de la tâche récapitulative.

  Supposons par exemple que le code WBS d'une tâche subordonnée soit Ph3.Prj5.Arch.Tâche3. « Tâche3 » représente la tâche subordonnée « Plans de développement » et « Arch », la tâche récapitulative « Solution architecte ». Supposons ensuite que le nom de la tâche récapitulative soit remplacée par « Solution conception » et que vous deviez mettre à jour le code de la tâche récapitulative et de toutes ses tâches subordonnées. Vous devriez alors modifier le code WBS pour que la tâche récapitulative soit représentée par « Conc » et le code WBS de la tâche subordonnée « Plans de développement » serait automatiquement remplacée par Ph3.Prj5.Conc.Tâche3.

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Renuméroter des codes WBS

Lorsque vous déplacez ou supprimez des tâches, le code WBS personnalisé de celles-ci risquent de ne plus être dans l'ordre correct. Project ne renumérote pas automatiquement les codes WBS, car vous les utilisez peut-être dans des documents ou d'autres systèmes qui ne sont pas liés au fichier Project. Vous pouvez renuméroter ces codes pour toutes les tâches ou seulement celles sélectionnées :

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur un affichage tableau qui contient les tâches que vous souhaitez renuméroter (le Tableau des tâches, par exemple).

   Pour utiliser un affichage qui ne figure pas dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages, puis sur celui que vous souhaitez utiliser dans la liste Affichages. Cliquez ensuite sur Appliquer.

2. Sélectionnez les tâches que vous souhaitez renuméroter. (La première tâche d'une sélection de tâches n'est pas renumérotée ; elle sert de référence pour renuméroter les autres tâches.)

   Pour renuméroter les codes WBS de toutes les tâches, ne sélectionnez aucune tâche.

3. Dans le menu Projet, pointez sur WBS, puis cliquez sur Renuméroter.
4. Pour corriger l'ordre des codes WBS pour les tâches adjacentes sélectionnées, cliquez sur Tâches sélectionnées.

   Pour corriger l'ordre des codes WBS pour toutes les tâches du projet, cliquez sur Ensemble du projet.

 Remarques 

• Si le projet contient des sous-projets (sous-projet : projet inséré dans un autre projet. Les sous-projets vous permettent de scinder les projets complexes en plusieurs parties pour pouvoir les gérer plus facilement. Également appelé projet inséré.), vous pouvez renuméroter certaines, voire toutes les tâches de chaque sous-projet en affichant toutes les tâches subordonnées. Cliquez sur Afficher , puis sur Toutes les tâches subordonnées. (Project ne peut pas renuméroter les tâches des sous-projets qui ne sont pas affichées.)
• La renumérotation des sous-projets insérés dans un projet maître modifie également le code qui représente chaque sous-projet au niveau du projet.
• Pour afficher les codes WBS, vous pouvez ajouter une colonne WBS à un affichage tableau.
• Pour modifier les codes WBS une fois que Project les a calculés, dans le menu Projet, pointez sur WBS, puis cliquez sur Définir le code. Dans la colonne Séquence, modifiez le type de caractère de n'importe quel niveau du masque de code. Lorsque vous mettez à jour un code au niveau de la tâche récapitulative, toutes ses tâches subordonnées sont automatiquement mises à jour.

  Si vous avez des difficultés à modifier les codes WBS, c'est peut-être pour l'une des raisons suivantes :

  • Vous essayez de modifier un code WBS avec un masque de code une fois qu'il a été calculé.   Si vous avez créé un masque de code WBS et que les codes WBS ont déjà été calculés pour des tâches, vous ne pouvez modifier le code WBS qu'en redéfinissant les niveaux du masque de code. Une fois ces niveaux redéfinis, vous pouvez modifier n'importe quel niveau du masque de code, en remplaçant les nombres ordonnés, les majuscules ordonnées, les minuscules ordonnées ou les caractères désordonnés par un autre type de caractère.
  • Vous essayez de modifier des codes WBS à un niveau inférieur dans la liste des tâches.   Vous ne pouvez pas modifier les caractères du code WBS pour une tâche subordonnée. Vous pouvez uniquement effectuer cette opération pour la tâche récapitulative dans laquelle le niveau du code WBS est défini.

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