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En tant que responsable de projet, un des aspects primordiaux de votre rôle consiste à suivre les affectations de chacune de vos ressources de façon à équilibrer efficacement leur charge de travail. Certaines ressources peuvent en effet être surutilisées  alors que d'autres sous-utilisées . Vous pouvez par conséquent passer en revue la pertinence de l'utilisation de vos ressources  dans le cadre de votre projet, procéder aux ajustements le cas échéant, en affichant dans Microsoft Office Project leur charge de travail et leur disponibilité.

• Examiner les charges de travail en utilisant l'affichage Utilisation des ressources

• Utiliser un graphique pour afficher les charges de travail individuelles

• Afficher la liste des ressources surutilisées

• Grouper les ressources surutilisées

• Rechercher des ressources qui ont du temps disponible

Passage en revue des charges de travail des ressources par le biais de l'affichage Utilisation des ressources

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.
2. Vérifiez le nom des ressources et les tâches qui leur sont affectées dans la table  de l'affichage Utilisation des ressources.
3. Consultez l'échelle de temps  de l'affichage pour connaître la répartition du travail sur la période choisie.

Dans de nombreux affichages de ressources, notamment l'affichage Utilisation des ressources, les ressources surutilisées s'affichent en rouge. Une surutilisation se produit chaque fois que la charge de travail d'une ressource dépasse sa capacité maximale  sur une période. Dans les tableaux des ressources, le champ indicateur  des ressources surutilisées inclut également l'indicateur  d'Audit des ressources renseignant que la ressource en question doit faire l'objet d'un audit . Recherchez un tel indicateur et passez en revue les affectations de la tâche pour déterminer si cette surutilisation reste acceptable.

Prenons l'exemple de deux tâches ayant une durée de trois heures et commençant et terminant toutes deux au même moment. Si vous affectez deux tâches à Bernard, il devient techniquement surutilisé puisqu'il travaille à 200 % (sur deux tâches à la fois) pendant cette période de trois heures. Si l'audit s'appuie cependant sur une base journalière, Bernard n'a plus besoin de faire l'objet d'un audit puisqu'il ne dépasse pas sa capacité de travail journalière si cette dernière est de sept heures.

Vous pouvez aussi consulter et modifier l'affichage Utilisation des ressources de façon à voir apparaître toutes les affectations des ressources ainsi que leur pourcentage dans une feuille de temps. Cet affichage reprend les affectations de chaque ressource aux différentes tâches dans le temps.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.
2. Dans le menu Format, cliquez sur Styles du détail.
3. Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur Taux d'utilisation, puis sur Affichage.
4. Consultez l'échelle de temps  de l'affichage. À la ligne Tx répart. que vous venez d'ajouter se trouve le pourcentage de temps de travail  disponible total de la ressource, affecté aux tâches sur la période choisie. La partie de l'échelle du temps dans cette vue affiche également en rouge le volume et le pourcentage de travail suraffecté à la ressource afin de déterminer exactement le moment où cette ressource devient surutilisée.

 Conseil   Vous pouvez effectuer un zoom avant sur la période affichée dans l'échelle de temps (par exemple, faire passer l'affichage en jours en affichage en heures) par le bouton Zoom avant. De même, vous pouvez effectuer un zoom arrière (et faire passer l'affichage en jours en affichage en semaines) grâce au bouton Zoom arrière.

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Utilisation d'un graphique pour afficher la charge de travail de chaque individu

L'affichage Graphe des ressources reprend un graphique  à barres représentant la charge de travail et la disponibilité d'une ressource. Cet affichage vous permet de connaître rapidement si la ressource sélectionnée est surutilisée ou sous-utilisée sur une période donnée. Vous pouvez également y retrouver le pourcentage d'unités  affectées de la ressource considérée, tout comme sa disponibilité d'après sa capacité maximale .

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Graphe des ressources.
2. Passez en revue le nom de la première ressource rencontrée dans l'affichage Graphe des ressources.

   Si ce nom apparaît en rouge, la ressource est alors surutilisée. Celles répertoriées en noir sont affectées  en dessous ou dans la limite de leur capacité.

3. Consultez le graphique en barres pour afficher le niveau de surutilisation ou de sous-utilisation.

   Les barres bleues indiquent par défaut le volume de travail affecté se situant dans la capacité maximale  ou en deçà et dans la limite du temps de travail  de la ressource considérée. Les barres rouges indiquent par défaut que la ressource est surutilisée : elle a dépassé sa capacité maximale et son temps de travail disponible sur une période donnée.

4. Passez en revue les pourcentages d'affectation les plus importants sur la période affichée, c'est-à-dire les unités de pointe  de la ressource sur cette période.

   Ces unités sont répertoriées en bas du graphique.

5. Pour afficher le graphique en barres de la ressource suivante, appuyez sur la touche Pg suiv, utilisez la barre de défilement ou les touches de direction.

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Affichage d'une liste des ressources surutilisées

Vous pouvez générer une liste reprenant uniquement les ressources surutilisées par le biais de l'affichage Tableau des ressources ou l'affichage Utilisation des ressources, puis en filtrant  les ressources pour ne montrer que celles qui sont surutilisées.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources ou Utilisation des ressources.
2. Dans l'affichage qui apparaît, cliquez sur Filtre, puis sur Ressources surutilisées.
3. Pour obtenir la liste complète des ressources, cliquez sur Filtre, puis sur Toutes les ressources.

 Remarque   Sans filtrer les ressources pour mettre en évidence celles qui sont surutilisées, il vous est possible de les retrouver facilement car leur nom apparaît en rouge dans n'importe quel affichage de ressources . Également dans les affichages Tableau des ressources et Utilisation des ressources, un indicateur  s'affiche dans le champ  qui lui est prévu pour préciser les ressources nécessitant un audit.

Les affichages de tâches  vous permettent aussi de connaître les surutilisations, bien qu'ils ne marquent pas en rouge ces dernières comme c'est le cas pour les affichages de ressources. Si vous travaillez dans un affichage de tâches, vous pouvez alors passer d'une tâche à l'autre affectée à des ressources surutilisées ; ce mode ne vous fait cependant connaître ni quelles ressources, ni combien sont surutilisées.

1. Dans n'importe quel affichage de tâches, par exemple Diagramme de Gantt ou Réseau de tâches, dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur Gestion des ressources.
2. Dans la barre d'outils Gestion des ressources, cliquez sur Atteindre la surutilisation suivante .

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Regroupement des ressources surutilisées

Dans l'affichage Tableau des ressources ou Utilisation des ressources, vous pouvez regrouper  les ressources surutilisées. Vous pouvez aussi les regrouper selon leur capacité maximale  afin d'indiquer leur pourcentage maximal d'affectation au cours du projet. Passer ainsi en revue les ressources par ordre de suraffectation permet de vous concentrer sur les ressources les plus surutilisées en premier.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources ou Utilisation des ressources.
2. Dans le menu Projet, pointez sur Regrouper par, puis cliquez sur Personnalisation de Regrouper par.
3. Dans la zone Nom de champ, cliquez sur En surutilisation.
4. Dans la zone Ordre, cliquez sur Croissant ou sur Décroissant.

   Si vous cliquez sur Croissant, le groupe de ressources restant dans leur limite de capacité maximale apparaît en premier suivi du groupe de ressources surutilisées.

5. Pour créer un sous-regroupement imbriqué d'après leur unité de pointe , cliquez sur la zone Puis par, puis sur Unités de pointe.
6. Pour enregistrer ce regroupement, cliquez sur Enregistrer. Attribuez-lui un nom et, pour le voir apparaître dans le menu Regrouper par, cochez la case Afficher dans le menu le cas échéant. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Enregistrer le groupe.

   L'affichage est alors regroupé d'après vos indications. Toute ressource étant affectée à plus de 100 % (c'est-à-dire au-delà de sa capacité maximale) à n'importe quel moment du projet est regroupée sous la rubrique En surutilisation : Oui. Si vous spécifiez un regroupement imbriqué selon la capacité maximale, vous pouvez disposer de regroupements supplémentaires sous les intitulés, de la forme Pointe : 200 %, Pointe : 300 %, etc.

7. Pour afficher les ressources répertoriées dans leur ordre d'origine dans la zone Regrouper par, cliquez sur Aucun groupe.

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Recherche des ressources possédant du temps disponible

Si vous avez des ressources surutilisées, vous pourriez être amené à identifier celles du projet possédant du temps disponible afin que vous puissiez plus équitablement répartir la charge de travail. Cette possibilité est également utile s'il existe des tâches supplémentaires non affectées et que vous voulez connaître les ressources capables d'assurer un travail supplémentaire.

Pour rechercher les ressources qui peuvent travailler des heures supplémentaires sur une tâche, vous pouvez appeler et modifier l'affichage Utilisation des ressources pour connaître la durée (en heures, en jours ou en semaines) de disponibilité d'une ressource en vue d'affectations  supplémentaires possibles. Cet affichage vous permet également de redistribuer le travail des ressources surutilisées à celles sous-utilisées.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.
2. Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Disponibilité restante.
3. Dans la ligne Dispo. rest., consultez le volume de travail qui représente la disponibilité restante ou la sous-utilisation pour chaque période.

Vous pouvez aussi faire apparaître et modifier l'affichage Graphe des ressources sous forme de graphique en barres représentant la charge de travail d'une ressource donnée, pouvant ainsi vous aider à connaître qui peut travailler plus d'heures sur une tâche. Vous pouvez également passer en revue les informations de chaque ressource sous-utilisée dans l'affichage Graphe des ressources. Le volume de travail disponible peut s'y scinder par période.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Graphe des ressources.
2. Dans le menu Format, pointez sur Détails, puis cliquez sur Travail disponible.
3. Concernant la ressource sélectionnée, consultez le volume de travail disponible affiché dans le graphique en barres. Faites défiler l'échelle de temps  pour connaître les variations de sous-utilisation sur la durée.
4. La durée de disponibilité de la ressource sélectionnée se trouve au bas du graphique .
5. Pour passer à la ressource suivante possédant du temps disponible, appuyez sur la touche Pg suiv, utilisez la barre de défilement ou les touches de direction.

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