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Certaines de vos ressources de travail  ont trop de travail ? Pour résoudre les conflits entre ressources ou leur surutilisation, utilisez la fonction d'audit des ressources de Microsoft Office Project. L'audit fractionne les tâches  ou y ajoute des retards  jusqu'à ce que les ressources affectées à ces tâches ne soient plus surchargées. En raison des modifications apportées aux tâches, l'audit peut retarder la date de fin de certaines tâches et par conséquent la date de fin  du projet tout entier.

Lors de l'audit, Project ne modifie pas les affectations des personnes aux tâches. Seules les ressources de travail , les ressources matérielles  et les ressources de coûts sont concernées. En outre, vous pouvez indiquer si vous voulez auditer des ressources génériques , des ressources proposées  ou des ressources validées .

 Conseil   Vous pouvez facilement repérer les ressources surutilisées dans un affichage des ressources  car leur nom y figure en rouge.

Avant l'audit, vous pouvez définir des priorités  aux tâches, qui indiquent leur importance et leur disponibilité pour l'audit. La valeur de priorité que vous tapez est une valeur subjective comprise entre 1 et 1000, qui vous permet de spécifier votre niveau de contrôle sur la procédure d'audit. Par exemple, si vous voulez que Project audite une tâche en particulier, définissez son niveau de priorité sur 1000. Par défaut, la valeur est fixée à 500, un niveau de contrôle moyen. Les tâches dotées d'une priorité plus basse sont retardées ou fractionnées avant celles bénéficiant d'une priorité accrue.

Vous pouvez aussi spécifier la disponibilité du projet, en adaptant son niveau de priorité. Par exemple, si vous partagez des ressources avec un autre projet qui sert de liste de ressources, et que vous ne voulez pas auditer les tâches d'un des fichiers partagés , fixez le niveau de priorité du fichier partagé à 1000.

• Définir les priorités des tâches

• Définir les propriétés du projet

• Répartir le travail sur le projet par égalisation

Définir les priorités des tâches

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez la tâche dont voulez modifier la priorité, puis cliquez sur Informations sur la tâche .
3. Cliquez sur l'onglet Général, puis tapez ou sélectionnez une priorité dans la zone Priorité.

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Définir les priorités des projets

1. Dans le menu Projet, cliquez sur Informations sur le projet.
2. Tapez ou sélectionnez une priorité dans la zone Priorité.

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Répartir la charge de travail du projet à l'aide d'un audit

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Auditer les ressources.
2. Sous Calcul d'audit, cliquez sur Automatique ou Manuel.

   L'audit manuel (par défaut) est lancé si vous cliquez sur Auditer maintenant. L'audit automatique est quant à lui lancé dès que vous modifiez une tâche ou une ressource. Ce type d'audit est utile pour replanifier des tâches, lorsque des ressources sont surutilisées (il leur a été affecté plus de travail qu'elles ne peuvent en accepter).

3. Si vous choisissez l'audit automatique, désactivez la case à cocher Supprimer les anciennes valeurs avant d'auditer. Si cette case est cochée, Project n'audite que les affectations nouvelles ou non auditées. C'est la situation par défaut mais sachez que, lors d'un audit automatique, cette option peut ralentir votre travail car toutes les tâches font alors l'objet d'un audit. Dans la zone Chercher les surutilisations de, cliquez sur la durée (ou base) de sensibilité avec laquelle l'audit doit reconnaître les surutilisations. Jour est proposé par défaut. Ce paramètre établit le point à partir duquel vous voulez qu'intervienne l'audit : si vous avez une surutilisation de moins d'une minute, d'un jour, d'une semaine ou d'un mois.
4. Sous Portée de l'audit, choisissez entre le projet entier ou seulement les tâches comprises dans une période donnée.
5. Dans la zone Ordre d'audit, sélectionnez l'ordre d'audit désiré :
   • Sélectionnez ID seule pour auditer les tâches par ordre ascendant de leurs numéros d'identification  avant tout autre critère.
   • Sélectionnez Standard pour examiner d'abord les interdépendances aux prédécesseurs , à la marge , aux dates, aux priorités, et aux contraintes  pour savoir si et comment les tâches doivent être auditées. (Paramètre par défaut.)
   • Sélectionnez Priorité, Standard pour vérifier dans un premier temps les priorités des tâches, avant d'examiner ensuite les critères standard.

6. Pour empêcher de repousser la date de fin de votre projet, sélectionnez la case à cocher Lissage : respecte la date de fin du projet.

    Remarque   Si vous sélectionnez cette case à cocher, vous risquez de recevoir des messages d'erreur vous indiquant que Project ne peut auditer les prévisions, en raison d'une marge insuffisante pour replanifier les affectations.

7. Pour permettre à l'audit de s'adapter à une ressource affectée à une tâche indépendamment d'autres ressources affectées à la même tâche, sélectionnez la case à cocher L'audit peut ajuster les affectations individuelles d'une tâche.
8. Si vous voulez que l'audit interrompe les tâches en fractionnant pour le travail restant les tâches et les affectations de ressources, sélectionnez la case à cocher L'audit peut créer des fractionnements dans le travail restant. Si une ressource est affectée à des tâches concurrentes dépassant les capacités des prévisions de la ressource, les tâches ayant encore du travail à effectuer peuvent faire l'objet d'un fractionnement si les prévisions le permettent.
9. Pour inclure des ressources proposées , sélectionnez la case à cocher Auditer les tâches avec le type de réservation proposé.
10. Si vous voulez effacer les résultats de l'audit précédent avant de procéder à un nouvel audit, cliquez sur Supprimer l'audit.
11. Si vous lancez un audit manuel, cliquez sur Auditer maintenant. Si l'audit est automatique, cliquez sur OK.

    La boîte de dialogue Auditer maintenant s'affiche si un affichage de ressources avec des ressources sélectionnées était déjà présent quand vous avez ouvert la boîte de dialogue Audit des ressources. Cliquez sur Ressources sélectionnées si vous ne voulez auditez que les ressources sélectionnées. Dans le cas contraire, cliquez sur Liste entière.

 Remarques 

• Pour effacer l'audit avant toute autre action, cliquez sur Annuler l'audit. Vous pouvez aussi cliquer sur Supprimer l'audit pour effacer les résultats de l'audit précédent.
• Si vous auditez des tâches de projets planifiés à partir d'une date de fin, des valeurs de retard négatives sont appliquées depuis la fin de la tâche ou de l'affectation, ce qui avance la date de fin de la tâche ou de l'affectation de ressources.
• Pour voir les modifications apportées aux tâches par l'audit, dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages, puis sur Audit du Gantt et enfin sur Appliquer.
• Si vous auditez des tâches de projets planifiés à partir d'une date de fin, des valeurs de retard négatives sont appliquées depuis la fin de la tâche ou de l'affectation, ce qui avance la date de fin de la tâche ou de l'affectation de ressources.

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