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Microsoft Office Project vous permet d'effectuer le suivi des coûts (coût : coût total prévu pour une tâche, une ressource, une affectation ou un projet entier (parfois appelé coût réel). Dans Project, les coûts planifiés sont généralement appelés « budgets ».) de base du projet et de les évaluer. Vous pouvez utiliser différents types de coûts  ; Project les calcule automatiquement au fur et à mesure de l'avancement du projet.

• Types de coûts disponibles dans Project

• Création de budgets et suivi des coûts par rapport aux budgets

• Définition et mode de calcul des coûts basés sur des taux

• Définition et mode de calcul des coûts d'utilisation

• Définition et mode de calcul des coûts fixes

• Définition et de mode de calcul des ressources de coûts

• Régulation du cash-flow

Types de coûts disponibles dans Project

Les coûts jouent un rôle important dans la planification et le contrôle du projet. Project en fournit plusieurs types et vous permet d'entrer et d'effectuer le suivi des types de coûts suivants :

• Coût basé sur un taux, coût calculé en fonction des taux de salaire (taux de salaire : coût horaire des ressources. Project comporte deux types de taux de salaire : taux normal et taux d'heures supplémentaires.) spécifiés pour une ressource (ressources : personnes, équipement et matériel permettant d'effectuer des tâches dans un projet.) et le volume de travail (travail : pour les tâches, travail total nécessaire pour effectuer une tâche. Pour les affectations, volume de travail affecté à une ressource. Pour les ressources, volume total de travail affecté à une ressource dans le cadre de la totalité des tâches. Le travail se différencie de la durée d'une tâche.) réalisé par celle-ci.
• Coût d'utilisation (coût d'utilisation : forfait relatif à l'utilisation d'une ressource. Il peut être établi en remplacement, ou en plus, d'un coût variable ou d'un taux horaire pour une ressource. Pour les ressources de travail, un coût d'utilisation est alloué chaque fois que la ressource est utilisée. Pour les ressources matérielles, un coût d'utilisation n'est alloué qu'une seule fois.), coût engendré chaque fois qu'une ressource est utilisée, ou une seule fois pour chaque tâche (tâche : activité ayant un début et une fin. Les plans de projet sont constitués de tâches.) achevée à laquelle est affectée la ressource.
• Coût fixe (coût fixe : ensemble des coûts d'une tâche qui restent fixes, indépendamment de la durée de la tâche ou du travail effectué par une ressource.), coût défini pour une tâche et non pour une ressource. Il reste fixe quelle que soit la durée (durée : durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche. Il s'agit généralement de la durée de la période ouvrée entre le début et la fin d'une tâche, telle qu'elle est définie par le calendrier du projet et des ressources.) de la tâche ou le travail effectué sur celle-ci par une ressource.
• Ressource de coût (ressources de coûts : ressources qui ne dépendent pas de la quantité de travail pour une tâche ou la durée de la tâche, par exemple le tarif aérien ou un hébergement.), ressource permettant de cumuler des coûts exceptionnels ou périodiques pour une tâche. Elle peut inclure des frais de déplacement et de logement. Il s'agit généralement d'un coût exceptionnel pour une tâche, bien que plusieurs entrées distinctes puissent exister pour ce coût tout au long de la vie d'une tâche.
• Ressource budgétaire (ressource budgétaire : une ressource budgétaire représente la capacité maximale d'un projet à consommer de l'argent, du travail ou des unités matérielles pour un projet. Les budgets ne peuvent être appliqués qu'au niveau du projet en assignant une ressource budgétaire à la tâche récapitulative du projet.), ressource appliquée à l'ensemble du projet. Elle représente la capacité maximale d'un projet à consommer de l'argent, du travail ou des unités matérielles. Cela ne signifie pas pour autant qu'un projet ne puisse pas dépasser le budget. Une ressource budgétaire vous permet de comparer les coûts planifiés aux coûts actuels pour vérifier l'état financier du projet.

 Remarques 

• Vous pouvez entrer plusieurs types de coûts pour une ressource de travail. Par exemple, vous pouvez spécifier un taux horaire de travail, mais aussi un coût d'utilisation pour les déplacements ou d'autres frais.
• Les divers types de coûts fonctionnent différemment selon qu'il s'agit d'une ressource de travail (personne), d'une ressource matérielle (ressource matérielle : fournitures ou autres éléments consommables utilisés pour exécuter les tâches d'un projet) (comme du ciment ou une barre d'armature) ou d'une ressource de coût (ressources de coûts : ressources qui ne dépendent pas de la quantité de travail pour une tâche ou la durée de la tâche, par exemple le tarif aérien ou un hébergement.) (comme des frais de déplacement). Pour les ressources de travail, le taux est appliqué dans une unité de temps. Pour les ressources matérielles et de coûts, il est appliqué dans d'autres unités spécifiées (comme la tonne, le mètre ou l'unité d'une devise sélectionnée).

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Création de budgets et suivi des coûts par rapport aux budgets

Vous pouvez créer des budgets et en effectuer le suivi dans deux sens différents à l'aide des méthodes d'évaluation ascendante (évaluation ascendante : méthode d'estimation dans laquelle les coûts de base des éléments ou ressources de travail individuels sont calculés sous la forme de coûts totaux de tâches, de ressources et de projet.) ou descendante (évaluation descendante : méthode d'estimation qui utilise les coûts réels d'un précédent projet similaire comme base d'estimation des totaux des coûts d'un projet en cours. Cette méthode est souvent utilisée lorsque l'on dispose de peu d'informations sur le projet.). Microsoft Office Project les prend en charge toutes les deux méthodes.

Création d'un budget à l'aide de la méthode de type « base au sommet »

Dans une approche de type « base au somment », ce sont les taux de base ou les coûts d'utilisation des ressources, ainsi que les coûts fixes ou les ressources de coûts (ressources de coûts : ressources qui ne dépendent pas de la quantité de travail pour une tâche ou la durée de la tâche, par exemple le tarif aérien ou un hébergement.) de chaque tâche (tâche : activité ayant un début et une fin. Les plans de projet sont constitués de tâches.) qui sont estimées. Microsoft Office Project calcule les totaux des coûts des ressources, des tâches et de l'ensemble du projet. Cette méthode (appelée également évaluation ascendante (évaluation ascendante : méthode d'estimation dans laquelle les coûts de base des éléments ou ressources de travail individuels sont calculés sous la forme de coûts totaux de tâches, de ressources et de projet.)) donne des résultats fiables et précis.

Lorsque vous créez un budget de type « base au sommet » dans Microsoft Office Project :

• Tout d'abord, vous devez entrer des taux de salaire, des coûts d'utilisation et des ressources de coûts.
• Ensuite, vous devez entrer le travail ou la durée estimée pour chaque tâche.
• Enfin, vous devez affecter les ressources aux tâches.

 Remarque   L'utilisation des ressources budgétaires est plus appropriée dans des prévisions de type « sommet à la base ». En effet, elles ne peuvent être appliquées qu'au niveau du projet en affectant une ressource budgétaire (ressource budgétaire : une ressource budgétaire représente la capacité maximale d'un projet à consommer de l'argent, du travail ou des unités matérielles pour un projet. Les budgets ne peuvent être appliqués qu'au niveau du projet en assignant une ressource budgétaire à la tâche récapitulative du projet.) à la tâche récapitulative du projet (tâche récapitulative : tâche qui se compose de plusieurs sous-tâches et qui les récapitule. Utilisez le mode Plan pour créer des tâches récapitulatives. Project détermine automatiquement les informations sur la tâche récapitulative [telles que la durée et le coût] à l'aide des informations des sous-tâches.).

Microsoft Office Project calcule alors les totaux des coûts estimés d'achèvement de toutes les tâches du projet. Si ce total diffère de votre budget, vous devez ajuster les taux de salaire, les affectations de ressources, etc.

Une fois les coûts estimés ajustés, vous pouvez enregistrer une planification initiale (planification initiale : plans de projet d'origine (jusqu'à 11 par projet) servant à suivre la progression d'un projet. La planification initiale est un instantané de votre planning au moment de l'enregistrement de la planification et comporte des informations relatives aux tâches, ressources et affectations.) et établir un budget pour le projet.

Lorsqu'un budget est établi, vous pouvez comparer les dépenses réelles avec celles planifiées et procéder aux ajustements nécessaires pour ne pas dépasser le budget. Dans la plupart des cas, il vous suffit d'entrer les coûts réels de chaque tâche. Microsoft Office Project calcule le coût de la tâche en fonction de l'avancement du projet. Vous pouvez également entrer des coûts spécifiques, si nécessaire.

 Remarque   Vous pouvez afficher les coûts totaux à des fins de suivi de trois façons différentes : dans la boîte de dialogue Informations sur le projet, dans les affichages du projet (particulièrement dans les affichage Utilisation des tâches et Utilisation des ressources), ou dans un rapport. Lorsque vous utilisez des rapports visuels, vous pouvez également exporter ces informations dans d'autres programmes, tels que Microsoft Office Excel 2007 et Microsoft Office Visio 2007.

Création d'un budget à l'aide de la méthode de type « sommet à la base »

Dans une approche de type « sommet à la base » pour l'évaluation du budget, les totaux des coûts du projet, des tâches et des ressources globales sont estimés en fonction des coûts des précédents projets similaires. Si vous ne pouvez dépenser pour un projet qu'une somme d'argent fixe, il est préférable d'utiliser la méthode budgétaire de type « sommet à la base » que la méthode « base au sommet ».

Lorsque vous créez un budget de type « sommet à la base » pour le projet :

• Premièrement, vous devez créer des ressources budgétaires (ressource budgétaire : une ressource budgétaire représente la capacité maximale d'un projet à consommer de l'argent, du travail ou des unités matérielles pour un projet. Les budgets ne peuvent être appliqués qu'au niveau du projet en assignant une ressource budgétaire à la tâche récapitulative du projet.) qui représentent le budget global du projet, notamment des ressources budgétaires associées aux coûts, au travail et aux éléments matériels.
• Deuxièmement, vous devez affecter les ressources budgétaires à la tâche récapitulative du projet. Ainsi, les budgets sont appliqués à l'ensemble du projet.
• Troisièmement, vous devez entrer les valeurs des ressources budgétaires.
• Quatrièmement, vous devez indiquer les autres ressources du projet que vous souhaitez analyser et comparer aux ressources budgétaires globales. Pour ce faire, vous devez créer un champ personnalisé pour toutes les ressources du projet puis classer chaque ressource (y compris les ressources budgétaires) en spécifiant une valeur dans le champ personnalisé qui indique le type de budget avec lequel la ressource est comparée.
• Enfin, une fois toutes les ressources classées par type de budget, vous devez les regrouper pour les comparer au budget global du projet.

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Définition et mode de calcul des coûts basés sur des taux

Le coût des ressources basé sur un taux représente le coût des ressources de travail (ressource travail : ressources en termes de personnes ou d'équipement, qui effectuent le travail nécessaire à l'accomplissement d'une tâche. Les ressources de travail consomment du temps (en heures ou en jours) pour accomplir des tâches.), comme les personnes ou la location des équipements, auxquelles vous affectez un taux standard et (le cas échéant) un taux pour les heures supplémentaires (heures supplémentaires : quantité de travail qui est planifiée en dehors des heures de travail normales d'une ressource affectée et qui est facturée au tarif des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires indiquent la quantité de travail de l'affectation qui est spécifiée en tant qu'heures supplémentaires.), généralement sous la forme d'un taux horaire. Lorsque vous affectez une ressource à une tâche, Microsoft Office Project calcule le coût total de la ressource en utilisant les taux horaires spécifiés pour celle-ci et le temps (ou la durée (durée : durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche. Il s'agit généralement de la durée de la période ouvrée entre le début et la fin d'une tâche, telle qu'elle est définie par le calendrier du projet et des ressources.)) nécessaire à la réalisation de la tâche.

 Remarque   Par défaut, Microsoft Office Project utilise des taux de ressources standard pour calculer les coûts relatifs au volume total de travail nécessaire à la réalisation d'une tâche. Microsoft Office Project ne calcule pas automatiquement les heures supplémentaires en tant que telles, sauf si vous l'indiquez spécifiquement.

Dans la mesure où le travail représente le volume total de travail effectué, les heures supplémentaires sont incluses dans le total du travail ; elles n'y sont pas ajoutées. Par exemple, si une personne doit travailler 40 heures sur quatre jours, à savoir 8 heures de travail normal et 2 heures supplémentaires par jour, vous devez affecter 10 heures de travail quotidien et désigner ensuite 2 de ces 10 heures comme étant supplémentaires. Microsoft Office Project calcule le coût des heures supplémentaires en utilisant le taux des heures supplémentaires spécifié. Les heures restantes sont calculées au taux standard.

Le coût des ressources matérielles basé sur un taux représente le coût des ressources matérielles consommables comme les matériaux de construction ou les fournitures auxquelles vous affectez des taux standard (et non des taux horaires). Pour affecter des coûts aux ressources matérielles, vous devez définir le prix unitaire du matériel, comme le prix au mètre ou à la tonne. Lorsque vous affectez une ressource matérielle à une tâche, Microsoft Office Project calcule le coût total du matériel en multipliant le prix de la ressource matérielle spécifiée par le nombre d'unités de matériel utilisé pour achever la tâche.

Une table des taux de coûts (tableau des taux de coûts : collection d'informations sur les taux d'une ressource, notamment le taux standard, le taux des heures supplémentaires, le coût par utilisation et la date auquel le taux de salaire prend effet. Vous pouvez établir jusqu'à cinq tableaux des taux de coûts différents pour chaque ressource.) est parfois appliquée aux ressources de travail lors du calcul des coûts. Il s'agit d'un ensemble de taux et de coûts d'utilisation de ressources de travail et matérielles. Microsoft Office Project contient cinq tables des taux de coûts, de A à E (les noms ne peuvent pas être modifiés) ; vous pouvez donc affecter cinq ensembles de taux différents si une ressource applique des taux distincts pour chaque type de travail. Par exemple, si un charpentier facture plus cher les travaux de finition que les travaux de charpente à proprement dits, vous pouvez appliquer une table des taux de coûts pour l'affectation des travaux de finition et une autre pour l'affectation des travaux de charpente.

Chaque table des taux de coûts peut contenir jusqu'à 25 lignes que vous pouvez utiliser pour entrer des changements de taux à venir (notamment des augmentations de salaires ou des changements de coûts de matériel). Pour chaque changement de taux, vous devez spécifier la date à laquelle il entre en vigueur. Par exemple, si vous savez qu'une ressource va recevoir une augmentation de salaire dans six mois, vous pouvez demander à Microsoft Office Project d'appliquer automatiquement ce nouveau taux à cette date.

 Remarque   Si vous utilisez Microsoft Office Project Professional 2003 et que vous avez recours à des ressources d'entreprise (ressources de l'entreprise : ressources qui font partie de la liste entière des ressources d'une organisation. Les ressources de l'entreprise peuvent être partagées par plusieurs projets.), votre entreprise risque d'appliquer des restrictions aux tables de taux. Elle peut par exemple désigner la table de taux A pour les taux de facturation et la table de taux B pour les taux non facturables. Contactez l'administrateur (administrateur : personne responsable de la configuration et de la gestion des comptes d'utilisateurs, de l'affectation des autorisations et de l'assistance aux utilisateurs en matière de problèmes réseau ou d'accès au serveur. Cette personne peut également gérer et personnaliser divers éléments de Project Professional et de Project Server.) pour plus d'informations.

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Définition et mode de calcul des coûts d'utilisation

Les coûts d'utilisation sont des coûts fixes exceptionnels liés à l'utilisation d'une ressource, comme des équipements. Ils ne dépendent jamais de la quantité de travail effectuée ; ce sont des coûts qui sont affectés une seule fois à chaque utilisation de la ressource. Si le coût d'utilisation d'une ressource de travail dépend du nombre d'unités d'affectation (unités d'affectation : pourcentage du temps d'une ressource Travail, ou unités, pour lequel la ressource est affectée à une tâche.) utilisées, le coût d'utilisation d'une ressource matérielle est quant à lui appliqué qu'une seule fois. Par exemple, si une rangée de briques a un coût d'utilisation de 100 EUR et que la réalisation d'une tâche nécessite trois rangées de briques, le coût est de de 300 EUR. Mais les frais de livraison de 100 EUR d'une ressource matérielle (ciment, par exemple) s'appliquent seulement une fois par livraison, que 10 ou 100 tonnes de ciments soient livrés.

 Remarque   Les coûts d'utilisation sont définis sous l'onglet Coûts de la boîte de dialogue Informations sur la ressource.

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Définition et mode de calcul des coûts fixes

Les coûts fixes sont les coûts générés par une tâche et qui demeurent constants quelle que soit la durée de celle-ci, le volume de travail effectué par la ressource et le nombre d'unités d'affectation.

 Remarque   Le coût d'une ressource établi en fonction d'un taux peut augmenter si une tâche prend plus de temps que prévu, ce qui n'est pas le cas d'un coût fixe. Par exemple, si un charpentier correspond à une ressource dont le coût est établi en fonction d'un taux (c'est-à-dire, s'il est payé à l'heure) et s'il doit accomplir une tâche en cinq jours, mais qu'il met sept jours pour la terminer, il est payé plus que le montant budgété. En revanche, si son coût est fixe, il demeurera constant quelle que soit la durée nécessaire pour achever la tâche.

Vous pouvez affecter des coûts fixes à une tâche à laquelle des coûts de ressource établis en fonction d'un taux sont également affectés. Par exemple, si une ressource dont le taux est établi en fonction d'un taux est affectée à une tâche et qu'elle est amenée à se déplacer, vous pouvez ajouter les frais de déplacement en tant que coût fixe à la même tâche . Les coûts fixes sont inclus dans les totaux des coûts des différentes phases (dans les tâches récapitulatives (tâche récapitulative : tâche qui se compose de plusieurs sous-tâches et qui les récapitule. Utilisez le mode Plan pour créer des tâches récapitulatives. Project détermine automatiquement les informations sur la tâche récapitulative [telles que la durée et le coût] à l'aide des informations des sous-tâches.)) et dans ceux qui concernent l'ensemble du projet.

 Remarque   Pour définir un coût fixe, vous devez appliquer la table des taux de coûts adéquate dans un affichage des tâches (tel que le Diagramme de Gantt), puis définir le coût dans le champ Coût fixe.

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Définition et de mode de calcul des ressources de coûts

Contrairement aux coûts fixes et aux coûts d'utilisation, les ressources de coûts (comme les frais de logement ou de déplacement) sont créées comme un type de ressource puis affectées à une tâche. À l'inverse des ressources de travail, un calendrier ne peut pas leur être appliqué ; elles n'affectent donc pas les prévisions de la tâche. Le montant des ressources de coûts ne dépend pas du volume de travail effectué sur une tâche.

Les ressources de coûts permettent d'appliquer (à une seule tâche) plusieurs coûts divers distincts qui ne sont pas fonction du volume de travail effectué sur la tâche. Par exemple, un cadre travaillant sur une nouvelle proposition de projet peut disposer de trois ressources de coûts distinctes : une pour ses déplacements, une pour les notes de restaurant et une autre pour les frais de logement. Ainsi, plusieurs coûts « fixes » peuvent être appliqués à une seule tâche. Il est impossible d'appliquer des taux de coûts aux ressources de coûts, contrairement aux ressources de travail et aux ressources matérielles.

 Remarque   Les ressources de coûts doivent être créées dans le Tableau des ressources. (Sous l'onglet Général de la boîte de dialogue Informations sur la ressource, cliquez sur Coût dans la liste Type.) Une fois la ressource de coût créée, vous pouvez l'affecter à une tâche, puis définir son coût dans la boîte de dialogue Informations sur la tâche ou Informations sur l'affectation de la tâche concernée ou dans l'affichage Utilisation des tâches auquel est appliqué la table des coûts.

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Régulation du cash-flow

Lorsque vous affectez des coûts à des tâches et à des ressources, vous pouvez spécifier le moment où ils seront alloués (méthode d'allocation : détermine le moment où le coût d'une ressource est engagé et où les coûts réels sont appliqués à un projet. Vous pouvez engager les coûts au début [Start] ou à la fin [End] d'une tâche, ou encore les répartir de façon proportionnelle tout au long de la tâche [Prorated].). Si le cash-flow constitue un facteur essentiel de votre projet, vous avez la possibilité de modifier le mode d'allocation des coûts à des tâches distinctes pour qu'ils ne soient alloués que lorsque vous disposez des fonds nécessaires pour leur paiement.

À l'exception des coûts d'utilisation, qui sont toujours alloués au début d'une tâche, Microsoft Office Project affecte par défaut les coûts de manière proportionnelle et calcule leur allocation en fonction du pourcentage d'achèvement d'une tâche, en la répartissant sur la durée de celle-ci. Toutefois, certains coûts peuvent également être alloués au début d'une tâche (si vous disposez d'une somme payable au début) ou à la fin de celle-ci (si vous retardez le paiement jusqu'à la fin du travail).

 Remarque   Vous pouvez définir la méthode d'allocation de plusieurs façons différentes, en fonction du type de coût. Pour la plupart des types de ressources (notamment les ressources matérielles, de travail et de coûts ainsi que les coûts d'utilisation), vous devez définir la méthode d'allocation sous l'onglet Coût de la boîte de dialogue Informations sur la ressource. Pour les coûts fixes, vous devez la définir à l'aide du champ Allocation des coûts fixes.

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