Novembre 2004

Par Jan De Messemaeker, MVP Project

L'adoption de méthodes et d'outils de gestion de projet dans les organisations a entraîné des conséquences inattendues au cours de ces dernières années. Il est apparu nécessaire de gérer les projets à l'aide d'une méthode constante et éprouvée pour en garantir la qualité. Cependant, quelques années plus tard, si nous examinons ce qui se passe réellement dans ces organisations, les résultats semblent très maigres. Généralement, les seuls vestiges d'une solide méthodologie de gestion de projet sont des responsables de projet pressés de remplir quelques formulaires à transmettre à la direction qui en tirera ou non des conclusions. Le remplissage de formulaires est généralement considéré comme une « charge de travail » ou pire comme de l'« ergothérapie », termes employés par un cadre dans l'une des entreprises de mes clients.

Ce qu'il vous faut c'est une solide méthodologie de gestion de projet qui n'exige pas un nombre d'heures démesuré des cadres moyens, fournit des rapports exacts aux cadres supérieurs et contribue à la poursuite des objectifs de l'entreprise. Cependant, vous devez tout d'abord nourrir des attentes réalistes concernant les logiciels de gestion de projet.

Ce que les logiciels ne peuvent pas accomplir à votre place

Pour commencer, les organisations doivent correctement définir leurs attentes avant de s'attaquer à la gestion de projet et à ses logiciels. Voici quelques tâches qu'une méthodologie ou un logiciel de gestion de projet ne peut pas accomplir pour votre organisation :

• Forcer les membres de votre équipe à planifier.
• Améliorer les estimations obtenues des membres de votre équipe.
• Forcer les employés à respecter des délais déraisonnables.
• Vous fournir des ressources supplémentaires.
• Supprimer et résoudre des problèmes imprévus affectant votre processus ou produit.
• Découvrir la portée du projet que vous n'avez pas définie.
• Changer la portée de votre projet pour respecter votre budget.
• Négocier un changement de date avec la direction.
• Vous annoncer toujours des bonnes nouvelles.
• Faire de vous un responsable de projet du jour au lendemain.

Vaincre les résistances

La mise en place d'un processus de gestion de projet au sein d'une organisation entraîne de manière presque inévitable quelques résistances initiales. La résistance au changement provient généralement de deux facteurs. D'abord, elle peut être induite par la fierté professionnelle. Lorsqu'un cadre reçoit l'ordre de mettre au panier les anciennes méthodes (qui ont contribué à des promotions passées) et de procéder de manière différente, certaines résistances psychologiques sont inévitables. Ce type de résistance professionnelle se manifeste avec plus de vigueur que la « résistance au changement » habituelle dans la mesure où le cadre considère souvent qu'il est l'inventeur de ces méthodes.

Ensuite, les cadres supérieurs privilégient leurs propres besoins lors de l'élaboration de la méthode et peuvent mettre l'accent sur la communication d'informations financières qui n'aident pas le responsable à gérer son projet. Il n'est alors pas étonnant que certains surnomment les nouvelles méthodes « bureaucratie à l'état pur » !

Pensez aux stratégies suivantes lorsque vous êtes confronté à des résistances :

• Faites preuve de modestie et de souplesse   L'implémentation d'une méthode de gestion de projet réduite à l'essentiel, applicable à tous les projets de l'organisation, permet aux responsables de projet d'adopter plus facilement de nouvelles procédures. Ainsi, votre méthodologie s'affine à mesure que les responsables acquièrent de nouvelles compétences.
• Incorporez des méthodes de gestion de projet judicieuses qui s'inscrivent dans la tradition de l'organisation  Observez de quelle manière les dirigeants de votre organisation gèrent les projets pour identifier les points forts de leurs méthodes. Tentez d'intégrer ces méthodes, ou d'en créer une suffisamment ouverte pour permettre aux chefs de projet de conserver une partie de leurs habitudes. Lorsque vous parvenez à intégrer les méthodes des responsables de projet dans le processus global de l'organisation, vos opposants deviennent vos partisans.
• Limitez les exigences en matière de rapports  N'oubliez pas que le premier et le plus important des bénéficiaires d'une méthode de gestion de projet est le responsable de projet. Bien entendu, la gestion ne s'arrête pas à ce stade ; il incombe à la direction de contrôler les projets à un niveau plus élevé. Cependant, à chaque fois que vous demandez à un responsable de projet de vous remettre un nouveau rapport voire de nouvelles données, vous devez vous demander si le coût supplémentaire induit est réellement compensé par une augmentation des performances de gestion.
• Planifiez et suivez les projets, pas les activités de maintenance  Évitez de surveiller les activités qui ne sont pas des projets mais des tâches sans objectifs clairs ou redéfinies quotidiennement. De nombreuses organisations le font car elles souhaitent établir des rapports homogènes sur des activités liées ou non au projet. N'oubliez pas qu'un projet est un engagement associé à des résultats définis, à atteindre dans des limites imparties en termes de temps et de ressources. Il ne s'agit pas simplement de la comptabilité générale d'événements en cours ou aléatoires.

Ce que les logiciels peuvent accomplir à votre place

Project vous aide à calculer le plan, choisir les actions à mener en priorité, enregistrer les faits tels qu'ils se sont passés et analyser la meilleure manière de corriger les écarts. La résistance manifestée à l'égard de tout logiciel de gestion de projet, tel que Project, provient généralement de la nature automatisée des applications. « Il n'arrête pas de changer mes dates », est le refrain souvent entendu dans les couloirs. En effet, il s'agit là d'une des principales finalités de Microsoft Project. Les responsables de projet souvent ne comprennent pas que l'application, comme tout autre programme de planification, n'est pas une simple feuille de calcul, comme Microsoft Office Excel, ni un outil de dessin comme Microsoft Office Visio. Sa fonction principale est de calculer des données de plan, telles que des dates, à partir de données d'entrée fournies par le responsable de projet. Pour utiliser Microsoft Project, vous devez donc adapter vos méthodes de planification, mais également comprendre comment le logiciel effectue ces calculs. Il ne suffit pas d'utiliser le programme pour maîtriser son fonctionnement. Il est souvent recommandé de suivre un cours de formation sur Microsoft Project avant de commencer à l'utiliser. Tenter de vous débrouiller par vous-même risque de vous coûter plusieurs fois le montant d'une formation efficace.

Heureusement, lorsque tous les responsables de projet utilisent Project, il est relativement simple de consolider toutes les données de plan et d'obtenir des informations intéressantes, telles que l'usage des ressources pour tous les projets, sans avoir besoin d'informations supplémentaires. De plus, le programme réduit le nombre de documents administratifs à remplir car toutes les données nécessaires figurent dans le plan. Vous pouvez désormais montrer que Project permet à chacun de gagner du temps et qu'il exige peu de changements importants et un minimum de gaspillage d'efforts ou « ergothérapie ».

Jan De Messemaeker est travailleur indépendant. Il enseigne la gestion de projet et l'utilisation de Project en Belgique. Il fournit des conseils sur le fonctionnement du logiciel et a élaboré des programmes complets Visual Basic pour Applications pour améliorer les résultats des audits multi-projets, l'établissement de rapports par la consolidation de plusieurs projets et le couplage de Project à des applications de gestion des temps.