S'applique à
Microsoft Office Project 2003

Vous est-il déjà arrivé d'élaborer un plan de projet initial (par exemple pour faire approuver le projet) puis de vous apercevoir qu'il n'est pas adapté lorsque vous effectuez un suivi (Suivi : Affichage et mise à jour de l'avancement actuel des tâches pour visualiser l'avancement au fil du temps, évaluer le retard des tâches, comparer les données prévues ou planifiées aux données actuelles et vérifier le pourcentage d'achèvement des tâches ainsi que du projet.) de son avancement ? En procédant correctement dès le départ, vous avez la garantie que le plan que vous concevez au début de votre projet constitue un outil de gestion efficace pour toute la durée du projet.

Adoptez la procédure incluant cinq étapes qui est présentée dans cet article pour être certain de procéder correctement. Pour cela, vous devez avoir défini la date de début (date de début : date à laquelle une tâche doit commencer. Cette date repose sur la durée, les calendriers et les contraintes des prédécesseurs et des successeurs. La date de début d'une tâche repose également sur ses propres contraintes et calendriers.) du projet, appliqué le calendrier de base (Calendrier de base : Calendrier utilisable comme calendrier de projet et des tâches ; il indique les périodes ouvrées et chômées par défaut pour un ensemble de ressources. Un calendrier de base se différencie d'un calendrier des ressources, qui indique les périodes ouvrées et chômées d'une ressource individuelle.) approprié et configuré le type de tâche (Type de tâche : Caractérisation d'une tâche en fonction de son aspect fixe et de ses aspects variables. Il existe trois types de tâches : capacité fixe, travail fixe et durée fixe. Par défaut, les tâches de Project sont de type capacité fixe.) par défaut ainsi que les autres paramètres dans la boîte de dialogue Options (menu Outils). Si vous n'avez pas effectué ces opérations, consultez les liens connexes figurant dans la section Voir aussi de cette page. Effectuez ensuite les cinq opérations suivantes :

1. Créer une liste des tâches et la structure de répartition du travail
2. Abaisser ou hausser des tâches pour finaliser la structure de répartition du travail
3. Entrer la durée des tâches ou le travail estimé
4. Créer des interdépendances entre les tâches
5. Affecter des ressources

Vous pouvez effectuer toutes ces tâches en utilisant l'affichage (Affichage : Combinaison d'un ou plusieurs affichages (Diagramme de Gantt, Tableau des ressources, etc.) et, le cas échéant, d'un tableau et d'un filtre. L'utilisation des affichages vous permet de travailler avec les informations dans plusieurs formats possibles. Il existe trois types d'affichages : les diagrammes ou graphes, les tableaux et les fiches.) par défaut dans Project : le diagramme de Gantt. La table (Tableau : Ensemble de colonnes présentant des informations spécifiques sur des tâches, des ressources et des affectations dans un tableau.) Entrée, qui est la table par défaut pour le diagramme de Gantt, est également parfaite pour ce processus. Les étapes suivantes vous indiqueront quand insérer des colonnes supplémentaires.

Étape 1 : Créer une liste des tâches et la structure de répartition du travail

Les personnes chargées des prévisions ont tendance à faire une grave erreur : elles ne comprennent pas l'importance de la structure de répartition du travail (Structure de la répartition du travail (WBS) : Structure hiérarchique permettant d'organiser les tâches pour créer des rapports sur les prévisions et suivre les coûts. Avec Project, vous pouvez représenter la structure de la répartition du travail en utilisant des N° de tâche ou en affectant votre propre code WBS à chaque tâche.). La structure de répartition du travail représente la liste hiérarchique des phases (Phase : Groupe de tâches liées représentant une étape majeure dans un projet.), des tâches  (Tâche : Activité ayant un début et une fin. Les plans de projet sont constitués de tâches.) et des jalons (jalon : point de référence qui marque un événement majeur dans un projet et qui est utilisé pour surveiller la progression de ce dernier. Toute tâche avec une durée de zéro est affichée automatiquement en tant que jalon ; vous pouvez également marquer n'importe quelle autre tâche avec une autre durée comme jalon.) du projet. Il s'agit de l'essence de la planification de projet. Elle est très importante car elle détermine la portée (Objectif général : Combinaison de tous les objectifs et de toutes les tâches du projet, et travail nécessaire à leur réalisation.) du projet. La portée du projet se traduit par le calendrier et le budget (Budget : Coût estimé d'un projet que vous établissez dans Project dans le cadre d'une planification initiale.). Vous gagnerez du temps si vous organisez la structure de répartition du travail car vous éviterez du travail et des « faux départs » ultérieurement.

Pour élaborer votre structure de répartition du travail, commencez par répertorier les principaux éléments (tâches récapitulatives) de votre projet, puis organisez les éléments (tâches) secondaires de chaque élément principal. Continuez à décomposer chaque élément jusqu'à ce que vous disposiez de suffisamment de détails pour gérer votre plan. Qu'entend-on par niveau de détail suffisant ? Prenez en compte les facteurs suivants :

• Pour quel niveau de tâche voulez-vous effectuer un suivi et générer des rapports d'état ? Les membres de l'équipe devront vous indiquer la situation des tâches, puis vous devrez leur transmettre un état. Si vous décomposez le travail (Travail : Pour les tâches, travail total nécessaire pour effectuer une tâche. Pour les affectations, volume de travail affecté à une ressource. Pour les ressources, volume total de travail affecté à une ressource dans le cadre de la totalité des tâches. Le travail se différencie de la durée d'une tâche.) en tâches d'une journée et si votre projet dure plusieurs mois, vous et votre équipe consacrerez beaucoup de temps à entrer la situation et à assurer son suivi.
• Quel niveau de détail vous donne un avertissement à l'avance sur les risques (Risque : Événement ou situation pouvant affecter négativement l'objectif d'un projet, ses prévisions, son budget ou sa qualité.) ? Vous devez décomposer vos tâches afin d'être apte à identifier les problèmes suffisamment tôt pour prendre les mesures adaptées.
• Pouvez-vous identifier efficacement l'interdépendance entre les tâches ? Si le travail concernant un élément ne peut pas démarrer avant que le travail concernant un autre élément soit terminé, vous devez faire en sorte que chaque élément de travail constitue une tâche indépendante afin de pouvoir indiquer cette interdépendance.

Pour entrer des tâches récapitulatives

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Dans le champ Nom de la tâche, tapez un nom descriptif pour la première phase principale du travail ou de l'élément à livrer.
3. Continuez de taper des noms descriptifs pour chaque phase principale du travail ou de l'élément à livrer jusqu'à ce que vous ayez entré toutes les tâches récapitulatives de votre projet.

Remarque  Vous ne créez pas encore des tâches récapitulatives à proprement parler, car une tâche récapitulative réelle doit contenir les tâches subordonnées situées au-dessous. Vous pouvez les considérer comme vos essais de tâches récapitulatives qui seront développés plus largement par la suite.

Pour entrer des tâches subordonnées

1. Sélectionnez la première ligne sous une tâche récapitulative ou une tâche subordonnée.
2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Insérer une tâche, puis tapez le nom de la tâche dans la ligne insérée.
3. Sélectionnez la ligne suivante.
4. Répétez les étapes 2 et 3 jusqu'à ce que vous ayez effectué toutes les opérations requises pour terminer la tâche récapitulative.
5. Répétez les étapes précédentes jusqu'à ce que vous ayez détaillé toutes les tâches récapitulatives et les tâches subordonnées du projet.

Lorsque vous entrez de nouveaux noms de tâches, Project leur affecte automatiquement une durée (Durée : Durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche. Il s'agit généralement de la durée de la période ouvrée entre le début et la fin d'une tâche, telle qu'elle est définie par le calendrier du projet et des ressources.) initiale d'un jour et les planifie pour qu'elles démarrent à la date de début du projet.

Veillez à ajouter des jalons  — marques de points de réalisation importants — à la fin de chaque activité principale pour faciliter la mesure de l'avancement et les bancs d'essai. Il est judicieux d'attribuer aux tâches jalons un nom qui sous-entend l'achèvement ou un point important atteint dans le cycle de vie du projet.

Remarque  N'entrez pas une tâche représentant le projet dans sa globalité. Project s'en occupe pour vous. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l'onglet Affichage. Sous Options du mode Plan pour, activez la case à cocher Afficher la tâche récapitulative du projet.

Étape 2 : Abaisser ou hausser des tâches pour finaliser la structure de répartition du travail

Une fois que vous avez entré des tâches dans le champ Nom de la tâche , vous devez alors créer la hiérarchie. Vous pouvez rester dans le champ Nom de la tâche et utiliser les boutons Abaisser et Hausser de la barre d'outils Mise en forme pour établir les niveaux hiérarchiques (Plan : Structure hiérarchique d'un projet montrant l'intégration de certaines tâches à des regroupements plus importants. Dans Project, les tâches subordonnées sont mises en retrait sous les tâches récapitulatives.) appropriés. La clé ? Project différencie les phases finales principales du travail (appelées tâches récapitulatives (tâche récapitulative : tâche qui se compose de plusieurs sous-tâches et qui les récapitule. Utilisez le mode Plan pour créer des tâches récapitulatives. Project détermine automatiquement les informations sur la tâche récapitulative [telles que la durée et le coût] à l'aide des informations des sous-tâches.)), des tâches secondaires du travail (appelées tâches subordonnées (Tâche subordonnée : Tâche faisant partie d'une tâche récapitulative. Les informations d'une tâche subordonnée sont consolidées dans la tâche récapitulative. Vous pouvez créer des tâches subordonnées à l'aide de la fonctionnalité d'organisation hiérarchique de Project.)), grâce au système d'abaissement. Les tâches subordonnées se trouvent sous les tâches récapitulatives. Elles correspondent au travail réel des ressources et elles n'ont aucune tâche subordonnée sous elles.

Remarque  En général, lorsqu'une personne fait référence aux tâches dans Project, elle fait référence aux tâches subordonnées, puis lorsqu'elle parle des phases ou des tâches récapitulatives, elle fait référence aux tâches récapitulatives.

Grâce aux neuf niveaux hiérarchiques que vous pouvez utiliser, vous êtes en mesure de synthétiser les données. Une tâche récapitulative donne un résumé des informations sur les tâches abaissées au-dessous de celle-ci. Par exemple, Project calcule la durée des tâches récapitulatives. La durée d'une tâche récapitulative représente la durée totale nécessaire pour réaliser le travail de toutes ses tâches subordonnées. La tâche récapitulative du projet (tâche récapitulative du projet : tâche qui récapitule la durée, le travail et les coûts de toutes les tâches d'un projet. La tâche récapitulative du projet apparaît au-dessus du projet. Son numéro d'identification est le 0 et elle présente le calendrier du projet du début jusqu'à la fin.) récapitule l'intégralité du projet.

Pour structurer la liste des tâches

1. Cliquez sur la tâche que vous voulez abaisser.
2. Pour abaisser une tâche afin d'en faire une tâche subordonnée dans la hiérarchie, sélectionnez-la et cliquez sur Abaisser .
3. Pour hausser une tâche afin d'en faire une tâche récapitulative dans la hiérarchie, sélectionnez-la et cliquez sur Hausser .

Vous pouvez constater que la tâche au-dessus de la tâche abaissée devient une tâche récapitulative (le texte et la barre du Gantt changent automatiquement).

Utilisez les boutons Abaisser et Hausser pour créer la hiérarchie des tâches.

La barre du Gantt d'une tâche récapitulative est mise en forme différemment de celle des tâches subordonnées.

Remarques

• Vous pouvez mettre en surbrillance plusieurs tâches dans une ligne et les abaisser simultanément. Veillez à abaisser aussi les tâches jalons car elles font partie de la tâche récapitulative.
• Pour visualiser rapidement les numéros de niveaux hiérarchiques correspondants, dans le menu Outils, cliquez sur Options, cliquez sur l'onglet Affichage, puis activez la case à cocher Afficher le nº hiérarchique.

Voici un exemple d'un plan complet, avec les numéros hiérarchiques affichés.

Les numéros hiérarchiques reflètent la hiérarchie ou la structure hiérarchique du plan de projet.

Remarques

• Project est en mesure d'afficher le plan sous forme d'organigramme des tâches (Organigramme des tâches : Schéma montrant les relations entre les tâches de projet. Les tâches sont représentées par des cases, ou nœuds, tandis que les relations entre les tâches sont représentées par des lignes reliant les cases. Dans Project, l'affichage Organigramme des tâches représente un organigramme des tâches.), une fois que la structure d'interdépendance a été établie comme décrit à l'étape suivante. Ou encore, vous pouvez utiliser l'Assistant Graphique WBS Visio pour afficher le plan dans un format de graphique plus traditionnel. Pour plus d'informations sur les organigrammes des tâches et l'Assistant Graphique WBS Visio, consultez les liens connexes figurant dans la section Voir aussi de cette page.
• Vous pouvez aisément développer et réduire les tâches récapitulatives pour masquer ou afficher différents niveaux de détails. Cliquez sur Afficher les tâches subordonnées ou sur Masquer les tâches subordonnées en regard d'une tâche récapitulative pour afficher ou masquer (respectivement) ses tâches subordonnées. Qui plus est, vous pouvez rapidement afficher différents niveaux hiérarchiques en cliquant sur Afficher dans la barre d'outils Mise en forme.

Étape 3 : Entrer la durée des tâches ou le travail estimé

Vous pouvez spécifier la durée que vous estimez nécessaire pour accomplir les tâches en entrant le travail ou la durée. Le travail correspond à l'effort ou aux personnes indispensables pour accomplir une tâche. La durée correspond au temps nécessaire à l'achèvement de la tâche. Par conséquent, si une tâche nécessite 16 heures de travail et qu'une personne accomplit le travail, sa durée est deux jours (en prenant en compte une journée de 8 heures). Si deux personnes effectuent le travail, sa durée est d'un jour. Cependant, la quantité de travail est identique dans les deux cas. Si vous utilisez une approche d'estimation basée sur le travail, l'affectation des ressources pilote la durée de chaque tâche. Cette approche de planification est appelée prévisions pilotées par l'effort (Prévisions pilotées par l'effort : Méthode de planification par défaut dans Project ; la durée d'une tâche se réduit ou s'allonge à mesure que des ressources sont ajoutées ou supprimées de la tâche, tandis que l'effort nécessaire à l'exécution de la tâche reste inchangé.). Vous pouvez choisir l'une de ces deux méthodes. Cependant, vous devez adopter une méthode de planification basée sur le travail ou sur la durée et conserver cette méthode par la suite.

La saisie du travail ou de la durée est une opération simple. La durée ou le travail liés aux tâches peuvent être entrés directement dans le champ Travail ou Durée dans tout tableau ou toute boîte de dialogue qui affiche ces champs. Il est important de comprendre que le travail et la durée sont mesurés en jours ouvrés. Par exemple, par défaut, 1 jour = 8 heures, 5 jours = 1 semaine, 20 jours = 1 mois. Ceci signifie que si vous tapez 30 jours dans le champ Durée, le calcul indique 6 semaines et non un mois. Effectuez les conversions correctes lorsque vous entrez les valeurs.

Remarque  Vous pouvez entrer différentes unités de temps pour les diverses tâches. Pour cela, il vous suffit de taper l'unité de temps après le chiffre. Par exemple, tapez 8min pour les minutes, 8h pour les heures, 8j pour les jours, 8s pour les semaines et 8m pour les mois.

Si la durée ou le travail estimé correspondent ensuite à plusieurs semaines ou plusieurs mois, vous pouvez modifier l'unité de temps par défaut.

Pour modifier l'unité de temps par défaut de la durée ou du travail

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l'onglet Prévisions.
2. Dans la zone Afficher la durée en, sélectionnez l'unité de temps de votre choix.
3. Dans la zone Afficher le travail en, sélectionnez l'unité de temps de votre choix.
4. Cliquez sur Définir par défaut pour que les nouveaux paramètres deviennent les paramètres par défaut de vos projets futurs.

Lorsque vous entrez le travail ou la durée dans un plan, il est important de les entrer au niveau des tâches subordonnées car les tâches récapitulatives sont des champs calculés. Project n'autorise pas la saisie de ces valeurs pour une tâche récapitulative.

Pour entrer la durée des tâches

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Dans le champ Durée de la tâche que vous voulez modifier, tapez la durée souhaitée.
3. Appuyez sur ENTRÉE.
4. Répétez les étapes précédentes pour chaque tâche.

La durée des tâches récapitulatives couvre la date de début au plus tôt et la date de fin au plus tard des tâches subordonnées correspondantes.

Au fur et à mesure que les durées évoluent, Project retrace la barre du Gantt de la tâche afin d'indiquer la durée sur une barre de planning.

Remarques

• Vous pouvez modifier la durée d'une tâche dans un grand nombre de modes d'affichage, de tableaux et de boîtes de dialogue dans Project. Si vous modifiez la durée à un emplacement, elle sera modifiée automatiquement à tous les autres emplacements.
• Pour marquer une tâche en tant que jalon, tapez 0 dans la colonne Durée.

Si votre approche de prévision repose sur le travail, entrez le travail estimé dans la colonne Travail. Notez que si vous choisissez cette approche, les durées ne seront pas calculées avant l'étape 5, qui correspond à l'affectation des ressources.

Pour entrer le travail

1. Cliquez sur l'en-tête de la colonne Début dans la partie tableau du diagramme de Gantt.
2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Colonne.
3. Sous Nom de champ, sélectionnez Travail, puis cliquez sur OK.
4. Tapez le travail estimé dans la colonne Travail pour chaque tâche, de la même manière que pour les durées.

Vous pouvez entrer la durée des tâches ou les valeurs de travail, ou les deux.

Notez que la valeur de durée d'une tâche récapitulative indique la durée totale indispensable pour accomplir les tâches subordonnées. Quant aux valeurs de travail de la tâche récapitulative, elles indiquent le nombre total d'heures qui sera consacré au travail sur les tâches subordonnées.

Étape 4 : Créer des interdépendances entre les tâches

La création d'interdépendances, ou liaisons (Liaison : Dans un projet, établissement d'une relation entre des tâches. La liaison de tâches définit une dépendance entre leurs dates de début et de fin. En terminologie OLE, établissement d'une connexion entre programmes afin que les données dans un document soient actualisées lorsqu'elles sont modifiées dans un autre.), entre les tâches constitue l'une des étapes essentielles de la planification. Cette étape fait la différence entre un plan susceptible d'être utilisé comme outil de gestion efficace et un plan susceptible d'être utilisé uniquement comme outil de présentation.

Une interdépendance intervient lorsque le début ou la fin d'une tâche dépend du début ou de la fin d'une autre tâche. La plupart des tâches dépendent d'autres tâches. Une fois que vous avez défini les interdépendances, vous pouvez aisément identifier le chemin critique (Chemin critique : Série de tâches à accomplir dans le temps imparti pour permettre l'achèvement d'un projet dans les délais prévus. Chaque tâche du chemin critique est une tâche critique.) et comprendre les facteurs déterminants de la date de fin du projet. De plus, vous pouvez facilement apporter des modifications à une tâche et constater immédiatement les répercussions sur le reste du plan. C'est là qu'interviennent incontestablement les performances de Project en tant qu'outil de gestion de projet.

Les personnes chargées des prévisions doivent relever un défi, qui consiste à s'assurer que toutes les tâches sont intégrées dans la chaîne des interdépendances. Voici une règle couramment adoptée : chaque tâche doit posséder un prédécesseur (Prédécesseur : Tâche qui doit commencer ou se terminer avant qu'une autre tâche puisse commencer ou se terminer.), sauf si elle est déterminée par la date de début du projet. Chaque tâche doit posséder un successeur (Successeur : Tâche qui ne peut pas commencer ou se terminer tant qu'une autre tâche n'a pas commencé ou ne s'est pas terminée.), sauf s'il s'agit de la dernière tâche ou du dernier jalon du projet.

Lorsque vous liez des tâches, vous pouvez spécifier différents types d'interdépendances. L'interdépendance la plus courante est Fin à début (FD), ce qui signifie que la tâche prédécesseur doit se terminer avant le début de la tâche successeur.

Il existe de nombreuses méthodes de définition d'interdépendances dans Project :

Pour entrer des numéros de tâche prédécesseur dans la Fiche tâche

1. Dans le menu Fenêtre, cliquez sur Fractionner.
2. Sélectionnez la tâche qui est dépendante d'une autre.
3. Dans le menu Fiche tâche, sous la zone Nom du prédécesseur, sélectionnez la tâche dont dépend cette tâche.
4. Sous Type, sélectionnez FD (Fin à début), DD (Début à début), FF (Fin à fin) ou DF (Début à fin).
5. Cliquez sur OK.
6. Pour masquer la Fiche tâche, dans le menu Fenêtre, cliquez sur Supprimer le fractionnement.

Pour utiliser le bouton Lier les tâches

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez deux tâches ou plus que vous voulez lier, dans l'ordre dans lequel vous voulez les lier.
   • Pour sélectionner des tâches non adjacentes, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur les tâches que vous voulez lier.
   • Pour sélectionner des tâches adjacentes, maintenez la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur la première et la dernière tâche que vous voulez lier.
3. Cliquez sur Lier les tâches .

Pour entrer des numéros de tâches dans la colonne Prédécesseurs

1. Si vous ne voyez pas la colonne Prédécesseur, faites glisser la barre de fractionnement qui apparaît entre le Diagramme de Gantt et le tableau sur la droite.
2. Dans le champ Prédécesseurs du successeur, tapez le numéro du prédécesseur et l'abréviation de l'interdépendance appropriée : DD, FF, FD ou DF. Si vous ne spécifiez aucun type d'interdépendance, Project applique l'interdépendance Fin à début (FD).

Au fur et à mesure que vous définissez les interdépendances, Project ajuste la planification, même si vous n'avez pas encore affecté vos ressources.

Remarque  Si deux tâches doivent se chevaucher ou si elles sont interdépendantes mais qu'un intervalle est nécessaire entre elles, utilisez le champ Retard. Pour plus d'informations sur les retards et les avances, consultez les liens connexes figurant dans la section Voir aussi de cette page.

Pour créer des liaisons de tâches, vous pouvez entrer les numéros de tâches prédécesseur dans la Fiche tâche.

Il existe également une autre méthode qui consiste à sélectionner deux tâches, puis à cliquer sur le bouton Lier les tâches.

Ou encore, pour lier des tâches, vous pouvez entrer les numéros de tâches dans le champ Prédécesseurs.

Ensuite, vous pouvez afficher votre chemin critique, lequel identifie le chemin garantissant qu'aucun glissement ne surviendra sans incidence sur la date de fin du projet.

Pour afficher le chemin critique

• Dans le menu Affichage, cliquez sur Gantt suivi.

Dans ce mode d'affichage, les barres du Gantt des tâches sur le chemin critique apparaissent en rouge.

Si vous souhaitez mettre davantage en évidence le chemin critique, vous pouvez personnaliser l'affichage.

Pour mettre en forme les noms de tâches et les barres du Gantt des tâches sur le chemin critique

1. Dans le menu Format, cliquez sur Assistant Diagramme de Gantt.
2. Cliquez sur Suivant, sélectionnez Chemin critique, puis cliquez sur Terminer.
3. Cliquez sur Le mettre en forme, puis cliquez sur Quitter l'Assistant.
4. Dans le menu Format, cliquez sur Styles du texte.
5. Sous Élément à modifier, cliquez sur Tâches critiques.
6. Sous Couleur, cliquez sur Rouge, puis cliquez sur OK.

Cet affichage est mis en forme pour afficher les tâches sur le chemin critique à l'aide de noms de tâches et de barres de Gantt en rouge.

Étape 5 : Affecter des ressources

Les ressources (Ressources : Personnes, équipement et matériel permettant d'effectuer des tâches dans un projet.) que vous affectez et leur méthode d'affectation dépendent de vos impératifs en termes de prévisions et de suivi. Il existe trois approches possibles :

• Vous pouvez utiliser Project pour indiquer les responsabilités correspondant aux tâches. Cette approche est la plus facile à saisir et à gérer. Cependant, elle ne vous permet pas de connaître réellement l'état du travail au cours du projet.
• Vous pouvez utiliser Project pour planifier les impératifs de ressources. Cette approche exige des efforts supplémentaires pour saisir et gérer les affectations, et elle requiert également une affectation correcte du travail et des valeurs d'unité dès le départ lors du processus de planification. Elle fournit des informations plus précises au début, mais elle ne fournit aucune information sur l'état du travail durant le projet.
• Vous pouvez utiliser Project pour planifier les impératifs de ressources et suivre l'incidence des ressources de travail sur les tâches. Il s'agit de l'approche qui nécessite l'effort le plus important car les mises à jour doivent être entrées au niveau des tâches, mais elle vous permet aussi de connaître l'avancement des tâches au cours du projet.

Vous devez impérativement savoir quelle approche adopter très tôt dans le cycle de planification pour éviter un retravail important de votre plan par la suite. Il est également important de déterminer les types de ressources que vous devez affecter. Par exemple, vous pouvez affecter des ressources nommées (telles que Judy Lew) ou des ressources génériques (Ressources génériques : Ressources qui sont des emplacements pour spécifier les compétences nécessaires à l'exécution d'une tâche spécifique.) (telles que des programmeurs). Au début de l'étape de planification du projet, vous pouvez utiliser des ressources génériques. Vers la fin, vous pourrez affecter des ressources réelles. Vous pouvez également affecter des ressources matérielles (Ressource matérielle : Fournitures ou autres éléments consommables utilisés pour exécuter les tâches d'un projet), telles que des ordinateurs, des logiciels ou d'autres types de coûts de matériel (d'unité).

Une fois que vous connaissez les types de ressources dont vous avez besoin, vous pouvez les ajouter aux prévisions de votre projet.

Pour ajouter des ressources à votre projet à l'aide du Tableau des ressources

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources.
2. Pour chaque ressource, entrez des données dans chaque champ.
3. Double-cliquez sur un nom de ressource pour modifier les données complémentaires dans la boîte de dialogue Informations sur la ressource, telles que la disponibilité, le taux de coûts et les temps de travail.

Une fois que vous avez ajouté les ressources au projet, vous pouvez commencer à affecter des ressources aux tâches.

Pour affecter des ressources à l'aide du champ Nom de la ressource

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Si vous ne voyez pas la colonne Noms ressources, faites glisser la barre de fractionnement qui apparaît entre le diagramme de Gantt et le tableau situé à droite.
3. Dans le champ Noms ressources, sélectionnez la ressource que vous voulez affecter à la tâche.
4. Pour affecter plusieurs ressources à la tâche, tapez une virgule, puis répétez l'étape 3.

Pour affecter des ressources à l'aide de la Fiche tâche

1. Dans le menu Fenêtre, cliquez sur Fractionnement.
2. Sélectionnez la tâche à laquelle vous voulez affecter des ressources.
3. Dans la Fiche tâche, sous Nom de la ressource, cliquez sur la ressource que vous voulez affecter.
4. Pour ajouter une autre ressource à la tâche, répétez l'étape 3 dans la ligne suivante de la colonne Nom de la ressource.

Pour utiliser des ressources à l'aide de la boîte de dialogue Affecter les ressources

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
2. Dans le menu Outils, cliquez sur Affecter des ressources.
3. Sélectionnez les tâches auxquelles vous voulez affecter des ressources.
4. Sous Ressource issues de, dans la boîte de dialogue Affecter les ressources, sélectionnez les ressources que vous voulez affecter aux tâches sélectionnées.
5. Cliquez sur Affecter.

Pour affecter des ressources, il est possible de sélectionner des noms de ressources dans le champ Nom de la ressource ou Fiche tâche.

Il existe une autre méthode d'affichage des ressources, qui consiste à afficher la boîte de dialogue Affecter les ressources.

Remarques

• Vous pouvez sélectionner plusieurs ressources et plusieurs tâches simultanément. Pour cela, maintenez la touche CTRL enfoncée lorsque vous cliquez pour les sélectionner. Cette opération vous permet de créer plusieurs affectations en une seule fois. Vous pouvez affecter plusieurs ressources à plusieurs tâches, plusieurs ressources à une tâche ou une ressource à plusieurs tâches.
• Veillez à affecter des ressources aux tâches subordonnées et non aux tâches récapitulatives. Ceci vous permet d'élaborer et de gérer un plan plus efficace et plus facile à mettre à jour.
• Si votre type de tâche est Capacité fixe et vous utilisez des prévisions pilotées par l'effort, la durée de la tâche sera plus courte lorsque vous affecterez d'autres ressources. Si vous adoptez ensuite le type de tâche Durée fixe, la durée restera la même, et le travail ou les unités changeront.

Étape suivante

Et voilà ! Vous êtes maintenant prêt à présenter votre plan et à l'utiliser pour gérer votre projet et assurer son suivi.