Afficher tout

Masquer tout

Si vous utilisez Microsoft Office Project Professional 2003 et que vous prévoyez de faire le suivi de l'avancement des tâches, deux options vous sont offertes pour intégrer cet avancement au projet. Vous pouvez taper des données réelles (Réel : Information montrant ce qui se passe réellement. Par exemple, la date de début réelle d'une tâche représente le jour où la tâche a effectivement commencé.) manuellement ou utiliser Microsoft Office Project Server 2003 pour obtenir ces données des membres de l'équipe ; vous pourrez ensuite les intégrer au projet. Étant donné que Microsoft Office Project Standard 2003 ne possède pas les fonctions de collaboration de Project Professional 2003, vous ne pouvez effectuer le suivi de l'avancement des tâches que manuellement.

Plusieurs méthodes de suivi sont mises à votre disposition. Le présent article peut vous aider à déterminer celle qui convient le mieux à votre projet.

Quelle option dois-je utiliser pour faire le suivi de l'avancement ?

À quel niveau de détail dois-je effectuer le suivi ?

Quelles méthodes de suivi puis-je utiliser ?

Quelle est la meilleure méthode de suivi de mon projet ?

Le suivi peut-il être intégré à Microsoft Outlook ?

Quelle option dois-je utiliser pour faire le suivi de l'avancement ?

Lorsque vous utilisez Project Professional 2003, vous pouvez déterminer de quelle façon vous allez effectuer le suivi du projet en prenant les points suivants en considération :

• Taille du projet  Si votre projet contient plus de 25 à 30 tâches, utilisez Project Server 2003 et Microsoft Office Project Web Access 2003 pour vous aider à effectuer le suivi. Si, en revanche, votre projet est de petite taille et ne contient qu'une douzaine de tâches, vous pouvez aisément en faire le suivi manuellement.
• Fonctionnalités à inclure  Si vous effectuez le suivi de tâches affectées à des ressources (Ressources : Personnes, équipement et matériel permettant d'effectuer des tâches dans un projet.) et notamment, si vous faites le suivi de coûts, utilisez Project Server et Project Web Access 2003 pour demander et recevoir des rapports d'avancement des ressources affectées aux tâches. Si vous n'affectez pas de ressources aux tâches dans votre projet, vous devez effectuer un suivi manuel.

Quelle que soit l'option de suivi choisie, vous pouvez déterminer quelles informations sont mises à jour dans le projet. À l'aide de Project Server, vous pouvez facilement accepter ou rejeter les mises à jour que vous recevez des membres de l'équipe et les intégrer au projet. La mise à jour d'un projet à l'aide de Project Server prend généralement moins de temps que si vous le faites manuellement.

Il n'existe pas d'interaction entre Project Standard 2003 et Project Server ; par conséquent, votre seule option est le suivi manuel. Pour effectuer un suivi manuel, vous devez entrer l'avancement directement dans le projet.

À quel niveau de détail dois-je effectuer le suivi ?

En principe, les besoins du projet déterminent le niveau de détail auquel vous devez suivre l'avancement. Vous pouvez suivre l'avancement aux niveaux suivants :

• Au niveau de la tâche  Il s'agit du niveau de suivi le moins détaillé. Cela revient à regarder le projet à travers un microscope peu puissant. À ce niveau, la tâche constitue la plus petite unité à laquelle vous pouvez mettre à jour le travail (Travail : Pour les tâches, travail total nécessaire pour effectuer une tâche. Pour les affectations, volume de travail affecté à une ressource. Pour les ressources, volume total de travail affecté à une ressource dans le cadre de la totalité des tâches. Le travail se différencie de la durée d'une tâche.), la durée (Durée : Durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche. Il s'agit généralement de la durée de la période ouvrée entre le début et la fin d'une tâche, telle qu'elle est définie par le calendrier du projet et des ressources.) et les coûts.
• Au niveau de l'affectation  Ce niveau permet un suivi plus détaillé. Toutefois, il n'est possible que si vous affectez des ressources aux tâches. Cela revient à regarder le projet à travers un microscope puissant. À ce niveau, vous pouvez voir les tâches auxquelles une ou plusieurs ressources sont affectées, chacune d'entre elles étant associée à des valeurs de coût ou de travail.
• Au niveau des totaux  Choisissez ce niveau si seul le suivi du travail ou des coûts cumulés d'une tâche ou d'une affectation à la date du jour vous intéresse. Par exemple, il vous suffit de savoir qu'une ressource a travaillé 23 heures sur une affectation depuis le début de celle-ci.
• Par période  Choisissez ce niveau si vous devez assurer un suivi plus détaillé pour vérifier si les délais ou le budget sont respectés. Toutefois, vous pouvez effectuer le suivi, par période, de l'avancement d'une tâche ou d'une affectation. Vous procéderez de cette manière pour déterminer qu'une ressource a travaillé sur une affectation précise pendant 9 heures le lundi, 8 heures le mardi et 6 heures le mercredi.

Quelles méthodes de suivi puis-je utiliser ?

Selon à quel niveau de détails vous souhaitez travailler, vous pouvez utiliser l'une des méthodes de suivi ci-après :

• Méthode Tâche-total  Utilisez cette méthode pour effectuer le suivi de la durée totale des tâches, du travail ou des coûts jusqu'à la date du jour ou d'état. Dans Project, utilisez l'affichage Utilisation des tâches en y associant la table Suivi. Pour afficher cette table, pointez sur Table dans le menu Affichage, puis cliquez sur Suivi.
• Méthode Tâche-chronologique  Utilisez cette méthode pour effectuer le suivi des coûts ou du travail des tâches par période. Dans Project, utilisez l'affichage Utilisation des tâches en y associant les détails du champ Travail réel. Pour afficher ces détails, cliquez avec le bouton droit dans la partie chronologique de l'affichage Utilisation des tâches, puis cliquez sur Travail réel.
• Méthode Affectation-total  Utilisez cette méthode pour suivre le travail ou les coûts totaux par affectation de ressource jusqu'à la date du jour. Dans Project, utilisez l'affichage Utilisation des tâches en y associant la table Suivi.
• Méthode Affectation-chronologique  Utilisez cette méthode pour suivre le travail ou les coûts de chaque affectation de ressource par période. Dans Project, utilisez l'affichage Utilisation des tâches en y associant les détails du champ Travail réel.

Quelle est la meilleure méthode de suivi de mon projet ?

Aidez-vous du tableau suivant pour décider de la méthode de suivi à utiliser. Une fois la méthode de suivi choisie, il est fortement recommandé de n'utiliser que celle-ci tout au long du projet.

Le suivi peut-il être intégré à Microsoft Outlook ?

Lorsque vous utilisez Project Server pour travailler en équipe, les membres de cette équipe font généralement appel à Project Web Access pour afficher et traiter les données du projet que vous publiez dans Project Server, notamment leurs affectations de tâches. Toutefois, s'ils ont également installé Microsoft Outlook, ils peuvent, s'ils le souhaitent, traiter leurs tâches plutôt dans ce programme car c'est là qu'ils ont déjà enregistré des tâches et des rendez-vous.

À partir de Project Web Access, les membres de l'équipe peuvent télécharger et installer le complément de Microsoft Outlook, puis afficher et reporter les tâches Project dans le calendrier Outlook et dans Project Web Access.

Une fois le complément installé, le calendrier Outlook affiche la barre d'outils Project Web Access et vous pouvez exécuter les commandes de ce programme à partir du menu Outils d'Outlook. Ces outils d'intégration permettent aux membres de l'équipe d'importer des affectations de tâches Project de leurs feuilles de temps vers Project Web Access et d'afficher ces affectations dans leur calendrier Outlook avec leurs rendez-vous existants. Ils peuvent également entrer l'avancement de leurs affectations de tâches directement dans Outlook et vous envoyer des informations mises à jour via Project Web Access.