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De quelle manière pouvez-vous savoir si votre projet respecte le budget ? Le suivi des coûts dans Microsoft Office Project 2003 vous fournit les informations nécessaires. Utilisez Project pour comparer les coûts d'origine, les coûts réels et les coûts projetés, afin d'observer les variations entre les coûts à un moment donné, à n'importe quel niveau de détail.

Définition du processus de suivi des coûts

Emplacement des informations de coût

Exemple de suivi des coûts

Définition du processus de suivi des coûts

Pour optimiser le suivi des coûts, vous devez d'abord créer un budget (budget : coût estimé d'un projet que vous établissez dans Project dans le cadre d'une planification initiale.) en entrant les taux de salaire (taux de salaire : coût horaire des ressources. Project comporte deux types de taux de salaire : taux normal et taux d'heures supplémentaires.), les coûts par utilisation (coût d'utilisation : forfait relatif à l'utilisation d'une ressource. Il peut être établi en remplacement, ou en plus, d'un coût variable ou d'un taux horaire pour une ressource. Pour les ressources de travail, un coût d'utilisation est alloué chaque fois que la ressource est utilisée. Pour les ressources matérielles, un coût d'utilisation n'est alloué qu'une seule fois.) et fixes (coût fixe : ensemble des coûts d'une tâche qui restent fixes, indépendamment de la durée de la tâche ou du travail effectué par une ressource.) des tâches (tâche : activité ayant un début et une fin. Les plans de projet sont constitués de tâches.), des ressources (ressources : personnes, équipement et matériel permettant d'effectuer des tâches dans un projet.) et le cas échéant, des affectations (affectation : ressource spécifique affectée à une tâche particulière.). Vous devez ensuite spécifier le travail (travail : pour les tâches, travail total nécessaire pour effectuer une tâche. Pour les affectations, volume de travail affecté à une ressource. Pour les ressources, volume total de travail affecté à une ressource dans le cadre de la totalité des tâches. Le travail se différencie de la durée d'une tâche.) ou la durée (durée : durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche. Il s'agit généralement de la durée de la période ouvrée entre le début et la fin d'une tâche, telle qu'elle est définie par le calendrier du projet et des ressources.) estimée des tâches et affecter des ressources aux tâches. Ce n'est qu'une fois que toutes ces étapes sont effectuées que Project peut calculer les coûts totaux estimés du projet. Vous pouvez ensuite affiner vos estimations. Une fois que vous avez terminé, il ne vous reste plus qu'à enregistrer une planification initiale et à définir un budget pour le projet.

Une fois que le projet a commencé, vous pouvez mettre à jour l'avancement des tâches, c'est-à-dire le volume de travail effectué sur les tâches ou le pourcentage d'achèvement des tâches. Project calcule ensuite à votre place les coûts en fonction de l'avancement des tâches.

 Remarque   Vous pouvez également décider de désactiver le calcul automatique des coûts et entrer vous-même les coûts réels (coût réel : coût réellement engagé jusqu'à présent pour une tâche, une ressource ou une affectation. Par exemple, si la seule ressource affectée à une tâche est payée 25 € par heure et a travaillé 2 heures, le coût réel final de la tâche est de 50 €.) en plus de l'avancement des tâches.

En combinant les coûts réels du travail achevé et les coûts estimés du travail restant (travail restant : volume de travail, en termes d'unités de temps telles que des heures ou des jours, qui doit être effectué dans le cadre d'une tâche. La valeur se calcule comme suit : Durée restante = Durée - Durée réelle.), Project calcule les coûts prévus (coût actuel ou prévu : coût le plus récent des tâches, des ressources, des affectations et du projet dans son intégralité, qui est affiché dans le champ de coût sous forme de coût ou de coût total. Il est mis à jour avec les ajustements que vous effectuez et la progression du projet.) (projetés). Il calcule surtout la différence entre les coûts planifiés et prévus. C'est cette différence, également appelée variation de coût (variation de coût (VC) : différence entre le coût budgété du travail effectué (CBTE) d'une tâche et son coût réel (coût réel du travail effectué ou CRTE). Si la variation de coût est positive, le coût est actuellement inférieur au montant budgété ; si la variation de coût est négative, le coût de la tâche est actuellement supérieur au budget.), qui vous indique si votre projet respecte le budget ou non.

Pour effectuer simplement le suivi des coûts, il vous suffit d'afficher les coûts réels et prévus des tâches, des ressources, des affectations et du projet.

Si vous avez créé un budget à partir d'une planification initiale, vous pouvez effectuer un suivi plus précis en comparant les coûts réels et prévus aux coûts planifiés.

Pour déterminer si votre budget est respecté ou non, vous pouvez afficher les variations entre les coûts prévus et les coûts planifiés. Par exemple, si le budget prévu d'une tâche est 50 euros, mais que la tâche est à moitié terminée et qu'elle a déjà coûté 35 euros, le coût prévu est de 60 euros (soit le coût réel de 35 euros jusqu'à ce jour, plus le coût attendu de 25 euros pour le travail restant sur la tâche). La variation de coût est de 10 euros (soit 60 euros de coût réel moins les 50 euros de coût budgété).

Une surveillance régulière des variations de coût permet de prendre des mesures pour que le projet respecte strictement le budget.

 Remarque   Vous ne pouvez voir les variations de coût que si vous avez entré les coûts initiaux et enregistré une planification initiale. Ainsi, si vous n'avez pas entré les taux de salaire d'une ressource avant d'avoir enregistré la planification initiale, vous ne pouvez pas afficher les variations de coût pour cette ressource.

Emplacement des informations de coût

Dans Project, vous pouvez voir les coûts des tâches, des ressources et des affectations. Vous pouvez également voir le coût du projet, qui est en général basé sur ces coûts plus détaillés. Vous pouvez enfin voir les coûts totaux et les coûts chronologiques (chronologie : informations sur une tâche, une ressource ou une affectation réparties dans le temps. Vous pouvez consulter les informations chronologiques dans toute période disponible, dans les champs situés à droite des affichages Utilisation des tâches et Utilisation des ressources.) qui sont des coûts répartis dans le temps.

Il existe plusieurs manières d'afficher les informations de coût dans Project :

• Pour afficher les coûts totaux, cliquez sur le bouton Statistiques dans la boîte de dialogue Informations sur le projet.
• Pour afficher les coûts prévus, planifiés, réels et restants, (également appelés variations de coût), appliquez la table Coût à un affichage tableau (affichage : combinaison d'un ou plusieurs affichages (Diagramme de Gantt, Tableau des ressources, etc.) et, le cas échéant, d'un tableau et d'un filtre. L'utilisation des affichages vous permet de travailler avec les informations dans plusieurs formats possibles. Il existe trois types d'affichages : les diagrammes ou graphes, les tableaux et les fiches.) des tâches. Les coûts prévus sont affichés dans les champs Coût total ou Coût.
• Pour voir ce que sera le coût total d'une tâche, appliquez l'affichage Diagramme de Gantt pour effectuer le suivi des coûts prévus.
• Pour surveiller les coûts de manière à ce qu'ils respectent strictement un budget, appliquez les affichages Utilisation des ressources et Utilisation des tâches pour voir les coûts chronologiques engagés jusqu'à ce jour.

• Pour voir les performances du coût d'un projet en terme d'audit des coûts (audit des coûts : mesure du coût du travail effectué jusqu'à la date d'état ou date actuelle. L'audit des coûts se base sur vos estimations de coût initiales enregistrées avec la planification initiale ainsi que sur votre travail réel à la date du jour pour indiquer si les coûts réels engagés sont dans les limites du budget.), appliquez les tables Audit des coûts à un affichage tableau.

Vous pouvez voir le détail des coûts dans certains affichages en sélectionnant Coûts à partir de l'élément Détails du menu Format. Vous pouvez également ajouter des champs de coût spécifiques aux affichages tableau en insérant une colonne de coût. Vous pouvez enfin afficher les champs de coût à côté des barres du Diagramme de Gantt en mettant en forme les barres à l'aide de la commande Styles des barres du menu Format.

Exemple de suivi des coûts

Entrez la tâche appelée « Tester le programme » dans votre plan de projet, puis affectez à la tâche un testeur contractuel avec un salaire de 40 € de l'heure (en supposant que le salaire du testeur soit le seul élément intervenant dans le coût de la tâche). Entrez une durée de 10 jours (à raison de 8 heures par jour), puis enregistrez une planification initiale.

Après 5 jours, vous déterminez que la tâche est à moitié terminée et indiquez dans Project qu'elle est achevée à 50 %. Dans l'affichage Tableau des tâches, appliquez la table Coût. Vous devez alors voir ce qui suit :

• Dans le champ Planification, Project affiche le coût planifié de la tâche, soit 3 200 €, qui est calculé en multipliant la durée estimée de 10 jours (ou 80 heures) par le taux de salaire standard du testeur qui est de 40 € de l'heure.
• Étant donnée que la tâche n'a engagé aucun coût non planifié au cours des 5 premiers jours, le champ Réel affiche le coût réel exact engagé jusqu'à ce jour. Dans ce cas, le travail réel est calculé par la formule Travail réel * Taux standard = Coût réel, soit 40 heures * 40 € de l'heure = 1 600 €. (Les heures supplémentaires, les coûts par utilisation et les coûts fixes ne sont pas inclus dans cet exemple, mais ils peuvent être inclus dans un coût réel.)
• Le coût restant est calculé à l'aide de la formule Travail restant * Taux standard = Coût restant, soit 40 heures * 40 € de l'heure = 1 600 €.
• Dans le champ Coût total, Project affiche le coût prévu qu'il calcule à partir de la formule Coût réel + Coût restant = Coût prévu, soit 1 600 € + 1 600 € = 3 200 €. Étant donné que le coût prévu est égal au coût planifié, le champ Variation affiche une variation de coût (VC) de 0 €, ce qui signifie que le coût de la tâche respecte exactement le budget.