Afficher tout

Masquer tout

Quel que soit le secteur industriel dans lequel vous travaillez, l'expérience que vous avez ou la particularité de votre projet, le trio temps, argent et portée (Objectif général : Combinaison de tous les objectifs et de toutes les tâches du projet, et travail nécessaire à leur réalisation.) réside au coeur de chaque projet. Ce sont avec ces trois facteurs que vous jonglez tous les jours pour maintenir le plan du projet dans sa trajectoire.

Définition du triangle du projet

Quel côté du triangle pose problème ?

Optimisation possible pour respecter les prévisions

Optimisation possible pour respecter le budget

Optimisation possible pour respecter la portée du projet

Influence du triangle du projet sur la qualité

Définition du triangle du projet

Si le temps, l'argent ou la portée de votre projet étaient illimités, vous n'auriez pas besoin de gérer celui-ci. Mais, malheureusement, la plupart des projets sont limités dans le temps, dans leur budget (Budget : Coût estimé d'un projet que vous établissez dans Project dans le cadre d'une planification initiale.) et dans leur portée.

C'est à cette combinaison d'éléments (prévision (Prévisions : Synchronisation et séquence des tâches dans un projet. Les prévisions se composent principalement de tâches, de relations entre les tâches, de durées, de contraintes et d'informations de projet axées sur le temps.), argent et portée) que nous nous référons lorsque nous évoquons le triangle du projet. Une bonne compréhension de ce triangle vous permettra de faire des choix optimaux dans toutes vos transactions.

L'ajustement de l'un de ces facteurs a des répercussions sur les deux autres.

Par exemple, si vous décidez d'ajuster le plan du projet (Planification : Prévisions des dates de début et de fin d'une tâche et informations sur les ressources et les coûts. Une planification initiale représente le plan d'origine, enregistré et utilisé pour suivre la progression du projet. Une planification temporaire représente un ensemble de dates que vous pouvez enregistrer durant le projet et comparer à d'autres planifications temporaires.) pour :

• avancer la date de fin (date de fin : date à laquelle une tâche doit être terminée. Cette date repose sur la date de début, la durée, les calendriers, les dates des prédécesseurs, les interdépendances et les contraintes de la tâche.) prévue, vous risquez d'obtenir une augmentation des coûts (coût : coût total prévu pour une tâche, une ressource, une affectation ou un projet entier (parfois appelé coût réel). Dans Project, les coûts planifiés sont généralement appelés « budgets ».) et une diminution de la portée du projet.
• respecter le budget du projet, vous risquez d'étendre les prévisions et de diminuer la portée du projet.
• augmenter la portée, la durée du projet risque d'être prolongée, ce qui vous coûtera plus d'argent et de ressources (Ressources : Personnes, équipement et matériel permettant d'effectuer des tâches dans un projet.) (par exemple, des travailleurs).

Les modifications apportées à votre plan peuvent affecter le triangle de différentes façons selon les circonstances dans lesquelles vous opérez et la nature du projet. Par exemple, si vous raccourcissez la durée du projet, vous risquez, dans certains cas, d'obtenir des coûts plus élevés et dans d'autres, des coûts inférieurs.

Dans le triangle du projet, les ressources sont considérées comme un élément de coût. Par conséquent, lorsque vous les ajustez pour augmenter ou réduire le volume de travail ou pour respecter leur disponibilité, les coûts du projet augmentent ou diminuent en conséquence. Ces coûts sont établis en fonction des taux de salaire (Taux de salaire : Coût horaire des ressources. Project comporte deux types de taux de salaire : taux normal et taux d'heures supplémentaires.) des ressources.

Vous remarquerez également que lorsque vous ajustez les ressources, vos prévisions changent. Par exemple, si un certain nombre de ressources sont surutilisées (Surutilisation : Résultat de l'affectation à une ressource d'un nombre de tâches plus important que ce qu'elle peut accomplir pendant la période ouvrée disponible.) et que vous procédez à l'audit (Audit : Résolution des conflits de ressources ou des problèmes de surutilisation des ressources par le retard ou le fractionnement de certaines tâches. Lorsque Project audite une ressource, les affectations de ressource sélectionnées sont réparties et replanifiées.) du projet, les prévisions peuvent inclure des tâches fractionnées (Tâche fractionnée : Tâche dont la planification est discontinue. Par exemple, une tâche de deux jours qui ne nécessite pas un travail contigu peut être fractionnée de telle sorte que le premier jour de travail soit un lundi et le second un jeudi.) et des retards (Retard : Valeur représentant le temps écoulé entre la date de début prévue d'une tâche et celle à laquelle le travail à réaliser pour cette tâche pourra effectivement commencer. Un retard permet souvent de résoudre des surutilisations de ressources. Il existe deux types de retard : le retard d'affectation et le retard d'audit.) qui repoussent la date de fin.

Quel côté du triangle pose problème ?

Dans la plupart des projets, au moins un côté du triangle pose problème parce que vous ne pouvez pas le modifier et que vous êtes, par conséquent, bloqué. Dans certains projets, il s'agit du budget ; quoi que vous fassiez, vous n'obtiendrez pas davantage d'argent. Dans d'autres, il s'agit des prévisions : les dates ne peuvent pas être changées. Parfois, il s'agit de la portée : les éléments livrables ne peuvent pas être changés.

La difficulté consiste à trouver le côté du triangle qui « bloque » pour savoir ce qu'il faut changer et ajuster en cas de problème. Mettre le problème sous forme de déclaration peut également vous aider à identifier quel côté du triangle « bloque ».

Si vous savez quel côté du triangle ne peut pas être modifié, vous saurez quels éléments ajuster. Par conséquent, lorsque vous procédez à l'optimisation :

• Commencez par déterminer lequel des trois éléments est fixe. Il s'agit, en principe, de l'élément le plus important pour la réussite de votre projet (priorité sur le délai, le budget ou la portée souhaitée).
• Identifiez ensuite sur quel côté le problème actuel se pose. Ceci fait, vous saurez quels éléments utiliser pour ramener le projet sur sa trajectoire.

Si le côté « à problème » et le côté fixe sont les mêmes, vous pouvez travailler sur les deux autres côtés du triangle. Par exemple, si votre projet doit se terminer à temps et que le problème est qu'il prend trop de temps, vous pouvez ajuster les ressources ou la portée pour le ramener dans sa trajectoire.

Si le côté « à problème » est différent du côté fixe, vous devez effectuer une optimisation en ajustant le côté qui reste. Par exemple, si votre projet doit se terminer dans les délais impartis et qu'il respecte la portée, vous ne pouvez intervenir que sur le côté des coûts, par exemple en ajoutant des ressources.

Sachez que lorsque vous ajustez un côté du triangle temps, argent et portée, il y a de grandes chances pour que les deux autres côtés soient affectés, positivement ou négativement, selon la nature du projet.

Remarque  Après avoir ajusté le plan du projet, vérifiez les deux autres éléments pour voir s'ils sont toujours acceptables. Par exemple, si vous avez ajusté le plan pour réduire les coûts, vérifiez que la date de fin est toujours acceptable.

Optimisation possible pour respecter les prévisions

Après avoir analysé vos prévisions, il est possible que vous constatiez qu'elles ne respectent pas l'échéance du projet. Il existe plusieurs manières d'ajuster la durée de vos prévisions. Choisissez votre méthode en fonction des limites imposées à l'ensemble du projet, telles que le budget, la disponibilité des ressources (disponibilité : indique à quel moment et pour combien de temps une ressource peut être prévue sur un travail. La disponibilité est déterminée par les calendriers du projet et de la ressource, les dates de début et de fin de la ressource ou le niveau de disponibilité de la ressource.), la portée et la flexibilité des tâches.

Le moyen le plus efficace d'écourter les prévisions consiste à modifier les tâches du chemin critique (Chemin critique : Série de tâches à accomplir dans le temps imparti pour permettre l'achèvement d'un projet dans les délais prévus. Chaque tâche du chemin critique est une tâche critique.). Le chemin critique est une série de tâches dépendantes dont la dernière se termine à la date de fin du projet. Si l'une des tâches de la série est décalée, la date de fin du projet change en conséquence. La modification de tâches ne figurant pas sur le chemin critique risque de ne pas influer sur les prévisions. Vous pouvez :

• raccourcir la durée (Durée : Durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche. Il s'agit généralement de la durée de la période ouvrée entre le début et la fin d'une tâche, telle qu'elle est définie par le calendrier du projet et des ressources.) des tâches (ce qui reflète généralement une réduction de la portée ou une augmentation des ressources compétentes) ;
• superposer les tâches de manière à les exécuter simultanément ;
• supprimer des tâches pour respecter la date de fin du projet (ce qui reflète généralement une réduction de la portée) ;
• affecter des ressources supplémentaires ;
• réduire le volume de travail affecté (ce qui reflète généralement une réduction de la portée ou une augmentation des ressources compétentes).

L'ajustement des prévisions peut entraîner une augmentation des coûts, une surutilisation des ressources ou une modification de la portée. Par exemple, si vous écourtez la durée des tâches sur le chemin critique, le projet se terminera probablement plus tôt, mais vous risquez de réduire aussi la portée de ces tâches et peut-être, de l'ensemble du projet. Si vous affectez des ressources supplémentaires aux tâches sur le chemin critique pour qu'elles se terminent plus rapidement, ces ressources seront peut-être surutilisées et vous devrez payer des heures supplémentaires (heures supplémentaires : quantité de travail qui est planifiée en dehors des heures de travail normales d'une ressource affectée et qui est facturée au tarif des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires indiquent la quantité de travail de l'affectation qui est spécifiée en tant qu'heures supplémentaires.), ce qui augmentera les coûts.

Optimisation possible pour respecter le budget

Il est possible que vous constatiez que la planification de projet élaborée dépasse le budget imparti. Les coûts du projet sont principalement affectés par les ressources assignées aux tâches du projet : les coûts en fonction d'un taux  et les coûts fixes (Coût fixe : Ensemble des coûts d'une tâche qui restent fixes, indépendamment de la durée de la tâche ou du travail effectué par une ressource.) des personnes, des équipements et des matériaux. Pour réduire les coûts, vous pouvez donc réduire la portée du projet de manière à limiter le nombre de tâches ou à écourter la durée des tâches nécessitant des ressources.

Si vous ne voulez pas réduire la portée du projet, vous pouvez ajuster les ressources et vous assurer que les paramètres des taux, des forfaits et des heures supplémentaires sont corrects. Vous pouvez aussi vérifier que les ressources affectées sont les plus compétentes pour effectuer le travail. Vous pouvez, par exemple, remplacer une ressource coûteuse par une autre meilleur marché et utiliser la première ressource pour des tâches où elle présente plus d'efficacité en termes de coût.

Lorsque vous ajustez la planification afin de respecter votre budget, il est possible que la date de fin soit repoussée ou que la portée soit réduite. Par exemple, si vous supprimez les heures supplémentaires des tâches auxquelles des ressources surutilisées sont affectées, il est possible que cela allonge la planification au point que la date de fin soit retardée d'un mois. En revanche, si vous réduisez la portée en vue de respecter le budget, il est possible que la date de fin soit effectivement prévue pour une date plus proche.

Optimisation possible pour respecter la portée du projet

Deux aspects de la portée sont à prendre en considération : la portée du produit et celle du projet.

• La portée du produit décrit les éléments livrables finals du projet, généralement de façon très détaillée. Les spécifications ou plans du produit constituent des exemples de portée du produit. En tant que responsable de projet, vous ne devez pas disposer d'un pouvoir de gestion important sur la portée du produit.
• La portée du projet englobe la totalité du travail effectué pour produire les éléments livrables décrits par cette portée. En tant que responsable de projet, vous disposez normalement d'un droit de gestion sur cette portée. Par exemple, vous pouvez sauter les étapes de vérification des codes pour certains éléments livrables.

Vous ajustez généralement la portée lorsque vous pensez ne pas pouvoir respecter la date de fin ou le budget. Vous pouvez la réduire pour avancer la date de fin ou réduire les coûts, et l'augmenter s'il vous reste du temps ou que vous disposez d'une augmentation de budget.

Toute modification de la portée implique généralement un changement du nombre de tâches ou de leur durée. La portée est étroitement liée à la qualité (Qualité : Niveau d'excellence, ou normes souhaitées, pour un produit, un processus ou un projet.) : son augmentation vous donne la possibilité d'améliorer la qualité et sa réduction peut vous contraindre à revoir les normes de qualité à la baisse.

Si vous réduisez la portée, il est possible que les coûts diminuent et que la date de fin soit avancée. En revanche, si vous l'augmentez, les coûts seront probablement plus élevés et la date de fin retardée. Par exemple, si vous réduisez une série de tâches considérées comme facultatives, vous n'aurez peut-être pas besoin d'autant de ressources et de ce fait, les coûts seront réduits. Imaginons à présent que vous augmentiez la portée en prolongeant la durée d'une série de tâches : vous constaterez probablement des modifications dans les prévisions des tâches du chemin critique, avec peut-être dorénavant, un report de deux semaines de la date de fin.

Influence du triangle du projet sur la qualité

La qualité réside au coeur du triangle du projet. Elle influence chaque côté de celui-ci et les changements apportés à un côté du triangle sont susceptibles d'affecter la qualité. Si elle ne constitue pas un facteur du triangle, elle dépend néanmoins à la fois de la durée, du budget et de la portée.

Si, par exemple, vous constatez qu'il vous reste du temps dans vos prévisions, vous pouvez augmenter la portée en ajoutant des tâches et en prolongeant la durée, ces deux modifications garantissant un niveau de qualité accru tant du projet que des éléments livrables.

Si vous devez, au contraire, réduire les coûts pour respecter le budget, il vous sera peut-être nécessaire de réduire la portée en diminuant le nombre de tâches ou en écourtant leur durée, ce qui peut engendrer une baisse de la qualité.