S'applique à
Microsoft Office Project 2003

Project permet de faire le suivi des coûts (coût : coût total prévu pour une tâche, une ressource, une affectation ou un projet entier (parfois appelé coût réel). Dans Project, les coûts planifiés sont généralement appelés « budgets ».) de base du projet et de les évaluer. Vous pouvez utiliser différents types de coûts ; Project les calcule automatiquement en tant qu'avancement du projet.

Quels sont les coûts autorisés par Project ?

Comment générer des coûts et en faire le suivi par rapport aux budgets dans Project ?

Définition et mode de calcul du coût des ressources en fonction d'un taux

Utilisation des tables de taux des coûts

Définition et mode de calcul des coûts d'utilisation

Définition et mode de calcul des coûts fixes

Régulation du cash-flow

Quels sont les coûts autorisés par Project ?

Étant donné que les coûts peuvent jouer un rôle important dans la planification et le contrôle du projet, Project en fournit différents types et vous permet d'entrer et de faire le suivi des types de coûts suivants :

• En fonction d'un taux , coût calculé en fonction des taux de salaire (Taux de salaire : Coût horaire des ressources. Project comporte deux types de taux de salaire : taux normal et taux d'heures supplémentaires.) spécifiés pour une ressource (Ressources : Personnes, équipement et matériel permettant d'effectuer des tâches dans un projet.) et le volume de travail (Travail : Pour les tâches, travail total nécessaire pour effectuer une tâche. Pour les affectations, volume de travail affecté à une ressource. Pour les ressources, volume total de travail affecté à une ressource dans le cadre de la totalité des tâches. Le travail se différencie de la durée d'une tâche.) réalisé.
• Par utilisation (Coût d'utilisation : Forfait relatif à l'utilisation d'une ressource. Il peut être établi en remplacement, ou en plus, d'un coût variable ou d'un taux horaire pour une ressource. Pour les ressources de travail, un coût d'utilisation est alloué chaque fois que la ressource est utilisée. Pour les ressources matérielles, un coût d'utilisation n'est alloué qu'une seule fois.), coût engendré chaque fois qu'une ressource est utilisée, ou une seule fois pour une tâche (Tâche : Activité ayant un début et une fin. Les plans de projet sont constitués de tâches.) spécifique.
• Fixe (Coût fixe : Ensemble des coûts d'une tâche qui restent fixes, indépendamment de la durée de la tâche ou du travail effectué par une ressource.), coût défini pour une tâche et restant fixe quelle que soit la durée (Durée : Durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche. Il s'agit généralement de la durée de la période ouvrée entre le début et la fin d'une tâche, telle qu'elle est définie par le calendrier du projet et des ressources.) de la tâche ou le travail effectué sur la ressource.

Vous pouvez entrer plusieurs types de coûts pour une ressource. Par exemple, vous pouvez spécifier un taux horaire de travail, mais aussi un coût fixe de déplacement.

Les différents types de coûts fonctionnent quelque peu différemment selon s'il s'agit d'une ressource de travail (personne ou équipement) ou matérielle (Ressource matérielle : Fournitures ou autres éléments consommables utilisés pour exécuter les tâches d'un projet). Dans le premier cas, le taux est appliqué à l'heure ou dans une autre unité de temps et dans le second, il est appliqué dans une unité spécifique comme la tonne ou le mètre.

Comment générer des coûts et en faire le suivi par rapport aux budgets dans Project ?

Vous pouvez disposer d'une certaine somme d'argent que vous êtes autorisé à dépenser pour un projet, à savoir un budget de type « sommet à la base » (Évaluation descendante : Méthode d'estimation qui utilise les coûts réels d'un précédent projet similaire comme base d'estimation des totaux des coûts d'un projet en cours. Cette méthode est souvent utilisée lorsque l'on dispose de peu d'informations sur le projet.). Toutefois, Project fournit des budgets de type « base au sommet ».

Pour créer un budget dans Project :

• Commencez par entrer des coûts par taux de salaire, par utilisation et enfin des coûts fixes.
• Ensuite, spécifiez le travail ou la durée estimée pour les tâches.
• Enfin, affectez des ressources aux tâches.

Project détermine alors les coûts estimés totaux d'achèvement de toutes les tâches du projet. Si ce total diffère de votre budget de type « sommet à la base », vous devez ajuster les taux de salaire, les affectations de ressources, etc.

Une fois les coûts estimés ajustés, vous pouvez enregistrer une planification initiale (Planification initiale : Plans de projet d'origine (jusqu'à 11 par projet) servant à suivre la progression d'un projet. La planification initiale est un instantané de votre planning au moment de l'enregistrement de la planification et comporte des informations relatives aux tâches, ressources et affectations.) et établir un budget pour le projet.

Un budget établi vous permet de mieux gérer les coûts, car vous êtes en mesure de comparer les dépenses réelles avec celles planifiées et ainsi, de procéder aux ajustements nécessaires pour ne pas dépasser le budget. Tout ce que vous avez généralement à faire consiste à entrer des informations d'avancement pour les tâches. Project calcule le coût de celles-ci en fonction de l'avancement du projet. Vous pouvez également entrer des coûts spécifiques, si besoin.

Remarque  Vous pouvez afficher les coûts totaux à des fins de suivi de plusieurs façons : dans la boîte de dialogue Informations sur le projet, dans un affichage ou un rapport. Vous pouvez également exporter des informations sur les coûts dans d'autres programmes, comme Microsoft Excel, et les analyser dans ce programme.

Définition et mode de calcul du coût des ressources en fonction d'un taux

Le coût des ressources basé sur un taux représente le coût des ressources de travail (Ressource travail : Ressources en termes de personnes ou d'équipement, qui effectuent le travail nécessaire à l'accomplissement d'une tâche. Les ressources de travail consomment du temps (en heures ou en jours) pour accomplir des tâches.), comme les personnes ou l'équipement, auxquelles vous avez affecté un taux (souvent horaire) standard et, si nécessaire, un taux pour les heures supplémentaires (heures supplémentaires : quantité de travail qui est planifiée en dehors des heures de travail normales d'une ressource affectée et qui est facturée au tarif des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires indiquent la quantité de travail de l'affectation qui est spécifiée en tant qu'heures supplémentaires.). Lorsque vous affectez ensuite une ressource à une tâche, Project calcule le coût total de la ressource en utilisant les taux horaires que vous avez entrés pour celle-ci et le temps nécessaire à la réalisation de la tâche.

Par défaut, Project utilise des taux de ressource standard pour calculer les coûts relatifs à un volume de travail quelconque nécessaire à la réalisation d'une tâche. Il ne calcule pas automatiquement les heures supplémentaires en tant que telles, sauf si vous l'indiquez spécifiquement.

Dans la mesure où le travail représente le volume total de travail effectué, les heures supplémentaires sont incluses dans le total du travail ; elles n'y sont pas ajoutées. Par exemple, si une personne doit travailler 40 heures, ce qui comprend 8 heures de travail normal et 2 heures supplémentaires par jour, vous devez affecter 10 heures de travail quotidien et désigner 2 heures comme étant supplémentaires. Le coût des heures supplémentaires est calculé en fonction du taux que vous avez entré pour la ressource qui doit effectuer le travail, les heures restantes étant calculées au taux standard.

Le coût des ressources matérielles basé sur un taux représente le coût des ressources matérielles consommables comme les matériaux de construction ou les fournitures auxquelles vous avez affecté des taux standard. Pour affecter des coûts aux ressources matérielles, vous devez définir le prix unitaire du matériel, comme le prix au mètre ou à la tonne. Lorsque vous affectez une ressource matérielle à une tâche, Project calcule le coût total du matériel à partir du prix de la ressource matérielle entré et de la quantité de matériel utilisé pour achever la tâche.

Utilisation des tables de taux des coûts

Une table de taux des coûts (tableau des taux de coûts : collection d'informations sur les taux d'une ressource, notamment le taux standard, le taux des heures supplémentaires, le coût par utilisation et la date auquel le taux de salaire prend effet. Vous pouvez établir jusqu'à cinq tableaux des taux de coûts différents pour chaque ressource.) est un ensemble de taux et de coûts d'utilisation de ressources de travail et matérielles. Il existe cinq tables de taux des coûts (de A à E) ; vous pouvez donc affecter cinq ensembles de taux différents si une ressource applique des taux distincts pour chaque type de travail. Par exemple, vous pouvez payer plus cher un charpentier pour les travaux de finition que pour les travaux de charpente proprement dits et par conséquent, appliquer une table de taux des coûts pour l'affectation des travaux de finition et une autre pour l'affectation des travaux de charpente.

Chaque table peut contenir jusqu'à 25 lignes que vous pouvez utiliser pour entrer des changements de taux à venir, notamment des augmentations de salaires ou des mises à niveau de matériaux. Pour chaque changement de taux, vous devez spécifier la date à laquelle il prend effet. Par exemple, si vous savez qu'une ressource va obtenir une augmentation de salaire dans six mois, vous pouvez demander à Project d'appliquer automatiquement ce nouveau taux à ce moment.

Remarque  Si vous utilisez Project Professional 2003 et que vous utilisez des ressources d'entreprise (ressources de l'entreprise : ressources qui font partie de la liste entière des ressources d'une organisation. Les ressources de l'entreprise peuvent être partagées par plusieurs projets.), votre entreprise risque d'appliquer des limitations au niveau des tables de taux. Elle peut, par exemple, avoir désigné la table de taux A pou l'entrée de taux de facturation et la table de taux B pour des taux non facturables. Contactez votre administrateur pour plus d'informations.

Définition et mode de calcul des coûts d'utilisation

Les coûts d'utilisation sont des coûts fixes intervenant une seule fois pour l'utilisation d'une ressource, comme des équipements. Les coûts d'utilisation peuvent être entrés en plus du coût d'une ressource en fonction d'un taux. Par exemple, la location d'un matériel peut être assortie de frais de livraison ou d'installation à chaque utilisation, en plus d'un tarif horaire.

Les coûts d'utilisation ne dépendent jamais de la quantité de travail à effectuer ; ce sont des coûts qui sont affectés une seule fois à chaque utilisation de la ressource. Si le coût d'utilisation d'une ressource de travail dépend du nombre d'unités d'affectation (unités d'affectation : pourcentage du temps d'une ressource Travail, ou unités, pour lequel la ressource est affectée à une tâche.) utilisées, le coût d'utilisation d'une ressource matérielle est appliqué une seule fois. Par exemple, si une rangée de briques a un coût d'utilisation de 100 EUR et qu'une tâche nécessite trois rangées de briques, le coût est de 300 EUR. Mais les frais de livraison de la ressource matérielle Ciment de 100 EUR par utilisation s'appliquent seulement une fois, même si 10 tonnes de ciment sont nécessaires à la réalisation de la tâche.

Définition et mode de calcul des coûts fixes

Les coûts fixes sont les coûts générés par une tâche qui demeurent constants quelle que soit la durée de celle-ci, le volume de travail effectué par la ressource ou le nombre d'unités d'affectation.

Remarque  Le coût d'une ressource établi en fonction d'un taux peut augmenter si une tâche prend plus de temps que prévu ce qui n'est pas le cas d'un coût fixe. Par exemple, si un charpentier est payé à l'heure et doit accomplir une tâche en cinq jours, mais qu'il met sept jours pour la terminer, il est payé plus que prévu. En revanche, si son coût est fixe, il demeurera constant quelle que soit la durée de la tâche.

Il est possible d'affecter des coûts fixes à une tâche en plus des coûts de ressource établis en fonction d'un taux. Par exemple, si une ressource affectée à une tâche est amenée à se déplacer, les frais de déplacement peuvent venir s'ajouter en tant que coût fixe à la même tâche. Les coûts fixes sont inclus dans les totaux des coûts des différentes phases (dans les tâches récapitulatives (tâche récapitulative : tâche qui se compose de plusieurs sous-tâches et qui les récapitule. Utilisez le mode Plan pour créer des tâches récapitulatives. Project détermine automatiquement les informations sur la tâche récapitulative [telles que la durée et le coût] à l'aide des informations des sous-tâches.)) et dans ceux qui concernent l'intégralité du projet.

Régulation du cash-flow

Lorsque vous affectez des coûts à des tâches et à des ressources, vous pouvez déterminer le moment où ils seront alloués (Méthode d'allocation : Détermine le moment où le coût d'une ressource est engagé et où les coûts réels sont appliqués à un projet. Vous pouvez engager les coûts au début [Start] ou à la fin [End] d'une tâche, ou encore les répartir de façon proportionnelle tout au long de la tâche [Prorated].). Si le cash-flow constitue un facteur essentiel de votre projet, vous avez la possibilité de modifier le mode d'allocation des coûts à des tâches individuelles, afin d'assurer qu'ils sont alloués à un moment où vous avez les liquidités nécessaires pour leur paiement.

À l'exception des coûts d'utilisation, qui sont toujours alloués au début d'une tâche, par défaut, Project affecte les coûts de manière proportionnelle et calcule leur allocation en fonction du pourcentage d'achèvement d'une tâche, en la répartissant sur la durée de celle-ci. Cependant, les coûts peuvent augmenter au début d'une tâche si vous disposez d'une somme payable au début ou à la fin de cette tâche et que vous retardez le paiement jusqu'à la fin du travail.