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La planification initiale (Planification initiale : Plans de projet d'origine (jusqu'à 11 par projet) servant à suivre la progression d'un projet. La planification initiale est un instantané de votre planning au moment de l'enregistrement de la planification et comporte des informations relatives aux tâches, ressources et affectations.) est essentielle pour effectuer le suivi (Suivi : Affichage et mise à jour de l'avancement actuel des tâches pour visualiser l'avancement au fil du temps, évaluer le retard des tâches, comparer les données prévues ou planifiées aux données actuelles et vérifier le pourcentage d'achèvement des tâches ainsi que du projet.) de vos projets dans Microsoft Office Project 2003. En effet, pour faire le suivi d'un projet, vous avez besoin d'un point de référence. Or, la planification initiale contient les estimations d'origine auxquelles vous pouvez comparer l'avancement réel (Réel : Information montrant ce qui se passe réellement. Par exemple, la date de début réelle d'une tâche représente le jour où la tâche a effectivement commencé.) du projet.

Comment et quand créer une planification initiale ?

Informations enregistrées dans une planification initiale

Différence entre planification initiale et planifications intermédiaires

Fonction d'une planification initiale

Comment et quand créer une planification initiale ?

Dans des conditions optimales, vous créez une planification initiale une fois que vous avez terminé et affiné le plan de votre projet. Ceci n'est pas compliqué ; il vous suffit de créer une prévision (Prévisions : Synchronisation et séquence des tâches dans un projet. Les prévisions se composent principalement de tâches, de relations entre les tâches, de durées, de contraintes et d'informations de projet axées sur le temps.), la seule complexité étant que cette prévision doit être valable !

Étant donné que la planification initiale fournit les points de référence auxquels vous pouvez comparer l'avancement réel du projet, vous devez y insérer vos estimations les plus précises concernant la durée (Durée : Durée totale de la période ouvrée nécessaire à l'exécution d'une tâche. Il s'agit généralement de la durée de la période ouvrée entre le début et la fin d'une tâche, telle qu'elle est définie par le calendrier du projet et des ressources.) des tâches, les dates de début (date de début : date à laquelle une tâche doit commencer. Cette date repose sur la durée, les calendriers et les contraintes des prédécesseurs et des successeurs. La date de début d'une tâche repose également sur ses propres contraintes et calendriers.) et de fin (date de fin : date à laquelle une tâche doit être terminée. Cette date repose sur la date de début, la durée, les calendriers, les dates des prédécesseurs, les interdépendances et les contraintes de la tâche.), les coûts (coût : coût total prévu pour une tâche, une ressource, une affectation ou un projet entier (parfois appelé coût réel). Dans Project, les coûts planifiés sont généralement appelés « budgets ».), ainsi que toute autre variable du projet que vous souhaitez surveiller. Entrez des tâches, établissez des interdépendances (Relations entre les tâches : Relation entre deux tâches liées. Elles sont liées par une relation entre leurs dates de début et de fin. Les quatre types de relations sont les suivants : Fin à début (FD), Fin à fin (FF), Début à début (DD) et Début à fin (DF)) et affectez des ressources (Ressources : Personnes, équipement et matériel permettant d'effectuer des tâches dans un projet.) et des coûts, si vous le souhaitez. Ensuite, vérifiez les prévisions et ajustez-les.

Lorsque vous êtes satisfait du résultat et avant de procéder au suivi du projet, enregistrez la planification initiale en sélectionnant Suivi dans le menu Outils, puis en cliquant sur Enregistrer la planification initiale. Lorsque vous enregistrez une planification initiale, Project copie tout simplement les informations de tâche, de ressource, d'affectation et de coût des champs prévus dans les champs planifiés.

Si l'étape de planification de votre projet s'avère particulièrement longue ou si le projet a commencé, mais que vous avez approuvé les modifications concernant l'objectif général (Objectif général : Combinaison de tous les objectifs et de toutes les tâches du projet, et travail nécessaire à leur réalisation.), vous pouvez enregistrer plusieurs planifications initiales afin d'enregistrer des valeurs qui varient dans le temps. Vous pouvez ensuite les comparer entre elles et aux valeurs réelles. (Lorsque vous effectuez une analyse d'audit des coûts (Audit des coûts : Mesure du coût du travail effectué jusqu'à la date d'état ou date actuelle. l'audit des coûts se base sur vos estimations de coût initiales enregistrées avec la planification initiale ainsi que sur votre travail réel à la date du jour pour indiquer si les coûts réels engagés sont dans les limites du budget.), vous pouvez également spécifier les valeurs de planification initiale à utiliser pour les calculs d'audit des coûts.)

Vous pouvez enregistrer jusqu'à 11 planifications initiales dans un seul plan de projet ; la première que vous enregistrez est appelée Planification et les autres Planification1 à Planification10. À chaque enregistrement d'une planification initiale, la date et l'heure sont enregistrées. Cela permet d'afficher facilement une planification initiale déjà utilisée, ainsi que la date de son dernier enregistrement.

Remarque  L'enregistrement de plusieurs planifications initiales s'avère particulièrement utile pour les projets dans lesquels les tâches ou coûts prévus (Prévu : Informations les plus récentes sur un projet, notamment les dates, durées et coûts réels ou restants des tâches ayant démarré, et informations sur les dernières prévisions en matière de dates, de durées et de coûts pour les tâches n'ayant pas encore démarré.) ont changé de manière considérable et pour lesquels vos données de planification initiale ne sont plus d'actualité.

Informations enregistrées dans une planification initiale

Une planification initiale contient toutes les informations clés qui constituent le projet, notamment les tâches, les ressources, les affectations (Affectation : Ressource spécifique affectée à une tâche particulière.) et les coûts.

Il ne s'agit pas d'un fichier distinct. Lorsque vous enregistrez une planification initiale, Project copie tout simplement les informations contenues dans les champs prévus dans les champs planifiés.

Par exemple, lorsque vous enregistrez une seule planification initiale, Project copie les informations des champs Début et Fin dans les champs Début planifié et Fin panifiée et lorsque vous en enregistrez plusieurs, il copie les informations contenues dans les champs Début planifié1 et Fin planifiée1, etc.

Project enregistre les informations sur les tâches suivantes dans la planification initiale :

• Nom des tâches
• Dates de début et de fin
• Durées
• Travail (Travail : Pour les tâches, travail total nécessaire pour effectuer une tâche. Pour les affectations, volume de travail affecté à une ressource. Pour les ressources, volume total de travail affecté à une ressource dans le cadre de la totalité des tâches. Le travail se différencie de la durée d'une tâche.)
• Coûts
• Tâches fractionnées (Tâche fractionnée : Tâche dont la planification est discontinue. Par exemple, une tâche de deux jours qui ne nécessite pas un travail contigu peut être fractionnée de telle sorte que le premier jour de travail soit un lundi et le second un jeudi.)
• Travail chronologique (Chronologie : Informations sur une tâche, une ressource ou une affectation réparties dans le temps. Vous pouvez consulter les informations chronologiques dans toute période disponible, dans les champs situés à droite des affichages Utilisation des tâches et Utilisation des ressources.)
• Coûts chronologiques

Project enregistre les informations sur les ressources suivantes dans la planification initiale :

• Nom des ressources
• Travail
• Coûts
• Travail chronologique
• Coûts chronologiques

Project enregistre les informations d'affectation suivantes dans la planification initiale :

• Dates de début et de fin
• Travail
• Coûts
• Travail chronologique
• Coûts chronologiques

Remarque  Vous pouvez supprimer toutes les données d'une planification initiale en effaçant celle-ci si, par exemple, le projet est terminé et que vous souhaitez utiliser son plan comme modèle (Modèle : Format de fichier Project (*.mpt) qui permet de réutiliser des prévisions existantes comme point de départ de la création d'autres prévisions. Les informations sur les tâches et les ressources, la mise en forme, les macros et les paramètres spécifiques au projet peuvent faire partie d'un modèle.) pour un projet à venir. Project supprime toutes les valeurs planifiées du plan de projet. Vous ne pouvez pas supprimer certaines valeurs et en conserver d'autres.

Différence entre planification initiale et planifications intermédiaires

Une planification initiale représente l'ensemble des dates de début et de fin, des durées, du travail et des estimations de coût d'origine que vous enregistrez après avoir terminé et affiné le plan du projet, mais avant que le projet commence. Il s'agit du principal point de référence auquel vous comparez les modifications apportées à votre projet. Les planifications peuvent être développées et contenir près de 20 types de données différents y compris des totaux et des informations chronologiques sur les tâches, les ressources et les affectations.

Une planification temporaire (Planification temporaire : Ensemble de dates de début et de fin d'une tâche que vous pouvez enregistrer à certaines étapes de votre projet. Vous pouvez comparer une planification temporaire à une planification initiale ou à une planification actuelle pour suivre la progression ou les retards du projet. Vous pouvez enregistrer jusqu'à 10 planifications temporaires.) représente un ensemble de données du projet en cours que vous enregistrez une fois que celui-ci a débuté et que vous comparez à la planification initiale afin d'évaluer l'avancement du projet. Elle contient seulement deux types de données, à savoir les dates de début et de fin actuelles des tâches. Vous pouvez enregistrer jusqu'à 10 planifications temporaires.

Si vous devez effectuer des captures instantanées d'un grand nombre de données de projet dans la phase de planification, effectuez plusieurs enregistrements. Par exemple, vous pouvez exécuter ces opérations à des jalons (jalon : point de référence qui marque un événement majeur dans un projet et qui est utilisé pour surveiller la progression de ce dernier. Toute tâche avec une durée de zéro est affichée automatiquement en tant que jalon ; vous pouvez également marquer n'importe quelle autre tâche avec une autre durée comme jalon.) de planification majeurs. Ensuite, une fois le projet démarré, si vous devez uniquement enregistrer les dates de début et de fin, vous pouvez enregistrer plusieurs plans temporaires. Vous pouvez, par exemple, effectuer cette opération de manière mensuelle ou trimestrielle.

Fonction d'une planification initiale

Une planification initiale constitue un élément essentiel pour suivre l'avancement du projet. Les estimations d'origine qu'elle contient constituent des points de référence permanents auxquels comparer les informations mises à jour sur les tâches, les ressources, les affectations et les coûts, y compris les valeurs réelles enregistrées. La durée réelle des tâches, le coût des ressources chronologiques et le travail effectué dans le cadre d'une affectation constituent des exemples d'informations réelles.

L'enregistrement d'une planification initiale vous permet de suivre l'avancement du projet en affichant les variations (Variation : Différence entre la planification initiale et les informations des tâches ou ressources prévues. Les variations se produisent généralement lorsque vous définissez une planification initiale et que vous commencez à entrer des informations réelles pour vos prévisions. Les variations peuvent survenir dans le travail, les coûts et les prévisions.) entre les données prévues et les estimations de la planification initiale. Par exemple, si vous enregistrez un coût de 50 EUR pour une tâche, alors que vous l'aviez estimé à 60 EUR, la variation de coût (Variation de coût (VC) : Différence entre le coût budgété du travail effectué (CBTE) d'une tâche et son coût réel (coût réel du travail effectué ou CRTE). Si la variation de coût est positive, le coût est actuellement inférieur au montant budgété ; si la variation de coût est négative, le coût de la tâche est actuellement supérieur au budget.) est de 10 EUR. Si vous contrôlez les variations régulièrement, vous serez plus à même de prendre les mesures qui s'imposent pour redresser le projet si nécessaire. Les informations de planification et les variations qui en émanent sont utilisées dans de nombreux affichages (Affichage : Combinaison d'un ou plusieurs affichages (Diagramme de Gantt, Tableau des ressources, etc.) et, le cas échéant, d'un tableau et d'un filtre. l'utilisation des affichages vous permet de travailler avec les informations dans plusieurs formats possibles. Il existe trois types d'affichages : les diagrammes ou graphes, les tableaux et les fiches.) Project. Afin de visualiser des champs planifiés dans un affichage tableau, appliquez la table Variations ou Suivi.

N'oubliez pas que vous ne pouvez pas effectuer de suivi si vous n'avez pas de point de référence pour le faire. Par conséquent, si vous n'avez pas entré le coût des ressources avant d'enregistrer la planification initiale, vous ne pourrez pas afficher les variations de coûts liées aux ressources.

Conseil  Si les informations de planification initiale diffèrent régulièrement des données en cours, cela signifie que cette planification est incorrecte. Ceci se produit généralement lorsque la portée ou la nature du projet change.

Dans Project, les planifications initiales constituent des outils de comparaison essentiels de l'avancement réel du projet et des plans d'origine. Seules ces comparaisons peuvent déterminer si le projet dévie ou non de sa trajectoire initiale.