Quelle différence y-a-t-il entre les projets, portefeuilles, phases et processus ?

Avez-vous déjà fait la confusion entre une phase et un processus ? Ou entre un portefeuille et un livrable ? Peut-être pas, mais il faut reconnaître que la terminologie relative à la gestion de projet porte parfois à confusion. Cet article peut vous aider à y voir plus clair.

Dans cet article


Vos supports : phases, processus, portefeuilles et produits

Un projet est simplement un ensemble d’activités qui se déroulent selon un calendrier et qui produisent un certain type de résultat. Certains projets sont autonomes et ne sont donc liés à aucun travail effectué au sein d’une organisation. D’autres, en revanche, s’intègrent dans un cadre plus large faisant appel à des phases (phase : groupe de tâches liées représentant une étape majeure dans un projet.), des processus, des programmes et des portefeuilles (porte-documents : liste de projets au sein d’une organisation ayant une gestion commune des objectifs, du budget ou des ressources.).

Phases

Les projets peuvent être programmés en phases, ce qui permet de gérer ensemble plusieurs projets visant un même objectif. Par exemple, une association caritative a, chaque année, une fonction de collecteur de fonds. Pour gérer tous les projets associés à cette fonction, les projets sont regroupés en trois phases : Planification, Jour de l’événement et Suivi. Chaque phase contient plusieurs projets.

Phase Projets Résultat de la phase
Planification
  • Réserver les locaux
  • Identifier et prendre contact avec les conférenciers
  • Inviter les participants
Document de planification de l’événement complété
Jour de l’événement
  • Préparer les locaux
  • Assister le conférencier
  • Fournir des services aux participants
L’événement se déroule comme prévu
Suivi
  • Interroger les participants
  • Compiler les notes de suivi
Document post-mortem complété

Processus

Les activités de deux projets différents peuvent être interdépendantes et former un processus. Imaginons, par exemple, que vous ayez deux projets : l’un contenant les activités nécessaires pour fournir un système de tickets pour un centre d’appels, l’autre contenant les activités nécessaires pour engager et former le personnel de support du centre d’appels.

Projet 1 Projet 2

Activités :

  • Développer le système de tickets
  • Tester le système de tickets
  • Lancer le système de tickets

Activités :

  • Interroger le personnel de support
  • Engager du personnel de support
  • Former le personnel de support
Résultat :
Système de tickets pour le centre d’appels
Résultat :
Personnel de support du centre d’appels

Ensemble, les activités de ces deux projets forment un processus permettant la mise en place d’un centre d’appels dont le résultat est un centre d’appels entièrement fonctionnel.

Processus

Activités du projet 1 :

  • Développer le système de tickets
  • Tester le système de tickets
  • Lancer le système de tickets

Activités du projet 2 :

  • Interroger le personnel de support
  • Engager du personnel de support
  • Former le personnel de support
Résultat du processus :
centre d’appels entièrement fonctionnel

Programmes

Un programme est un groupe de projets gérés ensemble afin de tirer le meilleur parti de leurs interdépendances. Par exemple, une entreprise de construction qui travaille sur un nouveau lotissement gère chaque maison du lotissement comme un projet distinct. En regroupant les projets dans un programme pour l’ensemble du lotissement, la société peut facilement voir l’évolution du lotissement dans son ensemble et planifier l’intervention de ressources tierces, comme des camions de béton ou des paysagistes.

Programme Projets
Lotissements Contoso
  • Chaussée Contoso 530
  • Chaussée Contoso 531
  • Chaussée Contoso 532
  • Chaussée Contoso 533

Portefeuilles

Les responsables de projets peuvent utiliser des portefeuilles pour apparier des projets et des programmes en fonction de leurs objectifs commerciaux stratégiques. Par exemple, une société qui développe des logiciels a identifié trois objectifs commerciaux stratégiques : « Innover dans le secteur », « Développer des logiciels sûrs » et « Offrir une assistance clientèle de qualité ». L’organisation établit des portefeuilles pour chacun de ces objectifs (Innovation, Sécurité et Support) et aligne les projets et les programmes en cours sur ces portefeuilles.

Portefeuille Projets et programmes
Innovation
  • Projet : Analyse concurrentielle
  • Programme : Formation dans le secteur
    (Comprend trois projets : « Identifier les ressources externes », « Former les responsables produits » et « Participer à des conférences ».)
Sécurité
  • Projet : Tests de sécurité
  • Programme : Implémenter le système d’inscription basé serveur
    (Comprend deux projets : « Créer une batterie de serveurs » et « Développer un code d’inscription ».)
Support
  • Projet : Déployer un système de tickets pour le centre d’appels
  • Projet : Engager et former le personnel du centre d’appels
  • Programme : Ressources client en ligne
    (Comprend deux projets : « Créer une interface client pour le système de tickets » et « Développer et proposer des ressources de formation en ligne ».)

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Résultat : les livrables de votre projet

Les projets, phases et processus produisent tous un type de résultat, appelé livrable. Un livrable est généralement un élément tangible, comme un document ou un produit. Les livrables peuvent être des produits ou des marchandises, mais ils peuvent également se présenter sous la forme de résultats ou de services. Le tableau suivant propose quelques exemples de types de livrables.

Type de livrable Description Exemples
Produit Élément tangible résultant d’un projet, d’une phase ou d’un processus. Les produits peuvent être des livrables autonomes ou un composant d’un livrable plus important. Document, programme informatique, maison
Résultat Résultat d’un projet, d’une phase ou d’un processus terminé Processus de tri des bogues vérifié, nouvelle structure organisationnelle, recommandations pour une construction écologique
Service Résultat d’un projet, d’une phase ou d’un processus qui permet à une organisation de remplir une fonction commerciale Centre d’appels entièrement fonctionnel, présence de personnel lors d’une conférence, service de radiorépartition

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Intégration de Microsoft Project dans votre système de gestion de projets

De manière plus globale, un « système » de gestion de projets fait référence à l’ensemble intégré de processus, de techniques, de méthodologies et d’outils nécessaires pour planifier et suivre des projets. Microsoft Project est un outil qui entre dans le cadre plus large du système de gestion de projets. Les projets, également appelés « plans de projet », sont enregistrés séparément dans Project 2010 et peuvent être regroupés en phases (phase : groupe de tâches liées représentant une étape majeure dans un projet.), processus, programmes et portefeuilles (porte-documents : liste de projets au sein d’une organisation ayant une gestion commune des objectifs, du budget ou des ressources.).

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S'applique à :
Project Professionnel 2013, Project Standard 2013, Project 2010