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 Définir les tâches du projet Au coeur d'un projet réside un ensemble de tâches. Chaque tâche représente un certain volume de travail qui doit être exécuté pour que le projet soit réussi.
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Une tâche correctement définie possède un début et une fin bien définis de sorte que le responsable de projet peut déterminer facilement quand elle sera achevée.
N'oubliez pas ce qui suit quand vous créez des tâches :
- Pour des raisons pratiques, les tâches doivent durer au moins un jour. Pour des projets à long terme, elles durent généralement longtemps et pour ceux à court terme, elles sont plus courtes.
- En règle générale, il est conseillé d'entrer les tâches dans l'ordre dans lequel vous comptez que le travail qu'elles impliquent commence. Toutefois, certains projets exigent que vous regroupiez des tâches similaires ou en fonction du type de ressource qui va l'exécuter. Si votre organisation classe le travail dans des catégories, vous pouvez regrouper celui-ci dans ces catégories. Remarquez que, si vous regroupez des tâches, vous ne pourrez pas les mettre ultérieurement dans un plan, puisque le regroupement est un autre type de plan.
- La structure de la liste des tâches détermine le niveau de détail du plan du projet. Si vous n'y reportez que les phases du projet et que chacune d'elles couvre une longue période, le plan constitue une vue globale du projet. En revanche, si vous répertoriez même les plus petites tâches, le plan sera très détaillé. La plupart du temps, essayez de trouver un équilibre entre ces deux extrêmes.
La structure de la liste des tâches détermine le niveau de détail du plan du projet.
- Si vous répertoriez la plus petite tâche qui doit être effectuée, aussi insignifiante soit-elle, vous devez en faire le suivi et entrer son avancement au moins une fois par jour. Vous connaîtrez ensuite le retard possible des tâches au niveau le plus détaillé.
- Si vous ne répertoriez et que vous ne suivez que les phases du projet, vous n'aurez pas besoin de le mettre à jour très souvent. Ensuite, vous ne saurez pas si des tâches sont en retard jusqu'à la fin de la phase.
- Évaluez l'importance du projet, la fréquence à laquelle vous pouvez obtenir et entrer des mises à jour et quel niveau de tâche vous devez suivre pour éviter que le projet s'éloigne de sa trajectoire.
 Importer des tâches dans un projet Si vous disposez déjà d'une liste de tâches stockée à un autre emplacement, importez des tâches.
Cliquez sur l'élément voulu dans la liste suivante :
- Copier et coller des tâches existantes dans un projet depuis un autre programme est un moyen simple d'ajouter des tâches à un projet.
- Importer des données enregistrées dans un autre format de fichier dans votre projet. Vous pouvez importer des données de tâches provenant d'un fichier Microsoft Office Excel 2003, d'une base de données ou d'un fichier texte, puis mapper les données aux champs (champ : emplacement d’un tableau, d’un formulaire ou d’un diagramme, qui contient des informations spécifiques sur une tâche, une ressource ou une affectation. Par exemple, dans un tableau, chaque colonne représente un champ. Dans un formulaire, un champ est une zone nommée ou un emplacement dans une colonne.) correspondants dans Project. Vous pouvez aussi importer une tâche récapitulative (format texte à séparation par tabulation : format de fichier texte ASCII, à base d’enregistrements, dans lequel chaque champ d’un enregistrement de tâche ou de ressource est séparé par un caractère séparateur de liste, généralement une tabulation. Chaque enregistrement de tâche ou de ressource se termine par un retour chariot/un saut de ligne.) et des tâches subordonnées (CSV (format de fichier) : le format de fichier CSV (Comma Separated Values) est un format de fichier texte ASCII, à base d’enregistrements, dans lequel chaque champ est séparé par un caractère séparateur de liste, généralement une virgule ou un point-virgule. Chaque enregistrement de tâche ou de ressource se termine par un retour chariot et un saut de ligne.) de fichiers au format texte dans votre fichier projet.
- Importer une liste de tâches Microsoft Office Outlook 2003 si vous conservez dans Outlook une liste des tâches et si vous voulez la copier dans le plan du projet.
 Entrer une tâche dans un projet Ajouter des tâches récurrentes et des tâches qui ne se produisent qu'une seule fois.
 Créer des phases et des phases subordonnées dans un projet Organisez votre projet en regroupant des tâches apparentées qui forment les étapes principales d'un projet.
 Créer un jalon Les jalons permettent de créer des points de référence qui signalent les événements majeurs d'un projet. Ils permettent de suivre l'avancement d'un projet.
 Ajouter des informations à propos d'une tâche Ajouter des informations supplémentaires sous forme de remarques, de documents et de liens vers des pages Web.
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