Créer le budget d'un projet

Créer le budget d'un projet permet au responsable du projet de spécifier sa capacité maximale en termes de financement, de charge de travail et d'utilisation des éléments matériels.

Dans cet article


Présentation de la création d'un budget

Pour créer le budget d'un projet, vous devez suivre cinq étapes :

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Étape 1: créer des ressources budgétaires pour le projet

Pour illustrer la création d'un budget pour le projet, imaginons que vous deviez créer trois ressources budgétaires, appelées Budget -Déplacements, Budget - Travail et Budget - Éléments matériels. Les noms que vous attribuez à ces ressources budgétaires vous permettront de les différencier des autres ressources du projet lorsque vous les classerez à l'étape 4.

  1. Dans le Tableau des ressources, créez trois ressources à utiliser en tant que ressources budgétaires pour le projet.
  2. Pour chaque ressource budgétaire, cliquez sur Informations sur la ressource.
  3. Dans la boîte de dialogue Informations sur la ressource, créez le type de ressource budgétaire désiré. Pour ce faire, cliquez sur le type dans la liste Type, puis activez la case à cocher Budget.
  4. Cliquez sur OK.

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Étape 2 : affecter les ressources budgétaires à la tâche récapitulative du projet

Pour afficher le budget alloué à l'ensemble du projet, vous devez affecter toutes les ressources budgétaires à la tâche récapitulative du projet :

  1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Affichage.
  3. Dans la section Options du mode Plan pour, cliquez sur Afficher la tâche récapitulative du projet .
  4. Cliquez sur OK.
  5. Sélectionnez la tâche récapitulative du projet, puis cliquez sur Affecter les ressourcesImage du bouton.
  6. Dans le champ Nom de la ressource, sélectionnez les ressources budgétaires créées à l'étape 1, puis cliquez sur Affecter.

 Conseil   Si vous disposez de plusieurs ressources de types différents et si vous souhaitez afficher uniquement les ressources budgétaires, cliquez sur Options de la liste des ressourcesImage du bouton. Activez la case à cocher située sous Filtrer par, puis cliquez sur Ressources concernant le budget dans la liste.

  1. Une fois que vous avez affecté les ressources budgétaires à la tâche récapitulative du projet, cliquez sur Fermer.

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Étape 3 : entrer les valeurs des ressources budgétaires

  1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.
  2. Dans l'affichage Utilisation des ressources, entrez les valeurs du budget en insérant d'abord des colonnes pour les champs Coût budgétaire et Travail budgétaire :
    1. Dans le menu Insertion, cliquez sur Colonne.
    2. Dans la zone Nom de champ, cliquez sur Coût budgétaire, puis sur OK. Répétez ces deux étapes pour insérer une colonne pour le champ Travail budgétaire.

 Conseil   Si les affectations de ressources sont masquées, cliquez sur le symbole de plan de la tâche Image du bouton pour les afficher.

  1. Dans la ligne qui représente la tâche récapitulative du projet, entrez les valeurs des budgets associés aux coûts et au travail.

 Remarque   Le champ Travail budgétaire contient les valeurs des ressources matérielles et de travail. Pour une ressource de travail, le budget est calculé en heures. En revanche, pour une ressource matérielle, il est calculé en fonction de l'étiquette Matériel qui a été créée pour celle-ci. Par exemple, une valeur de budget Béton de 20 dont l'étiquette Matériel est Tonnes s'affiche sous la forme 20 Tonnes dans le champ Travail budgétaire.

Vous pouvez également entrer les montants des budgets associés aux coûts et au travail pour une période donnée dans la partie chronologique (chronologie : informations sur une tâche, une ressource ou une affectation réparties dans le temps. Vous pouvez consulter les informations chronologiques dans toute période disponible, dans les champs situés à droite des affichages Utilisation des tâches et Utilisation des ressources.) de l'affichage Utilisation des ressources. Cette méthode s'avère particulièrement utile lorsque vous souhaitez spécifier par exemple qu'un budget d'un certain montant doit être alloué par mois tout au long du projet.

  1. Dans le menu Format, cliquez sur Styles du détail.
  2. Dans la zone Champs disponibles, cliquez sur Coût budgétaire, puis sur Afficher. Répétez ces deux étapes pour insérer une colonne pour le champ Travail budgétaire.
  3. Cliquez sur OK.

Les champs Travail budgétaire et Coût budgétaire apparaissent sous la forme d'une ligne. Entrez les valeurs de budget par période. Vous ne pouvez entrer de valeurs que pour la tâche récapitulative du projet.

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Étape 4 : classer les coûts des ressources en fonction du type de budget

Vous allez à présent classer toutes les ressources, y compris les ressources budgétaires, en fonction du type de budget auquel elles appartiennent. Pour ce faire, vous allez créer un champ de texte personnalisé qui contient des termes ou des phrases permettant d'identifier chaque type de budget. Une fois chaque ressource classée, vous allez regrouper les types de budgets pour les comparer au budget global.

  1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Tableau des ressources.
  2. Créez un champ de texte personnalisé qui contiendra une phrase ou un terme permettant d'identifier le type de budget auquel appartient la ressource :
    1. Dans le menu Outils, pointez sur Personnaliser, puis cliquez sur Champs.
    2. Dans la boîte de dialogue Champs personnalisés, cliquez sur Ressource. Ensuite, dans la liste Type, cliquez sur Texte1 (ou tout autre champ Texte compris entre Texte1 et Texte30).
    3. Cliquez sur Renommer pour attribuer au champ un nom qui reflète la catégorie de budget que vous souhaitez regrouper (Type du budget, par exemple).
    4. Sélectionnez l'option Généraliser sauf en cas de saisie manuelle, puis cliquez sur OK.
  3. Ajoutez le champ de texte personnalisé à l'affichage Tableau des ressources.
  4. Dans l'affichage Tableau des ressources, tapez pour chaque ressource (y compris les ressources budgétaires) un terme ou une phrase dans le champ personnalisé. Ils doivent permettre d'identifier le type de budget de la ressource.

Par exemple, pour chaque personne qui travaille actuellement sur des tâches du projet, vous pouvez employer le terme Travail pour indiquer le type de budget. Pour chaque ressource matérielle, vous pouvez utiliser le terme Éléments matériels. Pour chaque ressource de coût qui implique des déplacements, vous pouvez employer le terme Déplacements.

 Remarque   Veillez à employer ces mêmes phrases ou termes pour les ressources budgétaires qui sont affectées à la tâche récapitulative du projet, ainsi que pour chaque ressource matérielle, de travail et de coût.

Création des ressources budgétaires

Légende 1 Un champ personnalisé appelé Type du budget a été ajouté au Tableau des ressources.
Légende 2 Toutes les ressources Déplacements, y compris la ressource budgétaire appelée Budget - Déplacements, sont classées par même type de budget.

Les termes ou phrases que vous avez tapés dans les champs personnalisés seront utilisés pour le regroupement des ressources à l'étape suivante.

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Étape 5 : regrouper les ressources pour les comparer au budget

  1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Utilisation des ressources.
  2. Dans le menu Projet, pointez sur Regrouper par, puis cliquez sur Personnalisation de Regrouper par.
  3. Dans la boîte de dialogue Personnalisation de Regrouper par, cliquez dans la colonne Nom de champ sur le nom du champ de texte personnalisé que vous avez créé à l'étape 4, puis cliquez sur OK.

Les ressources sont regroupées par type de budget. Vous pouvez à présent comparer le coût des ressources au budget global du projet que vous avez établi à l'étape 3.

Graphique illustrant les ressources budgétaires dans l'affichage Utilisation des ressources.

Légende 1 Budget total alloué au travail affecté au projet.
Légende 2 Volume total de travail affecté aux ressources du projet. Le travail affecté dépasse le budget de 24 heures.
Légende 3 Volume de travail affecté à Pierre.

 Conseil   Vous pouvez également afficher un rapport graphique du budget. Dans le menu Rapport, cliquez sur Rapports visuels. Dans la boîte de dialogue Rapports visuels, cliquez sur l'onglet Utilisation des affectations, puis sur Rapport du travail budgété ou Rapport des coûts budgétés. Cliquez sur Afficher pour visualiser le rapport.

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S'applique à :
Project 2007