Utiliser la messagerie électronique pour gérer et faire croître votre entreprise
Vous savez déjà que la messagerie électronique est un outil simple et rapide pour communiquer avec le monde extérieur. Mais elle peut également vous aider à gérer de nombreux aspects de votre activité.
Utilisez la messagerie électronique pour coordonner vos projets, harmoniser le travail de votre équipe, gérer et développer votre clientèle et permettre à vos clients de vous contacter plus facilement.
Cet article explore les principales possibilités offertes par la messagerie électronique en termes de gestion de vos besoins de communication et de gain de temps pour la gestion de votre activité.
Remarque Les informations qu'il contient concernent les employés qui consultent leur messagerie électronique via Microsoft Office Live Small Business. Si vous vous êtes inscrit à Office Live Small Business à l'aide d'un identifiant Windows Live ID qui se termine par « @hotmail.com », « @live.com » ou « @msn.com », votre messagerie électronique s'affiche automatiquement dans Office Live Small Business. Si vous ne pouvez pas voir votre messagerie électronique dans Office Live Small Business, vous vous êtes probablement inscrit à Office Live Small Business à l'aide d'un identifiant Windows Live ID qui utilise une adresse de messagerie à laquelle le programme ne peut pas accéder. Toutefois, vous pouvez créer de nouveaux comptes de messagerie qui vous donneront accès à tous les outils pratiques et puissants de gestion de messagerie de Microsoft Office Live Small Business. Pour plus d'informations, consultez Pourquoi ma messagerie électronique ne s'affiche-t-elle pas ?
Dans cet article
Communiquer avec vos collègues
Chaque minute passée par votre équipe à rechercher des informations, à trier des messages indésirables ou à essayer de contacter les collègues est une minute qui pourrait être consacrée aux clients ou au développement de votre activité. Comment la messagerie électronique peut-elle aider vos équipes à travailler ensemble de façon efficace ?
Office Live Small Business vous fournit les outils de messagerie dont vous avez réellement besoin pour gérer votre activité en toute efficacité.
Ajouter des comptes de messagerie
Votre compte Office Live Small Business inclut entre 25 et 100 comptes de messagerie : vous pouvez ainsi créer des comptes pour tous les membres de votre équipe. Chaque compte de messagerie comprend un espace de stockage de 5 gigaoctets (Go) pour vous permettre de conserver les pièces jointes et les messages importants à portée de main. Pour plus d'informations sur la création de comptes de messagerie, consultez Créer ou supprimer des comptes de messagerie.
Remarque Avant de créer un compte, veillez à sélectionner le nom de domaine que vous voulez utiliser. Si vous ne possédez pas de domaine propre, les nouvelles adresses de messagerie se termineront par « @officeliveusers.com ». Vous pouvez utiliser vos noms de domaines existants pour votre compte de messagerie Office Live Small Business ou créer de nouveaux noms de domaines. Pour plus d'informations sur la création de domaines, consultez
Acheter un nom de domaine.
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Accéder à votre messagerie de n'importe où
Tous les détenteurs de comptes de messagerie Office Live Small Business peuvent accéder à leur messagerie à partir de n'importe quel ordinateur équipé d'une connexion à Internet. Lorsque vous vous connectez à Office Live Small Business, vous avez accès à toutes les informations dont vous avez besoin pour garder le contact avec votre réseau, de la messagerie électronique aux contacts en passant par les documents partagés.
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Organiser et filtrer votre courrier
Chaque compte de messagerie dispose de plusieurs dossiers, dont les dossiers Boîte de réception, Courrier indésirable, Brouillons, Éléments envoyés et Éléments supprimés. Vous pouvez ajouter autant de dossiers que vous le souhaitez afin de classer vos messages par projet, par client ou selon la méthode qui vous convient le mieux. Pour créer un dossier, sur la barre d'outils
Courrier, cliquez sur la flèche en regard du bouton
Nouveau, puis cliquez sur Dossier. Saisissez un nom pour le dossier, puis appuyez sur la touche Entrée.
De plus, le filtre de courrier indésirable vous permet de gagner du temps en redirigeant les messages indésirables dans le dossier Courrier indésirable. Par défaut les messages restent dans ce dossier pendant 10 jours. Vous pouvez ainsi vérifier régulièrement le contenu du dossier pour vous assurer que des messages importants ne sont pas supprimés par erreur. Si vous souhaitez conserver un message placé dans le dossier Courrier indésirable, sélectionnez-le puis cliquez sur l'option Courrier légitime.
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Utiliser Outlook pour gérer votre messagerie électronique
Vous pouvez utiliser Microsoft Office Outlook pour ouvrir, envoyer et recevoir des messages provenant de plusieurs comptes de messagerie Office Live Small Business. Vous bénéficiez ainsi des outils d'organisation puissants d'Outlook pour classer ou rechercher rapidement des messages et pour garantir la synchronisation de vos messages et contacts.
Il vous suffit de télécharger et d'installer l'outil gratuit Outlook Connector, puis d'importer vos comptes de messagerie Office Live Small Business dans Outlook en quelques clics seulement. Outlook Connector installe automatiquement les dossiers de messagerie Office Live Small Business dans Outlook pour chaque compte ajouté.
Vous pouvez également gérer vos contacts Office Live Small Business dans Outlook et faire glisser les contacts de votre liste de contacts Outlook vers votre liste de contacts Office Live Small Business et inversement. Outlook Connector synchronise automatiquement vos messages et vos contacts avec Office Live Small Business. Par conséquent, vous voyez toujours les mêmes messages et contacts dans vos dossiers, que vous accédiez à vos comptes de messagerie Office Live Small Business via Outlook ou via Office Live Small Business.
Remarque Si vous devez composer et gérer des messages électroniques ou modifier des contacts dans Outlook en mode hors connexion, Outlook Connector met automatiquement à jour les informations dès que vous vous connectez à Internet. Pour plus d'informations sur Outlook Connector, consultez Utiliser Microsoft Office Outlook.
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Contacter instantanément votre équipe
Vous souhaitez disposer d'un moyen encore plus rapide que la messagerie électronique pour contacter votre équipe ? Utilisez Windows Live Messenger pour que toute votre équipe soit sur la même longueur d'onde. Chaque adresse de messagerie Office Live Small Business est un identifiant Windows Live ID. Il vous suffit de télécharger et d'installer gratuitement
Windows Live Messenger
pour converser instantanément en utilisant du texte, des vidéos ou des appels vocaux d'ordinateur à ordinateur. Windows Live Messenger vous permet également de partager rapidement et simplement les fichiers de votre ordinateur. Pour plus d'informations, consultez Utiliser Windows Live Messenger.
Remarque Les services Windows Live Messenger mentionnés ici sont gratuits ; toutefois, certains services peuvent requérir des équipements supplémentaires. Par exemple, vous devez disposer d'une Webcam pour participer à une discussion vidéo et vous devez posséder un microphone et des haut-parleurs compatibles pour passer des appels vocaux d'ordinateur à ordinateur.
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Entrer en contact avec vos clients
Si votre activité est présente en ligne, la messagerie électronique constitue votre lien principal avec vos clients en ligne. La messagerie représente également un outil puissant pour entrer en contact avec tous vos clients, qu'ils vous rendent visite physiquement ou sur le web.
Gérer les comptes clients
La messagerie électronique permet également d'organiser automatiquement les communications avec vos clients. Elle fournit un enregistrement écrit et daté de chaque communication. Ainsi, vous savez instantanément quand vous avez envoyé une facture ou quand un employé a répondu à une demande de support technique.
Lorsque vous devez localiser rapidement des messages, vous pouvez trier ou filtrer les messages contenus dans n'importe quel dossier de messagerie. Cliquez sur l'option Trier par située au sommet de votre liste de messages, puis sélectionnez une option pour trier les messages par date, expéditeur, objet ou taille de message, ou encore pour filtrer les messages afin que seuls les messages souhaités (provenant d'un expéditeur spécifique, par exemple) s'affichent.
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Aider les clients à vous contacter
La messagerie électronique offre à vos clients un moyen simple et rapide pour communiquer avec vous quand ils le souhaitent ; de même, vous pouvez plus facilement répondre aux demandes de vos clients.
Au lieu d'avoir à vous appeler ou à vous rendre visite pendant les heures de travail, les clients peuvent vous contacter par messagerie électronique au moment qui leur convient le mieux. En recevant les messages de vos clients par messagerie électronique, vous pouvez prendre le temps d'examiner les demandes reçues et de répondre de façon réfléchie sans faire attendre vos clients.
Les clients peuvent vous contacter plus facilement et vous bénéficiez de meilleurs outils d'organisation pour vos communications, en créant des adresses de messagerie uniques pour différentes applications. Par exemple, si votre nom de domaine est fourthcoffee.com, vous pouvez créer différents comptes (comme info@fourthcoffee.com, support@fourthcoffee.com, ventes@fourthcoffee.com et facturation@fourthcoffee.com), puis inclure l'adresse de messagerie adéquate sur vos documents professionnels, vos supports marketing ou encore sur les pages correspondantes de votre site Web.
Remarque Pour afficher les informations relatives au compte et à la facturation, ou pour utiliser des fonctionnalités d'administration avancées, vous devez vous connecter à l'aide de l'adresse de messagerie utilisée lors de l'inscription à Office Live Small Business.
En utilisant des adresses électroniques distinctes pour vos différents types de communications, vous donnez à vos clients l'assurance que leurs questions parviennent à la personne concernée. Lorsque vous répondez rapidement aux questions des clients, votre activité gagne en réputation pour son organisation réactive et à l'écoute du client.
Remarque Lorsque vous utilisez Outlook Connector, décrit plus haut dans cet article, vous pouvez ajouter toutes les adresses de messagerie que vous utilisez à Outlook pour y accéder à partir d'un même emplacement, tout en conservant leur organisation et leurs distinctions.
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Développer vos relations client
En plus des fonctions traditionnelles de gestion des comptes comme la facturation et le support technique, la messagerie électronique vous fournit également une interface simple et économique pour développer vos relations client et faire croître votre clientèle.
Par exemple, vous pouvez proposer à vos clients de s'abonner à une newsletter au moyen d'un formulaire Contactez-nous sur votre site Web. Dans votre newsletter, vous pouvez inclure des conseils spécialisés, des informations sur vos produits et des offres spéciales. Vous pouvez également inclure des images, des cartes et des liens à votre newsletter, puis activer et utiliser les rapports pour suivre l'efficacité de ces newsletters grâce au suivi de liens.
En fournissant des informations utiles en complément des services clientèle de base, vous vous positionnez comme une ressource experte vis-à-vis de vos clients. En outre, les communications régulières permettent de rappeler à vos clients la présence de votre activité sans les importuner.
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Rester organisé et garder le contact
Office Live Small Business vous offre plusieurs outils simples et efficaces pour bénéficier de tous les avantages de la messagerie électronique. Vous pouvez ainsi exploiter la puissance de la messagerie électronique pour gérer de nombreux aspects stratégiques de votre activité, que ce soit pour communiquer avec vos collègues afin d'aider les clients, pour organiser votre travail ou pour promouvoir votre activité.
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