Recommandation   Pensez à planifier en amont et à tenir les informations de planification à jour. Établissez une maquette de scénario ou un plan. Faites une analyse du public. Demandez-vous si la présentation sera partagée. Le cas échéant, prévoyez-le dans la présentation. Prévoyez les couleurs, les styles, les polices et les modèles. Enfin, gardez des notes sur les personnes auxquelles vous avez parlé, le moment et le sujet de la discussion. Ces notes et enregistrements vous sauveront en cas de problème.

Recommandation   Sur Internet, vérifiez si des pilotes vidéo récents ont été publiés pour la carte graphique ou le moniteur. Même les nouveaux ordinateurs peuvent ne pas disposer des pilotes les plus récents. L'ordinateur peut vous sembler neuf, tant que vous n'avez pas téléchargé et installé les pilotes vous-même récemment, il peut être obsolète. Certains pilotes vidéo sont mis à jour de façon hebdomadaire. C'est particulièrement le cas des pilotes de cartes graphiques de pointe ou de moniteurs de haute qualité. Étant donné que les utilisateurs de ces appareils sont très exigeants en termes de qualité d'affichage, les créateurs des appareils fournissent des mises à jour régulières.

Si vous savez que vous disposez des pilotes les plus récents et que vos problèmes vidéo persistent, baissez l'accélération matérielle d'un point ou deux. Dans PowerPoint : cliquez sur Paramètres du diaporama dans le menu Diaporama. Ou, à partir du Bureau, cliquez avec le bouton droit pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés, puis cliquez sur le bouton Avancé de l'onglet Paramètres.

Si tout fonctionne correctement lorsque vous testez la présentation sur l'ordinateur, ne modifiez rien jusqu' à l'exécution réelle de la présentation. Parfois, de nouveaux pilotes provoquent des problèmes au lieu de les résoudre. Si vous effectuez une mise à jour, testez à nouveau la présentation. Étant donné que l'installation d'un nouveau logiciel peut également provoquer des problèmes, vérifiez que la présentation s'exécute toujours si vous installez un produit pouvant influencer la présentation. Il peut s'agir de polices, de pilotes d'imprimante, de programmes multimédias, de programmes graphiques et de tout autre produit pouvant altérer les associations de fichiers.

Recommandation   N'essayez jamais d'enregistrer le fichier vers un autre dispositif que le disque dur. Si vous avez besoin de transférer la présentation d'un ordinateur à un autre, enregistrez-la sur le disque dur, fermez PowerPoint et copiez le fichier de présentation vers le lecteur de disquette, de CD-ROM, le lecteur USB, le lecteur réseau, etc. PowerPoint ne fonctionne pas bien si vous enregistrez directement vers des lecteurs amovibles.

Si vous travaillez à partir d'une disquette, vous ne disposez probablement pas d'assez d'espace pour le fichier de présentation et l'espace temporaire. Sur un réseau, le fait d'enregistrer vers des lecteurs réseau plutôt que vers le disque dur local créera un trafic réseau intense car PowerPoint accède au fichier réel, mais également aux fichiers temporaires. Les risques de pertes de données sont alors accrus. Les choses empirent si la connexion réseau tombe en panne tandis que PowerPoint accède à l'un de ses fichiers sur le lecteur réseau.

N'enregistrez pas directement sur le lecteur de CD-ROM, non plus. Vous pourriez également avoir des problèmes. Le seul cas dans lequel PowerPoint peut écrire directement vers le lecteur de CD-ROM se produit lorsque vous exécutez PowerPoint 2003 sur un système Windows XP avec un programme d'écriture de CD et avec la commande Création d'un package pour CD-ROM. Mais, même dans ce cas, ce n'est pas parce que PowerPoint est capable de le faire que c'est une bonne chose. Il est probablement plus sage d'utiliser l'option Copier dans un dossier de la fonction Package pour CD-ROM pour enregistrer les fichiers sur le disque dur et les graver sur le CD-ROM.

• Rétro-enregistrement (enregistrement pour une utilisation dans une version précédente)
• Enregistrements rapides
• Enregistrements trop espacés
• Sauvegarde non enregistrée

Tous ces problèmes peuvent vous porter préjudice. Les deux premiers généreront des fichiers volumineux, sujets à corruption. Les deux derniers entraîneront des pertes de données. Souvenez-vous, il existe deux types d'utilisateurs : ceux qui ont perdu des données et ceux qui en perdront.

Recommandation   Tout d'abord, désactivez les enregistrements rapides : dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Enregistrement. Ensuite, n'enregistrez pas la présentation pour une utilisation dans une version antérieure à moins d'avoir besoin d'ouvrir le fichier dans PowerPoint 95. Chaque version de PowerPoint depuis la version 97 utilise le même format de fichier. Vous n'avez pas besoin d'effectuer de rétro-enregistrement à moins de partager des données avec une version très ancienne. (D'ailleurs, si vous partagez votre présentation avec un ordinateur qui ne dispose que de PowerPoint 95, vous aurez bien d'autres problèmes que celui de la taille du fichier.) Enregistrez fréquemment le fichier sur le disque dur. Enregistrez-le sous un nouveau nom au moins une fois par heure.

Recommandation   Désactivez les trois parties de la mise en forme automatique : dans le menu Outils, cliquez sur Options de correction automatique, puis désactivez les cases à cocher Ajuster automatiquement le titre à l'espace réservé, Ajuster automatiquement le corps du texte à l'espace réservé et Disposition automatique des objets insérés. Vous avez travaillé dur pour savoir à quoi vous voulez que la présentation ressemble. Ne laissez pas PowerPoint prendre le dessus.

Recommandation   Chaque présentation doit reposer sur un modèle. Si vous faites en sorte que le modèle soit propre et réutilisable, la modification de l'aspect global des présentations sera beaucoup plus simple. De plus, plus le travail de conception est important sur les diapositives de masque, plus il est facile d'apporter des modifications spécifiques à la présentation. Dans PowerPoint 2002 ou version ultérieure, profitez de la fonctionnalité Plusieurs masques. Si vous avez besoin que certaines diapositives suivent le même schéma que le reste, mais avec des éléments précis toujours à la même place, créez un masque propre à cette série de diapositives. La modification des diapositives en sera facilitée.

Recommandation   Définissez des jeux de couleurs. Vérifiez que la couleur de l'arrière-plan va avec celle du titre et du texte, même si l'arrière-plan est un graphisme. Assurez-vous que les huit couleurs principales de la présentation sont assorties.

Recommandation   Placez une copie de chaque fichier audio et vidéo dans le même dossier que celui de la présentation avant de créer un lien. Idem pour les graphismes ou autres éléments liés. Le temps que vous économisez en déplaçant d'abord le fichier compense largement le fait de vous retrouver avec des fichiers en double sur votre disque dur. D'ailleurs, si vous n'avez pas inséré le lien lorsque le film ou le son était dans le même dossier que la présentation, vous ne pouvez plus déplacer le fichier lié vers le dossier après. Vous devez déplacer le fichier audio ou vidéo, supprimer le lien obsolète de la présentation et créer un nouveau lien, en respectant cet ordre. Si les liens sont rompus, consultez l'entrée FAQ sur PowerPoint (en anglais) sur la résolution des problèmes de liens.

Recommandation   Créez une structure de dossiers vous indiquant pour qui la présentation a été créée, sur quoi elle porte et peut-être de quand elle date. Créez de nouveaux dossiers lorsque vous commencez un nouveau projet. La plupart des utilisateurs préfèrent stocker les éléments dans le dossier Mes documents. Il n'y a aucun inconvénient à cela. Il vous suffit de créer une structure de travail sous le dossier Mes documents.

Dans mon dossier principal, j'ai un dossier pour chaque client pour lequel j'ai travaillé. Sous ces dossiers, j'ai des dossiers distincts pour chaque projet ou révision de projet sur lequel ou laquelle j'ai travaillé. Par exemple, le contenu de ce livre se trouve dans un seul dossier. Sous ce dossier se trouvent des sous-dossiers correspondant à chacune des présentations que j'ai utilisées pour créer les captures d'écran pour chaque chapitre. Il y a aussi des dossiers pour les correspondances au sujet du livre et un dossier pour les PDF qui ont été envoyés pour révision. La structure globale me permet non seulement de trouver facilement ce que j'ai créé, mais me permet de m'assurer que je mets tous mes fichiers liés pour une présentation particulière dans le même dossier que la présentation en question.

Recommandation   Tout d'abord, essayez toujours d'utiliser les polices standard. Si vous avez besoin d'utiliser une police spéciale, veillez à l'incorporer. Si vous l'incorporez, testez la présentation sur un autre ordinateur pour être certain qu'elle s'affiche correctement.

Recommandation   Le seul type de fichiers audio incorporés sont les fichiers WAV. Ils ne peuvent être incorporés que si leur taille est inférieure à celle qui est indiquée dans la boîte de dialogue Options, que vous pouvez ouvrir à partir du menu Outils. Si les fichiers audio ne sont pas des fichiers WAV, vous devez les envoyer avec la présentation pour que les autres utilisateurs puissent les écouter. Certains types de fichiers multimédias ne sont jamais incorporés, mais liés. Si vous ajoutez des films à une présentation, les fichiers vidéo d'origine doivent être envoyés avec la présentation. Mais alors, pourquoi le logo animé a-t-il fonctionné ? Parce qu'il s'agissait d'un GIF animé. Les GIF sont considérés comme des graphismes, pas comme des fichiers multimédias et ils s'incorporent donc sans problème.

Recommandation   Personnalisez votre version de PowerPoint. Créez des barres d'outils pour les activités que vous faites régulièrement. Vous pouvez même créer des menus supplémentaires si vous les préférez aux barres d'outils. Rappelez-vous simplement que la nouvelle barre d'outils se trouve uniquement sur votre ordinateur. Si vous en changez, vous devrez reconfigurer l'environnement. Sinon, vous pouvez utiliser l'Assistant Enregistrement des paramètres personnels : dans le menu Démarrer, pointez sur Tous les programmes, puis sur Outils Microsoft Office et cliquez sur Assistant Enregistrement des paramètres personnels Microsoft Office 2003.

Recommandation   Faisant office de base de connaissances collective des problèmes PowerPoint courants, le FAQ sur PowerPoint (en anglais), créé par Steve Rindsberg, MVP Microsoft, contient des ressources et réponses aux problèmes les plus courants abordés dans le groupe de discussion PowerPoint. Il y a des chances, si quelqu'un d'autre a rencontré votre problème, pour que la solution se trouve dans le FAQ. Créez un signet pour la page d'accueil du FAQ et lisez-la. Utilisez ce forum comme outil de référence lorsque vous rencontrez des problèmes. Utilisez-le pour apprendre de nouvelles choses, pour vous amuser, mais utilisez-le.