Ouvrir ou modifier un fichier dans une bibliothèque SharePoint

La méthode que vous allez choisir pour ouvrir ou modifier un fichier dans une bibliothèque sur un site Microsoft Windows SharePoint Services dépend de ce que vous voulez faire sur ce fichier, ainsi que de la configuration de la bibliothèque. Par exemple, vous pouvez simplement lire ce fichier ou le modifier.

Contenu de cet article


Présentation

Si vous ouvrez un fichier lors de l'exploration d'une bibliothèque sur un site SharePoint, le programme Microsoft Office System 2007 auquel le fichier est associé affiche un message vous demandant si vous souhaitez ouvrir le fichier en lecture seule ou à des fins de modification.

Par ailleurs, Microsoft Office PowerPoint 2007, Microsoft Office Word 2007 et Microsoft Office Excel 2007 proposent un mode de lecture en cas d'ouverture d'un fichier à partir d'un site Windows SharePoint Services 3.0. Ce mode de lecture simplifie l'exploration des fichiers et diminue l'ensemble des commandes qui ne sont pas nécessaires à la lecture. Les programmes affichent également une commande d'édition dans la barre de messages sur laquelle vous pouvez cliquer si vous souhaitez modifier le fichier.

Lorsque vous cliquez sur un fichier situé sur un site Windows SharePoint Services 2.0, le fichier s'ouvre en lecture seule. Si vous souhaitez ouvrir le fichier pour le modifier, utilisez la commande d'édition disponible dans le menu déroulant du fichier. Si vous ne connaissez pas la version de Windows SharePoint Services utilisée, la commande d'édition permet d'ouvrir le fichier afin de le modifier dans n'importe quelle version.

Lorsque vous ouvrez un fichier à partir d'une bibliothèque SharePoint à l'aide d'un programme Office version 2007, le fichier s'ouvre pour modification. Dès qu'un fichier est ouvert sur le serveur Web, un raccourci vers le serveur Web est créé dans le dossier Favoris réseau. Ce raccourci permet d'ouvrir ultérieurement des fichiers sur le serveur Web en toute simplicité.

Extraire des fichiers pour pouvoir les utiliser

Si plusieurs personnes travaillent sur les mêmes fichiers, vous pouvez les extraire au préalable. Lors de l'extraction d'un fichier, vous êtes la seule personne à pouvoir le modifier. Cela permet d'éviter toute confusion et de diminuer les risques de conflits de modification. Un fichier doit être archivé avant que les autres utilisateurs puissent voir les modifications apportées.

Une bibliothèque peut être configurée pour exiger l'extraction. Dans ce cas, vous devez extraire les fichiers avant de les modifier. Les nouveaux fichiers doivent être archivés avant que les autres utilisateurs puissent les voir.

Si vous n'extrayez pas un fichier et qu'une autre personne le modifie alors que vous travaillez dessus, vous pouvez être invité à résoudre les conflits de modification éventuels. Si vous obtenez ce message, vous pouvez déterminer la version du fichier à conserver ou fusionner les deux ensembles de modifications.

Travailler sur des fichiers sur le disque dur

Lorsque vous extrayez un fichier à partir d'un programme Office version 2007 et que ce fichier figure dans une bibliothèque d'un site Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez travailler dessus sur votre disque dur dans le programme Office. Dans la plupart des cas, cela s'avère plus rapide que d'utiliser le fichier sur un serveur. Le fichier est stocké dans le dossier des fichiers préliminaires du serveur sur votre disque dur. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier cet emplacement dans les options d'enregistrement du programme Microsoft Office.

Si vous avez relié votre bibliothèque Windows SharePoint Services 3.0 à Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez également travailler sur les fichiers sur votre disque dur. Pour plus d'informations sur l'utilisation des bibliothèques SharePoint avec Office Outlook 2007, reportez-vous à l'aide d'Outlook.

Lorsque vous extrayez un fichier dans le dossier des fichiers préliminaires du serveur ou que vous reliez votre bibliothèque à Office Outlook 2007, vous pouvez aussi travailler sur le fichier lorsque vous n'êtes pas connecté (vous êtes en déplacement, par exemple). Lorsque vous vous reconnectez, vous pouvez mettre à jour les modifications sur le serveur. Si vous travaillez sur un fichier en l'ouvrant à partir d'Outlook, vous êtes invité à mettre à jour le serveur lorsque vous vous reconnectez pour ouvrir le fichier. Si vous avez extrait le fichier, vous devez l'archiver pour permettre aux autres utilisateurs de voir les modifications que vous avez apportées.

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Ouvrir un fichier à partir d'un site SharePoint

 Remarque   Même si la configuration de votre site est différente, dans la plupart des cas, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous pour déterminer la version de Windows SharePoint Services exécutée sur le site. Sur un site Windows SharePoint Services 3.0, un menu comportant votre nom d'utilisateur ou votre compte s'affiche dans l'angle supérieur droit. Sur un site Windows SharePoint Services 2.0, la barre de navigation de niveau supérieur située dans l'angle supérieur gauche contient les liens Accueil, Documents et listes et Aide.

  1. Sur le site SharePoint, ouvrez la bibliothèque qui contient votre fichier.

AfficherQue faire si la bibliothèque est introuvable

  1. Si le nom de la bibliothèque ne s'affiche pas, effectuez l'opération suivante :
    • Sur un site Windows SharePoint Services 3.0, cliquez sur Afficher tout le contenu du site.
    • Sur un site Windows SharePoint Services 2.0, cliquez sur Documents et listes.
  2. Cliquez sur le nom de la liste.
  1. Cliquez sur le fichier à ouvrir.
  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :
  • Sur un site Windows SharePoint Services 3.0, en fonction du programme utilisé, un message peut s'afficher pour vous demander de spécifier le mode d'ouverture du fichier. Cliquez sur Lecture seule.
  • Sur un site Windows SharePoint Services 2.0, un message peut s'afficher pour vous demander si le fichier peut être ouvert en toute sécurité. Cliquez sur OK si vous souhaitez ouvrir le fichier.

 Remarques 

  • Dans la plupart des cas, si un fichier est en lecture seule, Lecture seule s'affiche entre parenthèses ou entre crochets dans la barre de titre du programme.
  • Dans Office Word 2007, Office Excel 2007 et Office PowerPoint 2007, une barre de messages comportant un bouton d'édition s'affiche dans la partie supérieure du fichier. Si vous souhaitez modifier le fichier, cliquez sur le bouton Modifier le document, Modifier le classeur ou Modifier la présentation.
  • Si vous souhaitez modifier le fichier mais que la barre de messages ne s'affiche pas dans la partie supérieure du fichier, fermez le fichier, puis rouvrez-le pour modification.

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Extraire un fichier à partir d'un programme Office

Suivez la procédure ci-dessous pour extraire un fichier ouvert dans un programme Office. Vous pouvez également extraire un fichier à partir de la bibliothèque du site SharePoint.

Effectuez les opérations suivantes dans ces programmes Office version 2007 :

Word, Excel ou PowerPoint
  • Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, cliquez sur Serveur, puis sur Extraire.
Visio
  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Extraire.
Autres programmes Office

Vous pouvez extraire d'autres types de fichiers à l'aide des commandes disponibles dans la bibliothèque du site SharePoint. Pour plus d'informations, consultez l'aide relative au site SharePoint.

 Conseil   Si la bibliothèque exige l'extraction, la commande Extraire s'affiche dans la barre de messages lorsque vous ouvrez un fichier dans l'un des programmes Microsoft Office System 2007 suivants : Word, Excel ou PowerPoint.

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Modifier un fichier en l'ouvrant à partir d'un site SharePoint

Pour ouvrir un fichier Office version 2007 à partir d'un site Windows SharePoint Services 3.0, il vous suffit de cliquer sur le fichier. En fonction du programme, une boîte de dialogue peut s'afficher pour vous permettre d'ouvrir ou de modifier le fichier. Pour modifier un fichier sur un site qui exécute une version antérieure de Windows SharePoint Services, pour modifier une page Web ou si vous ne connaissez pas la version exécutée sur le site SharePoint, utilisez la commande d'édition qui s'affiche dans la liste déroulante du fichier.

 Remarque   Même si la configuration de votre site est différente, dans la plupart des cas, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous pour déterminer la version de Windows SharePoint Services exécutée sur le site. Sur un site Windows SharePoint Services 3.0, un menu comportant votre nom d'utilisateur ou votre compte s'affiche dans l'angle supérieur droit. Sur un site Windows SharePoint Services 2.0, la barre de navigation de niveau supérieur située dans l'angle supérieur gauche contient les liens Accueil, Documents et listes et Aide.

  1. Sur le site SharePoint, ouvrez la bibliothèque qui contient votre fichier.

AfficherQue faire si la bibliothèque est introuvable

  1. Si le nom de la bibliothèque ne s'affiche pas, effectuez l'opération suivante :
    • Sur un site Windows SharePoint Services 3.0, cliquez sur Afficher tout le contenu du site.
    • Sur un site Windows SharePoint Services 2.0, cliquez sur Documents et listes.
  2. Cliquez sur le nom de la liste.
  1. Effectuez l'une des opérations suivantes :
  • Si vous savez que le fichier réside sur un site Windows SharePoint Services 3.0, cliquez sur le fichier, puis cliquez sur Modifier.
  • Si vous utilisez une version antérieure ou si vous ne connaissez pas la version utilisée, pointez sur le fichier à modifier, cliquez sur la flèche qui s'affiche, puis cliquez sur Modifier dans Nom du programme. Par exemple, pour modifier un document Word, cliquez sur Modifier dans Microsoft Office Word.
  1. Si un message s'affiche pour vous demander si le fichier peut être ouvert sans danger, cliquez sur OK pour ouvrir ce fichier.

 Remarques 

  • Si l'extraction est exigée dans la bibliothèque, la commande d'édition se nomme Extraire et modifier, au lieu de Modifier.
  • Si le fichier est extrait, vous devez l'archiver pour permettre aux autres utilisateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
  • Une fois le fichier enregistré, les autres utilisateurs peuvent consulter les modifications apportées après avoir actualisé leur navigateur, sauf si une approbation est requise pour la bibliothèque, si le fichier est une version préliminaire située dans une bibliothèque qui assure le suivi des versions principales et secondaires ou si le fichier est encore extrait.

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Modifier un fichier en l'ouvrant à partir d'un programme Office

  1. Effectuez l'opération suivante dans ces programmes Microsoft Office System 2007 :
Word, Excel ou PowerPoint
  • Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis sur Ouvrir.
Project, Publisher, SharePoint Designer, Visio ou Outlook
  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  1. Sous Regarder dans, cliquez sur Favoris réseau.
  2. Cliquez sur le nom du site SharePoint qui contient le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

 Conseil   Vous pouvez également double-cliquer sur le nom du site pour l'ouvrir. Dans les étapes suivantes, vous pouvez aussi double-cliquer pour ouvrir la bibliothèque ou le fichier.

 Remarque   Si vous ne visualisez pas votre serveur dans Favoris réseau, tapez l'adresse URL du serveur dans le champ Nom de fichier.

  1. Cliquez sur le nom de la bibliothèque qui contient le fichier, comme Documents partagés, puis cliquez sur Ouvrir.
  2. Cliquez sur le nom du fichier à ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.

 Conseil   Si vous ne souhaitez pas modifier le fichier, ouvrez-le en lecture seule. Pour cela, cliquez sur la flèche du bouton Ouvrir, puis cliquez sur Lecture seule.

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S'applique à :
Excel 2007, PowerPoint 2007, Project 2007, Publisher 2007, SharePoint Designer 2007, Visio 2007, Word 2007