Enregistrer et récupérer automatiquement les fichiers Office

Parfois, il peut arriver qu’un programme Microsoft Office se ferme avant même que vous n’ayez eu le temps d’enregistrer les modifications apportées au fichier sur lequel vous travailliez. Voici quelques-unes des causes possibles :

  • Il s’est produit une coupure de courant.
  • La stabilité de votre système a été perturbée par une autre programme.
  • Le programme Microsoft Office connaît un dysfonctionnement.

Bien qu’il ne soit pas toujours possible d’éviter des problèmes de cet ordre, vous pouvez prendre des mesures afin de protéger votre travail en cas de fermeture anormale d’un programme Office.

Que voulez-vous faire ?


Comprendre le principe de fonctionnement de la récupération automatique et de l’enregistrement automatique

L’option Récupération automatique (dans les programmes Microsoft Office suivants : Word, Excel, PowerPoint, Publisher et Visio) et l’option Enregistrement automatique (dans Microsoft Office Outlook) peuvent vous éviter de perdre un travail, et ce deux façons :

  • Vos données sont enregistrées automatiquement     Si vous activez la Récupération automatique ou l’Enregistrement automatique, votre fichier (par exemple, un document Microsoft Office Word) ou votre élément (par exemple, un message électronique Outlook) sera enregistré automatiquement selon la fréquence de votre choix. Par conséquent, si vous avez longuement travaillé sur un fichier mais que vous avez oublié de l’enregistrer ou qu’une coupure de courant se produit, le fichier en question contiendra tout le travail (ou du moins une partie) que vous avez réalisé depuis le dernier enregistrement.
  • L’état de votre programme est enregistré automatiquement     Dans Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office PowerPoint et Microsoft Office Word, il y a un autre avantage à activer la Récupération automatique ou l’Enregistrement automatique. En effet, si vous activez ces options dans ces programmes, leur état sera en partie récupéré lorsque vous les redémarrerez à la suite d’une fermeture anormale.

Admettons, par exemple, que vous travailliez sur plusieurs classeurs Excel à la fois. Chaque fichier est ouvert dans une fenêtre différente, avec des données spécifiques dans chacune d’elles. Dans l’un des classeurs, une cellule destinée à effectuer le suivi des lignes déjà examinées est sélectionnée ; Excel connaît alors une défaillance. Lorsque vous redémarrez Excel, les classeurs s’ouvrent à nouveau et les fenêtres sont restaurées telles qu’elles étaient avant la défaillance d’Excel.

Bien que l’état de votre programme ne puisse pas être récupéré en intégralité, dans bien des cas, la fonctionnalité de récupération vous permet de récupérer vos données plus rapidement.

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Activer et ajuster la récupération automatique et l’enregistrement automatique

Quel programme utilisez-vous ?


Excel

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis sur Options Excel.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Activez la case à cocher Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les x minutes.
  4. Dans la liste minutes, indiquez la fréquence (en minutes) à laquelle vous souhaitez que le programme enregistre vos données et l’état du programme.

 Conseil   La quantité d’informations nouvelles que contient le fichier récupéré dépend de la fréquence à laquelle un programme Microsoft Office enregistre le fichier de récupération. Par exemple, si le fichier de récupération est enregistré uniquement toutes les 15 minutes, votre fichier récupéré ne contient pas les dernières 14 minutes de travail précédant la coupure de courant ou un problème similaire.

  1. Vous pouvez éventuellement modifier l’emplacement (spécifié dans la zone Emplacement du fichier de récupération automatique) dans lequel le programme enregistre automatiquement une version des fichiers sur lesquels vous travaillez.

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Outlook

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
  2. Sous l’onglet Préférences, cliquez sur Options de la messagerie, puis sur Options avancées de la messagerie.
  3. Activez la case à cocher Automatiquement toutes les : x minutes.
  4. Dans la liste minutes, indiquez la fréquence (en minutes) à laquelle vous souhaitez que le programme enregistre vos données et l’état du programme.

 Conseil   La quantité d’informations nouvelles que contient l’élément récupéré dépend de la fréquence à laquelle un programme Microsoft Office enregistre l’élément de récupération. Par exemple, si l’élément de récupération est enregistré uniquement toutes les 15 minutes, votre élément récupéré ne contient pas les dernières 14 minutes de travail précédant la coupure de courant ou un problème similaire.

  1. Dans le menu Dans, sélectionnez éventuellement le dossier dans lequel Outlook doit enregistrer automatiquement les éléments.

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PowerPoint

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis sur Options PowerPoint.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Activez la case à cocher Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les : x minutes.
  4. Dans la liste minutes, indiquez la fréquence (en minutes) à laquelle vous souhaitez que le programme enregistre vos données et l’état du programme.

 Conseil   La quantité d’informations nouvelles que contient le fichier récupéré dépend de la fréquence à laquelle un programme Microsoft Office enregistre le fichier de récupération. Par exemple, si le fichier de récupération est enregistré uniquement toutes les 15 minutes, votre fichier récupéré ne contient pas les dernières 14 minutes de travail précédant la coupure de courant ou un problème similaire.

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Publisher

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l’onglet Enregistrement.
  2. Activez la case à cocher Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les : x minutes.
  3. Dans la liste minutes, indiquez la fréquence (en minutes) à laquelle vous souhaitez que le programme enregistre vos données.

 Conseil   La quantité d’informations nouvelles que contient le fichier récupéré dépend de la fréquence à laquelle un programme Microsoft Office enregistre le fichier de récupération. Par exemple, si le fichier de récupération est enregistré uniquement toutes les 15 minutes, votre fichier récupéré ne contient pas les dernières 14 minutes de travail précédant la coupure de courant ou un problème similaire.

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Visio

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l’onglet Enregistrer/Ouvrir.
  2. Activez la case à cocher Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les : x minutes.
  3. Dans la liste minutes, indiquez la fréquence (en minutes) à laquelle vous souhaitez que le programme enregistre vos données.

 Conseil   La quantité d’informations nouvelles que contient le fichier récupéré dépend de la fréquence à laquelle un programme Microsoft Office enregistre le fichier de récupération. Par exemple, si le fichier de récupération est enregistré uniquement toutes les 15 minutes, votre fichier récupéré ne contient pas les dernières 14 minutes de travail précédant la coupure de courant ou un problème similaire.

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Word

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton puis cliquez sur Options Word.
  2. Cliquez sur Enregistrer.
  3. Activez la case à cocher Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les : x minutes.
  4. Dans la liste minutes, indiquez la fréquence (en minutes) à laquelle vous souhaitez que le programme enregistre vos données et l’état du programme.

 Conseil   La quantité d’informations nouvelles que contient le fichier récupéré dépend de la fréquence à laquelle un programme Microsoft Office enregistre le fichier de récupération. Par exemple, si le fichier de récupération est enregistré uniquement toutes les 15 minutes, votre fichier récupéré ne contient pas les dernières 14 minutes de travail précédant la coupure de courant ou un problème similaire.

  1. Vous pouvez éventuellement modifier l’emplacement (spécifié dans la zone Emplacement du fichier de récupération automatique) dans lequel le programme enregistre automatiquement une version des fichiers sur lesquels vous travaillez.

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Enregistrer de façon précoce et régulière

Les fonctionnalités de récupération et d’enregistrement automatiques ne sauraient se substituer à l’enregistrement régulier du travail par le biais du bouton Enregistrer Image du bouton. L’enregistrement manuel des fichiers reste le moyen le plus sûr de préserver le travail que vous avez produit.

Raccourci clavier  Pour enregistrer un fichier, appuyez sur Ctrl+S.

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S'applique à :
Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007