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Microsoft Outlook utilise des dossiers pour contenir les ensembles de données. Un dossier Outlook constitue l'emplacement où des éléments, tels que vous nouveaux messages électroniques (Boîte de réception), messages électroniques envoyés (Éléments envoyés), ou les messages électroniques que vous voulez enregistrer, sont stockés. Les messages ne sont pas stockés dans les Dossiers de recherche. Ces dossiers sont virtuels et ils contiennent des vues de l'ensemble des éléments de courrier correspondant aux critères de recherche spécifiques.

Les Dossiers de recherche affichent les résultats des requêtes de recherche précédemment définies. Les messages électroniques affichés sont stockés dans un ou plusieurs dossiers Outlook.

Dans Courrier, dans le volet de navigation (volet de navigation : colonne située sur le côté gauche de la fenêtre principale de Microsoft Outlook et qui comprend des volets, tels que celui des raccourcis ou du courrier et les raccroucis ou dossiers contenus dans chaque volet. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu'il contient.), il existe trois Dossiers de recherche par défaut — Pour le suivi, Grands messages et Courrier non lu. Tout élément de courrier avec un indicateur apparaît dans le Dossier de recherche Pour le suivi. Les éléments de courrier dont la taille excède 100 kilo-octets (Ko) s'affichent dans le Dossier de recherche Grands messages. Tous les éléments de courrier non lus apparaissent dans le Dossier de recherche Courrier non lu. Ces trois Dossiers de recherche par défaut peuvent être modifiés ou supprimés.

Lorsque vous créez un Dossier de recherche, vous avez le choix entre différentes options, telles que « Courrier avec pièces jointes » ou « Courrier émanant de personne spécifiques. » Vous pouvez aussi créer vos propres Dossiers de recherche personnalisés, en définissant des critères de recherche spécifiques auxquels doivent correspondre les messages électroniques pour apparaître dans le Dossier de recherche. Chaque Dossier de recherche constitue une recherche enregistrée et maintenue à jour, qui recherche tout élément correspondant aux critères du Dossier de recherche dans l'ensemble de vos dossiers.

Important  Lorsque vous supprimez un Dossier de recherche, les messages électroniques affichés dans le Dossier de recherche ne sont pas supprimés, car ces éléments ne sont jamais enregistrés, seulement affichés, dans un Dossier de recherche. Cependant, si vous ouvrez ou sélectionnez un ou plusieurs messages électroniques qui apparaissent dans un Dossier de recherche et que vous supprimez les messages électroniques, ces messages seront supprimés du dossier Outlook où ils sont stockés.